Главная > Документ

1

Смотреть полностью

Федеральная архивная служба России

(РОСАРХИВ)

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА

работы с научно-технической документацией

в государственных архивах

Российской Федерации

Одобрены решением Коллегии Росархива

от 26 марта 2003 г

Москва - 2003

«Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации» подготовлены рабочей группой в составе:

Еремченко В.А. (руководитель),

Булавкиной Т.М., Жигунова В.М., Киселева И.Н., Клейна В.Р., Мещериной Т.А., Миша-рова А.С., Новиковой Н.Н., Павловой Т.Ф., Поповой Е.Н., Танонина В.А., Тарунтаевой В.Н., Шабановой Т.Е., Черешни А.Г.;

при участии Волковой И.В., Неждановой О.Ю. (Росархив), Симоновой Е.Р. (ВНИИДАД), Медведевой Г.А. (РГАНТД), Давыдовой И.Н., Максаковой О.С., Фисюк Т.Н. (Филиал РГАНТД), Назарова В.В., Клещевой Н.Б. (ЦАНТД г. Москвы), Фомичевой Н.Ф. (ЦГАНТД г. Санкт-Петербурга).

С О Д Е Р Ж А Н И Е

Стр.

Введение

7

1. Общие положения

10

1.1.. Понятие ";научно-техническая документация";

10

1.2. Понятие о НТД государственной, частной и иных форм собственности

11

1.3. Правовые основы деятельности государственного архива, хранящего НТД

12

2. Организация и фондирование НТД Архивного фонда Российской Федерации

12

2.1. Организация НТД в пределах Архивного фонда Российской Федерации

12

2.1.1. Организация НТД по формам собственности

13

. 2.1.2. Организация НТД в государственных архивах по видам носителей,

технике закрепления, степени ценности и категории доступа к ин-

формации

13

2.2. Фондирование НТД

14

2.3. Организация НТД в пределах архивного фонда и автоматизированных

баз данных

16

3. Обеспечение сохранности НТД

17

3.1. Понятие обеспечения сохранности документов

17

3.2. Создание оптимальных условий хранения НТД на разных носителях

информации

17

3.3. Размещение НТД в хранилищах

19

3.4. Контроль наличия, технического и физического состояния НТД

19

3.5. Выдача НТД и описей из архивохранилищ

22

3.6. Выявление уникальной и особо ценной НТД

23

3.7. Создание страхового фонда НТД и фонд пользования

24

3.8. Специальная физико-химическая и техническая обработка НТД

25

4. Учет НТД государственного архива

25

4.1. Учет документов как составная часть работы по обеспечению их сохран-

ности

25

4.2. Система основных и вспомогательных документов по учету НТД в архиве

26

4.3. Учет страхового фонда и фонда пользования

31

5. Описание НТД и научно-справочный аппарат к документам архива

31

5.1. Понятие описания и научно-справочного аппарата

31

5.2. Описание НТД

33

5.3. Традиционный НСА к НТД

37

5.4. Автоматизированный научно-справочный аппарат

46

6. Комплектование архива научно-технической документацией и экспертиза

ценности НТД

48

6.1. Понятие и правовые основы комплектования архива научно-техничес-

кой документацией

49

6.2. Определение источников комплектования архива НТД

49

6.3. Экспертиза ценности НТД

52

6.4. Восполнение отсутствующей в документальных фондах организаций НТД

постоянного хранения

57

6.5. Упорядочение научно-технической документации

58

6.6. Организация приема-передачи НТД на хранение в архив

59

6.7. Перераспределение НТД между архивами

66

6.8. Целевая экспертиза ценности НТД,хранящейся в архив

67

6.9. Применение автоматизированных архивных технологий при комплекто-

вании архива НТД

69

7. Организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью

служб НТД и делопроизводственных служб организаций

71

7.1. Понятие и основные виды организационно-методического руководства

и контроля

71

7.2. Организационно-методическое руководство деятельностью служб НТД

и делопроизводственных служб организаций, хранящих документы госу-

дарственной собственности

72

7.3. Контроль за деятельностью служб НТД и делопроизводственных служб

организаций, хранящих документы государственной собственности

75

7.4. Порядок взаимодействия архива с негосударственными организациями-

венниками документов

77

7.5. Организация государственного учета НТД Архивного фонда Российс-

кой Федерации, находящейся на временном хранении в организациях

78

7.6. Порядок учета работы архива с организациями различных форм собствен-

ности

78

7.7. Применение автоматизированных технологий в работе со службами

НТД и делопроизводственными службами организаций

79

8. Использование научно-технической документации Архивного фонда Россий-

ской Федерации

80

8.1. Понятие использования документов

80

8.2. Порядок использования НТД Архивного фонда Российской Федерации

80

8.3. Формы использования НТД

82

8.4. Порядок копирования, оформления и учета копий НТД

88

8.5. Рассекречивание НТД

89

8.6. Публикация НТД

90

8.7. Учет использования НТД

91

Приложения (образцы форм)

91

Приложение N 1. Акт проверки наличия и состояния документов

92

Приложение N 2. Лист проверки наличия и состояния документов

94

Приложение N 3. Карточка учета необнаруженных документов

96

Приложение N 4. Акт о необнаруженных документов, пути розыска кото-

рых исчерпаны

97

Приложение N 5. Карта-заместитель

99

Приложение N 6. Лист фонда

100

Приложение N 7. Карточка фонда

101

Приложение N 8. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

103

Приложение N 9. Акт о выделении к уничтожению документов, не подле-

жащих хранению

104

Приложение N 10. Акт описания документов, переработки описей

106

Приложение N 11. Акт о технических ошибках в учетных документах

109

Приложение N 12. Акт возврата документов собственнику

110

Приложение N 13. Акт об изъятии подлинных единиц хранения, документов

111

Приложение N 14. Опись единиц хранения НТД

112

Приложение N 15. Лист-заверитель описи еди.иц хранения НТД

115

Приложение N 16. Каталожная карточка НТД

116

Приложение N 17. Акт о сдаче-приеме тематических карточек

118

Приложение N 18. Карточка учета каталогизации документов фонда

119

Приложение N 19. Книга учета каталогизации документов архива

120

Приложение N 20. Список организаций - источников комплектования госу-

дарственного архива

121

Приложение N 21. Список физических лиц (граждан) - источников комплек-

тования государственного архива документами личного

происхождения

122

Приложение N 22. Карточка учета организации - возможного источника

комплектования государственного архива

123

Приложение N 23. Перечень проектов, проблем (тем), НТД по которым

подлежит передаче на постоянное хранение

124

Приложение N 24. Акт о необнаружении единиц хранения НТД, подлежа-

щих передаче на постоянное хранение

125

Приложение N 25. Акт о неисправимых повреждениях единиц хранения

(документов) НТД постоянного хранения .

128

Приложение N 26. Ведомость дефектов графической и текстовой НТД,

передаваемой на постоянное хранение

130

Приложение N 27. Акт об обнаружении единиц хранения НТД, не отно-

сящихся к данному архиву, фонду или описи

131

Приложение N 28. Акт приема-передачи документов на хранение

132

Приложение N 29. Акт о невосстановимой утрате информации, относя-

щейся к электронной НТД

133

Приложение N 30. Акт приема-передачи информационных массивов и

программных средств на постоянное хранение

135

Приложение N 31. Акт технической проверки информационных масси-

вов и программных средств

137

Приложение N 32. Карточка учета работы с организацией

139

Приложение N 33. Журнал регистрации требований пользователей на

выдачу описей, дел

142

Приложение N 34. Заказ (требование) на выдачу документов, копий фон-

да пользования, описей

143

Приложение N 35. Акт о выдаче документов во временное пользование

145

Приложение N 36. Заказ на копирование документов

147

Приложение N 37. Перечень документов при копировании

148

Приложение N 38. Журнал учета заказов на копирование документов

149

Приложение N 39. Журнал регистрации пользователей и их личных дел

151

Приложение N 40. Карточка учета пользователей и тематики исследований

153

Приложение N 41. Карточка регистрации и учета исполнения запроса

155

Приложение N 42. (Справочное). Список законодательных актов, норма-

тивных и методических документов

157

Список сокращений

173

ВВЕДЕНИЕ

В соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, фонды организаций, содержащие научно-техническую документацию (НТД), а также отдельные научные, научно-технические и технические документы, имеющие научно-историческое, историко-техническое и длительное практическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

В своей работе с НТД государственные архивы руководствуются законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, регламентирующим созда-ние, оформление, хранение, обращение и использование НТД, а также ведомственными актами.

";Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации"; являются составной частью комплекса нормативных актов, регламентирующих основные направления и технологию работы архивных уч-реждений с НТД, и применяются наряду с ";Основными правилами работы государ-ственных архивов Российской Федерации";, не повторяя их основных положений.

До последнего времени государственные архивы Российской Федерации руководст-вовались ";Основными правилами работы с научно-технической документацией в госу-дарственных архивах СССР";, изданными в 1985 г. Социально-экономические и полити-ческие изменения в Российской Федерации, обновленная правовая база России, и воз-никшие в связи с этим противоречия ряда положений действующих Правил вызвали необходимость создания нового нормативного документа, регламентирующего работу государственных архивов Российской Федерации с НТД на современной отечественной и международной правовой основе, с учетом наличия разных форм собственности на НТД, накопленного отечественными и зарубежными архивистами опыта работы с НТД и действующей в России нормативной базы по созданию НТД на различных носителях информации.

В новых ";Правилах"; регламентированы основные направления работы с НТД в государственных архивах Российской Федерации с учетом современного законода-тельства Российской Федерации, международных, государственных (национальных) российских стандартов и других нормативных актов, регламентирующих создание, хранение и обращение в Российской Федерации разных видов НТД на бумажных, ма-шинных, пленочных и других носителях информации.

В ";Правилах"; закреплены подтвержденные многолетней практикой государственных архивов технологические решения по работе с такими видами НТД, как научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, изыскательская, градострои-тельная, проектная документация для строительства. Основные положения «Правил» распространены на все названные выше виды документации, а также на программную, землеустроительную, лесоустроительную документацию, учетно-техническую доку-ментацию в области градостроения, землеустройства, лесоустройства и водного хозяй-ства. В «Правилах» по ряду направлений работы с НТД предложены новые приемы и технологии работы, диктуемые необходимостью применения новых технических средств (включая электронную технику) либо связанные с приемом на постоянное хранение НТД на нетрадиционных носителях.

Впервые ";Правила"; регламентируют работу с НТД в электронном формате и применение автоматизированных архивных технологий для обеспечения основных функций государственных архивов, комплектующихся и/или хранящих НТД.

";Правила"; состоят из ";Введения";, восьми разделов и ";Приложений";.

В первом разделе содержится общая характеристика НТД, дана ее классификация по формам собственности на НТД и отражена правовая база работы государственного архива с нею.

Во втором разделе - изложены основные вопросы организации и фондирования НТД Архивного фонда Российской Федерации, классификации НТД в пределах государст-венного архива и фонда.

Раздел третий посвящен обеспечению сохранности НТД в государственном архиве независимо от уровня его подчинения. В нем изложены основные требования по соз-данию оптимальных условий хранения документов на различных носителях информа-ции, определены условия выдачи НТД из архивохранилищ, проверки ее наличия и со-стояния, создания страхового фонда особо ценной и уникальной НТД, обеспечения физико-химической сохранности НТД и ее размещения в архивохранилищах.

В разделах четвертом и пятом разделах регламентированы учет и описание НТД, создание и развитие НСА к ней, в том числе с применением автоматизированных средств учета и поиска архивных документов, находящихся на постоянном хранении в государственных архивах.

В разделе шестом регламентируется процесс комплектования государственных архивов научными, научно-техническими и техническими документами на основе действующего законодательства о формах собственности и преемственности собственности на НТД,

в том числе с применением электронно-вычислительных средств, отражены вопросы взаимоотношений государственных архивов и собственников НТД негосударственных форм собственности, инициативного документирования, а также экспертизы ценности НТД в новых экономических условиях, включая экспертизу НТД на нетрадиционных носителях с применением ЭВТ.

В разделе седьмом отражены вопросы организационно-методического содействия и контроля деятельности архивных и делопроизводственных служб организаций и предприятий - источников комплектования государственных архивов научными, научно-техническими и техническими документами.

Раздел восьмой посвящен организации использования НТД, находящейся на постоянном хранении в государственных архивах, исходя из основных требований современного отечественного и зарубежного законодательства о правах различных категорий потребителей на ретроспективную информацию.

К ";Правилам"; приложены образцы форм документов, применяемых государ-ственными архивами в работе с НТД, а также Список действующих законодательных, нормативных и ведомственных документов.

";Правила"; применяются при работе с НТД в федеральных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации и могут быть использованы в работе межотраслевых и отраслевых государственных фондов, осуществляющих временное хранение НТД, являющейся государственной собственностью Российской Федерации или субъектов Российской Федерации, а также в работе муниципальных архивов.

";Правила"; прошли рецензирование в государственных архивах, подготовлены с учетом замечаний и предложений ВНИИДАД, РГАНТД, Филиала РГАНТД, ЦАНТД г.Москвы и ЦГАНТД г.Санкт-Петербурга, которым Рабочая группа выражает глубокую признательность за конструктивные замечания и предложения.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Понятие ";научно-техническая документация";

Научно-техническая документация (НТД) - обобщающее понятие научно-исследо-вательской, научно-технической и технической документации на различных носителях информации, фиксирующей процесс и результаты научных исследований и прикладных разработок, а также направления и методы их внедрения в различные отрасли экономики. К НТД относят научно-исследовательские, конструкторские, технологиче-ские, патентные, программные, геологогеодезические, маркшейдерские, изыскательские, картографические, метеорологические, градостроительные, земле- и лесоустроительные документы, проектные документы для строительства и на автоматизированные системы, учетно-техническую документацию и ряд других.

Процесс создания, оформления, хранения и обращения большинства современных научно-технических, технических и некоторых научно-исследовательских документов был регламентирован: до 01.07.2003 г. правовыми и нормативными актами: научно-исследовательских и технических документов на бумажных носителях информации - федеральными законами, правительственными постановлениями, международными, государственными (национальными), отраслевыми стандартами и руководящими документами (РД) СИБИД, ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, СПДС, ЕКС АС, САПР и другими; НТД на микроформах – стандартами по микрографии; НТД на машинных носителях информации – стандартами ";Системы обработки информации";, ";Информационные технологии";, ";Гибкие производственные системы";, САПР, ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, СПДС, СИБИД и т.д.; с 01.07. 2003 г. регламентируется Федеральным законом «О техническом регулировании» (N 184-ФЗ, от 27.12.2002 г.).

НТД создается в процессе научно-исследовательской и научно-технической дея-тельности научно-исследовательских, конструкторских, технологических, геологораз-ведочных, изыскательских, проектных организаций и высших учебных заведений, производственной деятельности организаций, а также в работе организаций техниче-ской инвентаризации объектов градостроительной деятельности, землеустроительных, лесоустроительных организаций и отдельных граждан.

НТД представляет собой продукт интеллектуальной деятельности человека и входит в информационные ресурсы России. В соответствии с архивным законодательством Российской Федерации, отнесение НТД к Архивному фонду Российской Федерации и субъектов Российской Федерации производится на основании экспертизы ее ценности в порядке, устанавливаемом уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

1.2. Понятие о НТД государственной, частной и иных

форм собственности

В зависимости от формы собственности на документы, НТД может относиться к НТД государственной, а также частной и иных форм собственности.

1.2.1. НТД организаций, созданных на базе имущества, находящегося в федеральной собственности или собственности субъекта Российской Федерации, является государственной собственностью.

В федеральной собственности находится НТД организаций, расположенных в стране и за рубежом, созданных на базе федерального имущества, а также НТД, хранящаяся в организациях Российской Академии наук, в федеральных архивах, библиотеках и музеях, НТД юридических и физических лиц, поступившая на законном основании в собственность государства.

В собственности субъекта Российской Федерации находится НТД организаций, созданных на базе имущества субъекта Российской Федерации, а также НТД, хра-нящаяся в государственных архивах, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации, НТД юридических и физических лиц, поступившая на законном основании в собственность субъекта Российской Федерации.

1.2.2. Частной и иных форм собственностью является НТД организаций, созданных на базе имущества, находящегося в частной и иной собственности, НТД физических лиц, созданная или законно приобретенная ими.

1.2.3. НТД частной и иных форм собственности может переходить в государствен-ную собственность в случаях, предусмотренных Российским законодательством. Соб-ственники НТД частной и иных форм собственности могут передавать свою НТД в государственную собственность.

1.2.4. НТД, отнесенная к государственной собственности, хранится в специализи-рованных и общих федеральных архивах и государственных архивах субъектов Рос-сийской Федерации, в соответствии с профилем архивов.

1.3. Правовая основа деятельности государственного архива,

хранящего НТД

Владение, пользование и реализация полномочий по распоряжению НТД государственной собственности осуществляется в сответствии с Конституцией Россий-ской Федерации, Законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации.

Имущественные вопросы, связанные с НТД государственной собственности, регулируются Гражданским, Земельным, Лесным, Градостроительным, Уголовным кодексами Российской Федерации, Федеральными законами о приватизации государ-ственного и муниципального имущества, о государственных и муниципальных уни-тарных предприятиях, о государственной регистрации прав на недвижимое имущество, о землеустройстве, об информации, информатизации и защите информации.

При решении вопросов, связанных с НТД государственной собственности, приме-няется законодательство Российской Федерации о науке и государственной научно-технической политике, о государственной и коммерческой тайне, об обязательном эк-земпляре документов, об авторском праве и смежных правах, патентном деле, о пра-вовой охране программ для ЭВМ и баз данных, о правовой охране топологий интег-ральных микросхем, об электронной цифровой подписи.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ И ФОНДИРОВАНИЕ НТД АРХИВНОГО ФОНДА

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

2.1. Организация НТД в пределах Архивного фонда

Российской Федерации

Под организацией НТД понимается совокупность административно-правовых и научно- методических решений и технических операций, применяемых к этой доку-ментации с учетом ее принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов.

2.1.1. Организация НТД по формам собственности

2.1.1.1. НТД, отнесенная к государственной собственности Архивного фонда Российской Федерации подлежит хранению в государственных архивах, в соответствии с профилем архива, в государственных библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии наук, других государственных хранилищах.

2.1.1.2. НТД, отнесенная к федеральной собственности и находящаяся в исключи-тельном ведении Российской Федерации, хранится в специализированных и общих федеральных архивах, в федеральных библиотеках и музеях, архивах Российской Ака-демии наук и других федеральных организаций.

2.1.1.3. НТД, отнесенная к государственной собственности субъекта Российской Федерации, а также к федеральной собственности (за исключением указанных в п.2.1.1.2),

хранится в специализированных и общих государственных архивах, в государственных библиотеках и музеях, а также в архивах соответствующих государственных организаций субъекта Российской Федерации.

2.1.1.4. Специализированные и общие федеральные архивы и государственные архивы субъектов Российской Федерации хранят НТД вне зависимости от времени соз-дания НТД, способа и техники закрепления информации.

2.1.1.5. НТД частной и иных форм собственности, передаваемая их собственниками в государственную собственность в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации, подлежит обязательному приему на постоянное хранение.

НТД частной и иных форм собственности, остающаяся в собственности ее владель-цев, может поступать от их собственников в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации на временное, в том числе депозитарное хранение.

2.1.1.6. НТД частной и иных форм собственности хранится у собственников в определяемом ими порядке, обеспечивающем сохранность НТД.

2.1.2. Организация НТД в государственных архивах

по видам носителей, способам, технике закрепления, степени ценности

и категории доступа к информации

2.1.2.1. В архивах письменная и графическая НТД государственной собственности на бумажных носителях входит в состав исторически и/или логически связанных сово-купностей – архивных фондов и коллекций юридических и физических лиц.

2.1.2.2. Машиночитаемая (электронная) НТД государственной собственности вклю-чается в состав документов фондов организаций-фондообразователей и организуется по видам носителей информации (магнитные, оптические), внутри видов - по форматам представления и характеру зафиксированной информации.

2.1.2.3. Уникальная НТД государственной собственности в установленном порядке включается в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Рос-сийской Федерации. На особо ценную НТД создаются в установленном порядке стра-ховой фонд и фонд пользования.

2.1.2.4. НТД государственной собственности, не отнесенная в установленном зако-нодательством порядке к документам ограниченного доступа, является открытой документацией. Организация хранения и пользование НТД ограниченного доступа до утраты ею секретности или конфиденциальности осуществляется в установленном законом порядке. Порядок организации временного, в т.ч. депозитарного хранения в государственном архиве НТД иных собственников, условий доступа к ним и пользования ними определяется соответствующими договорами.

2.1.2.5. НТД, не подлежащая постоянному хранению, имеющаяся в составе архивных фондов, принятых на постоянное хранение, в том числе от ликвидированных орга-низаций, или поступивших в государственные архивы вследствие чрезвычайных обсто-ятельств, выделяется к уничтожению в установленном порядке.

2.2. Фондирование НТД

2.2.1. Фондирование НТД состоит из определения или уточнения фондовой при-надлежности НТД и хронологических границ архивных фондов с целью формирования архивных фондов, объединенных архивных фондов, архивных коллекций, в состав которых входит НТД.

2.2.2. Работа по фондированию НТД государственнй собственности, находящейся на хранении в организациях - источниках комплектования федеральных и государ-ственных архивов субъектов Российской Федерации, осуществляется в службах научно-технической (технической) документации (СНТД/СТД) организаций в процессе отбора НТД для передачи на постоянное хранение в федеральный или государственный архив субъекта Российской Федерации, а также в федеральном или государственном архиве субъекта Российской Федерации - при описании принятой необработанной НТД, создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

2.2.3. Архивный фонд организаций-источников комплектования федеральных и государственных архивов субъектов Российской Федерации научно-технической документацией, как правило, имеет поливидовой характер. В состав архивного фонда, в соответствии с профилем деятельности организации, могут входить управленческие, научно-исследовательские, конструкторские, технологические, производственнотех-нические, патентные, программные, телеметрические, изыскательские, картографиче-ские, учетно-технические, градостроительные, архитектурные, землеустроительные, лесоустроительные, проектные для строительства и иные документы на различных носителях информации, рентгенограммы, кино

фото- фоно- видеодокументы и другие.

2.2.4. Определение фондовой принадлежности НТД заключается в отнесении ее к фонду соответствующего юридического или физического лица.

Фондовая принадлежность НТД определяется на основе изучения истории фондо-образователя, фонда и состава документов. В составе НТД фонда организации может быть: НТД, созданная в организации; НТД, полученная от других отечественных и зарубежных организаций, в том числе: во исполнение договоров на разработку НТД, от организаций - соразработчиков, от организаций-инвесторов, от частных лиц.

Фондовая принадлежность НТД на бумажном носителе и микроформе, созданной в организации, определяется (кроме обычных требований - учета названия организации, подписей, содержания): для научно-исследовательской, технологической, программной, текстовой градостроительной, землеустроительной, лесоустроительной, инвестиционной, проектной и учетно-технической документации - по названию организации-разработчика, взятому с титульного/заглавного листа; для технической графической документации - по угловому штампу на чертежах, штампу применения, спецификациям и составу проекта; НТД на магнитном носителе - по информационно-поисковым характеристикам, листам удостоверения и утверждения документов, электронной цифровой подписи.

Фондовая принадлежность НТД организации-фондообразователю, полученной от сторонних организаций и физических лиц, определяется по адресату, регистрацион-ному штампу, резолюции и отметке о направлении НТД в структурные подразделения организации, по содержанию НТД.

2.2.5. Архивная коллекция НТД представляет собой совокупность документов, об-разовавшихся: в деятельности одного или нескольких фондообразователей, при раз-работке одной или нескольких проблем (тем), одного или нескольких проектов и объе-диненных по одному или нескольким признакам. В названии архивных коллекций от-ражается принцип формирования документов (тематический, хронологический, геог-рафический, номинальный) и в случае необходимости - ее составитель (юридическое, физическое лицо).

2.2.6. НТД разных организаций может входить в состав объединенных архивных фондов в случаях формирования этих фондов из фондов однородных по целевому наз-начению, подчиненности организаций, из фондов организаций, объединенных объектом и периодом деятельности, с учетом единства их местонахождения. (Объединенные фонды физических лиц могут формироваться с учетом родственных, профессиональных и/или творческих отношений фондообразователей.

2.2.7. Порядок установления границ архивных фондов, в состав которых входит НТД, аналогичен порядку установления границ архивных фондов, не содержащих НТД.

    1. Организация НТД в пределах архивного фонда и

автоматизированных баз данных

2.3.1. В пределах архивного фонда, в состав которого входит НТД, учетно-класси-фикационной единицей является единица хранения НТД. Единица хранения НТД – со-вокупность научных, научно-технических и/или технических документов, относящихся к определенному вопросу, (или отдельный текстовой/графический документ, имеющий самостоятельное значение), объединенные в том или помещенные в папку, тубус, отдельную обложку и внесенные в опись под отдельным порядковым номером.

2.3.2. Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно Схемы сис-тематизации. Распределение единиц хранения НТД внутри фонда по делениям Схемы проводится на основе структурного, хронологического, функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного, номинального, корреспондентского, геогра-фического, авторского признаков (возможно применение смешанных - хронологически-структурного, структурно-хронологического и иных сочетаний признаков).

2.3.3. НТД на электронных носителях может подвергаться систематизации либо в составе информационных массивов автоматизированных, в том числе распределенных, баз данных, либо вне них - на выделенных накопителях электронной информации.

2.3.4. Систематизация единиц хранения НТД является основанием для внутренней организации НТД архивного фонда/БД и закрепляется описью (описями) НТД.

3. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ НТД

3.1. Понятие обеспечения сохранности документов

Обеспечение сохранности НТД - комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения НТД на различных носителях, исключающих ее утрату и обеспечивающих поддержание ее в должном физическом состоянии.

Режимы хранения НТД представляют собой совокупность условий ее хранения и подразделяются на: температурно-влажностный (обеспечивает предохранение НТД от повреждающего действия температуры и влаги); световой (обеспечивает предохранение НТД от ненормативного воздействия света); санитарно-гигиенический (обеспечивает предохранение НТД от биоповреждений и загрязнения);охранный (обеспечивает предохранение НТД от хищений, утрат, несанкционированного выноса).

Организация хранения НТД - система мероприятий, включающая рациональное размещение НТД, контроль за ее движением и физическим состоянием, копирование НТД с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

3.2. Создание оптимальных условий хранения НТД

на разных носителях информации

3.2.1. Создание оптимальных условий хранения НТД на различных носителях инфор-мации обеспечивается раздельным хранением их в соответствии с нормативами режимов хранения данного носителя информации. В одном хранилище могут концентрироваться документы разного вида, но имеющие носитель одной физической природы и требующие одинаковых режимов хранения.

