Главная > Документ


ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА: ОПЫТ БИБЛИОТЕКИ МЕДИЦИНСКОГО УНИВЕРСИТЕТА

Н.В. Молодцова, М.В. Терехова, Н.А. Мешечак

Сибирский государственный медицинский университет

E-mail: medlib@

В системах менеджмента качества (СМК) организаций документооборот является неотъемлемой частью. Результативность действий организации во многом определяется наличием документов, адекватно описывающих процессы организации, а также документов, отражающих состояние организации, в частности в области менеджмента качества.

Требования к документации в системе СМК определяются необходимостью передачи целей на нижние уровни, идентификации проблем, согласованности действий и предоставления объективных доказательств полученных результатов [2].

Основной принцип СМК: нужный документ в нужное время в нужном месте.

Согласно стандарту ИСО наличие процедуры по управлению документацией является обязательным требованием и подразумевает: постановку цели, для чего нужна документация, установление плана действий по управлению документами и распределение ответственности, выполнение этих действий, проверку результатов на предмет соответствия требованиям, проведение улучшающих действий [1].

Цель управления документацией – обеспечить гарантированное применение на каждом рабочем месте только актуализированных документов.

Пирамида документов СМК

Документация СМК – это документы, которые определяют построение, функционирование и улучшение системы. Различают: предписывающие документы, которые описывают план и порядок выполнения деятельности или процесса, либо содержат требования к продукции или технологии ее изготовления, испытания, контроля; подтверждающие документы, показывающие степень выполнения установленных требований [4].

Эффективно работающая СМК содержит несколько уровней документации. Процедура управления документацией в системе менеджмента качества распространяется на:

  • основные внутренние документы: политика в области качества и цели в области качества, руководство по качеству, планы качества, документированные процедуры, записи по качеству, организационно-распорядительная документация;

  • вспомогательные внутренние документы: рабочие инструкции, технологические и нормативные документы;

  • документы внешнего происхождения: государственные и отраслевые стандарты, руководящие документы, нормативная и технологическая документация внешнего происхождения [2].

Таким образом, выстраивается документация СМК, которую чаще всего представляют в виде пирамиды. Описание процессов и операций позволяет составить основу для документирования системы менеджмента качества.

Вся документация управляется согласно документированной процедуре «Управление документацией»[1].

Разработка документации

Для создания документации СМК в научной медицинской библиотеке СибГМУ в качестве базового уровня использовались существующие документы: организационно-распорядительная документация, нормативная, технологическая и методическая документация, законодательная база, документы по стратегическому и оперативному планированию. Предварительно был проведен анализ всех имеющихся документов.

После выделения четырех основных технологических процессов библиотеки и оформления их графических моделей, необходимо было описать эти процессы. Поэтому разработка документированных процедур (ДП), описывающих процессы и их взаимодействие, стала следующей важнейшей практической задачей.

Документированные процедуры разрабатывались руководителями основных процессов (разработчики ДП) на основе графических моделей процессов. Был предложен единый алгоритм описания всех процессов, поскольку любой процесс имеет вход, выход, владельца, участников и ресурсы.

Документированная процедура представляет собой текстовое описание каждого процесса так, как он реализуется в действительности, и включает следующие разделы: Цель, Область действия, Понятия и сокращения, Ответственность и полномочия, Порядок работы, Ссылки, Документированные формы. Главный принцип ДП: документ должен только напоминать персоналу как надо работать [4].

В результате созданы следующие документированные процедуры:

- ДП «Комплектование библиотечного фонда» описывает алгоритм анализа обеспеченности вуза библиотечно-информационными ресурсами, определяет порядок выявления, отбора, заказа и получения документов в фонд библиотеки.

- ДП «Библиотечная обработка документов и организация СПА» определяет порядок учета, индексирования документов, формирования библиографического описания, технической обработки документов и карточек, расстановки каталожных карточек, редактирования справочно-поискового аппарата, оформления акта на списание документов, утерянных читателями, исключение документов.

- ДП «Организация фонда» описывает организацию, хранение и рациональное размещение библиотечного фонда для оперативного обслуживания пользователей, а так же определяет порядок проверки, редактирования, восстановления документов. Описывает процессы выявления документов на предмет изъятия из фонда.