3.2.2. Требования к условиям хранения текстовой и графической НТД на различных носителях информации - к зданиям и помещениям архивохранилищ НТД, их электро-оборудованию, световому режиму, противопожарному оборудованию, температурно-влажностному, санитарно-гигиеническому, охранному режимам хранения, топографи-рованию, транспортировке, страхованию НТД, порядку оформления временного вывоза за рубеж и пределы субъекта Российской Федерации, обеспечению сохранности НТД при чрезвычайных ситуациях - аналогичны требованиям по обеспечению сохранности управленческой документации.

Для хранения подлинников и копий НТД на бумажной, пленочной и другой основе необходимо наличие технических средств, обеспечивающих раздельное ее хранение с соблюдением соответствующих режимов хранения.

3.2.2.1. Графическая НТД на бумажной основе, помещенная в папку, хранится в сфальцованном виде (отдельные листы фальцуются до формата А4). В папку вклю-чается не более 50 листов формата А4. Допускается хранение калек, синек, ватманов в папках, коробках или тубусах. Большеформатные графические документы хранятся в тубусах либо в развернутом виде вертикально или горизонтально в специальных ме-таллических шкафах с выдвижными ящиками.

3.2.2.2. Условия хранения НТД на тканевой основе (на батисте или остралоне) аналогичны условиям хранения документов на бумажной основе. Большеформатные чертежи на тканевой основе хранятся в свернутом виде в тубусах.

3.2.2.3. Хранение кино- фото- фоно- видео- и телеметрических документов, входящих в состав НТД, осуществляется в соответствии с действующими нормативными докумен-тами.

3.2.2.4. Хранение НТД на магнитных носителях организуется в соответствии с ГОСТ 28388-89.

НТД на иных машинных носителях хранится раздельно по видам носителей.

3.2.3. Средства хранения подлинников технических документов на бумажной основе определяются с учетом требований ГОСТ ЕСКД 2.501-88*, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ ЕСПД 19.601-78*, ГОСТ ЕСПД 19.6О2-78*, ГОСТ СТД АСУ 24.4О2-8О*; документов на магнитных носителях - ГОСТ 28388-89; микроформ - ГОСТ 13.1.203-84, ГОСТ 13.1.101-93, ГОСТ 7.65-92.

При определении средств хранения НТД на машинных носителях информации учи-тывается время создания документов, тип носителя (или их совокупность), физическое состояние носителя информации, техническое оснащение организации-источника ком-плектования.

Средства хранения кино- фото- фоно- видео- и телеметрических документов, входящих в состав НТД, определяются в соответствии с действующими отраслевыми нормативными документами.

3.2.3.1. Для обеспечения сохранности НТД на машинных носителях архивом изготавливается комплект документов, состоящий из двух экземпляров дубликатов до-кументов на магнитном или оптическом носителе (один из которых является непри-косновенным эталоном, другой - рабочей копией, хранение которых осуществляется раздельно). В зависимости от состояния НТД на машинном носителе производится пе-резапись ее информации на новый носитель.

3.3. Размещение НТД в хранилищах

3.3.1. Поступающая в федеральный и государственный архив субъекта Российской Федерации НТД размещается в соответствующих хранилищах или отдельных изолиро-ванных частях хранилищ, специализированных на хранении подлинников или копий научных и технических документов на кальке, бумажной, пленочной и другой основе.

3.3.2. Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) разме-щения.

3.4. Контроль наличия, технического и физического

состояния НТД

3.4.1. Проверка наличия и состояния НТД проводится в плановом порядке в целях установления фактического наличия единиц хранения (документов) и соответствия их количеству, числящемуся по описям, в случае чрезвычайных ситуаций и пр. При про-верке наличия и состояния НТД, проводимой в качестве самостоятельного вида работы, составляются акты и листы проверки наличия и состояния

3.4.2. Плановые проверки наличия и состояния дел проводятся:

по фондам особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 1О лет;

по ценным документам на бумажной основе периодичность устанавливается ЭПК архива в зависимости от интенсивности использования, но не реже - одного раза в 2О лет;

по аудиовизуальным и документам на машинных носителях - 1 раз в 5 лет;

по документам на горючей основе - один раз в 2 года;

по уникальным документам - ежегодно.

Единовременные проверки наличия и состояния НТД проводятся в случае нарушения установленного правилами режима хранения документов, влекущих за собой порчу или утрату документов, при обнаружении отсутствия документов, при чрезвычайных ситуациях, при передаче НТД из одного архива в другой, а также при массовых перемещениях фондов. Проверке наличия и состояния НТД подвергаются все фонды или группы фондов, а также отдельные фонды и коллекции НТД.

3.4.3. Проверка наличия и состояния НТД проводится в целях установления соот-ветствия фактического наличия единиц хранения их количеству, числящему по учетным документам, выявления документов, подлежащих различным видам реставрационной и технической обработки.

В ходе проверки наличия и физического состояния НТД осуществляются: уста-новление фактического наличия единиц хранения (документов) в описи, находящихся на хранении; выявление и устранение недостатков в учете документов; выявление отсутствующих документов и организация их розыска; выявление и учет документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обра-ботки; выявление непрофильных документов, литерных и пропущенных номеров единиц хранения; соответствие наличия документов указанным во внутренней описи единиц хранения.

Проверка наличия графической документации осуществляется полистно выборочно по внутренним описям единиц хранения, при этом сверяются наименования реквизитов внутренней описи с наименованием каждого листа чертежа (по штампу чертежа), входящего в единицу хранения. Одновременно проверяется соответствие внутренней описи заверительной надписи. Дела, подлежащие хранению в несброшюрованном виде, проверяются полистно.

При проверке наличия НТД на машинных носителях записи (МНЗ) проверяется соответствие фактического количества НТД на машинных носителях итоговой записи описи; соответствие видов машинных носителей указанным в ведомости МНЗ; соот-ветствие номера тома каждого машинного носителя НТД ведомости МНЗ; соответствие наличия имен файлов каждого машинного носителя НТД ведомости МНЗ.

Проверка наличия и технический контроль кино- фото- фоно- видео- и телеметрических документов, входящих в состав НТД, а также микрофотокопий (негативов и позитивов) осуществляется в соответствии с действующими нормативными документами.

3.4.4. Оформление результатовпроверкиналичия и состоянияНТД.

3.4.4.1. Обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния НТД недостатки фиксируются в листе проверки. Лист проверки заполняется на каждую опись отдельно. При небольших объемах фонда допускается составление единого листа на все описи фонда. Листы проверки нумеруются в валовом порядке и подписываются исполнителями.

3.4.4.2. На основании листа проверки составляется акт проверки наличия и состояния НТД (приложение N 1). Листы проверки прилагаются к акту.

Акт проверки наличия и состояния НТД, подписывается исполнителями и ут-верждается директором архива. В необходимых случаях одновременно с актом проверки наличия и состояния хранения НТД составляются акт о технических ошибках в учетных документах, акты обнаружения единиц хранения, акты о неисправимых повреждениях единиц хранения.

На основании актов и листов проверки принимаются необходимые меры для уст-ранения обнаруженных недостатков. Акты и листы проверки включаются в дело фонда. Физическое состояние документов отражается в соответствующей картотеке, которая ведется в традиционном или автоматизированном режиме.

3.4.4.3. Результаты проверки наличия и состояния документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния документов (приложение N 2) и в акте проверки наличия и состояния документов (приложение N 1). По результатам проверки корректируются учетные документы архива. Внесение изменений в учетные документы осуществляется на основании соответствующих актов (акта о технических ошибках в учетных документах и актов о выделении к уничтожению НТД, актов об обнаружении в фонде непрофильных или неучтенных документов, акта об необнаружении единиц хранения, акта о неисправимом повреждении единиц хранения (приложение N 25).

3.4.5. На все не обнаруженные при проверке наличия единицы хранения со-ставляются карточки учета необнаруженных документов (приложение N 3). Ведение картотеки может осуществляться как традиционным, так и автоматизированным спосо-бом. Допускается ведение книги учета необнаруженных единиц хранения.

3.4.6. Организация розыска не обнаруженных при проверке наличия единиц хра-нения проводится в установленном порядке.

3.4.6.1. При обнаружении единиц хранения в ходе работы по их розыску делается от-метка в картотеке необнаруженных дел .

3.4.6.2. На НТД, не обнаруженную в результате розыска, составляется акт о необна-ружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 4), который служит основанием для снятия необнаруженной НТД с учета, и подробная справка о проведении розыска. Решение о снятии их с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения органа управления архивным делом. В картотеке необнаруженных документов за подписью хранителя фондов делается отметка о снятии документов с учета.

3.4.7. При обнаружении непрофильных для данного архива единиц хранения (доку-ментов) составляется акт об обнаружении непрофильных единиц хранения (докумен-тов), на основании которого документы исключаются из учетных документов, а не-профильные документы передаются по принадлежности в соответствующие архивы.

3.5. Выдача НТД и описей из архивохранилищ

Выдача НТД и описей единиц хранения из архивохранилищ, контроль за сохран-ностью выданных документов, возвращение документов и описей в архивохранилища производится в установленном порядке.

НТД и описи выдаются из хранилища при наличии оформленного в надлежащем порядке требования (или заказа) на документы и описи: пользователям в читальный (просмотровый) зал архива и организациям, физическим лицам-фондообразователям во временное пользование; работникам архива в рабочие помещения; в лабораторию ар-хива, сторонним организациям для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов.

3.5.1. Для работы в читальном зале НТД выдается на основании заказа-требования на выдачу НТД (приложение N 34).

3.5.2. Выдача НТД во временное пользование осуществляется в случае отсутствия в архиве копировального оборудования, на основании официальных запросов организаций и предприятий (на срок до 3 месяцев), договоров о проведении выставок и условиях экспонирования документов (на срок до 6 месяцев), договоров о проведении работ по копированию документов, о проведении реставрационных работ, с разрешения директора архива или его заместителя. Демонстрируемая на выставках НТД должна быть предварительно застрахована. Выдача документов оформляется актом о выдаче документов во временное пользование (Приложение № 35)

3.5.3. Выдача НТД из архивохранилищ для дезинфекции, дезинсекции и реставрации, создания страхового фонда и фонда пользования осуществляется на основании заказа (договора) для проведения выше названных работ. В заказ вносится отдельно каждая единица хранения с указанием номера фонда, описи, количества листов единицы хранения (отдельно текст и графика), общее количество дел и листов. Заказ подписывается директором архива, заведующим архивохранилищем (главным специалистом), хранителем фондов (специалистом).

3.5.4. На место каждой выдаваемой из архивохранилища единицы хранения или до-кумента помещается карта (лист)-заместитель (приложение N 5).

3.5.5. Учет выдачи из архивохранилища НТД на бумажном и пленочном носителе осуществляется в книгах выдачи документов в зависимости от цели выдачи. Выдача НТД может учитываться в автоматизированном режиме в соответствующей базе данных. Выдача НТД из архивохранилищ и прием их обратно производится хранителем фондов (специалистом).

3.5.5.1. Выдача НТД на машинных носителях производится на автоматизированные рабочие места (АРМ) государственного архива. На АРМ производится первичная ре-гистрация пользователя и регистрация дат и сеансов работ пользователя. Работа поль-зователя начинается с ввода регистрационного номера и фамилии. В процессе работы на АРМ пользователю предоставляются услуги: поиск НТД на машинном носителе с помощью НСА (по электронному каталогу и описям НТД на машинных носителях); просмотр НТД на машинном носителе; копирование НТД на машинном носителе.

Доступ к НТД на машинном носителе осуществляется в соответствии с требо-ваниями к защите НТД на машинных носителях. При этом возможны следующие варианты: разрешены все виды работ с НТД на машинных носителях; разрешен только просмотр НТД на машинных носителях; разрешены просмотр и копирование НТД на машинных носителях.

В случае ";пофайловой защиты"; НТД на машинных носителях устанавливаются сле-дующие виды доступа: разрешены все виды работ с файлами; разрешен только прос-мотр; разрешен просмотр и копирование файла.

Пользователь обеспечивает информационную и физическую сохранность НТД на машинных носителях.

3.6. Выявление уникальной и особо ценной НТД

Для обеспечения сохранности уникальной и особо ценной НТД осуществляется ее выявление и создание страхового фонда особо ценной НТД и фонда пользования НТД.

Выявление уникальных и особо ценных документов производится наиболее квали-фицированными сотрудниками федеральных и государственных архивов субъектов Российской Федерации на основании отраслевых научно-методических разработок и методичесих пособий, разработанных в архиве. Результаты работы по выявлению об-суждаются соответственно на ЭПК федерального архива и органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

Выявление осуществляется как в плановом порядке, так и по заявлениям владельцев (физических и юридических лиц) уникальной и особо ценной НТД.

3.7. Создание страхового фонда НТД и фонда пользования

3.7.1. Страховой фонд НТД представляет собой совокупность страховых копий уникальной и особо ценной НТД. В соответствии с ";Положением об Архивном фонде Российской Федерации";, НТД передается на постоянное хранение вместе со страховыми копиями на особо ценную и уникальную НТД, подготовка которых осуществляется за счет средств организаций-сдатчиков.

Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения НТД. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от НТД, с которой изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда с регулируемым климатом.

Объектами страхового копирования является особо ценная и уникальная НТД независимо от времени ее создания, материала и техники изготовления, а также описи единиц хранения, в которых учтена особо ценная НТД.

Страховыми копиями НТД на бумажной основе являются негативы микроформ (микрофильмов, микрофиш) I-го поколения; документов в составе НТД: для кинодо-кументов - первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на кинопленке методом контактной печати; для фотодокументов - первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке или фотопластинке методом репродуцирования или контактной печати; для фонодокументов - первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте или металлический граммофонный оригинал; для видеофонограмм - первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной видеозвукозаписи на магнитной ленте шириной 25,4 мм (формат С); для документов на машинных носителях - первая копия оригинала, изготовленная на магнитном или оп-тическом носителе.

3.7.2. Страховое копирование НТД осуществляется в соответствии с типовыми тех-нологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

3.7.3. Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования. Фонд пользования НТД представляет собой совокупность копий научных и технических документов на различных материальных носителях для использования их вместо подлинников с целью обеспечения сохранности оригиналов НТД.

Фонд пользования НТД Архивного фонда РФ составляют копии: уникальных и особо ценных документов; наиболее часто используемых документов; подлинников, хра-нящихся в других государственных хранилищах.

3.8. Специальная физико-химическая и техническая

обработка НТД

Комплекс работ по специальной физико-химической и технической обработке НТД (обеспыливание, физическая и химическая реставрация, дезинфекция, дезинсекция, фотореставрация и другие виды работ, обеспечивающих сохранность документов), проводят лаборатории, действующие в системе архивных учреждений, или архивы. Эти работы осуществляются в соответствии с ";Основными правилами работы государ-ственных архивов Российской Федерации";.

4. УЧЕТ НТД ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА

4.1. Учет документов как составная часть работы

по обеспечению их сохранности

4.1.1. НТД государственной собственности, НТД, переданная на временное, в том числе, депозитарное хранение, независимо от вида, носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательному государственному учету.

Основными единицами учета НТД являются архивный фонд (архивная коллекция), единица хранения.

Единица хранения НТД – физически обособленный научный, научно-технический и/или технический документ либо совокупность названных документов.

Под учетом НТД понимается определение ее количества и состава в установленных единицах учета, отражение этого количества и состава в учетных документах.

Учет НТД в государственных архивах осуществляется в целях упорядочения и обе-спечения сохранности НТД, контроля за ее наличием и состоянием, организации адрес-ного поиска и использования.

Централизованный государственный учет НТД осуществляется на основании Регла-мента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.1.2. Основными принципами учета НТД являются: централизация, унификация, динамичность, полнота и достоверность учета.

4.1.3. В государственных архивах , имеющих несколько архивохранилищ, кроме централизованного учета НТД, ведется учет документов в каждом архивохранилище. Порядок ведения учета, внесения изменений в учетные документы архива, а также порядок передачи соответствующих учетных документов из архивохранилища в подразделение централизованного учета регламентируется приказом директора архива.

С целью правильной организации учета в архиве составляется схема учета, в которой последовательно (в графической форме) отражаются все этапы работы по учету при приеме (или выбытии) единиц хранения, с указанием по каждому этапу, где, какие документы и кем заполняются; отражается взаимосвязь централизованного учета и учета по архивохранилищам.

4.2. Система основных и вспомогательных документов

по учету НТД в архиве

Учет НТД в архиве осуществляется посредством системы основных и вспомога-тельных учетных документов. Для централизованного государственного учета архивом составляются документы централизованного государственного учета. Учет НТД в основных учетных документах и централизованный государственный учет являются обязательными.

4.2.1. Основные учетные документы: книга учета поступлений документов, фик-сирующая итоги поступлений документов в архив за год по общему количеству единиц хранения и по видам документов, список фондов, лист фонда, опись единиц хранения, научных, научно-технических и технических документов, реестр описей, инвентарная книга учета единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, паспорт архивохранилища, комплекс учетных документов по учету уникальной и особо ценной НТД и отснятых с нее страховых копий (лист учета и описания уникального документа, список фондов, содержащих особо ценные документы, опись единиц хранения и документов или перечень номеров особо ценных единиц хранения и документов (номерник), реестр описей особо ценных единиц хранения и документов (номерников), книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, опись страхового фонда НТД, дело фонда, лист-заверитель).

4.2.1.1. Количественный учет фондов (объединенных архивных фондов, архивных коллекций), присвоение им номеров осуществляется по списку фондов. В список фондов фонд вносится только при первом поступлении его в архив. Каждому поступающему в архив фонду присваивается очередной порядковый номер по списку фондов в валовой последовательности. В случае передачи фонда в другой архив, освободившийся номер другому фонду не присваивается. Название фонда вносится в список на основании исторической справки или титульного листа описи и состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращения названия организации-фондообразователя, его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Если название орга-низации менялось, то в списке фондов указывается только последнее его название на конечную дату документов, поступивших на постоянное хранение. Все предыдущие названия приводятся только в листе фонда. К списку фондов составляется итоговая за-пись на 01.01. каждого года.

Для объединенных фондов в списке фондов дается обобщенное название объеди-ненного фонда.

4.2.1.2. Лист фонда предназначен для учета количества и состава описей и их нуме-рации; количества, состава и содержания НТД, динамики изменений их объема по каждой описи и фонду в целом; фиксации изменений в названии фонда.

4.2.1.3. Лист фонда составляется на каждый фонд. В нем учитываются все документы фонда, включая неописанные, секретные.

Лист фонда (приложение N 6) заводится при первом поступлении фонда.

В листе фонда указываются крайние даты каждого названия фонда (начальная и конечная даты фактического существования организации-фондообразователя под одним названием); название фонда (перечисляются все названия учреждения-фондо-образователя с момента его возникновения в хронологическом порядке с указанием изменения подчиненности и местонахождения. Для объединенного фонда в графе ";Название фонда"; сначала приводится обобщенное название, затем названия всех ор-ганизаций, документы которых вошли в состав объединенного фонда, и номер фонда; при поступлении фонда из другого государственного архива - прежний номер фонда; дата записи (учета) документов; номер описи, состоящий из номера описи и буквенного обозначения вида НТД, присваиваемого по листу фонда по мере их поступления в государственный архив; годы документов; учет поступления неописанных документов (осуществляется в графе ";Учет неописанных документов"; в условных единицах хранения, листах или в документах). После составления на неописанные документы описи и утверждения ее на ЭПК, документы на основании актов описания документов снимаются с учета как неописанные и ставятся на учет как описанные, что отражается в соответствующих графах листа фонда.

Лист фонда может быть пересоставлен после переработки фонда, в случае неис-правимого повреждения листа фонда.

Листы фондов располагаются в порядке номеров фондов в папках с клапанами и в зависимости от количества листов, могут составить один или несколько томов. К каж-дому тому делается лист-заверитель ,в котором указываются конечные и начальные номера фондов, количество фондов, листы которых находятся в папке, листы каждого фонда нумеруются отдельно. По необходимости заводятся ";листы-продолжение";, ко-торые подкладываются за основными листами.

4.2.1.4. Опись единиц хранения, НТД предназначена для поединичного и суммарного учета единиц хранения НТД, закрепления порядка их систематизации, учета изменений составе и объеме документов, включенных в данную опись.

Опись единиц хранения составляется на каждый вид НТД (научно-исследовательскую, конструкторскую, технологическую, программную, проектную и другие виды НТД), входящий в состав фонда. При составлении описей на уникальные и особо ценные единицы хзранения в них сохраняются их шифры по общим описям. Вместо описей ОЦД могут составляться перечни номеров ОЦД. В описях учитываются и страховые копии.

4.2.1.5. Инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, предназначена для поединичного и суммарного учета количества, состава и состояния таких дел.

4.2.1.6. На каждый фонд (коллекцию), содержащие НТД, ведется дело фонда. Делу фонда присваивается номер фонда, на который оно заведено. В дело фонда (коллекции), содержащих НТД, включаются: историческая справка, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, акты о рассекречивании документов, копия характеристики фонда, составленной для путеводителя (справочника), рабочие инструкции по усовершенствованию и переработке описей фонда, схемы систематизации документов фонда, Перечни проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение и др. Все листы дела фонда должны быть подшиты и про-нумерованы, на документы дела фонда составляется внутренняя опись.

4.2.2. Централизованный государственный учет НТД осуществляется в следующих учетных документах: паспорт архива, карточка фонда, сведения об изменении в составе и объеме фондов на О1.О1.ОО следующего за отчетным года.

4.2.2.1. Паспорт архива предназначается для отражения состояния архива на О1.О1. каждого года. Паспорт архива раз в три года представляется в вышестоящий архивный орган согласно Регламента государственного учета документов Архивного фонда Рос-сийской Федерации.

4.2.2.2. Карточка фонда составляется для централизованного государственного учета состава, содержания, объема и динамики развития фонда. Карточка фонда (прил. N 7) заводится на каждый впервые поступивший фонд.

4.2.2.3. Сведения об изменении в составе и объеме фонда на О1.О1. каждого года (приложение N 8) отражают изменения в составе и объеме фондов, включая сведения о результатах рассекречивания дел. Раз в год, в установленные сроки ";сведения"; представляются в архивный орган для внесения изменений в фондовый каталог.

4.2.3. Вспомогательные учетные документы: книги и карточки движения фондов, описей, документов, книги учета текущих изменений в составе и объеме фондов, внут-ренние описи, карточки и книги учета выбытия единиц хранения, паспорта фондов, книги и карточки повидового учета документов и др.

4.2.4. Учет особо ценной и уникальной НТД.

4.2.4.1. Учет особо ценной и уникальной НТД ведется по списку фондов, содержащих особо ценные единицы хранения, в описях особо ценных единиц хранения и в реестрах описей особо ценных единиц храгнения.

4.2.4.2. На уникальную НТД в архиве составляется лист учета и описания уни-кального документа , который представляется в орган управления архивным делом для решения вопроса о включении в Государственный реестр уникальных документов. По-рядок составления и представления их в органы управления архивным делом определен Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Рос-сийской Федерации.

4.2.5. Учет НТД на машинных носителях.

4.2.5.1. Учет НТД на магнитных носителях должен производиться с учетом требова-ний ГОСТ 28388-89; Межгосударственных ГОСТ ЕСКД 2.501-88* (для конструкторских и технологических МНЗ); ГОСТ СТД АСУ 24.4О2-85* (для МНЗ на АС); ГОСТ ЕСПД 19. 602-78*, ГОСТ 19.601-78* и ГОСТ 19.106-78* (для программных МНЗ); ГОСТ СПДС 21.2О3-78 (для проектных МНЗ по строительству); учет НТД на микроформах - с учетом ГОСТ 13.1.205-85, ГОСТ 13.1.101-93.

4.2.5.2. Функции учета НТД на машинных носителях на внутриархивном и межар-хивном уровне могут выполнять автоматизиорованные системы (АС), автоматизи-рованные информационно-поисковые системы (АИПС) и базы данных, в том числе: АСУ архива, с функциями контроля за работой архивов, организацией хранения и размещения документов, их движения, учета документов и их использования; учетно-регистрационные (в т.ч., тематические) межархивные и внутриархивные БД на доку-менты архива (ряда архивов).

Автоматизированный учет документов в архиве осуществляется в целях: информа-ционной поддержки учета; составления в автоматизированном режиме документов централизованного государственного учета; подготовки в автоматизированном режиме статистических сведений о динамике изменений объема, состава и состояния НТД; поиска информации по названиям и переименованиям организаций, номерам фондов; оперативного представления сведений о наличии в архиве документов комплексов НТД по конкретным объектам за определенные периоды времени.

4.2.5.3. Учет единиц хранения и документов на машинных носителях внутри ар-хивного фонда осуществляется согласно их порядкового номера. Единица учета доку-ментов на машинных носителях - комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект.

Единица хранения и НТД на машинных носителях включаются в описи с указанием: их принадлежности к АС (БД), подсистеме, задаче; объема; вида (видов) носителя;

дат разработки; организации-разработчика. В описании должна также указываться взаимосвязь между научными/техническими документами на машинных носителях. Научные/технические документы на машинных носителях могут состоять из одного или нескольких файлов.

4.2.6. Учет секретной и рассекреченной НТД.

4.2.6.1. Учет секретной НТД ведется в соответствии с требованиями специальной

инструкции.

4.2.6.2. Учет рассекреченной НТД аналогичен учету рассекреченной управленческой документации.

4.2.7. Порядок снятия НТД с учета.

НТД может быть снята с учета на основании: акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 9); акта об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д. (приложение N 27); акта о неисправимых повреждениях документов (приложение N 25); акта приема-передачи документов на хранение (приложение N 28); акта описания документов, переработки описей (приложение N 10); акта о технических ошибках в учетных до-кументах (приложение N 11); акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 4), акта возврата документов собственнику (приложение N 12), акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов (приложение N 13).

Учет выбытия НТД из архива осуществляется как традиционно, в описях дел, в листе фондов, в списке фондов, так и в автоматизированном режиме. В описи против каждой выбывшей единицы хранения в графе ";Примечание"; ставится штамп ";Выбыло";. В описи делается новая итоговая запись.

В листе фондов в графе ";Выбытие"; указывается номер акта, на основании которого выбыли документы и количество выбывших документов раздельно по каждой описи. В графе ";Наличие"; проставляется количество документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.

В случае выбытия всего фонда в списке фонда в графе ";Отметка о выбытии"; ука-зывается, куда выбыл фонд, и акт, на основании которого он выбыл. При передаче фонда из одного архива в другой передаются 3 экз. описи и дело фонда.

4.3. Учет страхового фонда и фонда пользования

Учет страховых копий НТД и копий фонда пользования НТД на различных носителях информации осуществляется раздельно по технологии, регламентированной ";Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации";.

5. ОПИСАНИЕ НТД И НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ

К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА

5.1. Понятие описания и научно-справочного аппарата

5.1.1. Основой для подготовки традиционных и автоматизированных справочников всех типов и видов и построения системы НСА к научным/техническим документам архива является описание документов, позволяющее раскрыть их содержание и получить необходимую информацию для дальнейшего поиска и использования.

5.1.2. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к научным/техническим документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников на различных носителях информации (включая базы данных) о составе и содержании НТД, создаваемых на единой научно-методической основе, для поиска находящейся на постоянном хранении НТД и документной информации в целях организации ее эффективного использования.

5.1.3. Состав СНСА НТД.

В зависимости от целевого назначения все архивные справочники делятся на типы: опись, путеводитель, каталог, указатель, обзор. В свою очередь каждый из этих типов имеет виды и разновидности.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов могут быть межархивными, межфондовыми и внутрифондовыми.

5.1.4. Обязательными элементами СНСА являются описи, путеводители по фондам архива, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников; допол-нительными - указатели и обзоры документов.

5.1.5. СНСА НТД обеспечивает многоаспектный поиск информации о составе и содержании НТД на всех уровнях ее классификации и реализует преемственность учетно-справочного аппарата СНТД (СТД) и СНСА государственных архивов, основанную на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в архивах организаций описей научных/технических документов.

В комплекте с НТД в архив поступают описи документов, подготовленные по результатам экспертизы ценности, которые становятся частью СНСА архива, а также каталоги и картотеки, которые могут быть использованы при ее построении.

5.1.6. Построение СНСА НТД архива осуществляется с применением дифференцированного подхода, заключающегося в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, определенной методики составления и усовершенствования описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, установлении очередности работ с фондами зависимости от их информационной значимости, характера их документов, состава и состояния имеющегося научно-справочного аппарата к ним, практических потребностей.

5.1.7. В целях дальнейшего совершенствования СНСА НТД государственный архив проводит учет состояния НСА к НТД как традиционным способом в журнале по учету состояния НСА или в картотеке, так и с применением средств электронно-вычислитель-ной техники.

При учете состава и состояния СНСА НТД указываются: номер фонда, номер описи и имеющиеся виды НСА.

5.2. Описание НТД

5.2.1. Под описанием научных/технических документов понимается: создание вторич-ной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в научных/технических документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о научных/технических документах для их дальнейшего поиска и многоаспектного использования; собственно вторичная документная информация о составе и содержании доку-ментов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т.п.

Описание НТД архива осуществляется на трех основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения (единица учета), документ. Единицами описания являются фонд, единица хранения (единица учета), документ. Дополнительными объектами описания могут быть: группа фондов, опись, группа документов, часть документа.

5.2.2. Основными принципами многоуровневого описания являются: соответствие информации уровню единицы описания; взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания; неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня.

5.2.3. Элементами описания НТД на всех уровнях являются: информация по идентификации; информация по истории образования и хранения НТД; информация о ее составе и содержании; информация об условиях доступа и использования; дополнительная информация.

Информация по идентификации единицы описания НТД включает следующие элементы: наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учета, документа); справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивного шифра); объема единицы описания; крайних дат (даты создания) документов в единице описания; вида носителя информации.

Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: сведения о фондообразователе (история фондообразователя); сведения по истории хранения НТД до приема в архив и в архиве (история фонда).

Информация о составе и содержании единицы описания (аннотация) включает на уровне фонда сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учета и документа - сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку.

Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из следующих элементов: условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования); авторские права; условия репродуцирования и использования; язык документов; физические характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда пользования; НСА к единице описания; порядок доступа и пользования им; подлинность/копийность; степень сохранности; способ воспроизведения, внешние и другие особенности.

Дополнительная информация содержит сведения о местонахождении подлинников документов, наличии и местонахождении копий документов, наличии документов по данной проблеме (теме, проекту, объекту) в составе других видов НТД или в составе других фондов и других архивов; библиографию.

5.2.4. Элементами описания на уровне фонда являются: название фонда, справочные данные, информация по истории образования и хранения фонда, аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования.

5.2.4.1. В состав справочных данных входят: поисковые данные (номер фонда); объем фонда в единицах хранения и единицах учета по видам НТД; крайние даты документов по каждому виду НТД; указания на наличие внутриархивного научно-справочного аппарата.

5.2.4.2. Информация по истории образования и хранения фонда (историческая справка к фонду) включает историю фондообразователя и историю фонда.

История фондообразователя включает следующие сведения: характеристику исторических условий возникновения организаций; даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-предшественника; название организации-приемника; задачи и функции организации и их изменения; масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций; место организации в системе экономической жизни; изменения в названии и подчиненности организации; структура организации и ее изменения.

История фондообразователя включает также информацию об основных направлениях деятельности организации и научно-технических проблемах, тематике научно-техниче-ских разработок и организации их документирования, значении их в решении задач, стоявших перед отраслью; нормативных документах (ГОСТы, ОСТы, руководящие документы), регламентировавших процессы ведения научно-технических разработок и их документирования (этапность, стадийность разработок, видовой состав документов).

История фонда включает: дату первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты; сведения об изменении в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты); сведения о степени сохранности документов; сведения об особенностях формирования, описания и систематизации документов; сведения о формах приема НТД (НТД, поступившей в архив в необработанном и неописанном виде; НТД, прошедшей научно-технический контроль); сведения о наличии документов фондообразователя, находящихся в составе других фондов или хранилищ, и местах их хранения; сведения о наличии в фонде документов организаций-соразработчиков, участвовавших в проведении научно-технической разработки (фондовые включения); сведения о НСА, поступившем из организации в комплекте с НТД (каталоги, описи, картотеки), и сведениях о дальнейшем приеме НТД.

Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя.

5.2.4.3. Аннотация к документам фонда содержит: краткую обобщенную характеристику состава документов по их видам, содержание документов по темам научных исследований и прикладных разработок (ОКР, ОТР, проектные работы), отражающим основные направления деятельности фондообразователя.

5.2.4.4. Библиография включает список опубликованных справочников и документальных публикаций по фонду.

5.2.4.5. Условия доступа и использования см. п.5.2.3.

5.2.5. Описание на уровне единицы хранения, единицы учета включает элементы: название фонда, вида НТД; заголовок; стадию (этап) разработки; комплектность; справочные данные; вид носителя информации; подлинность, информацию об условиях доступа и использования.

5.2.5.1. Заголовок единицы хранения НТД включает: производственный индекс (шифр) проблемы (темы), проекта (объекта); наименование проблемы (темы), проекта (объекта); наименование документа (документов).

Заголовок кино- видеодокумента содержит: авторское название фильма, его фрагмента, телепередачи, телесюжета или события, отраженного в кинодокументе; фамилию автора (режиссера); наименование организации-производителя (студии, организации); дату съемки; дату производства.

Заголовок фотодокумента включает: аннотацию изображения или название фотоальбома, диафильма; фамилию автора съемки; дату и место съемки.

В заголовок фонодокумента входят: название отраженного в документе события, выступления, интервью; место и дата события; жанр фонодокумента; дата записи и перезаписи, подлинность.

Заголовок документа на машинном носителе (ДМН) включает: вид представления информации (база данных, текстовой файл, оцифрованное изображение и др.) и ее краткое содержание, обозначение и название документа; наименование организации-разработчика; фамилию автора; дату документа.

5.2.5.2. Заголовок единицы хранения может сопровождаться аннотацией отдельных документов или группы документов.

Аннотация составляется на уникальные и особо ценные научные/технические документы, а также кино- фото- фоно- видеодокументы и документы на машинных носителях, входящие в их состав, и является необходимым условием их дальнейшего хранения и использования.

Аннотация к заголовку единицы хранения НТД раскрывает содержание документа.

При аннотировании кино- видеодокументов, отражающих процесс научно-технических разработок, дается содержание отдельных кино- видеодокументов, запечатлевших наиболее важную информацию.

Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице(ах), изображенном(ых) на документах, его содержании; описание изображенных событий, лиц и предметов; дату и место съемки; фамилию автора съемки.

Аннотация фонодокумента включает краткие сведения о содержании документа; дате и месте записи и перезаписи; подлинности.

Аннотация документа на машинном носителе содержит обозначение; краткое содержание; технические характеристики (единицы измерения, объем измерения); сведения о применяемых кодах; состав комплекта; перечень сопроводительных документов.

5.2.5.3. В состав справочных данных единицы хранения НТД входят: поисковые данные (номер фонда; номер описи; учетный номер по описи); крайние даты создания документа; объем единицы описания в соответствии с единицей измерения данного вида документов; вид носителя; сведения о наличии сопроводительной документации.

5.2.6. Описание на уровне документа включает: заголовок документа с производственным индексом (шифром) и наименованием проблемы (темы), проекта (объекта); обозначение; этап разработки; название местности, с которой связано событие; фамилию автора-разработчика; наименование организации-разработчика; содержание (аннотацию); указание на подлинность; справочные данные (в том числе поисковые данные: номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, единицы учета по описи, номера листов, дата создания документа); вид носителя информации; информацию об условиях доступа и использования.

5.3. Традиционный НСА к НТД

5.3.1. Опись - архивный справочник, раскрывающий состав и содержание научных/технических документов по каждому виду НТД (НД, КД, ПД, ТД и т.д.), закрепляющий систематизацию НТД внутри фонда и обеспечивающий учет НТД. Опись НТД является источником информации для создания других справочников СНСА государственного архива - путеводителя, каталога, обзора и др.

Описи составляются отдельно на каждый вид НТД. В зависимости от объема опись может состоять из одного или нескольких томов.

Документы систематизируются в описи по проблемам (темам), объектам, (проектам).

Подготовка описей осуществляется в организации-источнике комплектования, либо в государственном архиве - в процессе описания и экспертизы ценности НТД, поступившей в необработанном виде.

Описи составляются традиционным способом или с применением электронно-вычислительной техники. Каждая опись при новом поступлении получает в государст-венном архиве самостоятельный номер на основании записи в листе фонда.

[Описи научно-исследовательской документации на традиционных носителях информации присваивается индекс N 1, описи конструкторской документации на традиционных носителях информации - N 2, описи технологической документации на традиционных носителях информации - N 3, описи градостроительной и проектной документации на традиционных носителях информации - N 4 , описи патентной документации на традиционных носителях информации - N 5, описи картографических документов - N 6, описи документов на магнитных носителях, созданных средствами ВТ, - N 7, описи НТД на оптических дисках - N 8, описи кинодокументов, входящих в состав НТД, - N 9, описи фотодокументов, входящих в состав НТД, - N 1О, описи фонодокументов, входящих в состав НТД, - N 11, описи видеодокументов, входящих в состав НТД, - N 12 и т.д.]

Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета НТД на бумажном, пленочном, магнитном, оптическом или ином носителе информации.

Составление описей на разные виды НТД, а также их усовершенствование и переработка осуществляются с учетом дифференцированного подхода, заключающегося в установлении очередности работы, отборе сведений, выборе методики описания каждого вида НТД, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата к описи.

Опись состоит из: описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

5.3.1.1. Описательная статья описи включает: порядковый номер; архивный номер в организации; производственный индекс (шифр) разработки; заголовок единицы хранения, единицы учета; стадию или этап разработки; фамилию автора-разработчика; наименование организации-разработчика, соразработчиков; крайние даты; количество листов; указание на подлинность; способ воспроизведения; степень сохранности. Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.

5.3.1.2. К описи составляется научно-справочный аппарат, состоящий из титульного листа; перечня переименований названия фондообразователя, относящихся к периоду за который документы включены в опись; содержания (оглавления); предисловия; списка сокращений; списка проблем, тем, объектов, проектов, НТД по которым включена в опись; указателей.

На титульном листе (приложение N 14) указываются: полное название архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись (если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами, то на титульном листе указываются только те годы, за которые имеются документы).

После титульного листа описи помещается перечень переименований организации и ее подчиненности, в котором в хронологической последовательности указываются все названия организации, относящиеся к периоду времени, за который документы включены в опись, начальная и конечная дата существования организации под каждым названием.

В содержании (оглавлении) к описи перечисляются все ее составные части: список сокращений, предисловие, названия всех разделов и подразделов, указатели и т.д.

Предисловие к описи (описям) фонда содержит краткую историю организации фондообразователя и фонда (в основном, на базе исторической справки), данные о целевом назначении научных исследований и прикладных разработок, включенных в опись (с перечнем организаций-соразработчиков); сведения: об авторах и датах начала и завершения НИР; о сдаче промышленных изделий или внедрении технологических процессов в производство, сдаче объектов строительства в эксплуатацию; о принципиальной новизне, социально-экономической значимости результатов исследований и разработок; характеристику включенной в опись НТД: количественный и видовой состав документов, подлинность и виды носителей НТД, в обобщенном виде - содержание и стадийность наиболее типичных по разновидностям документов, техническое состояние документов, наличие ранее составленных описей на части НТД соответствующего комплекса НТД; принципы, систематизации документов в описи, методы описания документов и другие особенности описи; сведения об отсутствующих научных и технических документах, состав научно-справочного аппарата к описи.

К описи составляются указатели: для научно-исследовательской документации – указатель тем (подтем), алфавитный указатель авторов (разработчиков); для конструкторской документации - указатель изделий; для проектной документации – алфавитный (организаций-соразработчиков), указатель проектов и другие.

Итоговая запись закрепляет количество и объем единиц хранения научных/технических документов, включенных в опись, отражает особенности ее нумерации, изменения в количественном составе.

К описи составляется лист-заверитель описи, в котором указывается номер описи, количество пронумерованных листов в описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи (приложение N 15).

5.3.1.3. Для повышения информативности описей, находящихся в государственном архиве, проводится их усовершенствование: уточнение и редактирование заголовков, составление справочного аппарата или отдельных его элементов.

Описи подлежат переработке в случае, если они не отвечают требованиям поиска и учета НТД.

5.3.2. Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о документах и фондах архива в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

Путеводители подразделяются на архивные и межархивные.

Архивные путеводители подразделяются на путеводители по фондам; тематические путеводители по фондам, краткие справочники по фондам архива, путеводители по архиву; межархивные путеводители - на путеводители по фондам архивов, тематические путеводители по фондам архивов, краткие справочники по фондам архивов.

Подготовка путеводителя осуществляется с применением дифференцированного подхода, заключающегося в отборе фондов, дел и документов, сведения о составе и содержании которых должны войти в справочник, применении различной методики предоставления информации о фонде, группе фондов (для каждого вида НТД), выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата.

5.3.2.1. Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата.

Схема построения путеводителя определяется составом фондов архива и закрепляет структуру справочника в целом и место каждой описательной статьи.

5.3.2.2. Путеводитель по фондам архива (архивов) – вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов, состоящих из названия фонда, номера фонда, объемов фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам НТД, крайних дат документов по каждому виду документации, исторической справки, аннотации, библиографии по фонду.

Перечень характеристик может быть дополнен списком неаннотируемых фондов, состоящим из названий фондов и справочных данных о них.

Объектом описания в путеводителе по фондам архива (архивов) является фонд.

Информация о составе и содержании научных/технических документов в путеводителе по фондам архива (архивов) систематизируется в аннотации отдельно по каждому виду НТД.

5.3.2.3. Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) – вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик документов фонда (фондов) по определенной проблеме (теме), проекту (объекту).

Объектом описания в тематическом путеводителе является НТД по видам НТД, по проблеме (теме), объекту (проекту).

Характеристика документов фонда (фондов) в тематическом путеводителе включает: название фонда; крайние даты документов фонда; номера описей; аннотации документов фонда (фондов) по теме. В тематических путеводителях по фондам архивов указывается также название архива.

Информация о составе и содержании научных/технических документов в тематическом путеводителе по фондам архива (архивов) систематизируется в аннотации по стадиям и этапам научно-технической разработки.

5.3.2.4. Краткий справочник по фондам архива (архивов) - вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающих названия архивных фондов и справочные данные о них.

В краткий справочник могут входить сведения обо всех хранящихся фондах или об определенной группе фондов (новых поступлениях, рассекреченных и переданных на открытое хранение и др.).

Краткие справочники подразделяются на анотированные и неаннотированные.

Характеристика фонда в аннотированном кратком справочнике по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных и краткой аннотации (с указанием основных проблем, тем, объектов, проектов и видов НТД).

Характеристика фонда в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия фонда и справочных данных.

Характеристика фонда может быть дополнена сведениями об условиях доступа и использования, библиографией.

5.3.2.5. Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов и является научно-популярным изданием очеркового типа.

Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом.

Основная часть путеводителя состоит из характеристики состава и содержания документов фондов (соответствующих организации фондов в архиве) и сведений о НСА к документам архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловии.

5.3.2.6. К путеводителю составляется справочный аппарат, в состав которого входят: титульный лист, содержание, предисловие, список сокращений, приложения, указатели, общая библиография.

5.3.3. Каталог НТД - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов сгруппирована по предметам (отраслям, проблемам, темам, объектам, проектам и т.д.), расположенным согласно принятой для соответствующего вида каталога схеме классификации документной информации.

Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов НТД представляет собой систему каталогов архива.

При определении состава каталогов конкретного архива учитывается: его уровень и профиль, структура, состав и содержание, степень разработанности фондов, интенсивность и задачи использования документов, наличие и качественный уровень других типов архивных справочников.

В зависимости от схемы построения каталогов, в соответствии с которой организуется входящая в них документная информация, каталоги НТД подразделяются на систематические, тематические, предметные (объектные, именные). Каталоги могут быть внутриархивными и межархивными.

5.3.3.1. Объектом описания в каталоге может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета, опись, фонд (группа фондов, содержащих информацию по определенной теме).

5.3.3.2. В архиве основу системы каталогов НТД составляют систематический и именной каталоги.

Систематический каталог НТД создается на весь документальный массив архива. Документная информация систематизируется в нем в соответствии с схемой классификации, определенной данным архивом (по отраслям и др.).

К систематическому каталогу могут быть составлены предметный, именной, гео-графический указатели.

5.3.3.3. В тематическом каталоге документная информация систематизируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам, затем в логической последовательности.

5.3.3.4. В предметных каталогах (объектных и именных) документная информация может группироваться по алфавиту предметных понятий: названий проблем; объектов; проектов; изделий и т.д.); по фамилиям авторов-разработчиков.

5.3.3.5. В основе схемы объектного каталога лежит принцип распределения инфор-мации по объектам, проектам, изделиям; систематизация проводится по видам НТД, далее по этапам и стадиям разработки, по производственным номерам документов. При подготовке объектного каталога применяются также принцип систематизации по шифрам и производственным индексам разработок и хронологический принцип.

5.3.3.6. В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий авторов-разработчиков проблем, объектов, проектов, изделий. Затем систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.

5.3.3.7. Каталогизация НТД - комплекс работ по подготовке, созданию и ведению каталогов.

Каталогизация НТД в государственном архиве проводится как самостоятельный вид работы (целевая каталогизация) или в процессе других видов работ, связанных с выявлением и описанием документов.

Каталогизация НТД проводится с применением дифференцированного подхода, заключающегося в определении очередности выбора архивных фондов, отборе дел, документов и сведений из них, применении соответствующих приемов описания документной информации.

5.3.3.8. В состав описательной статьи каталога НТД входят: название архива; индекс, рубрика, подрубрика, наименование проблемы; наименование проекта (объекта, изделия, АС, БД), проблемы (темы НИР, ОКР); наименование части проекта (узла, марки, сборочной единицы, тома файлов), темы; вид НТД; стадия, этап разработки; дата окончания разработки; местонахождение объекта; фамилия, имя, отчество составителя документа, руководителя темы, ГИП; наименование организации-разработчика, вид носителя информации; поисковые данные: номер фонда, номер описи; номер единицы хранения и номера листов, с которых берутся сведения; фамилия составителя и дата составления описательной статьи (приложение N 16).

5.3.3.9. Ведение каталога НТД - это комплекс работ, обеспечивающий его функцио-нирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы (разработки методических пособий по каталогизации НТД в архиве, с учетом дифференцированного подхода); разработка схемы для каждого вида каталога; индексирование информации, входящей в каталог; выбор проблем (тем), объектов (проектов) для описания НТД; систематизация описаний по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение учета работы по каталогизации и использованию каталогов.

Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их групп), рабочих схем классификации каталогов, которые периодически уточняются и дополняются.

Индексирование – выбор или составление того или иного индекса (индексов) по схеме классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки.

Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование схемы классификации; проверку содержания и оформления каталога; проверку описания (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).

Для пополнения каталогов используется (после частичного редактирования) имеющийся в архиве массив карточек с информацией о содержании НТД, составленных в процессе описания документов, тематического выявления НТД, использования НТД организациями и предприятиями.

Источниками пополнения каталогов архива также могут быть каталоги научных/технических документов, поступившие в архив на хранение из организаций в комплекте с НТД.

5.3.3.10. Государственный архив осуществляет учет работы по каталогизации. Учету подлежит каталогизация научных/технических документов на любом носителе информации. Обязательным условием учета каталогизации является проставление в описи отметок («разработана тематически»).

При завершении тематической разработки всего фонда исполнитель сдает темати-ческие карточки ответственному за каталогизацию НТД по акту (приложение N 17). Акт составляется в одном экземпляре и по завершению работы по учету каталогизации фонда помещается в дело фонда.

Учет каталогизации в пределах фонда осуществляется на карточке учета каталоги-зации НТД фонда (приложение N 18), которая также помещается в дело фонда. Заполняет карточки ответственный за каталогизацию по мере поступления актов о сдаче-приемке тематических карточек.

Для учета каталогизации НТД по архиву ведется книга учета каталогизации доку-ментов архива (приложение N 19).

5.3.4. Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, сис-тематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в научных/технических документах, с указанием поисковых данных этих документов.

Основные виды указателей: предметный (тематический, именной, географический, отраслевой, объектный, по видам НТД); хронологический.

Указатели могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми.

По структуре рубрик указатели делятся на глухие, включающие предметные понятия и их поисковые данные, и аннотированные, где предметные понятия сопровождаются пояснениями.

По признакам систематизации предметных понятий указатели делятся на алфавитные, систематические, хронологические.

Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).

5.3.4.1. Указатели составляются на документы одной описи, нескольких описей од-ного фонда (указатель на документы вида НТД, документы по прикладной разработке или проблеме/теме; фонда или нескольких фондов архива (архивов), когда разработ-чиками являются несколько организаций; отраслевой указатель).

5.3.4.2. Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой, не имеющей подрубрик, или сложной, имеющей одну подрубрику или определение понятия.

5.3.4.3. Поисковыми данными указателя к единицам хранения одной описи являются номера единиц хранения; в указателе к единицам хранения нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами описей и фондов. Поисковые данные указателя к единицам хранения фондов нескольких архивов дополняются названиями архивов.

Поисковые данные указателя к документам, кроме вышеуказанных реквизитов, содержат номера листов единиц хранения.

Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера описей, единиц хранения, листов единиц хранения; указателя к документам нескольких фондов дополняются номерами фондов; указателя к документам нескольких архивов - названиями архивов.

5.3.5. Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов с источниковедческим анализом документов.

Видами обзора НТД являются обзор фонда, тематический обзор (отраслевой обзор по видам НТД).

Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным.

Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда.

Объектом описания для тематического обзора по документам архива (архивов) является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива (архивов) по определенной теме.

Объектом описания для тематического обзора по отрасли и по видам НТД является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда или группы фондов.

5.3.5.1. Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.

5.3.5.2. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании НТД по выбранной проблеме (теме), проекту (объекту) одного фонда, группы фондов, одного или нескольких архивов.

5.3.5.3. Составление обзора строится с применением дифференцированного подхода при выборе фондов и документов, подлежащих описанию, при определении тематики обзора, методики и приемов описания НТД и представления информации; при выборе справочного аппарата обзора.

5.3.5.4. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата. В аннотации излагается содержание групп единиц хранения, единиц учета, документов с источниковедческим анализом документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, их подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единиц хранения; в межархивном и межфондовом тематических обзорах поисковые данные дополняются сокращенными названиями архивов, номерами фондов. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.

В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя (фондообразователей) и истории фонда (фондов), структура обзора, составе справочного аппарата; предисловие к тематическому обзору по документам одного архива может быть дополнено сведениями о наличии документов по данной теме в других архивах.

5.3.5.5. При подготовке обзора применяется отраслевой, предметно-тематический, хронологический и другие принципы систематизации документной информации. Далее информация распределяется по видам НТД, затем по производственным номерам.

5.4. Автоматизированный научно-справочный аппарат

5.4.1. Автоматизированный НСА (АНСА) к НТД архива представляет собой совокупность описаний НТД, помещенной в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. АНСА к НТД реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных баз данных об НТД. Информационное наполнение АНСА составляют описания НТД на уровне фонда, единиц хранения и учета НТД, содержащиеся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы. Разновидностью АНСА являются полнотекстовые БД, содержащие НТД, ее цифровые копии.

АНСА к НТД реализует все функции традиционной системы НСА архива и пре-доставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оператив-ного и многоаспектного поиска НТД, представления его результатов (в том числе в режиме удаленного доступа).

5.4.2. Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной СНСА. Обязательными рекви-зитами баз данных НСА на уровне фонда являются элементы описания фонда, для уровня единицы хранения и - элементы описания единиц хранения и учета, для уровня документа - элементы описания документа. Для заполнения БД НСА к НТД используются: первичная документная информация, основные и вспомогательные учетные документы, информация, имеющаяся в архивных справочниках различных типов и видов.

5.4.3. Обязательным элементом описания для всех трех основных уровней в БД АНСА к НТД являются ключевые слова — термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения и учета, до-кумента). Ключевые слова вводятся в БД в процессе описания конкретного объекта или после его завершения. Ключевое слово может состоять из одного слова или короткого словосочетания и помещается в специальный файл ключевых слов.

Обязательными видами ключевых слов являются:

“тематика” — термины, обозначающие в краткой форме факты, события, явления, виды и объекты деятельности, и т.д., отраженные в документах объекта описания;

“персоналии” — термины, идентифицирующие лица, с которыми связаны единицы описания данного уровня. Терминами могут быть фамилии с именем и отчеством, фа-милии с именем, фамилии без инициалов, с одним или двумя инициалами, псевдонимы, прозвища и т.д.;

“география” — термины, являющиеся географическими или топонимическими наименованиями (названия стран, республик, краев, областей, губерний, уездов, волостей, населенных пунктов, морей, рек и т.д.).

В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов.

5.4.4. Выходными формами АНСА к НТД являются перечни фондов, единиц хра-нения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в АНСА архива, могут формироваться тексты справочников с их внутренним справочным аппаратом (путеводители, краткие справочники, описи). При автоматизированном формировании текста справочника файлы ключевых слов используются для автоматизированного составления указателей к справочнику.

5.4.5. Для каждого уровня описаний в БД АНСА к НТД создаются рубрикаторы (систематические, тематические) для поиска данных, автоматизированного формиро-вания текстов справочников. Для уровня фонда рубрикатором, предназначенным для формирования текста путеводителя по фондам архива, является схема систематизации фондов в путеводителе. Для каждого уровня описания возможно использование нескольких рубрикаторов, что позволяет вести одновременную подготовку различного вида справочников, формировать перечни фондов (НТД) по различной тематике, сохранять результаты рубрицирования.

5.4.6. Для каждого уровня описания в базах данных НСА к НТД архива в обя-зательном порядке предусматривается набор процедур многоаспектного поиска инфор-мации по ключевым словам; по текстам аннотации, исторической справки; по текстам полных и сокращенных названий объекта описания, полных и сокращенных переиме-нований фонда и/или фондообразователя; по хронологической принадлежности объекта описания (по крайним датам НТД, входящей в единицу описания); по любому сочетанию перечисленных реквизитов.