- ДП «Предоставлениеинформационно-библиотечных услуг» определяет порядок регистрации, консультирования и информирования читателей; организации образовательных мероприятий; приема и выполнения запросов, в том числе по МБА; выдачи и приема документов, в том числе взамен утерянных; работы с читательской задолженностью, анализа читательских отказов.

Для уточнения отдельных процессов выделены тринадцать подпроцессов, разработаны графические модели и составлены документированные процедуры. Например, такие как:

- ДП «Формирование БД «MedArt»;

- ДП «Авторитетный контроль»;

- ДП «Книгообеспеченность»;

- ДП «Реализация литературы в киосках «Медицинская книга».

В ходе работы над составлением документированных процедур их основные положения были стандартизированы и использованы в качестве исходных для должностных рабочих инструкций на сотрудников. Должностные рабочие инструкции в данном случае рассматриваются как процедуры более низкого уровня. В них закреплены функциональные обязанности, права, ответственность сотрудников, занимающих определенную должность, и порядок работы в тех процессах, в которых они непосредственно участвуют.

Следующим шагом для детального изложения или уточнения процесса (операций) стало планирование, разработка новых и корректировка существующих рабочих (технологических) инструкций (РИ).

Рабочие инструкции устанавливают каким образом выполняются процессы, описывают простейшие операции, представлены в виде алгоритмов, текстовых описаний. Рабочие инструкции написаны в расчете на нового сотрудника. Находятся на рабочих местах у непосредственных исполнителей, четко определяют действия сотрудников библиотеки. Также для отражения специальных требований к отдельным операциям используются действующие технологические и инструктивно-методические документы, такие как шаблоны на каталогизацию различных видов документов, правила определения ключевых слов.

Гарантией подтверждения выполняемых действий на рабочих местах выступаютЗаписи по качеству (Формы), которыефиксируют выполнение действий и доказывают выполнение процессов – все формуляры, бланки для ведения записей в процессе выполнения работ, формы статистического учета, отчетные документы (бланк-заказ, реестр поставщиков, отчет по реализации литературы, акт списания, авансовый отчет, договор на библиотечно-библиографическое обслуживание, тетрадь учета платных услуг, отчет работы отдела за год).

На этапе разработки все документы согласовывались с сотрудниками, ответственными за выполнение процессов. После сбора предложений и замечаний от заинтересованных сторон проводился анализ полученной информации, в документ вносились необходимые изменения. В некоторых случаях изменения затрагивали последовательность выполнения операций, тогда вносились поправки в графические модели процессов.

После утверждения каждому документу присвоен идентификационный номер (например, ДП НМБ А.1.01 Комплектование фонда) и статус официального документа. При распределении документов в соответствующие подразделения используется лист рассылки. Каждый документ имеет гриф «контролируемый» красного цвета и номер экземпляра. Это позволяет контролировать использование только последних версий документов и исключить использование устаревших. Полный пакет документации в оригинале находится у директора библиотеки, копии – у уполномоченного по качеству. Вся документация СМК имеет электронный вариант.

На сегодняшний день документация СМК научно-медицинской библиотеки СибГМУ, разработанная в соответствии с планом внедрения СМК, содержит 17 документированных процедур, 58 рабочих инструкций на технологические процессы, 48 форм для записей по качеству. Кроме этого пересмотрены положения всех структурных подразделений библиотеки, утверждены 17 должностных инструкций, в соответствии с должностями по штатному расписанию библиотеки и рабочие инструкции персонально на каждого сотрудника. В документацию системы менеджмента качества вошли и такие новые документы, как положения о сохранности фондов, системе каталогов, о технологическом совете и другие.

Создание первоочередных документов СМК способствовало разработке обязательных документов системы, требуемых стандартом ИСО, – миссии НМБ СибГМУ, политики и целей в области качества, перспективного плана развития библиотеки на 2007-2011гг.

В дальнейшем предстоит работа по подготовке и написанию шести обязательных процедур:

- управление документацией,

- управление записями по качеству,

- управление несоответствиями,

- корректирующие действия,

- предупреждающие действия,

- проведение внутренних аудитов.

Главный документ системы менеджмента качества - руководство по качеству, где описывается вся система, разрабатывается последним и представляет собой описание взаимодействия процессов, включая карту процессов, что позволяет проверить полноту и выполнение всех требований ИСО и жизнестойкость перспективных идей руководства [2, 3, 4].