5.4.7. Представление результатов поиска должно производиться в следующих формах: база данных, редуцированная в соответствии с условиями запроса; текстовый файл или распечатка описаний, удовлетворяющих запросу.

5.4.8. Справочный аппарат к базам данных НТД архива реализуется в виде базы данных (метабазы), содержащей описание имеющихся в архиве баз данных. В метабазе содержатся сведения по каждой автономной базе данных — название БД, перечень ее реквизитов, уровень (уровни) единицы (единиц) описания, текущий объем в записях и/или в мегабайтах, указание на СУБД или язык программирования, использованных для создания базы данных.

  1. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НТД

    1. Понятие и правовые основы комплектования архива

научно-технической документацией

6.1.1. Комплектование архива научно-технической документацией (НТД) – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем.

Комплектование архива НТД включает следующие основные виды работ: опреде-ление источников комплектования архива НТД; определение состава НТД, подлежащей постоянному хранению в архиве;  организация приема-передачи НТД в архив.

6.1.2. Правовой основой комплектования архива НТД служат законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, распорядительные и нормативные документы Федеральной архивной службы России, распорядительные и нормативные акты органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, договоры (соглашения) с собственниками архивных документов.

6.1.3. На основе законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации в случаях, определенных Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации и настоящими Правилами, архив может осуществлять отдельные виды работ по комплектованию на платной основе.

6.2. Определение источников комплектования архива НТД

6.2.1. Источниками комплектования архива НТД являются научно-исследователь-ские, проектные, конструкторские, технологические организации, научно-производствен-ные (научно-технические) и производственные объединения, промышленные предприя-тия, учебно-научные комплексы (академии, вузы), научные фонды, а также физические лица (граждане), в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Рос-сийской Федерации.

Организации, хранящие НТД Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к государственной собственности, в соответствии с установленными критериями (см. п. 6.2.2.) относятся к источникам комплектования архива в обязательном порядке.

Организации частной и иных форм собственности, а также физические лица могут стать источниками комплектования архива на добровольной основе после изучения состава и содержания их документального фонда архивом на основании соглашения (договора).

6.2.2. Отнесение организаций всех форм собственности к источникам комплек-тования архива осуществляется на основе следующих основных критериев: роль орга-низации в научно-техническом процессе и общественном разделении труда; масштаб деятельности организации; оригинальность и новизна произведенной научно-технической продукции (услуг); степень разносторонности и/или комплексности научно-технической деятельности; уровень научно-технического влияния организации и степень обществен-ного признания её деятельности; соответствие организации профилю комплектования архива.

Определение состава физических лиц, документы личного происхождения которых могут быть приняты на хранение в архив, осуществляется на основании критериев, изложенных в Основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации.

6.2.3. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками организаций и физических лиц – источников комплектования архива.

Списки составляются на основе упомянутых критериев (см. п. 6.2.2.), а также в соответствии с утверждаемыми Федеральной архивной службой России документами о порядке распределения между государственными архивами организаций – источников комплектования Архивного фонда Российской Федерации (приложения NN 20-21).

Организации частной и иных форм собственности, в деятельности которых создает-ся только НТД Архивного фонда Российской Федерации вносятся в список источников комплектования того архива, с которым у них заключено соответствующее соглашение (договор).

При составлении списка – источников комплектования архива изучаются уставы (положения) организаций, свидетельства об их аттестации и/или аккредитации государст-венными органами управления наукой, нормативные документы об установлении их особого государственного статуса; проводятся первичные обследования организаций. Результаты первичного обследования оформляются справкой, в которой определяется целесообразность или нецелесообразность включения организации (индивидуального предпринимателя) в список источников комплектования архива. Справка составляется в трех экземплярах и представляется на рассмотрение ЭПК федерального архива или органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации. При рассмотрении вопроса о включении в список источников комплектования организаций, хранящих НТД только негосударственной части АФ РФ, к справке прилагаются проекты соглашений (договоров) с ними об их добровольном согласии передавать документы в архив.

6.2.4. При составлении списка физических лиц – источников комплектования архива изучают сведения о жизни и деятельности потенциальных фондообразователей, их роли и месте в той или иной области науки и техники, проводится ознакомление с составом и содержанием документов личного происхождения. Результаты ознакомления оформляются экспертным заключением, в котором определяется целесообразность или нецелесообразность включения физического лица в список источников комплектования архива. Экспертное заключение составляется в двух экземплярах и представляется на рассмотрение ЭПК федерального архива или органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации вместе с проектом соглашения (договора) между фондообразователем (его наследником) и архивом об условиях передачи документов личного происхождения в состав Архивного фонда Российской Федерации. При заключении соглашения (договора) архив должен ограничивать возможность поступления документов, не подлежащих постоянному хранению.

6.2.5. Списки в установленном порядке рассматриваются ЭПК федерального архива и ЭМК государственного архива субъекта Российской Федерации и представляются для согласования в ЦЭПК при Федеральной архивной службе России (для федеральных архивов) и ЭПК органа управления архивным делом соответствующего субъекта Российской Федерации (для остальных архивов). Государственные архивы, чьи источники комплектования расположены на территории двух и более субъектов Российской Федерации, согласовывают списки с архивными органами этих субъектов. После согласования списки утверждаются директором архива.

6.2.6. По мере выявления новых источников комплектования архив составляет дополнение к спискам (по форме основного списка) со ссылкой в графе “примечание” на дату и номер протокола ЭПК соответствующего архивного органа. При исключении организаций и физических лиц из списков источников комплектования в графе “примечание” делается ссылка на решение соответствующей ЭПК с обоснованием принятого решения, порядковый номер и индекс организации по списку остаются свободными. Порядок оформления внесения изменений в список источников комплек-тования аналогичен порядку оформления списков источников комплектования, изложен-ному в п.6.2.5.

Основаниями для исключения организаций и физических лиц из списков источников комплектования являются: ликвидация или преобразование организации, приводящее к утрате ею статуса самостоятельного юридического лица; изменение профиля деятельности организации и прекращение создания ею НТД постоянного хранения; расторжение соглашений (договоров) негосударственными организациями и физическими лицами о передаче документов в состав Архивного фонда Российской Федерации; завершение процесса передачи документов в состав Архивного фонда Российской Федерации государственной собственности из негосударственной организации – правопреемника государственной структуры, не относящейся по совокупности критериев к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации или не желающей на основе соглашения (договора) стать его источником комплектования; передача организаций под организационно-методический контроль других государственных архивов; изменение административно-территориального устройства Российской Федерации.

Исключение источников комплектования из списков производится только после приема всех созданных в их деятельности и сохранившихся документов постоянного хранения в архив. Предложения об исключении юридических и физических лиц из списка оформляются в виде справки и рассматриваются на заседании соответствующей ЭПК.

6.2.7. Решения о включении в списки новых и исключении из списков действующих источников комплектования доводятся до заинтересованных организаций и лиц в месяч-ный срок. В конце года в случае включения новых или исключения действующих источ-ников комплектования в итоговую запись о количестве внесенных в списки организаций, индивидуальных предпринимателей и физических лиц к 1 января следующего за данным года вносятся необходимые изменения. Пересмотр и переутверждение списков источни-ков комплектования осуществляется в порядке, установленном «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации».

6.2.8. В целях перспективного комплектования архив ведет картотеки учета возмож-ных источников комплектования (приложение N 22). В картотеку учета возможных источников комплектования вносятся намеченные к изучению, но еще не обследован-ные организации,

физические лица до заключения с ними соглашения (договора) о передаче на

постоянное или временное (депозитарное) хранение в архив.

В эту же картотеку вносятся организации-заказчики, эксплуатационные организации, в документальных фондах которых могут концентрироваться комплекты, виды и разновидности НТД, не сохранившиеся в виде подлинников или юридически заверенных копий у источников комплектования архива.

6.3. Экспертиза ценности НТД

Отнесение НТД государственной собственности к составу Архивного фонда Рос-

сийской Федерации производится на основании экспертизы ее ценности.

Экспертиза ценности НТД - это изучение НТД по научным исследованиям/приклад-ным разработкам, созданной в процессе научной, научно-технической и производствен-ной деятельности организаций, на основании критериев ее ценности. Цель экспертизы ценности НТД - определение состава, сроков хранения и отбора НТД на постоянное хранение в федеральных архивах и государственных архивах субъектов Российской Федерации.

6.3.1. Отнесение НТД государственной собственности к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения общих и специальных критериев выбора тематики научных исследований/прикладных разработок и экспертизы ценности НТД по ним.

6.3.1.1. Принцип историзма предполагает отбор НТД, отражающей объективные за-кономерности развития науки и техники в различные периоды истории общества. При системной и целостной оценке НТД учитывается значение и место каждого научного исследования/прикладной разработки в системе всех научных исследований/разработок по определенной проблематике, а также место и роль каждого документа в составе имеющегося документного комплекса по исследованию/разработке.

При экспертизе НТД на машинных носителях применяется также принцип целесооб-

разности сохранения информации на нетрадиционных носителях в качестве ";памятни-ков эпохи";.

6.3.1.2. К общим критериям относятся критерии происхождения, содержания и внешних особенностей НТД.

6.3.1.3. Из специальных критериев - для оценки проблематики (тематики) научных исследований и прикладных разработок применяются критерии: значимости проблем (тем), проектов объектов градостроительной деятельности и строительства, изделий (промышленного производства, программных продуктов) и технологий (на момент их разработки) для развития экономики в целом и для конкретной ее отрасли; степени новизны, уникальности и оригинальности решения проблемы в конкретной отрасли науки, техники, строительства, производства; экономической эффективности внедрения результатов исследования, технической идеи; фундаментальности научных ис-следований и прикладных разработок; степени отражения уровня (мирового, отечест-венного) развития науки и техники в исследовании, проекте объекта строительства или изделии промышленного производства, а также в технологии его изготовления (до-полнительно для оценки: работ в области архитектуры и строительства - сочетание индивидуальных и/или типовых решений, общепринятых и национальных подходов, степень реконструкции объектов, специфика геологических и гидрологических условий; для изделий промышленного производства - степень унификации, модификации, массовость, серийность, уникальность производимых изделий, их техническая эстетич-ность и уровень надежности; для технологических проектов и процессов – степень ме-ханизации и автоматизации при изготовлении изделий промышленного производства; для АС/БД - уровень автоматизации технологии функционирования АС/БД, предполагающей сведение до минимума смешанных и традиционных бумажных технологий, оригинальность различных видов обеспечения, в т.ч. программного обеспечения).

С целью формализации работы по оценке результатов научных исследований и при-кладных разработок применяются комплексные критерии общественного и коммерче-ско-технического признания полезности результатов исследований и разработок (при-суждение им международных, государственных, региональных и именных премий и наград; премий международных, государственных, общественных и частных фондов; выдвижение на соискание премий; демонстрация на международных, общегосударст-венных и региональных выставках и ярмарках; выполнение разработок и исследований по международным программам, межгосударственным и совместным корпоративным проектам; их патентно-коммерческая ценность).

6.3.1.4. По результатам работы составляются ";Перечни проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение"; (приложение N 23). В примечании к Перечню указывается срок передачи НТД на постоянное хранение. (С 1994 г. установлены следующие сроки временного хранения в СТД/СНТД: для научной, технологической и патентной документации - в течение 10 лет; для конструкторской документации - в течение 15 лет; проектной документации по строительству - в течение 25 лет; для документов на машинных носителях и телеметрической документации - в течение 5 лет; для кино- фото- фонодокументов и видеофонограмм, входящих в состав НТД, сроки, определенные для соответствующих видов НТД. По согласованию с гос. архивами названные сроки могут уменьшаться или увеличиваться).

6.3.1.5. Из специальных критериев экспертизы состава НТД по всем видам исследо-ваний и разработок применяются критерии: стадийности (этапности) исследований и разработок и их документирования, соответствия видов и разновидностей документов определенным стадиям (этапам) исследований и разработок, степени их информатив-ности и отражения в них реально существующего явления или объекта; особенностей документирования разработок в зависимости от организации финансирования.

С учетом данных критериев, НТД по международным программам, уникальным яв-лениям, открытиям и проектам, памятникам архитектуры, отечественного градостроения и садово-паркового искусства, индивидуального и массового жилищно-гражданского строительства (ввиду их длительного практического значения), а также по научной тематике, проектам изделий промышленного производства, технологическим процессам и объектам строительства, выполненным для зарубежных стран, отбирается на постоянное хранение в возможно более полно сохранившемся объеме.

НТД по незавершенным (в том числе, прерванным из-за недостатка финансирования) проектам изделий промышленного производства, технологическим процессам и объектам строительства подвергается экспертизе ценности на общих основаниях.

6.3.1.6. По выбранным исследованиям и разработкам НТД отбирается на постоянное хранение в подлинниках (либо - на правах подлинника) на любом носителе информации, в объеме, оптимально отражающем сущность зафиксированных в ней явлений, реальные объекты, изделия и технологические процессы.

6.3.1.7. НТД на бумажном носителе, выполненная с применением ЭВТ, должна соответствовать требованиям ГОСТ 2.ОО4-88*, ГОСТ 7.32-2ОО1 и ГОСТ 6.4.10-84*.. Микрофильмы НТД на правах подлинника и порядок замены ими подлинников НТД на бумажном носителе должны соответствовать требованиям ГОСТ 13.1.1О1-93, а НТД на магнитном носителе - ГОСТ 28388-89 и ГОСТ 6.4.10-84*.

6.3.1.8. При экспертизе ценности электронной НТД (ЭлНТД), а также распределен-ной документированной научной и технической информации (РДНТИ) АС/БД при-меняются критерии: степени ценности, достаточности, однозначности и непротиворе-чивости информации ЭлНТД, электронных программных документов (ЭлПД) и РД-НТИ по научному исследованию или прикладной разработке и отражения в ней сущности открытого явления, спроектированного или реально существующего объекта; способности информационной базы АС/БД к выполнению функций хранения, вос-произведения результирующих (а в случае необходимости - и исходных) данных по выбранной научной тематике или прикладной разработке и взаимодействия с другими подсистемами по обеспечению этой функции; подлинности ( на уровне отбора оригина-лов и подлинников ЭлНТД/ЭлПД и РДНТИ по поколениям записи документированной информации, с учетом: качества, максимальной сохранности информации и ее носителя; возможности защиты информации; авторства, наличия электронной цифровой подписи или/и идентификационных знаков видных ученых и специалистов, сертификатов средств электронной цифровой подписи и ключа подписи, самих ключей подписи); времени, места и адресности создания ЭлНТД/РДНТИ; соответствия информации ЭлНТД/ЭлПД и РДНТИ этапу исследования или стадии прикладной разработки; возможности агрегирования распределенной документированной научной/технической информации при решении конкретных задач автоматизированной обработки информации в гибких производственных системах (ГПС) и интегрированных производственных комплексах (ИПК) или самостоятельно функционирующих АС/БД; комплектности ЭлНТД/РДНТИ и их базового + специального программного обеспечения; обеспечения совместимости программного и технического обеспечения принимаемых на хранение ЭлНТД/РДНТИ; готовности ЭлНТД, ЭлПД и РДНТИ к их трансляции по каналам связи; вариантности решений и записи информации (с отбором утвержденного, соответствующим образом оформленного варианта, и, дополнительно одного или нескольких вариантов, содержащих неповторяющуюся принципиально ценную инфор-мацию об исследовании или разработке); дублетности конкретных видов и разновид-ностей ЭлНТД, а также РДНТИ по АС/БД, принимаемых от разных источников ком-плектования.

НТД в машиночитаемой форме принимается на хранение в федеральные и государ-ственные архивы субъектов Российской Федерации, как правило, в случае, если содер-жащаяся в ней информация имеет научно-историческую значимость и не повторяется в документах на традиционных носителях. Прием НТД в машиночитаемой форме при наличии одноименной документированной информации на иных носителях возможен при условии соответствующей договоренности между федеральным архивом, государ-ственным архивом субъекта Российской Федерации и организацией-источником комплектования.

6.3.1.9. Результаты работы по экспертизе ценности НТД по выбранным научным исследованиям и прикладным разработкам оформляются описями единиц хранения НТД постоянного хранения, описями единиц хранения НТД временного срока хранения и актом о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей хранению. Акт и описи представляются на рассмотрение, согласование и утверждение в установленном порядке. НТД, подлежащая уничтожению, передается на переработку и снимается с учета в установленном порядке.

6.3.2. Экспертиза ценности и отбор НТД на постоянное хранение проводится на ос-нове нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, министерств и ведомств, а также настоящих Правил. При экспертизе НТД руководствуются типовыми, примерными и отраслевыми перечнями документов со сроками хранения, а также Федеральными законами и стандартами, регламентирующими стадийность, состав, содержание и оформление технической документации.

В связи с тем, что стадии разработок и состав НТД по ним в различные периоды развития науки и техники менялись, при экспертизе НТД по НИР и НТР применяют, в качестве обязательных, соответствующие нормативные документы: при передаче в государственные архивы НТД, созданной до 1970 г. включительно, применяется ";Пе-речень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные ар-хивы СССР"; (М., 1969 г.); при проведении экспертизы ценности НТД, созданной в 1970-1997 гг., применяются ";Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации."; (М., 1987г.), Перечень научно - технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР."; (М., 1998) и ";Перечень типовых документов, образующихся в деятельности

госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприя-тий, с указанием сроков хранения";. (М., 1989). Кроме перечисленных перечней реко-мендуется применение «Перечня документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» (М., 1973) и действующих отраслевых перечней документов.

Сроки хранения отдельных категорий НТД, не вошедших в Перечни, устанавли-ваются в правовых и нормативных актах, согласованных с Федеральной архивной службой России или на основании специального решения ЦЭПК при Росархиве.

6.3.3. Документы, отложившиеся в архивах до 1922 г. включительно, к уничтожению не выделяются. Уничтожение документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется в установленном порядке с разрешения Федеральной архивной службы России.

6.3.4. Экспертиза ценности НТД проводится: в службах технической (научно-техни-ческой) документации организаций (СТД/СНТД) при подготовке НТД для передачи на постоянное хранение в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации - постоянно действующими экспертными комиссиями (ЭК) организаций с привлечением ученых, разработчиков научной и прикладной проблематики и специа-листов федеральных архивных учреждений и архивных учреждений субъектов Россий-ской Федерации; в федеральных и государственных архивах субъектов Российской Федерации - в случаях поступления ее в неупорядоченном состоянии; по фондам содержащим значительное число дублетных и малоценных документов, в процессе переработки описей.

6.4. Восполнение отсутствующей в документальных фондах

организаций НТД постоянного хранения

6.4.1. При необнаружении в фондах организаций – источников комплектования от-дельных комплектов или их частей, видов и разновидностей НТД, относящихся к проек-там (объектам), отобранным на постоянное хранение, архив предпринимает меры для восполнения отсутствующей НТД. Процесс восполнения отсутствующей НТД посто-янного хранения предусматривает их целевой поиск и инициативное документирование

Целевой поиск заключается в: выявлении у организаций-заказчиков научно-иссле-довательских, проектно-изыскательских и конструкторско-технологических работ, экс-плуатационных организаций, головных организаций (генпроектировщиков) по научно-

техническим работам, федеральных и региональных органов научно-технической ин-формации соответствующих комплексов НТД; выяснении юридических условий пере-дачи НТД заказчикам (эксплуатационным организациям); подготовке инициативных документов с предложением заказчикам (эксплуатационным организациям) передать в архив подлинные или копийные комплекты НТД.

При обнаружении отсутствующей в документальных фондах организаций – источников комплектования архива НТД постоянного хранения во владении юридических и / или физических лиц, не являющихся заказчиком работ, головной или

эксплуатирующей организацией и не связанных с разработчиком договором об оказании научно-технических услуг, архив предлагает передать её на постоянное хранение. В случае отказа владельца от передачи НТД на постоянное хранение архивом совместно с соответствующим органом управления архивным делом предпринимаются меры по ее изъятию в судебном порядке.

6.4.2. При отсутствии в документальных фондах организаций НТД постоянного хранения, созданной по заказу и/или при участии организаций стран, входящих в СНГ, архив на основе соответствующего межгосударственного соглашения обращается в государственные архивы соответствующих стран СНГ с предложением о передаче копийных комплектов отсутствующей НТД в Российскую Федерацию.

6.4.3. Комплектование архива НТД российского происхождения, находящимися за пределами Российской Федерации, имеющими значение для России осуществляется в соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации».

6.5. Упорядочение научно-технической документации

6.5.1. Упорядочение НТД осуществляется силами и за счет средств организаций – источников комплектования архива. Допускается проведение упорядочения НТД архивом на договорной основе за счет средств сдатчика документов.

6.5.2. В исключительных случаях архив осуществляет упорядочение НТД собст-венными силами и за счет собственных средств и/или средств федерального бюджета (бюджета субъектов Российской Федерации):  при обнаружении НТД ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников и вышестоящих организаций, после прекра-щения деятельности ликвидационных комиссий и отсутствии средств на счетах ликвиди-рованной организации;  при поступлении НТД российского происхождения в порядке реституции в необработанном виде;  при передаче негосударственной организацией права собственности на НТД постоянного хранения, находящейся на временном хранении в архиве, государству и необходимости дополнительной ее экспертизы ценности.

6.5.3. Упорядочение научно-исследовательской (научной), конструкторской, техно-логической, проектной и иной технической документации производится в соответствии с «Основными правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях», утверждаемыми Федеральной архивной службой России. Упорядочение патентной документации (заявочной документации на объекты промышленной собственности и селекционные достижения) осуществляется в соответствии с инструкциями, разрабатываемыми федеральным специализированным архивом НТД.

При упорядочении электронной НТД необходимо следовать требованиям соответ-ствующих государственных стандартов и иных общероссийских нормативных актов по работе с документами на машинных носителях данных.

6.6. Организация приема-передачи НТД на хранение в архив

6.6.1. Архив осуществляет прием НТД на постоянное хранение:  организаций и физических лиц, включенных в списки источников комплектования, на основании годовых планов работы; оперативных планов-графиков упорядочения и подготовки НТД к передаче на постоянное хранение; договоров с негосударственными организациями о передаче НТД на постоянное и временное (депозитарное) хранение; вступивших в законную силу решений о ликвидации (прекращении деятельности) организаций, не имеющих вышестоящих организаций или правопреемников;  организаций и физических лиц, не включенных в списки источников комплектования архива, на основании обращения их ликвидационных комиссий или учредителей, владельцев документов или их наследников после оценки архивом состава и содержания хранящейся НТД.

6.6.2. НТД, относящаяся к составу Архивного фонда Российской Федерации, государственной собственности, принимается на постоянное хранение в виде подлинни-ков, микрофильмов-подлинников или заменяющих их копий.

НТД Архивного фонда Российской Федерации государственной собственности при-нимается в архив на постоянное хранение в сроки, определенные федеральным законодательством по архивному делу, а также соглашениями (договорами) между Федеральной архивной службой России и отдельными федеральными органами исполнительной власти и организациями, для которых установлены депозитарные сроки ведомственного хранения документов.

Примечание. В порядке, определенном «Основными правилами работы государст-венных архивов Российской Федерации», допускается прием НТД, не относящейся к со-ставу Архивного фонда России, на временное хранение до истечения его сроков в случае ликвидации организации любой формы собственности без правопреемника и вышестоя-щего органа управления, наличия в ее документальном фонде документов с неистекшими к моменту ликвидации по типовому и ведомственным перечням сроками хранения.

6.6.3. НТД Архивного фонда Российской Федерации государственной собственности

может быть передана на постоянное хранение в архив досрочно, по договоренности организации-сдатчика и принимающего архива, а также в случаях ликвидации или приватизации организации при отсутствии правопреемника и вышестоящего органа, нахождения документов в бесхозяйственном состоянии, отсутствия возможностей дальнейшего хранения НТД в источнике комплектования вследствие чрезвычайного происшествия.

6.6.4. Сроки временного хранения НТД Архивного фонда Российской Федерации государственной собственности в организациях-источниках комплектования архива могут быть продлены. Продление сроков осуществляется по мотивированной просьбе администрации и ЭК организаций, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации государственной собственности, связанной с необходимостью длительного практического использования НТД.

Федеральные архивы и специализированные государственные архивы НТД субъек-тов Российской Федерации при обоснованности этих просьб самостоятельно дают разрешение источникам комплектования на продление сроков временного хранения НТД.

Государственные архивы субъектов Российской Федерации общего профиля подготавливают предложения о продлении сроков временного хранения НТД источников комплектования на рассмотрение соответствующего органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

Максимальный срок продления, как правило, не должен превышать 10 лет.

6.6.5. От организаций частных и иных форм собственности НТД может принимать-ся в архив на постоянное хранение в сроки, установленные соглашениями (договорами), актами дарения, завещаниями и иными правовыми документами с передачей права собст-венности государству, а также на временное (депозитарное) хранение без передачи прав собственности.

Не допускаются любые формы приема НТД, приводящие к раздроблению единого архивного фонда и передаче НТД, создающейся в деятельности одного и того же юриди-ческого или физического лица, если это не обусловлено договором, актом дарения, заве-щанием и иными законными волеизъявлениями собственников НТД, в разные архивы.

6.6.6. НТД организаций-источников комплектования принимается в архив в упоря-доченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на уникальные и особо ценные документы.

Прием НТД на бумажной основе и в виде микрофильмов–подлинников от организа-ций хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации всех форм собствен-ности, на постоянное хранение осуществляется по описям единиц хранения, утвержден-ным ЭПК федерального архива или органа управления архивным делом субъектов Рос-сийской Федерации с предварительной проверкой готовности НТД к передаче на хране-ние в архив.

Примечание. При нахождении архива в ином населенном пункте, чем источник комплектования, проверка готовности не осуществляется.

В процессе проверки готовности НТД, осуществляемой непосредственно в органи-зациях-источниках комплектования, устанавливается: полнота сохранности НТД, вклю-ченной в описи (опись) единиц хранения, ее физическое состояние, качество упорядо-чения и оформления дел, полнота и комплектность учетно-справочных документов.

При отсутствии единиц хранения, включенных в опись (описи) НТД постоянного хранения, организация обязуется составить акт о необнаружении НТД, подлежащей передаче на постоянное хранение (приложение N 24). При выявлении недостатков в физическом состоянии НТД организация обязуется составить акт о неисправимых повреждениях НТД постоянного хранения применительно к документам с нечитаемой и невосстановимой информацией (приложение N 25) и ведомость дефектов НТД, передаваемой на постоянное хранение, включающую список НТД с исправимыми повреждениями текста и основы документа, требующими его реставрации, ремонта и/или санитарно-гигиенической обработки, а также единиц хранения НТД, нуждающихся в техническом переоформлении (приложение N 26).

6.6.7. После проверки готовности НТД к передаче на постоянное хранение органи-зация-сдатчик устраняет выявленные в ее ходе недостатки или по договору эту работу осуществляет архив. Акты о не обнаружении единиц хранения НТД, подлежащих переда-че на постоянное хранение и о неисправимом повреждении единиц хранения НТД (доку-ментов), согласовываются ЭПК федерального архива или органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации и утверждаются руководством (председателем ликвидационной комиссии) передающей организацией или индивидуальным предпри-нимателем.

После утверждения актов о необнаружении или неисправимом повреждении НТД единицы хранения исключаются из описи, а неисправимо поврежденные документы – из единиц хранения. В графе “примечание” описи против заголовка описательной статьи каждой исключенной единицы хранения делается отметка “выбыла” и составляется новая итоговая запись к описи. После изъятия неисправимо поврежденных документов в графу описи “количество листов” вносятся уточненные данные, пересоставляются лист-заверитель и внутренняя опись единицы хранения НТД, содержащей графическую документацию.

6.6.8. Прием НТД осуществляется архивом поединично каждого физически обособленного тома с текстовой документацией и полистно, в соответствии с внутренней описью, единиц хранения, содержащих непереплетенную графическую документацию.

В процессе приема НТД представитель архива проверяет соответствие описательных статей описей элементам описания единицы хранения на обложке тома и листу-заверителю единицы хранения; наличие и полноту оформления внутренних описей единиц хранения НТД, содержащей непереплетенную графическую документацию; физическое состояние НТД; скрепление и размещение документов внутри единиц хранения (переплет, правильность расположения калек в соответствии с внутренней описью, описью чертежей или спецификацией; наличие конвертов с документами, прикрепленных к внутренней обложке единиц хранения); полноту наличия единиц хранения и учетно - справочных документов (исторических справок, описей единиц хранения, перечней проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит постоянному хранению); комплектность микрофильмов и аудиовизуальных документов, относящихся к научно-техническим разработкам.

Если определение готовности НТД к передаче непосредственно в организации-источнике комплектования не производилось, то виды работ, указанные в п.п. 6.6.6 и 6.6.7 настоящих правил, осуществляются в процессе их приема представителем передающей стороны или по договору с ней архивом.

Примечание.Проведение этих работ на безвозмездной основе производится архивом при приеме НТД ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников и/или вышестоящего органа управления, при условии окончания работы и прекращения финансирования деятельности ликвидационной комиссии.

6.6.9. При обнаружении в процессе приема НТД единиц хранения, не относящихся (ошибочно включенных) к составу данного фонда или к профилю комплектования данного архива, составляется акт, утверждаемый директором архива (приложение N 27). Единицы хранения, включенные в акт исключаются из описи, итоговая запись к описи пересоставляется.

6.6.10. Прием на постоянное хранение НТД в виде микрофильмов – подлинников осуществляется поединично каждого обособленного рулона после их воспроизводства на аппаратных средствах архива и проверки соответствия описательных статей описи элементам описания единицы хранения в начальном фрагменте микрофильма и листа - заверителя единицы хранения в конечном фрагменте микрофильма, относящегося к данному тому; наличия и полноты оформления внутренних описей единицы хранения НТД, содержащей непереплетенную графическую документацию; наличия всех единиц хранения, включенных в опись и соответствия последовательности расположения отдельных единиц хранения внутри рулона микрофильма порядку их систематизации в описи; наличия учетно - справочного аппарата (перечня проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение; перечня документов-подлинников, подлежащих микрофильмированию для замены микрофильмами-подлинниками НТД; описи единиц хранения НТД в виде микрофильма); наличия установленного количества дубликатов микрофильмов.

6.6.11. Прием на постоянное хранение аудиовизуальных документов, входящих в состав соответствующих комплектов НТД на пленочных носителях, осуществляется в соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов Российской Фе-дерации».

6.6.12. Прием на постоянное хранение уникальной НТД осуществляется с полистной проверкой единиц хранения, документных и недокументных вложений, средств удостоверения (печатей, штампов, скреплений) и оформления НТД, целостности и неповрежденности материального носителя документов, характера ранее проведенного ремонта и/или реставрации вместе со страховыми копиями по соответствующей описи единиц хранения.

6.6.13. Прием на постоянное хранение особо ценной НТД осуществляется с полистной проверкой единиц хранения по описям особо ценных единиц хранения вместе со страховыми копиями дел.

6.6.14. Прием НТД, предусмотренной п. 6.6.6 настоящих правил на постоянное хранение, оформляется актом приема-передачи единиц хранения НТД на постоянное хранение (приложение N 28).

К акту приема-передачи прилагается ведомость дефектов. Акт приема-передачи со-ставляется в двух экземплярах, подписывается представителем архива, принимавшего НТД, и представителем организации ее передававшим. Акт приема-передачи утверж-дается руководителем организации, а затем директором архива. Первый экземпляр акта приема-передачи остается в деле фонда в архиве, второй экземпляр передается орга-низации.

Примечание.При приеме НТД ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, и находящейся в бесхозяйном состоянии, а также созданной архивом в порядке инициативного документирования акт приема-передачи составляется в одном экземпляре и утверждается директором архива.

6.6.15. Прием электронной НТД на постоянное хранение производится только после технической проверки ее состояния в организации и определения степени ее готовности к передаче на постоянное хранение.

При обнаружении в процессе технической проверки фактов утраты части единицы описания электронной НТД или группы НТД, утраты или искажения отдельных элементов записи информации НТД, включенной в описи файлов постоянного хранения, организация обязуется составить акт о невосстановимой утрате информации (приложение N 29). Акт о невосстановимой утрате информации, относящейся к электронной НТД, согласовывается ЭПК федерального архива или органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации и утверждается руководством передающей организации.

Прием на постоянное хранение электронной НТД осуществляется по физически обособленным носителям информации (кассете с магнитной лентой, магнитооптическому диску, оптическому диску и т.п.) после их воспроизводства на компьютерных устройствах архива и проверки соответствия описательных статей описи файлов НТД реальному содержанию записи информации на носителе; полноты наличия записей, составляющих единицы описания электронной НТД; возможности полного ввода-вывода информации с помощью передаваемых сдатчиком программных средств; полноты и комплектности предусмотренными государственными стандартами сопроводительной документации; соответствия распечаток на бумажных носителях характеристик файлов, относящихся к каждой единице описания НТД, фрагментам визуальной информации, выводимым на дисплей компьютера.

Прием электронной НТД на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи информационных массивов и программных средств на постоянное хранение (приложение N 30) , актом технической проверки состояния информационных массивов и программных средств (приложение N 31). Процесс составления и утверждения актов приема-передачи соответствует порядку, изложенному в п. 6.6.14 настоящих правил. Акт технической проверки составляется в трех экземплярах, подписывается сотрудником, осуществлявшим прием электронной НТД, утверждается директором архива и руководителем передающей организации. Один экземпляр акта передается организации-сдатчику, остальные хранятся в архиве (в деле фонда и в службе, эксплуатирующей средства вычислительной техники).

6.6.16. Прием НТД на бумажной основе и в виде микрофильмов-подлинников от организаций частных и иных форм собственности на временный (депозитарный) срок с сохранением права собственности за организацией осуществляется по описям единиц хранения.

Прием НТД производится на основе п.п. 6.6.6 и 6.6.8 настоящих правил, с учетом следующих изменений:  полнота оформления внутренних описей и правильность скреп-ления и размещения документов внутри единиц хранения не проверяется;  в ведомость дефектов включаются только единицы хранения, требующие санитарно-гигиенической обработки;  исторические справки не представляются;  в процессе дооформления дел их переплет не производится; комплектность микрофильмов и аудиовизуальных документов, относящихся к научно-техническим разработкам, не проверяется.

Прием НТД оформляется актом приема-передачи единиц хранения (приложение N 28). К акту приема-передачи прилагается ведомость дефектов (см. приложение N 26). Акт приема-передачи составляется и утверждается в порядке, предусмотренном п. 6.6.14 на-стоящих правил.

6.6.17. Прием НТД, созданной архивом в процессе инициативного документиро-вания осуществляется в соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации».

6.6.18. Прием НТД российского происхождения, поступившей в архивы из-за рубежа, осуществляется по описи или аналогичному ей учетно-справочному документу, составленному архивным учреждением зарубежного государства или самим архивом (для поступившей в необработанном виде), в соответствии с п. 6.6.8 настоящих правил, с учетом следующих изменений:  проверяется наличие в описи аннотационных заголовков (переводов иноязычных заголовков) и их соответствие делопроизводственным заголовкам единиц хранения;  при отсутствии внутренних описей единиц хранения прием графиче-ской НТД осуществляется по описи чертежей, сводной спецификации и аналогичным им документам; при составлении ведомости дефектов отмечаются сформированные не по российским архивным правилам единицы хранения НТД. Прием НТД российского проис-хождения оформляется актом приема-передачи единиц хранения НТД на постоянное хранение (приложение N 28). Акт составляется в трех экземплярах, подписывается ответ-ственным хранителем фондов и утверждается директором архива. Первый экземпляр акта хранится в деле фонда в архиве, второй и третий экземпляры передаются соответст-вующим органам управления архивным делом и культуры, отвечающим за организацию работы по международному обмену культурными ценностями.

6.6.19.При приеме секретной НТД дополнительно к видам работ, предусмотренных п.п. 6.6.1 – 6.6.16 настоящих правил, осуществляется: проверка соответствия грифа сек-ретности и учетно-инвентарного номера единицы хранения НТД в описи грифу сек-ретности и учетно-инвентарному номеру на ее обложке (титульном листе); проверка целостности специальных печатей (пломб), скрепляющих текстовые тома НТД; проверка правильности нумерации листов при наличии в единицах хранения справок – заместителей и отсутствии в них отдельных документов.

6.6.20. При приеме НТД, предусмотренном п.п. 6.6.6, 6.6.10., 6.6.11 – 6.6.14, 6.6.16 настоящих правил, вместе с документами в архив передаются три экземпляра соответ-ствующих описей и один экземпляр перечня проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение.

При приеме НТД, предусмотренном п.6.6.15 настоящих правил, вместе с документа-ми в архив передаются три экземпляра соответствующих описей, два экземпляра (комплекта) сопроводительной документации (основной и страховой) и один экземпляр перечня объектов (проектов), проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение.

При приеме НТД, предусмотренном п. 6.6.19 настоящих правил, вместе с доку-ментами передаются три экземпляра соответствующих описей. При приеме НТД, пре-дусмотренным п. 6.6.20 настоящих правил, вместе с документами передаются три экземп-ляра соответствующих описей или аналогичных им учетно – справочных документов зарубежных государств.

6.7. Перераспределение НТД между архивами

6.7.1. Перераспределение НТД между архивами является следствием уточнения профиля их комплектования и оптимизации состава архивных фондов. Перераспределение производится: при отнесении организаций-источников комплек-тования одного архива к источникам комплектования другого архива;  для воссоздания целостности архивных фондов, части которых хранятся в разных архивах, и/или обнаружения непрофильной НТД, без передачи источников комплектования другому архиву.

6.7.2. Перераспределение НТД при передаче источников комплектования одного архива другому архиву осуществляется:  между федеральными архивами по решению Федеральной архивной службы России;  между федеральным архивом и государственным архивом субъекта Российской Федерации - по совместному решению Федеральной архивной службы России и органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации;  между государственными архивами субъекта Российской Федерации, по решению органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации;  между государственным архивом субъекта Российской Федерации и муниципальным архивом по решению органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации и органа местного самоуправления.

При передаче НТД из одного архива в другой составляется акт приема-передачи документов на хранение (см. приложение N 28) в двух экземплярах. Вместе с документами передаются три экземпляра соответствующих описей и один экземпляр перечня проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение. При полной передаче фонда одновременно с этим передаются дело фонда и наблюдательное дело организации –источника комплектования.

6.7.3. В целях воссоздания целостности архивных фондов непрофильные архивы, хранящие отдельные части фонда, включая секретную НТД, передают её в профильный архив, если это не противоречит порядку фондирования архивных документов, установленному «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации».

6.7.4. Обмен копиями НТД между государственными архивами России осущест-вляется на основе двухсторонних соглашений. Обмен копиями НТД с государственны-ми архивами стран-членов СНГ осуществляется на основе межгосударственных и многосторонних соглашений, заключенных в рамках СНГ. Обмен копиями НТД с архивами зарубежных государств, не входящими в СНГ, осуществляется на основе конвенций ЮНЕСКО и межгосударственных соглашений с учетом взаимного интереса сторон в восполнении отсутствующих частей (комплектов) НТД по научным темам, проектам капитального строительства, технологическим процессам, конструкторским разработкам, выполненным российскими организациями для зарубежных заказчиков и иностранными подрядчиками для внутрироссийских объектов.

6.8. Целевая экспертиза ценности НТД, хранящейся в архиве

6.8.1. Целевая экспертиза ценности НТД на стадии её хранения в архиве производится: по фондам, содержащим значительное количество не имеющей ценности НТД или повторяющуюся, дублетную и/или избыточную информацию; в процессе переработки описей; при передаче права собственности на НТД, принятую на временное или депозитарное хранение по условиям договора с негосударственной организацией или индивидуальным предпринимателем, государству.

6.8.2. Проведение целевой экспертизы ценности НТД осуществляется в соответствии с критериями, изложенными в п.6.3.5 правил, с учетом специфики их применения для соответствующих типовых групп НТД.

Экспертиза ценности НТД производится по группе фондов или коллекций конкретного архива, связанных между собой общностью предмета научно-технической деятельности, отраслью народного хозяйства или отраслью (подотраслью) науки и техники.

Экспертиза ценности НТД осуществляется в соответствии с рабочими инструкциями, памятками, руководствами, в которых отображается технология и методика ее проведения. Если целевая экспертиза ценности охватывает не более двух фондов (коллекций), допускается ее проведение без предварительного составления методических документов.

6.8.3. По решению Федеральной архивной службы России и/или архивных органов субъектов Российской Федерации по согласованной программе может проводиться междуархивная комплексная целевая экспертиза ценности НТД, хранящейся в разных государственных и муниципальных архивах, находящихся на территории одного субъекта Российской Федерации или населенного пункта.

6.8.4. По результатам целевой экспертизы ценности документов архив готовит решения: о выделении к уничтожению; о передаче НТД, не относящейся к составу данного фонда, в профильный для неё фонд; о передаче НТД, не относящейся к профилю комплектования данного архива, в другой архив. Эти решения оформляются актами, одновременно внесением необходимых изменений в описи единиц хранения НТД и другие учетные документы архива.

Акт о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей хранению, составляется раздельно по каждому фонду (коллекции) и по каждой типовой группе НТД, которая в соответствии с п. 5.3.1 настоящих правил включается в обособленные описи.

В акт о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей хранению, обособленно, под отдельным порядковым номером, включается каждая единица хранения научной, патентной и технологической документации. Проектная и конструкторская вносится по однородным группам (комплексам), объединяющим под одним порядковым номером НТД, относящуюся к конкретной части проекта или сборочной единице конструкторского изделия.

Каждая единица хранения секретной НТД, находившейся в организации на инвентарном учете, независимо от группы НТД, включается в акт под отдельным порядковым номером с указанием учетно-инвентарного номера и грифа секретности.

Акт о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей хранению, составляется в двух экземплярах, подписывается сотрудниками, производившими экспертизу ценности НТД, рассматривается ЭПК федерального архива или органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, а в установленных случаях - ЦЭПК при Федеральной архивной службе России. Он утверждается директором архива (в установленных случаях - ЦЭПК при Федеральной архивной службе России) и хранится в деле фонда (приложение N 9).

Акт приема-передачи НТД в другой архив составляется и утверждается в порядке, установленном п.6.1.7.4. «Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации».

Акт приема-передачи НТД из фонда (коллекции) в фонд (коллекцию) составляется и

утверждается в порядке, установленном п.4.4.1.5 «Основных правил работы государствен-ных архивов Российской Федерации».

В описи единиц хранения НТД против каждой выбывшей единицы хранения НТД в графе “Примечание” делается отметка о причинах выбытия дел (выделена к уничтоже-нию; передана в состав другого фонда, коллекции; передана в другой архив), с указанием номера и даты соответствующего акта. Если все единицы хранения исключены из описи на основании одного и того же акта, то ссылка на этот акт приводится в новой итоговой записи.

Прежняя итоговая запись к описи перечеркивается; в новой итоговой записи указывается: количество и порядковые номера выбывших единиц хранения; количество оставшихся в описи единиц хранения с указанием начального и конечного порядкового номера; должность, подпись ответственного за внесение изменений в опись сотрудника архива; дата переоформления описи.

Если из описи единиц хранения выделяется дублетная НТД, подлинник которой остается на хранении в составе другого фонда, вслед за заголовком исключенной единицы хранения делается отсылочная запись с указанием номера фонда, описи и единицы хранения по месту нахождения подлинника НТД.

6.9. Применение автоматизированных архивных технологий при

комплектовании архива НТД

6.9.1. Автоматизированные архивные технологии применяются при ведении списков источников комплектования Архивного фонда Российской Федерации; уточнении состава НТД, подлежащей хранению в архиве; целевой экспертизе ценности НТД на стадии её постоянного хранения в архиве.

6.9.2. В целях применения автоматизированных архивных технологий архив:  разрабатывает и заполняет унифицированные формы документов, пригодных для ввода в автоматизированные банки данных (АБД);  обеспечивает составление электронных версий описей единиц хранения НТД и актов о выделении НТД к уничтожению, не подлежащих хранению;  проводит оперативную замену (обновление) информации в АБД по мере получения уточняющих данных по соответствующим направлениям комплектования НТД.

6.9.3. Архив при наличии технических возможностей ведет списки организаций-источников комплектования и картотеки учета резервных и возможных источников комплектования в электронном виде. В этих целях:  разрабатывает предложения по созданию программного обеспечения для автоматизированного ведения списков источников комплектования и картотек;  по мере составления дополнений к спискам и исключения организаций из списка оперативно обновляет информацию АБД; при наличии модемных устройств подключается к компьютерным базам соответствующих органов государственного управления для получения оперативной информации об изме-нениях в статусе источников комплектования.

6.9.4. Применение автоматизированных архивных технологий в целях определения и уточнения состава НТД, подлежащей хранению в архиве, производится в соответствии с подразделом 6.3. настоящих правил.

6.9.5. Применение автоматизированных архивных технологий при проведении целевой экспертизы ценности НТД, хранящейся в архиве, предусматривает:  использование ведущихся в автоматизированном режиме разделов систематического или объектного каталогов для выявления дублирующихся групп, частей, видов и разновидностей НТД;  исключение из описей в автоматизированном режиме и внесение изменений в электронные версии описей единиц хранения НТД, связанных с оформлением результатов целевой экспертизы ценности НТД;  разработку предложений по созданию программного обеспечения выявления и группировки единиц хранения, относящихся к одним и тем же частям проекта или технологического процесса, сборочным единицам конструкторского изделия, и составления акта о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей хранению, с помощью группового метода описания; ведение электронных картотек единиц хранения НТД, исключенных из описей и переданных в состав других фондов данного архива, в другие архивы, организациям разработчикам и/или заказчикам научно-технических работ, а также эксплуатирующим организациям.

7.ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО И

КОНТРОЛЬ ЗА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ СЛУЖБ НТД И ДЕЛОПРОИЗ-ВОДСТВЕННЫХ СЛУЖБ ОРГАНИЗАЦИЙ

    1. Понятие и основные виды организационно-методического

руководства и контроля

7.1.1. Организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью служб НТД и делопроизводственных служб организаций - это комплекс взаимосвязанных мероприятий архива, направленных на обеспечение государственного учета и сохран-ности НТД, созданной и/или отложившейся в деятельности организаций - источников комплектования архива, и последующее комплектование ею Архивного фонда Россий-ской Федерации.

7.1.2. Архив в пределах предоставленных ему полномочий осуществляет следующие виды работ:  оказывает организационно-методическую помощь службам НТД и делопро-изводственным службам организаций по обеспечению сохранности, учету, развитию поисковых систем и информационных технологий, упорядочению, подготовке к передаче на постоянное хранение и использованию НТД, а также по разработке нормативно-методической базы их деятельности;  оказывает содействие в создании, развитии, совер-шенствовании деятельности НТД и делопроизводственных служб организаций; изучает и обобщает передовой опыт их работы; взаимодействует с экспертными комиссиями (ЭК) организаций; оказывает методическую помощь организациям при изменении формы их собственности и хозяйствования, правового режима и статуса; содействует повышению квалификации в области архивного дела и делопроизводства работников служб НТД, делопроизводственных служб, а также членов ЭК организаций;  осуществляет контроль за соблюдением архивного законодательства, установленных правил учета, хранения, комплектования и использования НТД, а также за организацией работы служб НТД и делопроизводственных служб организаций;  ведет государственный учет НТД Архивно-го фонда Российской Федерации, находящейся на временном хранении в организациях, проводит паспортизацию служб НТД; осуществляет учет работы с организациями по всем направлениям их архивной и делопроизводственной деятельности.

7.1.3. Архив может на платной основе оказывать методическое содействие службам хранения НТД и делопроизводственным службам организаций, не являющихся его источниками комплектования.

7.2. Организационно-методическое руководство деятельностью

служб НТД и делопроизводственных служб организаций,

хранящих документы государственной собственности

7.2.1. Организационно-методическая помощь службам НТД и делопроизводствен-ным службам.

Архив в области оказания организационно-методической помощи службам НТД и делопроизводственным службам организаций по обеспечению сохранности,, учету, развитию поисковых систем и информационных технологий, упорядочению, подготовки и передачи на постоянное хранение и использования архивных документов, а также по разработке нормативно-методической базы их деятельности: консультирует службы НТД и делопроизводственные службы организаций по всем вопросам их деятельности; оказывает методическую помощь организациям в подготовке проектов перечней проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит постоянному хранению, описей НТД постоянного хранения, описей особо ценных НТД, актов о выделении к уничтожению НТД, необнаружении или неисправимом повреждении НТД постоянного хранения; перечней НТД, подлежащих микрофильмированию для замены их микрофильмами-подлинниками; оказывает методическую помощь в подготовке положений о порядке передачи комплектов НТД заказчикам научно-технических работ, а также в подготовке нормативных и методических документов по работе с НТД в службах НТД и делопроизводственных службах организаций; содействует внедрению общеотраслевых нормативных и методических документов, межгосударственных и национальных стандар-тов по архивному делу и делопроизводству, а также общепринятых архивных технологий, обеспечивающих преемственность и совместимость государственной и ведомственных архивных служб;  оказывает консультативную помощь в разработке планов-графиков упорядочения, описания и приема-передачи НТД на постоянное хранение в архив.

7.2.2. Содействие в создании и совершенствовании деятельности служб НТД и делопроизводственных служб.

Архив в области создания, развития, совершенствования деятельности служб НТД и делопроизводственных служб организаций:  оказывает методическую помощь в подготовке проектов положений о службах НТД, службах делопроизводства организаций, положений о порядке архивного хранения НТД при отсутствии соответствующей службы, положения об объединенном архиве, хранящем все группы документов, стандарты предприятий по организации хранения НТД; при наличии в организациях обособленных

архивов для хранения секретной НТД, оказывает содействие в подготовке отдельных разделов положений о режимных органах, в которых отражаются особенности её учета и хранения; обращается к руководству организаций с обоснованиями необходимости создания в организациях служб НТД или объединенных архивов, хранящих все группы документов;  оказывает содействие в разработке проектов автоматизированных архивов, автоматизированных служб делопроизводства а или автоматизации отдельных участков деятельности этих архивов и организации документов в делопроизводстве;  при попытках ликвидации службы НТД без передачи её функций другим подразделениям организации и назначения ответственных за хранение и учет НТД лиц письменно предупреждает руководство организации о возможной уголовной или административной ответственности за уничтожение и/или повреждение НТД Архивного фонда Российской Федерации, а так-же ее бесхозяйное хранение; архив не реже чем раз в 5 лет проводит комплексный анализ деятельности служб НТД и делопроизводственных служб организаций и представляет соответствующую справку в вышестоящий орган управления архивным делом.

7.2.3. Взаимодействие с экспертными комиссиями организаций.

В процессе взаимодействия с экспертными комиссиями организаций – источников комплектования архив: оказывает методическую помощь в разработке положений об ЭК организаций и других нормативно-методических документов, регламентирующих их деятельность; оказывает методическую помощь в разработке документов, подлежащих рассмотрению ЭК организаций согласно положению о них;  взаимодействует с ЭК и техническими специалистами института при выборе наиболее значимых проблем (тем), проектов (объектов), технологических процессов для формирования соответствующих перечней и отборе на постоянное хранение комплексов НТД; содействует повышению квалификации членов ЭК в области архивного дела;  предлагает своих сотрудников для включения в состав членов ЭК наиболее значимых источников комплектования;  в необходимых случаях проводит совместные заседания с ЭК организаций;  периодически заслушивает по согласованию с вышестоящим органом управления архивным делом информации ЭК организаций по основным направлениям архивной и делопроизводственной работы, о ходе выполнения нормативных правовых документов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о совершенствовании работы с НТД, а также планов-графиков упорядочения, описания и приема-передачи НТД в архив.

7.2.4. Методическая помощь организациям при изменениях формы их собствен-ности и правового статуса.


Архив оказывает методическую помощь организациям при их приватизации, банкротстве, ликвидации и иных законодательно регулируемых изменениях формы собственности и хозяйствования, правового режима и статуса.

При приватизации организации архив:  подготавливает заключение о документах приватизируемой организации с предложениями о месте их дальнейшего хранения;  в случаях, определенных действующим законодательством, обеспечивает их прием на постоянное хранение.

При попытках незаконной приватизации документов государственной собственно-сти, а также рассредоточения (раздела) документального фонда между разными владель-цами (собственниками), незамедлительно информирует вышестоящие органы управления архивным делом.

При начале процедуры банкротства архив:  предупреждает арбитражного управляю-щего организации о недопустимости включения в состав продаваемого имущества документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также о необходимости их упорядочения и подготовки к передаче в архив;

 консультирует аппарат арбитражного управляющего по всем вопросам, связанным с работой архива организации и ее службы делопроизводства.

При ликвидации организации архив:  делегирует своих представителей в состав её ликвидационной комиссии, оказывает методическую и практическую помощь по упорядочению документов и их передаче в вышестоящий орган управления, правопреемнику, а в случаях, определенных действующим законодательством, в архив;

 при обнаружении фактов нарушения установленного порядка передачи архивных документов на дальнейшее хранение при ликвидации организации незамедлительно информирует об этом вышестоящий орган управления архивным делом.

7.2.5. Повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб.

Архив в области повышения квалификации работников служб НТД, делопроизводственных служб, а также ЭК организаций:  проводит стажировку и/или техническую учебу сотрудников служб хранения НТД и делопроизводственных служб непосредственно в архиве с проведением практических занятий по основным направлениям работы с НТД; проводит лекции и установочные методические занятия в организациях - источниках комплектования с представителями архивных и делопроизводственных служб, режимных органов, справочно-информационных фондов, научно-технических библиотек, проектных кабинетов и иных служб, ответственных за учет, хранение и использование НТД, а также с членами ЭК; организует постоянно или периодически действующие курсы повышения квалификации для представителей организаций или содействует в их направлении в институты (центры) повышения квалификации, архивные школы и курсы; проводит постоянные или периодически действующие совещания - семинары по комплексным или отдельным направлениям деятельности служб хранения НТД, делопроизводственных служб и экспертных комиссий организаций.