Основные требования к документации

Работа по управлению документацией включает: планирование выпуска или изменения документа; разработку и обеспечение адекватности до издания; согласование и утверждение; выпуск и идентификацию; рассылку и обеспечение доступа; усовершенствование; хранение; аннулирование и изъятие.

Логика построения документов:

  1. Документирование – это всего-навсего отражение процессов.

  2. Информация упоминается только один раз, а в остальных местах – только ссылки.

Принцип написания документации СМК: необходимо записывать то, что делаешь и необходимо делать то, что записано.

Документация должна периодически анализироваться и при необходимости пересматриваться в соответствии с процедурой управления документацией. Бездумная разработка всевозможных инструкций сковывает практическую работу.

Основные требования к документации: системность, функциональная полнота, адекватность, идентифицируемость, адресность, простота, актуализированность.

Критерий правильности документа: документ можно использовать для обучения вновь принятых сотрудников без дополнительных пояснений.

Очевидно, что наличие в библиотеке утвержденной документации СМК придает системе официальный статус и делает ее видимой и «прозрачной» как для пользователей, так и для аудиторов.

Благодаря документированным процедурам и рабочим инструкциям сотрудники имеют возможность знать весь процесс от начала до конца, по разработанным формам строится четкая запись всех результатов работы.

Если требования к документации по ИСО выполнены, то в результате должно получиться точное руководство по качеству и хорошие процедуры, адекватно описывающие как все функции в системе взаимодействуют между собой.

Литература:

  1. ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования [Текст]. - М.: Издательство стандартов, 2001. - 26 с. 

  2. Маликова, М.В. Управление документацией системы менеджмента качества [Текст] / М.В. Маликова // Технологии качества жизни. – 2002. – Т.2. - № 1. – С. 45-64.

  3. Размарилова, Н.И. Создание и сертификация системы менеджмента качества в библиотеке в соответствии с международным стандартом ИСО 9001:2001 / Н.И. Размарилова // Библиотечное партнерство для информационного развития : материалы VI-й Международной научно-практической конференции / под ред. Г.С. Ерохиной. – Томск : изд-во Томского ун-та, 2005. – С. 133-140.

  4. Чуприкова, Н.Т. Роль документации системы менеджмента качества в повышении эффективности технологической деятельности библиотеки [Текст] / Н.Т. Чуприкова, Н.И. Размарилова // Информационные технологии, компьютерные системы и издательская продукция для библиотек : тез. докл. конф. – М. : ГПНТБ России, 2004. – С. 224-228.



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Система менеджмента качества достижения проблемы и перспективы

    Документ
    ... системы менеджмента в соответствии с требованием ISO 9001. Руководству организации следует определитьдокументацию, включая соответствующие записи, необходимую ... нанижнихуровнях университетского менеджмента, что может привести к оторванности целей ...
  2. Iso 9001 разработка внедрение сертификация улучшение системы менеджмента качества практическое руководство для специалистов по качеству

    Руководство
    ... описывающие соотношение целей, показателей и способов их измерения. Нанижнемуровне к целям могут быть привязаны ... анализа документациисистемы менеджмента Объем документации, необходимый для анализа, определяется Главным экспертом на этапе ...
  3. Разработка системы менеджмента качества

    Автореферат диссертации
    ... цели к целям в области качества данную цельнеобходимо перенести на закладку «Состав» пакета документации (см. Рис.5) соответствующей СМК ... А). Для описания взаимодействия сотрудников нанижнем операционном уровне используются нотации Процесс (Basic ...
  4. Методические рекомендации по созданию и внедрению в энергокомпаниях интегрированных систем менеджмента соответствующих требованиям международных стандартов iso 9001 iso 14001 и международной спецификации ohsas 18001

    Методические рекомендации
    ... места. Стандарт определяетнеобходимость установления процедуры участия и консультаций. 4.2.1.4.5 Документация Общие требования Специфические требованияДокументациясистемы менеджмента должна ...
  5. Программа социально-экономического развития удмуртской республики на 2010−2014 годы содержание

    Программа
    ... закрыто 27 рынков, не соответствующих требованиям нормативной документации, реконструировано 15 рынков и ... науровне 5–7% российского производства автомобилей и увеличение объёмов выпуска автокомпонентов. Для достижения поставленных целейнеобходимо ...

Другие похожие документы..