7.3. Контроль за деятельностью служб НТД и делопроизводственных

служб организаций, хранящих документы государственной

собственности.

7.3.1. Контроль за деятельностью служб НТД и делопроизводственных служб организаций архивом предусматривает:  оценку качества, рецензирование, подготовку к согласованию и утверждению, а также организацию согласования и утверждения в пределах предоставленных ему полномочий документов, подготовленных организациями источниками комплектования;  проведение комплексных, тематических и контрольных проверок служб НТД и делопроизводственных служб организаций.

7.3.2. При подготовке к согласованию и утверждению подготовленных организациями документов, указанных в п.п. 7.2.1-7.2.3. настоящих правил архив проверяет их соответствие требованиям нормативных правовых документов Федеральной архивной службы, Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации, настоящих правил, государственных стандартов, положению и регламенту деятельности ЭПК (ЭПМК) архива, рецензирует их и – при необходимости дает указания об их доработке.

Утверждение и согласование подготовленных организациями документов произво-дится в установленном порядке. При необходимости архив может дать указания о повторном рассмотрении представленных документов до выяснения возникших в ходе их утверждения или согласования спорных вопросов.

7.3.3. Архивом проводятся следующие виды проверок: комплексные проверки состояния служб НТД и делопроизводственных служб организаций; тематические проверки отдельных направлений (участков) деятельности служб хранения НТД и делопроизводственных служб организаций; контрольные проверки результатов выполнения рекомендаций архива в области делопроизводства и архивного дела. Указанные виды проверок обязательны как для гражданских научно-технических организаций (включая их режимные органы), так и для организаций оборонного комплекса.

Результаты комплексных, тематических и контрольных проверок оформляются справками. Справки составляются в 2 экземплярах. Первый экземпляр с предложениями и рекомендациями по устранению выявленных недостатков направляется для принятия по ним решений руководству организаций, второй экземпляр хранится в архиве, в наблю-дательном деле организации.

Если в результате вышеуказанных проверок обнаруживаются факты нарушения законодательства Российской Федерации или законодательства субъекта Российской Федерации, а также установленных Федеральной архивной службой России правил хранения, комплектования, учета и использования НТД, об этом незамедлительно извещаются соответствующие должностные лица органов управления архивным делом, уполномоченные составлять протоколы об административных правонарушениях. Им направляются все материалы, связанные с проверками.

Комплексной проверке подвергаются все виды архивной и делопроизводственной работы, осуществляемой в организации – источнике комплектования архива, и все группы документов, образующих документальный фонд организации. Комплексные проверки проводятся не реже одного раза в 5 лет.

 При тематической проверке обследуются отдельные направления, стороны и участки деятельности служб НТД и служб делопроизводства. Тематические проверки проводятся по мере необходимости.

В процессе проверки архив также может: принимать участие в оценке ущерба, нане-сенного архивным документам и архивохранилищам организации-источника комплекто-вания, системе учета и НСА, определении возможности дальнейшего хранения НТД в организации и целесообразность ее передислокации; оказывать содействие в восстанов-лении утраченных перечней проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит постоянному хранению, описей дел, паспортов ведомственного архива и других учетно-справочных документов.

Для фиксации обстоятельств и фактов гибели, необнаружения или повреждения НТД составляются соответствующие акты. (см. п. 6.6.6.настоящих правил), а также справка о проведении проверки.

При контрольной проверке осуществляется обследование характера и степени исполнения предложений и рекомендаций архива, данных при проведении целевых, комплексных и тематических проверок.

Контрольная проверка проводится не позже, чем через полгода после истечения последнего по времени срока рекомендаций, данных при предыдущем инспектировании.

7.3.4. Проверки служб НТД и делопроизводственных служб организаций в необходимых случаях проводятся архивом совместно с представителями их вышестоящих ведомств. Результаты совместной проверки оформляются справками. Справки подписыва-ются представителями обеих сторон, составляются в трех экземплярах, один из которых

хранится в наблюдательном деле в архиве, а остальные - в организации-источнике комплектования и в его вышестоящем ведомстве. При отказе вышестоящего ведомства от участия в проверке об этом делается отметка в справке.

7.3.5. При обнаружении в организации – источнике комплектования НТД Архивного фонда Российской Федерации государственной собственности в бесхозяйном состоянии под угрозой гибели или неисправимого повреждения архив предлагает руководству организации предпринять необходимые меры по устранению выявленных недостатков. Если ситуация не изменяется, архив информирует соответствующий орган управления архивным делом для принятия мер в соответствии с действующим законодательством.

7.4Порядок взаимодействия архива с негосударственными

организациями - собственниками документов

7.4.1. Архив оказывает организационно-методическую помощь службам НТД и делопроизводственным службам негосударственных организаций – источников комплектования архива, хранящим НТД Архивного фонда Российской Федерации частной и иных форм собственности, на основании соглашения (договора), осуществляя виды работ, предусмотренные пп. 7.2.1 – 7.2.5, 7.3.1. настоящих Правил.

По просьбе собственника архив может на платной основе также оказывать методическую помощь по использованию НТД для защиты прав собственников НТД в судах при разделе имущества, смене собственника или владельца и в иных ситуациях, чреватых угрозой целостности и сохранности НТД, а также при охране исключительных прав на результаты научно-технической деятельности (интеллектуальной собственности) источника комплектования.

7.4.2..При передаче собственником НТД постоянного хранения в архив на временный срок с сохранением права собственности на документы за собой архив ведет разъяснительную работу с собственником с целью передачи последним права собственности государству. За месяц до истечения временного срока хранения НТД, переданной собственником в архив, последний предупреждает администрацию источника комплектования об этом. При отказе собственника вернуть НТД в свое распоряжение или при ликвидации собственника как юридического лица до истечения обусловленного договором срока хранения документов архив включает их в состав своих фондов.

7.4.3. Контроль за деятельностью служб НТД и делопроизводственных служб негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации частной и иных форм собственности осуществляется в соответствии с п.п. 7.3.2 – 7.3.5. настоящих Правил. Периодичность комплексных, тематических и контрольных проверок устанавливается по согласованию с собственником. Объектом проверок служит только НТД, отнесенная по согласованию с собственником к составу Архивного фонда Российской Федерации частной и иных форм собственности..

7.5. Организация государственного учета НТД Архивного фонда Российской Федерации, находящейся на временном хранении в организациях

Ведение государственного учета НТД Архивного фонда Российской Федерации, хранящейся в архивах организаций – источниках комплектования архива и проведение паспортизации служб НТД осуществляется в соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации».

7.6. Порядок учета работы архива с организациями

различных форм собственности

7.6.1. Для учета работы со службами хранения НТД и делопроизводственными службами организаций – источников комплектования архива ведутся: сводные картотеки учета работы с организациями; наблюдательные дела организаций.

7.6.2. Сводная картотека учета работы с организациями составляется на основе списка источников комплектования государственного и муниципального архива; паспор-тов организаций, справок проверок и инспекций, актов приема-передачи дел, истори-ческих справок организаций, целевых запросов о составе документов, условиях хранения и видах работ служб хранения НТД.

В учетную карточку по каждой организации вносятся и периодически обновляются сведения, характеризующие основные виды и формы методической помощи архиву организации, состояние всех групп документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, а также по личному составу долговременного хранения, процесс передачи документов на постоянное хранение, основные параметры государственного учета документов. Учетная карточка ведется по установленной форме в традиционном формате (приложение N 32), а при наличии у архива технических возможностей – также в виде электронной версии.(п. 7.8.1.).

7.6.3. На каждую организацию – источник комплектования архива ведется наблюдательное дело. В нем концентрируется вся необходимая учетно-справочную документация об организации, её архивной и делопроизводственной службе (копии уставов и положений, учредительных договоров, приказов, распоряжений о создании, реорганизации, изменении формы собственности, переименовании, ликвидации организации, решений арбитражных судов о ее банкротстве, решений общих собраний о приватизации организации, копии свидетельств о государственной регистрации, и лицензировании; исторические справки, перечни проектов (объектов), НТД по которым подлежит постоянному хранению, описи дел постоянного и долговременного хранения, сводные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения о ведомственном архиве и ЭК, справки проверок и обследований, инспекций, паспорта ведомственного архива, планы-графики упорядочения и передачи документов на постоянное хранение, акты различных форм об необнаружении, повреждении и выделении к уничтожению документов, копии протоколов ЭК организаций).

В наблюдательные дела организаций, хранящих НТД негосударственной собст-венности, дополнительно включаются договоры с организациями об отнесении их документов к составу Архивного фонда России; описи дел временного (депозитарного) хранения; копии заключений и предупреждений различных форм, связанных с изме-нением форм собственности и хозяйствования организаций, акты о передаче (переус-тупке) негосударственной организацией права собственности государству на документы постоянного хранения, первоначально поступившие в архив на временное (депозитарное) хранение, и аналогичные им правовые документы. Документы, включенные в наблюда-тельное дело, фиксируются во внутренней описи.

Наблюдательные дела группируются и хранятся в соответствии с присвоенными им в списке организаций-источников комплектования архива индексами. Наблюдательные дела ликвидированных или переданных другому архиву организаций хранятся обособленно от наблюдательных дел действующих организаций.

7.7. Применение автоматизированных технологий в работе со службами

НТД и делопроизводственными службами организаций

7.7.1. Архив использует автоматизированные архивные технологии при создании электронных версий картотек учета работы с организациями. В процессе этих работ архив: разрабатывает и заполняет унифицированные формы документов, пригодные для ввода в автоматизированные банки данных (АБД); подготавливает перечни исходной информации, обязательной для характеристики состояния работы ведомственных архивов и вводят ее в АБД; подготавливает предложения по созданию программного обес-печения для автоматизированного ведения картотеки учета организаций; обеспечивает оперативную замену информации в АБД по мере получения уточняющих сведений о процессе ведомственного хранения документов в организациях.

7.7.2. При наличии технических возможностей архив подключается к компьютерным базам организаций-источников комплектования для получения оперативной информации о состоянии ведомственного хранения документов в реальном режиме времени.

8. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

8.1. Понятие использования документов

Использование НТД – применение пользвателями НТД и/или информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства, а также в целях развития науки, техники, культуры. Использование НТД осуществляется российскими и зарубежными организациями с государственной, муниципальной, частной и другими формами собственности, а также юридическими и физическими лицами (далее - пользователи).

Основными принципами использования НТД Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность поиска, получения и использования НТД.

Организация, формы, порядок, а также учет использования НТД в основном аналогичны организации, формам, порядку и учету использования управленческой документации и осуществляются в соответствии с ";Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации"; и данными Правилами.

8.2. Порядок использования НТД Архивного фонда

Российской Федерации

Порядок использования НТД устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, относящимися к информации, информационному обеспечению и обмену, а также законами и нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Архив предоставляет всем пользователям открытую НТД и справочники к ней.

Архив обеспечивает в установленном порядке доступ пользователей к секретной и конфиденциальной НТД, базам и банкам данных с учетом ограничений, установленных законодательными и нормативными актами Российской Федерации и собственниками НТД.

Архив допускает пользователей к НТД с пометками ";Для служебного пользования"; (ДСП), “Коммерческая тайна”, ";Конфиденциально"; и т.п. в порядке, установленном для документов ограниченного доступа, если при передаче НТД в архив фондообразователь или ликвидационная комиссия не оговорили особые требования по доступу к данной категории документов.

По запросам правоохранительных, антимонопольных органов, органов арбитража, судов, прокуратуры, налоговых служб по делам, находящимся в их производстве, архив предоставляет для пользования НТД, содержащую коммерческую тайну, хранящуюся в фондах организаций, независимо от их организационно-правовой формы. Научно-техническую документацию, содержащую коммерческую тайну, архив может также предоставлять иным пользователям при условии письменного разрешения фондообразователя или его правопреемника.

Доступ и использование НТД, на которую распространяется Закон Российской Федерации ";Об авторском праве и смежных правах";, Патентный закон Российской Федерации и срок действия авторского и смежных прав на которые не истёк, осуществляется с разрешения правообладателя. Доступ и использование НТД, не подпадающей под действие этих законов, осуществляется с разрешения организации-разработчика или его правопреемников. Проектно-планировочная документация на объекты капитального строительства выдается с письменного разрешения владельца объекта независимо от формы собственности (исключение – правоохранительные органы).

Подлинники особо ценной и уникальной НТД государственной собственности, как правило, для использования не выдаются. В целях обеспечения сохранности этой категории НТД исследователи получают НТД из фонда пользования.

Архив наряду с бесплатными услугами в целях привлечения внебюджетных средств оказывает пользователям платные услуги. Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Архив, исходя из состава и содержания хранящейся НТД, круга потребителей, технических возможностей, разрабатывает прейскурант цен, который утверждается директором.

Использование НТД частной и иных форм собственности Архивного фонда Российской Федерации производится в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации с учётом ограничений, установленных собственниками документов.

8.2.1. Научно-техническая документация используется архивом в целях информационного обеспечения пользователей в инициативном и плановом порядке, а также по запросам. НТД может использоваться в коммерческих целях, в этом случае архив заключает договор. Оплата услуг, предоставляемых пользователям, осуществляется по счету, выставленному архивом.

8.2.2. Архив осуществляет маркетинг, изучает и прогнозирует спрос потребителей на ретроспективную информацию, содержащуюся в НТД, и рекламирует информацию и услуги.

Осуществление маркетинговой деятельности возлагается на соответствующее структурное подразделение архивов.

8.3. Формы использования документов

Основными формами использования НТД в архиве являются: информационное обеспечение пользователей в инициативном порядке, а также в соответствии с их запросами; представление документов для работы в читальных залах; организация и проведение выставок НТД; использование НТД в средствах массовой информации; организация и проведение научно-информационных и информационных мероприятий с использованием НТД (семинары, конференции, «дни открытых дверей», встречи с общественностью и др.); выдача НТД во временное пользование; публикация НТД в различных формах.

8.3.1. Информационное обеспечение пользователей НТД.

Информационное обеспечение пользователей НТД предусматривает выявление архивом информации по документам, подготовку и предоставление пользователям соответствующих информационных документов; оно проводится в инициативном или плановом порядке на основании запросов.

8.3.1.1. Исполнение тематических запросов.

Информационное обеспечение пользователей предусматривает исполнение тематических запросов, в которых излагается обоснованная просьба о предоставлении архивной информации по определенной теме. В запросе обязательно указываются данные, содержащие полное название организации (для граждан - фамилия, имя, отчество), почтовый адрес, тема интересующей информации, хронологические и географические рамки запрашиваемой информации, по возможности поисковые данные.

Сроки и порядок исполнения запросов регламентируются действующим законодательством и нормативными документами.

Запросы пользователей рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по НТД, хранящейся в архиве. Запросы пользователей могут быть направлены по электронной почте.

В зависимости от характера тематического запроса и его цели архив предоставляет информацию в виде: архивной справки; архивных выписок; архивных копий или информационного письма; тематических: перечня, подборки или обзора документов. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма, подписанные руководством архива.

8.3.1.2. Инициативное информирование пользователей НТД.

Инициативное информирование органов государственной власти, местного самоуправления, организаций с различными формами собственности, общественных организаций, объединений осуществляется путем направления потенциальным пользователям информационных сообщений, писем, других информационных документов о наличии в архиве НТД, а также об информационных услугах, оказываемых архивом, и их стоимости.

Информационные документы подписываются руководством архива. Формы и тематика инициативных документов архива должны быть ориентированы на обеспечение приоритетных направлений государственного и местного самоуправления, развития экономической и социально-культурной сфер, соответствовать профилю деятельности организации - потенциального заказчика НТД.

8.3.2. Работа с НТД в читальном зале.

Порядок работы пользователей с НТД и научно-справочным аппаратом

в читальном зале архива определяется “Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации”. Архив предоставляет пользователям описи, другие справочники и справочно-информационные материалы к ним, документы по заявленной тематике, копии фонда пользования, обеспечивает консультирование по составу и содержанию документов и научно-справочного аппарата архива по теме исследования.

Заказы на выдачу описей и НТД для работы в читальном зале оформляется пользователем на специальных бланках.

Заказы оформляются сотрудниками читального зала и фиксируются в журнале регистрации заказов пользователей на выдачу описей, дел (приложения NN 33, 34). Каждая единица хранения или отдельный документ выдается пользователю под расписку (в соответствующей графе заказа).

Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов устанавливаются руководством архива, но не должны превышать 3 рабочих дня со дня оформления заказа. Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальных залах, выдаются пользователям в день обращения.

Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней, уникальная НТД и документы на машинных носителях по разрешению руководства архива - на 1 день, дела и микрокопии, печатные издания - на 1 месяц.

Продление сроков хранения и использования в читальных залах описей, НТД, других материалов согласуется с сотрудниками читальных залов (кроме уникальных документов), продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласуется с руководством архива, при необходимости оформляется новый заказ. Сроки повторной выдачи НТД устанавливаются руководством архива.

Пользователям предоставляются тематические, межархивные базы данных НТД, созданные архивом или при его участии.

Архив имеет право устанавливать условия доступа и использования баз данных НТД, созданных архивом или при его участии на основе договоров с другими разработчиками.

Кино- фото- фонодокументы в составе НТД предоставляются пользователям в виде копий.

8.3.3. Организация и проведение выставок НТД.

Одной из форм использования НТД является организация и проведение выставок НТД.

Выставка НТД - это художественно оформленная подборка подлинников или копий документов на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации.

Выставки НТД организуются архивами самостоятельно или совместно с другими организациями. Архивы могут предоставлять НТД для выставок, проводимых другими организациями, в соответствии с договором с организаторами выставок.

Выставки документов могут быть стационарными и передвижными; по времени функционирования выставки документов бывают постоянно действующие, временные (от 2-х недель до нескольких месяцев), краткосрочные (до 10 дней).

Выставки НТД проводятся архивами как на бесплатной, так и на коммерческой основе.

В целях рекламы выставок архив использует средства массовой информации, распространяет рекламно-издательскую продукцию. Для презентации выставок готовятся пресс-релизы. Желательно издание каталога или буклета выставки.

Разрешение на выдачу за пределы архива во временное пользование НТД, представляемой для экспонирования, оформляется приказом директора архива.

Организация или предоставление НТД для экспонирования на в международных выставках федеральными архивами проводится на основании договора (соглашения) архива с зарубежной организацией, согласованного с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела, в установленном порядке.

При участии архива в межархивных и межотраслевых выставках создается организационный комитет из представителей архивных учреждений, других организаций и участников выставок.

При организации выставок НТД разрабатываются тематические и тематико-экспозиционные планы. В тематических планах определяется структура выставок, содержание и состав разделов. Проводится выявление и отбор НТД, иллюстративного или другого материала. Тематические планы обсуждаются методической комиссией или научным советом архива (при необходимости согласуются с организациями-участниками) и утверждаются руководством архива.

Подготовка выставок предусматривает разработку тематико-экспозиционных планов, которые содержат названия разделов выставки, аннотированные перечни отобранной для экспонирования НТД, систематизированной в соответствии с разделами выставки, а также иллюстративных и других информационных материалов. НТД и другие экспонаты перечисляется с указаниями размеров и порядка размещения на стендах или в витринах.

Подлинная НТД передается организациям-устроителям выставок в соответствии с установленным порядком передачи архивных документов во временное пользование. При экспонировании подлинной НТД архивом проводится страховая оценка. В обязательном порядке производится страховая оценка и оформление разрешения на временный вывоз за пределы Российской Федерации подлинной НТД, экспонирующейся за рубежом.

Экспонирование подлинной НТД, находящейся в плохом физическом состоянии, не допускается. При экспонировании подлинных документов обязательно соблюдение правил обеспечения сохранности документов.

Ответственность за сохранность документов несут организации-устроители выставок. Архив, предоставивший НТД для выставок, обеспечивает контроль за соблюдением ими требований обеспечения сохранности документов при транспортировке, монтаже (демонтаже) и экспонировании.

Во время работы выставок организуются экскурсии, лекции, просмотры кинофильмов и др. На базе выставок могут проводится конференции, семинары, ";Круглые столы";, ";Дни открытых дверей";, презентации и др.

Все основные документы по организации и проведению выставок формируются в специальное дело, которое вносится в номенклатуру дел архива.

8.3.4. Использование НТД в средствах массовой информации.

Использование НТД архива в средствах массовой информации (СМИ) представляет собой подготовку информационных материалов и подборок архивных документов для публикации в периодической печати (в том числе графических, текстовых и других документов), радио и телевизионных передач, кинофильмов.

Для периодической печати архив готовит тематические, научные, научно-популярные, рекламно-информационные статьи, подборки документов, документальные очерки, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации, посвященные отдельным объектам капитального строительства, открытиям, изобретениям, ученым и деятелям науки и техники, вопросам использования НТД в новых инженерных решениях.

Архив организует использование НТД в теле- и радиопередачах в форме: тематических бесед, хроник, информации, интервью, репортажей, пресс-конференций, круглых столов, цикловых передач, рекламы, посвященных выдающимся учёным и деятелям науки и техники, истории различных предприятий, научных центров. При подготовке теле- и радиопередач НТД используется самостоятельно и в сочетании с другими видами документов.

Научно-техническая документация может быть использована по инициативе архива или в связи с обращением теле-, радиостудий, компаний при создании документальных, научно-популярных, учебных программ и фильмов.

Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для СМИ согласовываются с редакциями газет, журналов, радио и телепрограмм, киностудиями и включаются в план работы архива.

      1. Использование НТД при проведении информационных мероприятий.

НТД используется при проведении информационных мероприятий, представляющих общественный интерес, а также посвященных выдающимся деятелям науки и техники, ученым, строительству уникальных и особо важных объектов капитального строительства, памятникам архитектуры. Мероприятия проводятся в плановом порядке, в том числе на основании предварительной договоренности с заинтересованными организациями в виде: конференций; встреч с общественностью; экскурсий в архивы; презентаций,";Дней открытых дверей";; Круглых столов; устных журналов; лекций, докладов; уроков для студентов и школьников.

Информационные мероприятия с использованием НТД сопровождаются выступлениями и сообщениями работников архива; показом кинофильмов, видеофильмов, слайд-фильмов; прослушиванием фонодокументов и др.

При организации мероприятий составляется программа их проведения, в которой определяется тематика докладов, выступлений; состав НТД, предназначенной для демонстрации и продолжительность их проведения.

8.3.6. Выдача НТД во временное пользование.

НТД выдается во временное пользование организациям-разработчикам или их правопреемникам, а также для экспонирования на выставках. Выдача НТД во временное пользование осуществляется в случае отсутствия в архиве копировального оборудования.

В запросе, являющемся основанием для выдачи НТД во временное пользование, указываются по возможности поисковые данные, цель ее использования, срок, на который затребуется НТД. Запрос подписывается руководителем организации, обратившейся в архив, и должен содержать обязательство обеспечения полной сохранности полученных дел и документов. Составляется акт о выдаче НТД во временное пользование (приложение N 35) и регистрируется в книге выдачи НТД во временное пользование.

Решение о выдаче НТД организациям во временное пользование в зависимости от целей использования принимается при наличии: гарантийного письма; договора о проведении выставки и условиях экспонирования НТД. Разрешение на выдачу во временное пользование документов, представляемых для экспонирования, оформляется приказом директора архива.

Срок выдачи НТД во временное пользование: 3 месяца - организациям, физическим лицам – фондообразователям; 6 месяцев - для экспонирования НТД. Продление установленных сроков выдачи НТД допускается в особых случаях с разрешения руководства архива и по письменному подтверждению организации наличия и нормативных условия хранения НТД.

Выдача всех видов НТД во временное пользование осуществляется при наличии доверенности у фондообразователя, или правопреемника, или уполномоченного лица.

8.4. Порядок копирования, оформления и учета копий НТД

Заказы на копирование НТД принимаются архивом от юридических и физических лиц.

По заказам пользователей изготавливаются ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, позитивы кинофотодокументов в составе НТД. Архив обязан обеспечить качество изготавливаемых им копий.

Порядок, объемы, сроки и виды изготавливаемых копий НТД устанавливаются руководством архива в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния НТД. Копирование производится после оплаты заказчиком изготавливаемых копий.

В читальном зале заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотрудникам читального зала (приложение N 36). Архив производит копирование также для потребителей, обращающихся в архив с письменным запросом.

При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию руководства архива дополнительно прилагается их перечень (приложение N 37).

Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Объемы их копирования устанавливаются руководством архива в каждом конкретном случае на основании договора.

Учет заказов на копирование ведется в журнале или в автоматизированном режиме

(приложение N 38).

При отсутствии у архива технических возможностей допускается копирование НТД техническими средствами заказчика, а также специально приглашенными специалистами. Копирование производится с разрешения руководства архива в помещении архива и под контролем его сотрудника после оплаты пользователем работ по подготовке документов к копированию.

Ответственность за качество копирования НТД, произведенного пользователем самостоятельно, архив не несет.

Шифровку копий НТД, изготовленных по заказам пользователей, осуществляет архив.

Копии НТД выдаются пользователю или его доверенному лицу под расписку, либо могут быть высланы по указанному адресу.

НТД плохой физической сохранности ксерокопированию не подлежат. С документов плохой физической сохранности разрешается делать машинописные копии из фонда пользования.

Вопрос о копировании уникальной НТД, а также НТД из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае при условии оплаты работ по подшивке и реставрации.

Копирование документов учреждений, организаций и предприятий с негосударственными формами собственности Архивного фонда Российской Федерации, а также НТД в составе личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями, передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение, или их правопреемниками (наследниками), с учетом положений Закона Российской Федерации ";Об авторском праве и смежных правах";, Патентного закона Российской Федерации в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

Вывоз копий НТД на различных носителях за пределы Российской Федерации осуществляется в порядке, установленном Министерством культуры Российской Федерации.

8.5. Рассекречивание НТД

Рассекречивание НТД, сведений и их носителей - снятие ранее введенных ограничений на распространение сведений, составляющих государственную тайну, и на доступ к их носителям - осуществляется в соответствии с законом Российской Федерации ";О государственной тайне";, другими нормативными актами Российской Федерации, ";Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации";.

8.5.1. Директор архива обеспечивает проведение работы по контролю за сроками секретности документов, имеющих грифы секретности, и информирует руководителей органов государственной власти, которые наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, а также организаций о наличии в архивах документов со сроками секретности свыше 30 лет, их составе и объеме.

8.5.2. В случае получения руководителем архива в установленном порядке полномочий по рассекречиванию сведений, составляющих государственную тайну, он организует проведение работ по их рассекречиванию. В этих целях в архиве создается комиссия по рассекречиванию архивных документов.

Комиссия осуществляет работу в плановом порядке и по запросам пользователей.

8.5.3. В годовой план работы комиссии включается рассмотрение вопросов о рассекречивании документов архива в связи с истечением установленного законодательством срока секретности сведений, составляющих государственную тайну; по запросам органов государственной власти, научных и общественных организаций и граждан; в связи с осуществлением архивом публикационных и исследовательских проектов.

8.5.4. При необходимости в организациях, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, создаются экспертные комиссии. Архив предоставляет подлинники НТД, или копии их заменяющие, а также необходимую информацию для изучения членам комиссий или привлеченным экспертам, созданных для организации их рассекречивания.

8.5.5. Рассекречивание НТД, созданных в деятельности ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, осуществляется в порядке, определяемом МВК по защите государственной тайны.

8.5.6. Архив информирует общественность о рассекреченных документах, представляющих общественно значимый интерес.

8.6. Публикация НТД

Порядок подготовки и издания публикаций НТД определяется ";Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации"; и Правилами издания исторических документов.

Подготовка публикаций НТД осуществляется с научно-исследовательскими и другими организациями, в том числе зарубежными, производится на договорных условиях.

Подготовка публикаций НТД должна проводиться при условии гарантии ее финансирования за счет бюджетных или внебюджетных средств. Работа по подготовке публикации НТД вносится в план работы архива.

8.7. Учет использования НТД

Архив ведет учет использования НТД: подготовленных им информационных документов, исполненных тематических запросов, пользователей и тематики исследований в читальном зале, изготовленных копий по заказам

пользователей, изданных им или с его участием документальных публикаций и рецензий на них, других форм использования документов.

Учет тематики исследований в читальном зале ведется сотрудниками читального зала в традиционной форме или в автоматизированном режиме. Для учета может также использоваться типовая база данных ";Читальный зал";. Учет пользователей НТД читального зала ведется в журнале регистрации пользователей и их личных дел ( приложение N 39) и карточке учета пользователей и тематики исследований (приложение N 40). Возможно ведение этой формы учета в автоматизированном режиме.

Учет и регистрация поступающих в архив тематических запросов российских и иностранных юридических и физических лиц ведется в традиционной форме или в автоматизированном режиме. При карточной системе регистрации карточка заводится на каждый тематический запрос и помещается в картотеку запросов архива (приложение N 41).

П Р И Л О Ж Е Н И Я

(образцы форм)

Приложение № 1

к пп. 3.4.4.2, 3.4.4.3.

_____________________________________________________

\(название государственного архива)

АКТУТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________ Директор ____________________________

(дата) (название государственного архива)

проверки наличия и Подпись Расшифровка

состояния документов подписи

Дата

Фонд № ____________

Название фонда _______________________________________________________

______________________________________________________________________

Проверка проводилась с _____________________ по _____________________

Проверкой установлено:

1. Числится по описям ___________________________________ ед. хр.

(количество)

2. Не оказалось в наличии ________________________________ ед. хр.

(количество)

3. Имеют литерные номера:

а) не учтенные в итоговой записи __________________________ ед. хр.

(количество)

б) не перечисленные, но учтенные

в итоговой записи _____________________________________ ед. хр.

(количество)

4. Пропущено номеров:

а) не учтенных в итоговой записи ________________________ ед. хр.

(количество)

б) не перечисленных, но учтенных

в итоговой записи ____________________________________ ед. хр.

(количество)

5. Неправильно подложенных ед. хр.,

относящихся к другим фондам ___________________________ ед. хр.

(количество)

______________________________________________________________________

6. Имеется в наличии по данному фонду

(включенных в описи) ___________________________________ ед. хр.

(количество)

из них:

а) требующих дезинфекции и дезинсекции ________________ ед. хр.

(количество)

Форма акта проверки наличия и состояния документов

Формат А4 (210  297)

2

б) требующих реставрации ___________________________ ед. хр.

(количество)

в) требующих переплета или подшивки _________________ ед. хр.

(количество)

г) требующих восстановления

затухающих текстов ________________________________ ед. хр.

(количество)

д) поврежденных ____________________________________ ед. хр.

(количество)

е) ____________________________________________________

ж) ____________________________________________________

з) _____________________________________________________

и) _____________________________________________________

к) _____________________________________________________

7. Имеется не включенных в описи ___________________ ед. хр.

(количество)

8. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи) имеющихся

в наличии _______________________________________ ед. хр.

(количество)

9. Характеристика условий их хранения.

Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Проверку производили:__________________________________________________

(наименования должностей работников, подписи, расшифровки подписей)

СОГЛАСОВАНО

Заведующий отделом

(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма акта проверки наличия и состояния документов

(продолжение)

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 2

(название государственного архива) п. 3.4.4.3.

Л И С Т П Р О В Е Р К И № *_________

Наличия и состояния документов фонда № __________________________________________

(название)

Проверку проводили ______________________________________________________________

(даты проверки, наименования должностей, фамилии, инициалы)

Наличие документов

Номера описей

1

Кол-во ед.хр, числящихся по описи

2

Номера необнаруженных ед.хр.

3

Литерные номера, не отра-женные в итоговой записи

не учтенные

4

не перечисле-ны, но очтены в объеме

5

Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи

Не учтенные

6

не перечислены, но учтены в объеме

7

Шифры ед.хр, непр-авильно подложенных в данный фонд

8

Номера ед.хр., выданных во времен-ное пользование

9

Кол-во ед.хр., оказавшихся в наличии (описанных)

10

Временные шифры необработанных ед.хр.

11

Состояние документов

Номера ед.хр., требующих:

дезтнфекции

12

дезинсекции

13

реставрации

14

переплета или подшивки

15

восстановления затухающих текстов

16

Номера ед.хр., неисправимо поврежденных

17

Примечание

18

Иотго _________________________________________ ед.хр Дата.

(цифрами и прописью)

Наименование

Должностей работников Подписи Расшифровка подписей

  • При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения

Форма листа проверки наличия и состояния документов

Приложение № 3

к п. 3.4.5.

КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Фонд № ___________

Название
архивохранилища ______________________________________________________________

Название фонда ________________________________________________________________

Номер описи

Номер ед. хр.

Заголовок
ед. хр.

Крайние даты

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Форма карточки учета необнаруженных документов

(лицевая сторона)

Формат А6 (148  105)

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Отметка о ходе розыска

Результат розыска

Форма карточки учета необнаруженных документов

(оборотная сторона)

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 4

к пп. 3.4.6.2, 4.2.7.

__________________________________________________________

(название государственного архива)

АКТУТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________ Директор _____________________________

(дата) (название государственного архива)

о необнаружении доку- Подпись Расшифровка

ментов, пути розыска кото- подписи

рых исчерпаны Дата

Фонд № ____________

В результате ______________________________ установлено отсутствие в фонде

перечисленных ниже документов. Предпринятые архивом меры по розыску поло-

жительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

Номер описи

Номер ед. хр.

Заголовок ед. хр.

Крайние даты

Количество листов
(время звучания, метраж)

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6

Итого __________________________________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими делами:

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Форма акта о необнаружении документов,

пути розыска которых исчерпаны

Формат А4 (210  297)

2

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи

Заведующий хранилищем Подпись Расшифровка подписи

Главный хранитель Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о необнаружении документов,
пути розыска которых исчерпаны

(продолжение)

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 5

к п. 3. 5. 4.

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

В Ы Д А Н О

Номер фонда

Номер
описи

Номер
ед. хр.

Кому

Дата
выдачи

Подпись

Дата возврата

Подпись

Форма карты-заместителя

(Формат А4 (210  297)

Приложение № 6

к п. 4.2.1.3.

ЛИСТ ФОНДА

Крайние даты каждого названия фонда

НАЗВАНИЕ ФОНДА

Форма собственности. Срок хранения

(только для негосударственной

части Архивного фонда Российской

Федерации)

1

2

3

Дата первого

поступления фонда

Дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному органу

МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ ФОНДА

(название архива)

№ фонда

Прежний № фонда

1

2

3

4

Учет неописанных документов

Дата записи

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток) ед. хр. (док-тов, листов)

Акт

Кол-во

Основание

Кол-во

Дата

Ед. хр. (документов, листов)

Название доку-мента

Дата

Ед. хр. (док-тов, листов)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Учет описанных документов

Дата за-писи

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток) ед. хр.

№ опи-си

годы доку-мен-тов

Назв. описи

ед. хр. комп-лексов

№ опи-си

Основание

ед. хр. комп-лексов

по дан-ной опи-си

по фон-ду в це-лом

Назва-ние доку-мента

Дата

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Учет неописанных документов

Примечание: __________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Форма листа фонда

Формат А4 (210  297)

Приложение № 7

к п. 4.2.2.2.

КАРТОЧКА ФОНДА

Дата перво-
го поступле-
ния фонда

Дата получения карточки фонда в фондовый каталог

Архивный орган

МЕСТО ХРАНЕНИЯ
ФОНДА

№ фонда

форма собст-
венности

1

2

3

4

5

)

Крайние даты каждого названия фонда

НАЗВАНИЕ ФОНДА

объем фонда на 1 ян-
варя

Годы

количество
ед. хр./документов

в т.ч. неописанных
ед. хр./документов/листов

имеющих страховые копии
ед. хр.

Форма карточки фонда

(лицевая сторона)

Формат А5 (148  210)

2

Название описи, аннотация документов

Нач. годы

Кон. годы

Название описи, аннотация документов

Нач. годы

Кон. годы

1

2

3

4

5

6

Прежний номер фонда __________________________________________________

Примечание: __________________________________________________________

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма карточки фонда

(оборотная сторона)

Формат А4 (148 х 210)

Приложение № 8

к п. 4.2.2.3.

(название государственного архива)

СВЕДЕНИЯ

об изменениях в составе и объеме фондов

на 01.01. ______ г.

№ пп

Номер фонда

Название фонда

Поступило

Выбыло

Общее колич. Ед.хр. в фонде на 01.01….г.

Имею-щих страховые копии ед.хр.

Приме-чание

Название описи, аннотация документов

Годы

Название описи, аннотация докумен-тов

Годы

Вне-сен-ных в описи ед.хр.

Не опи-санных ед.хр./доку-ментов

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Итого: За _____________ поступило ____________ фондов, ____________ ед. хр. / документов / листов
выбыло ______________ фондов, ____________ ед. хр. / документов / листов
созданы страховые копии на ___________________________ ед. хр.
На 01.01. _______ г. в архиве по списку фондов числятся с № ...... по № ...... номеров фондов,
в том числе: номеров, числящихся в наличии ______ фондов ______ ед. хр. / документов / листов;
номеров фондов, переданных и объединенных (документы которых использовались и
номер занимать нельзя) ______________________________________________
утраченных _______________ фондов
свободных номеров ________________

Директор Подпись Расшифровка подписи

Дата


В Примечании указывается форма собственности, срок хранения документов (только для негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации), а также количество поступивших или/и выбывших дел по каждому фонду и акт, на основании которого произошло изменение в объеме фонда.

Форма сведений об изменениях в составе и объеме фондов

Формат А3 (420  297)

Приложение № 9

к пп. 4.2 7, 6.8.4.

(название государственного архива)

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________ Директор ___________________________

(дата) (название государственного архива)

о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка подписи

документов, не подлежащих

хранению Дата

К уничтожению отобраны: документы фонда № ___________________________________________________

(название фонда)

_____________________________________________________________________________________________

на основании: _________________________________________________________________________________

(ссылки на нормативно-методические документы

_____________________________________________________________________________________________

для проведения экспертизы)

_____________________________________________________________________________________________


пп

Названия групп документов

Крайние даты

Номера описей

Номера ед. хр.по описям

Количество

ед. хр.

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

Итого ______________________________ ед. хр. за ____________________ год(ы)

(цифрами и прописью)

Количество ед. хр., крайние даты и краткая характеристика документов, остающихся на хранении ____________________________________________________________________________________________

Заведующий отделом
(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Форма акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Формат А4 (210  297)

2

Документы сданы ____________________________________________________________________________

(название организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной ____________________ № _____________

(дата)

____________________________________________________________________________________________

(подпись хранителя фондов)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК ____________________ Протокол ЭМК ____________________

(наименование (название

_________________________________ _________________________________

архивного органа, архива) архива)

от ___________ № ______________ от ___________ № ______________

Форма акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

(продолжение)

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 10

к п. 4.2.7.

(название государственного архива)

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________ Директор _________________________

(дата) (название государственного архива)

описания документов, Подпись Расшифровка подписи

переработки описей

(нужное подчеркнуть) Дата

Фонд № ______________________________________________________________

(название фонда)

______________________________________________________________________

По состоянию на __________________ в фонде № ________________ по учетным

(дата начала работы)

данным числилось ______________ описей, _________ ед. хр., ___________ документов,

_____________________ листов россыпи за ____________________ годы.

Для работы получено: по описи № __________________________________ ед. хр.

неописанных ___________ ед. хр., ___________ документов, ____________листов.

В результате ____________________________ произошли следующие изменения:

(наименование работы)

- выделено не подлежащих хранению _______________________________ ед. хр.

- возвращено собственнику ________________________________________ ед. хр.

- передано в научно-справочную библиотеку __________________________ ед. хр.

- передано в другие фонды архива __________________________________ ед. хр.

- передано в другие архивы ________________________________________ ед. хр.

- объединено с другими ед. хр. _____________________________________ ед. хр.

- сформировано из россыпи ________________________________________ ед. хр.

- поступило из других фондов ______________________________________ ед. хр.

- включена пересоставленная опись _______________________________________

- ____________________________________________________________________

- ____________________________________________________________________

Форма акта описания документов, переработки описей

Формат А4 (210  297)

2

- ____________________________________________________________________

Вновь составлены описи № ___________________ на ____________________ дел

______________________________________________________________________

По состоянию на ___________________________ в фонде № _________________

(дата завершения работы)

числится ______________ описей, ______________ ед. хр. за ____________ годы.

Проведены следующие виды работ: _______________________________________

______________________________________________________________________

(перечисляются проделанные виды работ)

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Составлено для именного каталога _______________________________ карточек

для систематического каталога ________________________ карточек

К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: ______________

______________________________________________________________________

(перечислить какой именно)

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Работу выполняли:

______________________________________________________________________

(наименование должности работника, подпись, расшифровка подписи)

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Работу принял заведующий отделом ______________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

Дата

Карточки для каталога принял

Заведующий отделом ___________________________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

Дата

Форма акта описания документов, переработки описей

(продолжение)

Формат А4 (210 х297)

3

Документы фонда и научно-справочный аппарат принял

Хранитель фондов _____________________________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК ____________________

наименование архивного

__________________________________

органа, архива)

от ______________ № ______________

Форма акта описания документов, переработки описей

(продолжение)

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 11

к п. 4.2.7.

(название государственного архива)

АКТУТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________ Директор _____________________________

(дата) (название государственного архива)

о технических ошибках в Подпись Расшифровка

учетных документах подписи

Дата

Фонд № ____________

Название фонда _______________________________________________________

______________________________________________________________________

В ходе выполнения _______________________________ обнаружены технические

ошибки в записях:

Название документа

Существующая запись

Следует записать

1

2

3

В результате количество ед. хр. увеличилось (уменьшилось) на _________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

Примечания: __________________________________________________________

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о технических ошибках в учетных документах

Формат А4 (210  297)

Приложение № 12

к п. 4.2.7.

(название государственного архива)

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________ Директор _________________________

(дата) (название государственного архива)

возврата документов собственнику Подпись Расшифровка подписи

Дата

Мы, нижеподписавшиеся, ______________________________________________________________________

(наименование должностей, Ф.И.О. работников)

_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

составили настоящий акт в том, что при описании фонда № _________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

(название фонда)

________________________________ были выделены для возврата собственнику

следующие категории документов:

____________________________________________________________________________________________

(излагается краткая характеристика документов и причин их возврата

____________________________________________________________________________________________

собственнику: дублетные экземпляры, документы, не имеющие

____________________________________________________________________________________________

культурной и исторической ценности и др.)

____________________________________________________________________________________________

Всего: ____________________ ед. хр. ____________________ документов (листов)

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Документы получены

Подпись собственника Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма акта возврата документов собственнику

Формат А4 (210  297)

Приложение № 13

к п.4.2.7.

(название государственного архива)

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________ Директор _________________________

(дата) (название государственного архива)

об изъятии подлинных единиц Подпись Расшифровка подписи

хранения, документов

Дата

В результате __________________________________________________________

на основании __________________________________________________________

изъято из фонда № _____________________________________________________

(название фонда)

Номер описи

Номер
ед. хр.

Заголовок ед. хр.

Номера изъятых лл.

Название изъятого документа

1

2

3

4

5

Итого изъято _______________ ед. хр., документов на _________________ листах

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

Взамен изъятых единиц хранения, документов в фонд, дело включены (не включены)

(нужное подчеркнуть)

их копии на ________________________________________________________ лл.

(цифрами и прописью)

Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи

Дата

Заведующий хранилищем Подпись Расшифровка подписи

Дата

Главный хранитель фондов Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов

Формат А4 (210  297)

Приложение N 14

к п. 5.3.1.2.

Титульный лист описи единиц хранения НТД

______________________________________

(название государственного архива)

______________________________________

(название фонда)

Ф О Н Д N ____________

Опись N ____________

______________________________________________________________

(группа научно-технической документации)

_____________________________________________________________

(крайние даты документов)

Форма описи единиц хранения НТД

Формат А4 (210х297)

Продолжение приложения N 14

Первый лист описи единиц хранения НТД

________________________

Наименование организации

Фонд N ____________ УТВЕРЖДАЮ:

Опись N ___________ Наименование должности

дел постоянного хранения руководителя организации

за ______________годы Подпись Расшифровка

Дата подписи

№ пп

Учет-ный номер ед.хр. в органи-зации

Производ-ственный индекс (шифр) разра-ботки

Заголо-вок ед.хр.

Ста-дия (этап) разра-ботки

Автор, руково-дитель, ответст-венный испол-нитель

Организа-ция-разра-ботчик, соиспол-нители

Годы разра-ботки

Колич лис-тов

При-меча-ния

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Форма описи единиц хранения НТД

(Продолжение приложения N 14)

Формат А4 (210х297)

В опись включено ______________единиц хранения с N ________ по N ____________

(прописью, цифрами)

Литерные NN единиц хранения _________, пропущенные NN единиц хранения ____

___________________________________________________________________________

(должность составителя) (подпись, расшифровка подписи)

____________ (дата)

Зав.техническим архивом ___________________________________________________________________________

(название организации) (подпись, расшифровка подписи)

_____________ (дата)

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК____________________ Протокол ЦЭК (ЭК) _______ от ______

(название архивного (название

____________________________ ___________________________________

органа, архива) организации)

от ______________N_____________ от____________N_______________

Форма описи единиц хранения НТД

(Последний лист приложения № 14)

Формат А4 (210х297)

Приложение N 15

к п. 5.3.1.2.

Лист-заверитель описи N __________________ (ф. N __________________)

___________________________________________________________________

Всего в настоящей описи пронумеровано _____________________ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности Подпись Расшифровка

работника СНТД подписи

Дата

Форма листа-заверителя описи единиц хранения НТД

Формат А4 (210х297)

Приложение N 16

к п. 5.3.3.8.

КАТАЛОЖНАЯ КАРТОЧКА НТД

Индекс в госархивах по схеме классификации______________________________________________________________

Обозначение (согласно принятой в организации Рубрика _______________________

системе индексации) ______________________ Подрубрика ____________________

N госрегистрации (НИР, ОКР) ______________ Наименование проблемы _________

_______________________________

Наименование архива______________________ Наименование проекта (объекта, из-

Фонд N __________________________________ делия, темы НИР, ОКР, ОТР)

Опись N _________________________________ _______________________________

Ед.хр. N _________________________________ _______________________________

лл. ______________________________________ Наименование части проекта (узла,

Стадия, этап НИР, ОКР ____________________ марки, сборочной единицы)_______

Дата окончания разработки _________________ _______________________________

Местонахождение объекта __________________ Наименование чертежа (текстового

документа _____________________

Фамилия, имя, отчество (составителя документа, ______________________________

руководителя темы, ГИП) ___________________________________________________________________________

Наименование организации-разработчика ___________________________________________________________________________

Составитель и дата составления карточки ___________________________________________________________________________

Форма каталожной карточки НТД

(лицевая сторона)

Формат А5 (148х210)

Продолжение приложения N 16

ТЕХНИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА (АННОТАЦИЯ)

Форма каталожной карточки НТД

(оборотная сторона)

Формат А5 (148х210)

Приложение N 17

к п. 5.3.3.10.

Название государственного архива

А К Т

_________ N ________

(дата)

о сдаче-приеме

тематических карточек

Мы, нижеподписавшиеся________________________________________________

должность, подписи, расшифровка подписи,

_____________________________________________________________________

название отдела-исполнителя

_____________________________________________________________________

должность, подпись, расшифровка подписи сотрудника, ответственного за

_____________________________________________________________________

каталогизацию документов архива

составили настоящий акт о следующем:

1. Первый(ая)сдает, а второй(ая)принимает________________________________

_____________________________________________________________________

вид работы, при котором производилось составление карточек

фонда N______________________________________________________________

название фонда

2. При проведении указанной в п.1 настоящего акта работы были

просмотрены следующие документы:

_____________________________________________________________________

NN пп. N описи NN ед.хр. Примечание

_____________________________________________________________________

1 2 3 4

_____________________________________________________________________

Итого просмотрено _________________________________________ ед.хр.

_____________________________________________________________________

наименование способов описания

Ед.хр. NN ____________ требуют подокументной разработки.

Указанные в п.1 настоящего акта тематические карточки

Сдал(а) ______________________

Принял(а) ____________________

Форма акта о сдаче-приеме тематических карточек

Формат А4 (210х297)

Приложение N 18

к п. 5.3.3.10.

Карточка учета каталогизации документов фонда

Дата

№№ описи и кол-во ед.хр.

Крайние даты доку-ментов

Код-во прос-мотрен-ных ед.хр.

Кол-во состав-ленных карто-чек

В процес-се какого вида работ состав-лены карточки

В какой каталог состав-лены карточ-ки и их кол-во

Долж-ность и фамилия испол-нителя

При-меча-ние

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Составитель ________________________________________________________________

подпись, расшифровка подписи

Форма карточки учета каталогизации документов фонда

Формат А4 (210х297)

Приложение N 19

к п. 5.3.3.10.

Книга учета каталогизации документов государственного архива

№№ пп

Дата

Название и №№ фон-дов

№№ опи-си

Колич. ед.хр. в описи

Крайние даты док-тов в описи

Колич. просмотренных ед.хр.

Всего

Докумен-тов госархива

На хозрас-четных началах

1

2

3

4

5

6

7

8

9

№№ пп

Количество составленных карточек

Состав-лено дуб-летных карто-чек

Выделе-но (объ-едине-но) при экспер-тизе кар-точек

Вне-сено в ката-лог кар-точек

Все-го

В том числе

На док-ты гос-архива

Из них

На хоз-расчет-ных нача-лах

Док-ты, выяв-ленные в друг. Архивах

При те-матич. Разра-ботке

В про-цессе других работ

1

10

11

12

13

14

15

16

17

18

Форма книги учета каталогизации документов государственного архива

Формат А4 (210х297)

Приложение № 20

к п.6.2.3.

УТВЕРЖДАЮ

Директор_______________________

(название государственного архива)

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Список организаций – источников комплектования государственного архива

№№ пп

Индекс органи-зации

Наименование отраслей (подотраслей), местонахождение организации

Форма собствен-ности

Условия и вид передачи документов

Приме-чание

1

2

3

4

5

6

Итого по состоянию на 01.01.00 в список внесено ____________________________

/цифрами и прописью/

источников комплектования с № _______ по №__________, в том числе по видам собственности:

______________________________________ государственных организаций

______________________________________негосударственных организаций

Итоговую запись составил ________________________________________________

Должность Подпись Расшифровка подписи

Согласовано

Протокол ЦЭПК (ЭПК) ___________________________________

/название архивного органа, архива /

от _____________________№ _________

Форма списка организаций - источников комплектования

государственного архива

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 21

к п. 6.2.3.

УТВЕРЖДАЮ

Директор_______________________

(название государственного архива)

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Список физических лиц (граждан) – источников комплектования государственного архива документами личного происхождения

№№ пп

Наименование отраслей (подотраслей), фамилия, имя, отчество специалиста в области науки и техники

Фамилия, имя, отчество, местонахождение владельца документов

Условия и вид передачи документов

Приме-чание

1

2

3

4

5

Итого по состоянию на 01.01.00 в список внесено ____________________________

/цифрами и прописью/

источников комплектования с № _______ по №__________, в том числе по виду передачи документов:

в государственную собственность ________________________

с сохранением права собственности

за сдатчиком документов _______________________

Итоговую запись составил ________________________________________________

Должность Подпись Расшифровка подписи

Согласовано

Протокол ЦЭПК (ЭПК) ___________________________________

/название архивного органа, архива /

от _____________________№ _________

Форма списка физических лиц (граждан) - источников комплектования

государственного архива документами личного происхождения

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 22

к п. 6.2.8.

Карточка учета организации,

возможного источника комплектования

государственного архива

Полное название организации__________________________________________

___________________________________________________________________

Форма собственности, подведомственность______________________________

_______________________________________ ____________________________

Дата создания организации____________________________________________

___________________________________________________________________

Местонахождение организации, контактный телефон______________________

_____________________________________________________________________

Основные направления и виды научно-технической деятельности____________

Годы разработки, количество учетных единиц_____________________________

перечень наиболее значимых научно-технических разработок, источник

сведений о них________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Наименование учетного комплекса, описи разработчика, к которым относятся

передаваемые единицы хранения________________________________________

Наименование комплектов, их частей, видов и разновидностей НТД, находящих-

ся на ведомственном хранении__________________________________________

Правовые условия передачи разработчиком НТД заказчику, эксплуатирующей

организации или иным структурам______________________________________

Намечаемые мероприятия по обследованию деятельности организации

____________________________________________________________________

Форма карточки учета организации  -  возможного источника комплектования государственного архива.

Формат А4 (210 х297)

Приложение N 23

к п. 6.3.1.4.

_____________________________________ УТВЕРЖДАЮ

(наименование ведомства) Протокол ЭПК N ________________

(полное и сокращенное наименование (наименование архивного учреждения)

организации) Дата

П Е Р Е Ч Е Н Ь

проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым

подлежит передаче на постоянное хранение за ______________ годы.

№№ пп

Обоз-наче-ние

Наиме-нование научно-технич. разра-боток

Этап (ста-дия)

Годы раа-рабо-тки

Органи-зации, прини-мавшие участие в разра-ботке

Организ-ация-дер-жатель подлин-ника

Кол-во учетных единиц

Обоснова-ние отбо-ра проек-та, проб-лемы (темы)

Приме-чание (срок передачи в архив)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

В перечень включено ________(проектов,комплексов,тем) с N_______ по N _________

(цифрами и прописью)

Председатель экспертной комиссии___________________________________________________________________

должность, подпись, расшифровка подписи

Члены экспертной комиссии___________________________________________________________________

должность, подпись, расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

_______________________________________________________

(Подпись руководителя организации, расшифровка подписи)

Форма перечня проектов, проблем (тем), НТД

по которым подлежит передаче на постоянное хранение

Формат А4 (210х297)

Приложение № 24

к п. 6.6.6.

_______________________________ УТВЕРЖДАЮ

(Название организации) ___________________________
- (Наименование должности

руководителя организации)

АКТ

о необнаружении единиц хранения Подпись Расшифровка подписи

НТД, подлежащих передаче на посто-

янное хранение Дата Печать

от__________________№____________ Фонд №__________

дата (название фонда, коллекции)

__________________________________

/место составления/

При проверке готовности НТД к передаче на постоянное хранение в

_____________________________________________________________было

/название архива/

обнаружено отсутствие нижеперечисленных единиц хранения фонда.

Проверка осуществлялась во всех предполагаемых местах хранения НТД

_______________________________________________________________________

/перечислить/

Были изучены возможные обстоятельства гибели, утраты, передачи иным юридическим и физическим лицам НТД фонда_______________________________

/название фонда, коллекции/

Розыск у заказчика, в эксплуатирующей организации производился

_________________________________________________________________________
/указать время и место поиска/

Заверенные копии, микрофильмы-подлинники и микрофильмы-дубликаты необнаруженных НТД отсутствуют /не составлялись/.

2

Проверку готовности осуществлял /и/ _______________________________________

________________________________________________________________________

/фамилия, имя, отчество, должность представителя организации/

Факт проведения проверки подтверждаю /ем/________________________________

_______________________________________________________________________

/фамилия, имя, отчество, должность представителя архива/

В связи с вышеизложенным считаем необходимым снять с государственного учета следующие единицы хранения, включенные в опись №______________

№№ пп

Ед.хр №

Заголовок ед.хр.

Край-ние даты

Кол-во лл. ед.хр. и внутрен-ней описи

Сведения о наличии уникаль-ных и особо ценных ед.хр.

Предпола-гаемые при-чины отсут-ствия ед.хр.

1

2

3

4

5

6

7

Всего __________________________________ед.хр.

/цифрами и прописью/

Содержание утраченных НТД:

- может быть частично восполнено следующими ед.хр. /документами/

/номера ед.хр. по описи /описям/, их групповые заголовки; номера листов и

заголовки документов/

- не может быть восполнено документами данного или других фондов

/указать причину/


Представитель организации Подпись Расшифровка подписи


Представитель архива Подпись Расшифровка подписи

Согласовано Одобрено

3

Протокол ЭПК Протокол ЭК

__________________________________ _________________________

/название архивного органа, архива/ /название организации/

__________________№ __________ _______________№______

(дата) (дата)

Изменения в учетные документы организации внесены.

Представитель организации, отвечающий за учет НТД

Дата Подпись Расшифровка подписи

Форма акта о необнаружении единиц хранения НТД,

подлежащих передаче на постоянное хранение.

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 25

к п. 3.4.4.3, 4.2.7, 6.6.6.

УТВЕРЖДАЮ

___________________________ _________________________________

Название организации (Наименование должности руководителя

организации)

АКТ

о неисправимых повреждениях Подпись Расшифровка подписи

единиц хранения /документов/

НТД постоянного хранения Дата Печать

от__________________№____________ Фонд №___________________

(дата) /название фонда, коллекции/

__________________________________

/место составления/

При проверке готовности НТД к передаче на постоянное хранение в

_____________________________________________________________были обнаружены

/название архива/

нижеперечисленные неисправимо поврежденные единицы хранения /документы/:

№№ пп

№ ед.хр.

Заголовок ед.хр.

Крайние даты

Номера неисправимо поврежденных листов

Сущность и причины повреждения

1

2

3

4

5

6

Всего обнаружено_________________________________________________________

/цифрами и прописью/

полностью поврежденных единиц хранения НТД и ________________________

/цифрами и прописью/

отдельных документов.

Вышеперечисленные единицы хранения НТД подлежат снятию с государственного учета

ввиду_______________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Вышеперечисленные документы подлежат изъятию из единиц хранения и выделению к

уничтожению ввиду__________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Заменяющих вышеперечисленные единицы хранения и отдельные документы заверенных

копий, микрофильмов-подлинников и микрофильмов-дубликатов в фонде не обнаружено.

Представитель организации Подпись Расшифровка подписи

/индивидуального предпринимателя/

Представитель архива Подпись Расшифровка подписи

Согласовано Одобрено

Протокол ЭПК Протокол ЭК

__________________________________ _________________________

/название архивного органа, архива/ /название организации/

от__________________№ ___________ от_______________№______

(дата) (дата)

Изменения в учетные документы организации / индивидуального предпринимателя/ внесе-

ны.

Представитель организации /индивидуального предпринимателя/, отвечающий за учет НТД

Дата Подпись Расшифровка подписи

Форма акта о неисправимых повреждениях единиц хранения /документов/ НТД

постоянного хранения.

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 26

6.6.6., 6.6.16.

(Название государственного архива)

Ведомость дефектов графической

и текстовой НТД, передаваемой

на постоянное хранение Фонд №___________

При приеме на постоянное хранение единиц хранения НТД по описи _____________________________обнаружено, что они нуждаются:

/название и номер/_____________________________________________________________

№ пп

Виды работ

№№ ед.хр.

№№ листов

Примечание

1

2

3

4

5

1. в реставрации калек

2. в восстановлении

затухающих текстов

3. в составлении (переоформлении) внутренних описей

4. в составлении листа-заверителя дела

5. в переоформлении титульного листа (обложки дела)

6. в перенумерации (донумерации) листов

7. перефальцевании чертежей

8. в шифровке (перешифровке) дел

9 в переплете (подшивке) дел

10 в дооформлении нетекстовых вложений

11 в дезинсекции

12 в дезинфекции

13 в других видах работ _______________________________________________

(указать)

Выявление дефектов графической О необходимости дооформления

и текстовой документации произвел: единиц хранения НТД предупрежден:

Представитель организации

____________________________

Должность Подпись Расшифровка подписи

________________________________________

Должность Подпись Расшифровка подписи

Форма ведомости дефектов графической и текстовой НТД,

передаваемой на постоянное хранение.

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 27

к п. 4.2.7, 6.6.9.

_______________________________________

(Название государственного архива)

УТВЕРЖДАЮ

Директор________________

(Название государственного архива)

Подпись Расшифровка подписи

АКТ Дата

об обнаружении единиц хранения

НТД, не относящихся к данному

архиву, фонду или описи

______________№__________

(дата)

_____________________________

/место составления/

При приеме-передаче НТД, относящейся к фонду ___________________________

/название и номер фонда/

на постоянное хранение в_________________________________________________

/название архива/

по описи_________________________________________________________________

/название и номер описи, вид НТД/

обнаружены нижеследующие ошибочно включенные единицы хранения:

_________________________________________________________________________

№ пп

№№ ед.хр.

Заголовок ед.хр.

Крайние даты доку-ментов

К какому фонду описи данного архива относятся

В какой архив следует передать

Приме-чание

1

2

3

4

5

6

7

Итого обнаружено_______________________________единиц хранения

/цифрами и прописью/

Наименование должности сотрудника Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы архива внесены__________________________________________________________________

Наименование должности сотрудника Подпись Расшифровка подписи

Форма акта об обнаружении единиц хранения НТД,

не относящихся к данному архиву, фонду или описи.

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 28

к пп. 4.2.7, 6.6.14, 6.6.16, .6.7.2

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

________________________________ ________________________________

(наименование должности руководителя (наименование должности руководителя

________________________________ ________________________________

организации-сдатчика) организации-приемщика)

Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи

Дата Печать Дата Печать

АКТ

___________ № ___________

(дата)

приема-передачи документов на хранение

__________________________________________________________________________________________

(основание передачи)

__________________________________________________________________________________________

(название передаваемого фонда)

__________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________ сдал,

(название организации-сдатчика)

а __________________________________________________________________________________ принял

(название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:


пп

Название,
номер описи

Количество экземпляров
описи

Количество
ед. хр.

Примечания

1

2

3

4

5

Итого принято _____________________________________ ед. хр.

Фонду присвоен номер ____________________________________

Передачу произвели: Прием произвели:

Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка

подписи подписи

Дата Дата

Изменения в учетные документы внесены

Должность Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма акта приема-передачи документов на хранение

Формат А4 (210  297)

Приложение № 29

к п. 6.6.15.

________________________________

(Название организации)

УТВЕРЖДАЮ

________________________________
(наименование должности руководителя

организации )

___________________________________

АКТ Подпись Расшифровка подписи

о невосстановимой утрате информации, Печать

относящейся к электронной НТД Фонд № _____________________

от_______________№ _____________ /название фонда, коллекции/

(дата)

_________________________________

/место составления/

При проверке готовности электронной НТД к передаче на постоянное хранение в_____________________________________________________________

/название архива /

была обнаружена невосстановимая утрата нижеперечисленных файлов и/или отдельных данных.

Были изучены возможные обстоятельства гибели, аннулирования, передачи иным юридическим и физическим лицам электронной НТД__________

_______________________________________________________________________

/перечислить/

Бумажные аналоги утраченных данных отсутствуют.

Проверку готовности осуществлял/и/______________________________________

________________________________________________________________________

/фамилия, имя, отчество, должность представителя организации/

Факт проведения проверки подтверждаю/ем/ _______________________________

________________________________________________________________________

/фамилия, имя, отчество, должность представителя архива/

В связи с вышеизложенным, считаем необходимым снять с государственного учета следующие единицы учета, включенные в опись файлов №_______

_

№ пп

№ ед. учета

Заголовок файла, перечень его фрагментов

Характеристика файла, дата его создания

Примененное программное обеспечение

Предполагаеиые причины утраты

1

2

3

4

5

6

Всего _________________________________________единиц учета

/цифрами и прописью/

Содержание утраченных единиц учета электронной НТД:

- может быть частично восполнено следующими файлами (данными)___________

______________________________________________________________________

/индентификационные коды и описания файлов/

- не может быть восполнено документами данного или других фондов__________

__________________________________________________________________________

/указать причину/

Представитель организации Подпись Расшифровка подписи

Представитель архива Подпись Расшифровка подписи

Согласовано Одобрено

Протокол ЭПК Протокол ЭК

___________________________________ __________________________

/название архивного органа, архива/ /название организации/

от__________________№_____________ от________________№______

Изменения в учетные документы организации внесены.

Представитель организации, отвечающий за учет НТД.

Должность Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о невосстановимой утрате информации,

относящейся к электронной НТД.

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 30

к п. 6.6.15.

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

(Наименование должности Директор __________________

руководителя организации-сдатчика) (название государственного архива)

Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи

Дата Печать Дата Печать

АКТ

приема-передачи информационных

массивов и программных средств

на постоянное хранение

________________№____________

(дата)

________________________________

/место составления/

Правовое основание передачи: ___________________________________________

______________________________________________________________________

(указать)

В связи с ______________________________________________________________

/указать причину/

_______________________________________________________________________

/название организации/

передает, а _____________________________________________________________

/название архива/

принимает на постоянное хранение следующие информационные массивы в виде электронной НТД, носители информации и сопроводительную документацию к ним, относящуюся к фонду ____________________________________________________

(наименование и номер фонда)

__________________________________________________________________________

№ пп

Наличие и номер описи файла

Кол-во из описи

Перечень сопро-водитель-ной доку-ментации

Програ-ммы записи инфор-мации

Тип но-сителя, место файла на носителе

Кол-во рабочих копий носи-теля

Даты идентифи-кации номера файлов

Кол-во единиц учета

Приме-чание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

2

Всего принято на постоянное хранение ______________________________

/цифрами и прописью/

единиц учета, записанных на ____________________________

/указать количество/

физически обособленных носителях информации;

_____________________ рабочих /страховых/ копий носителей информации на

/указать количество/

___________________________

/указать вид носителя/

____________________________ единиц хранения программного обеспечения.

/указать количество/

Фонду присвоен №________

Принятая электронная НТД размещена ___________________________________

(указать архивохранилище)

В процессе приема-передачи электронной НТД выявлены, не выявлены (нужное подчеркнуть) недостатки в физическом состоянии и оформлении единиц хранения.

Акт технической проверки информационных массивов и программных средств прилагается.

Передачу произвели: Прием произвели:

Должность подпись расшифровка Должность, подпись, расшифровка

подписи подписи

Дата Дата

Изменения в учетные документы внесены

Должность Подписи Расшифровка подписи

Дата

Форма акта приема-передачи информационных массивов

и программных средств на постоянное хранение.

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 31

к п. 6.6.15.

__________________________ УТВЕРЖДАЮ

(Название архива) Директор ____________________

(название государственного архива)

АКТ Подпись Расшифровка подписи

технической проверки

информационных массивов Дата

и программных средств

_________________№_____________

(дата)

__________________________________

/место составления/

Основание: прием-передача электронной НТД_______________________

________________________________________________________________________

/название организации/

на постоянное хранение.

Проверкой установлено:

1. Передается __________________носителей информации, в том числе

/количество/

_____________________ рабочих копий:

/количество/

а) типы носителей, их физико-химическая характеристика____________________

_____________________________________________________________________

/перечислить/

б) имеются следующие размагниченные участки и механические повреждения носителей______________________________________________________________

/перечислить/

в) наличие вируса (вирусов) установлено, не установлено (при наличии - указать его разновидность) _______________________________________________________

Антивирусные мероприятия дали следующие результаты: ___________________

_____________________________________________________________________

/перечислить/

2. Числятся по описям файлов____________________единиц учета.

/количество/

3. Файлы _______________________________________________________________

/имена и идентификационные номера/

не воспроизводятся на компьютерных системах принимающего архива.

4. Не обнаружены файлы _________________________________________________,

/имена и идентификационные номера/

включенные в опись _________________под следующими архивными номерами

/номер описи/

________________________________________________________________________

/перечислить/

5. Передаваемая сопроводительная документация ___________________________

/перечислить/

а) позволяет идентифицировать файлы

б) не позволяет идентифицировать файлы________________________________

/указать причину/

6. Информация записана в следующем формате____________________________

/указать/

использованы операционные системы_____________________________________

/перечислить/

7. Использованное программное обеспечение:

а) совместимо с программными средствами архива;

б) не совместимо с программными средствами архива ______________________________________________________________________

/указать причину/

8. Итого по данной описи__________________________ имеется________________

/номер описи/ /количество/

полностью воспроизводимых файлов.

9. Файлы ________________________ из описи________________________

/архивные номера/ /номер описи/

исключить.

  1. Предложить сдатчику осуществить следующие мероприятия по реорганизации информационных массивов и очистке (реставрации)____________носителей _____________________________________________________________________

/перечислить/

  1. Прием-передачу информационных массивов и программных средств:

а) осуществить;

б) отложить до __________________________________________________

/указать необходимые мероприятия/

Проверку произвел:

Должность Подпись Расшифровка подписи

Согласовано

Заведующий архивохранилищем архива

Подпись Расшифровка подписи

Форма акта технической проверки информационных массивов

и программных средств.

Формат А4 (210 х297)

ПриложениеN 32

к п. 7.6.2.

Карточка учета работы с организацией.

I.Учетные сведения:

Номер списка____________________________________

Порядковый номер по списку______________________

Классификационный индекс по списку_____________

Номер фонда _______________________

  1. Общие сведения:

Полное название организации /индивидуального предпринимателя/ с указанием организационно-правовой формы ___________________________________________

Официально принятое сокращенное название организации ______________________

Вид собственности ________________________________________________________

Подведомственность _______________________________________________________

Юридический адрес ________________________________________________________

Фактический адрес _________________________________________________________

Должность, Ф.И.О. и контактный телефон руководителя организации __________________________________________________________________________

Должность, Ф.И.О. и контактный телефон председателя ЭК

__________________________________________________________________________

Должности, Ф.И.О. и контактный телефон лиц, ответственных за хранение:

НТД ______________________________________________________________________

УД _______________________________________________________________________

документов по личному составу _______________________________________________

электронных документов ____________________________________________________

медицинских документов ____________________________________________________

Адрес отдельно расположенного архива /архивов/ _______________________________

III. Правовые сведения:

Дата образования организации ________________________________________

Перечень предшественников и крайние даты их существования ___________________

__________________________________________________________________________

Дата и форма приватизации __________________________________________________

Дата национализации _______________________________________________________

Даты и формы других реорганизаций __________________________________________

Дата и основания ликвидации ________________________________________________

  1. Общеархивные сведения:

Наличие и крайние даты документов государственной собственности

_____________________________________________________________________________

Наличие и крайние даты документов негосударственной собственности

_____________________________________________________________________________

Наличие, дата заключения и срок действия договора о добровольной передаче документов _____________________________________________________________________________

Отметка о временном /депозитарном/ хранении документов в госархиве

_____________________________________________________________________________

  1. Действующие нормативно-методические документы:

Положение /я/ об архивной службе, виды, даты согласования ________________________

Положение об ЭК, дата согласования ____________________________________________

Инструкция по делопроизводству, дата согласования _______________________________

Стандарт предприятия, дата согласования ________________________________________

Положение о передаче подлинников НТД, дата согласования ________________________

  1. Организационно-методическое содействие:

Отметки о чрезвычайных происшествиях _________________________________________

Даты комплексных проверок ___________________________________________________

Даты тематических проверок, перечень обследуемых участков ______________________

____________________________________________________________________________

Даты контрольных проверок ___________________________________________________

Даты чрезвычайных инспекций _________________________________________________

Даты целевых проверок уникальной НТД ________________________________________

Даты совещания-семинара, курсов, лекций в госархиве _____________________________

Даты методических занятий в источнике комплектования ___________________________

  1. Организация хранения и обеспечение сохранности

Помещения и штат архива НТД /или мест хранения НТД/ ___________________________

____________________________________________________________________________

Помещения и штат архива УД /или мест хранения УД/ _____________________________

____________________________________________________________________________

Помещения и штат архива электронных документов /или мест хранения ЭД/ ____________________________________________________________________________

Помещения и штат архива медицинских документов ______________________________

____________________________________________________________________________

Паспортизация /годы проведения/ _______________________________________________

Документы, находящиеся на хранении в организации на соответствующую дату /количество, крайние даты, хранящиеся сверх срока/:

НТД __________________________________________________

УД ___________________________________________________

документы по личному составу _________________________________________________

КФФД _______________________

электронные документы _______________________________________________________

медицинская документация ____________________________________________________

документы иностранного происхождения ________________________________________

Акты об утрате НТД __________________________________________________________

Акты об утрате УД ___________________________________________________________

Акты о неисправимых повреждениях НТД _______________________________________

Акты о неисправимых повреждениях УД ________________________________________

VIII. Упорядочение и передача НТД на госхранение:

____________________________________________________________________________

Дата и № прото-кола ЭПК или акта приема-передачи дел

Наличие утвержд. Перечня (группа НТД, объем, годы)

Утверждение описей на ЭПК

Согла-сова-ние описей по л/с (кол-во, годы)

Пере-дача лел в Гос-архив (кол-во, годы, группа д-тов)

НД

КД

ТД

ПД

Патд

УД

ЛД

МД

ЭД

(кол-во, годы)

№ и дата протокола ЭПК

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Передача из источника комплектования в другой госархив _______________

____________________________________________________________________

Согласование актов об уничтожении НТД_________________________________

Форма карточки учета работы с организацией.

Формат А4 (210 х297)

Приложение N 33

к п. 8.3.2.

Журнал регистрации заказов

пользователей на выдачу описей, дел.

№№ пп

Фамилия, имя, отчество

Дата

Хранилище,

№ фонда

1

2

3

4

Форма журнала регистрации заказов пользователей

на выдачу описей, дел

Формат А4 (210х297)

Приложение № 34

к п. 8.3.2, 3.5.1.

(название государственного архива)

РАЗРЕШАЮ выдачу документов

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)
НА ВЫДАЧУ ДОКУМЕНТОВ, Наименование

КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ, должности

ОПИСЕЙ

Подпись Расшифровка подписи

Дата

(фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя)

(фамилия, инициалы работника архива, название структурного подразделения)

(тема исследования, цель выдачи)

Фонд №___

Опись №___

Ед. хр. №___

Заголовок ед. хр.

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Расписка пользователя, работника архива

Расписка работника читального зала

1

2

3

4

5

6

7

Форма заказа (требования) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей

(лицевая сторона)

Формат А5 (148  210)

1

2

3

4

5

6

7

_______________________________________

(подпись пользователя, работника архива)

Дата

Форма заказа (требования) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей

(оборотная сторона)

Формат А4 (148 х 210)

Приложение № 35

3.5.2.

(название государственного архива)

_________________________________________

(почтовый индекс, адрес)

АКТ

___________________ № __________________

(дата)

о выдаче документов во временное пользование

_________________________________________

(наименование организации)

_________________________________________

(почтовый индекс, адрес)

Основание ____________________________________________________________

______________________________________________________________________

Для какой цели выдаются документы______________________________________

______________________________________________________________________

Выдаются следующие ед. хр. из фонда ____________________________________

(название, номер)

Опись №___

Ед. хр.
№___

Заголовок ед. хр.

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Примечание

1

2

3

4

5

Всего выдается _________ ( _________, _________, _________ ) ед. хр. (общим ко-
личеством листов, временем звучания, метражом) на срок ______________

Документы выданы в упорядоченном состоянии.

Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения госархива.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов.

Форма акта о выдаче документов во временное пользование

Формат А4 (210 х297)

2

Документы сдал

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Руководитель
государственного
архива Подпись Расшифровка подписи

Печать государственного
архива

Дата

Документы принял

Руководитель организации-
получателя Подпись Расшифровка подписи

Печать организации

Дата

Документы сдал

Руководитель организации-
получателя Подпись Расшифровка подписи

Дата

Документы принял

Наименование
должности работника
государственного
архива Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма акта о выдаче документов во временное пользование
(продолжение)

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 36

к п.8.4.

РАЗРЕШАЮ

Директор __________________________

(название государственного архива)

Подпись Расшифровка подписи

Дата

ЗАКАЗ № ____ НА КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ 

Структурное подразделение______________________________________________

Фамилия заказчика _____________________________________________________

Адрес, телефон ________________________________________________________

Основание ____________________________________________________________

(запрос № и дата, заявление пользователя, сотрудника архива,

______________________________________________________________________

договор, служебное задание)

Тема _________________________________________________________________

Количество кадров, листов ___________ Формат ___________ Тираж ___________

в соответствии с перечнем:

№ пп

Номер фонда

Номер описи

Год

Номер дела

Номера листов с оборотом

Кол-во листов

Краткое содержание или указание состава документов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Особые отметки ___________________________________________________

Документы не содержат сведений ограниченного доступа

Заказчик _________________ _____________________ Дата ______________

(подпись) (расшифровка подписи)

Руководитель структурного

подразделения ____________ _____________________ Дата ______________

(подпись) (расшифровка подписи)

Заказ принял ______________ _____________________ Дата ______________

(подпись) (расшифровка подписи)

Заказ получил_____________ _____________________ Дата ______________

(подпись) (расшифровка подписи)

Для документов на бумажной основе.

Форма заказа на копирование документов

Формат А4 (210 х297)

Приложение N 37

к п. 8.4.

РАЗРЕШАЮ

Зам.директора-руководитель

центра

_____________________________

(подпись,расшифровка подписи)

Дата

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ

подлежащих: _______________________________________________________________

(перепечатке, ксерокопированию, фото-, кино-, видео-

копированию, микрофильмированию, микрофишированию)

основание: _________________________________________________________________

[запрос: N и дата, заявление и Ф.И.О. пользователя, Ф.И.О.

сотрудника архива, договор (N, дата, с кем заключен дого-

вор), служебное задание, производственная необходимость]

цель копирования ___________________________________________________________

потребитель информации _____________________________________________________

тема _______________________________________________________________________

название фонда (фондов) _____________________________________________________

___________________________________________________________________________

№№ пп

№ фонда

№ описи

год

№ дела

№№ листов с указанием оборотов

Кол-во листов

Краткое содержа-ние или указание состава докумен-тов

Приме-чание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Подпись ответственного лица ____________________

Форма Перечня документов при копировании

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 38

к п. 8.4.

ЖУРНАЛ

учета заказов на копирование документов



пп



Заказчик

Структурное
подразделение
архива, направившее
заказ

Количество листов, кадров м/ф

Поисковые данные документов

Количество экземпляров

Дата поступ-ления заказа

Форма журнала учета заказов на копирование документов

(левая сторона разворота)

Формат А4 (210 х297)

Дата
исполнения заказа

Заказчику передано

Отметка о
получении

Примечание

Листов

Кадров м/ф

Другое

(подпись, дата)

Форма журнала учета заказов на копирование документов

(правая сторона разворота)

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 39

к п. 8.7.

(название государственного архива)

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
И ИХ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

Начат

Окончен

Титульный лист журнала регистрации

пользователей и их личных дел

Формат А4 (210  297)


пп

Фамилия, имя, отчество пользователя

Номера личных дел пользователей, зарегистированных впервые

Номера личных дел пользователей, обратившихся повторно

1

2

3

4

Форма журнала регистрации

пользователей и их личных дел

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 40

к п. 8.7.

(название государственного архива)

КАРТОЧКА УЧЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ И ТЕМАТИКИ ИССЛЕДОВАНИЙ

Тема исследования (название, хронологические рамки) ______________________

Фамилия, и., о. Исследователя

Номер личного дела

Должность, ученая степень, звание _______________________________________

Кем командирован

Время работы

Цель занятия __________________________________________________________

Форма карточки учета пользователей и тематики исследований

(лицевая сторона)

Формат А5 (148  210)

Номера использованных фондов и дел

Фонд №___

Опись №___

Дело №___

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма карточки учета пользователей и тематики исследований

(оборотная сторона)

Формат А4 (210 х297)

Приложение № 41

к п. 8.7.

(название государственного архива)

КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТА ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСА

Дата и индекс
запроса (исх.)

Дата и индекс док-та при поступлении

Дата и индекс
ответа

Вид подготовленного информ. док-та

Автор запроса _________________________________________________________

Содержание запроса ___________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Цель запроса __________________________________________________________

Цель использования (полит., народнохоз., соц.-культ.) _______________________

(нужное подчеркнуть)

Куда направлен непрофильный запрос

Наименование должности работника
Подпись Расшифровка подписи

Характер ответа (положит., отриц.)

Нужное подчеркнуть

Дата

Форма карточки регистрации и учета исполнения запроса

(лицевая сторона)

Формат А5 (148  210)

Номера использованных фондов и дел

Фонд №___

Опись №___

Дело №___

лл. №___

Ответ подшит (номер дела) ______________________________________________

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Форма карточки регистрации и учета исполнения запроса
(оборотная сторона)

Формат А4 (148 х 210)

СПИСОК ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ АКТОВ,

НОРМАТИВНЫХ И МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

1. Законодательные акты

Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего Союза ССР от 6 июля 1992 г. М., 1993.

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РоссийскойФедерации и архивах. N 5341-1 от О7.О7.1993.

Положение об Архивном фонде Российской Федерации. N 552 от 17.О3.1994.

Положение о Федеральной архивной службе России. (Утв. пост. Правительства РФ от 28.12.1998 г., N 1562).

Патентный закон Российской Федерации. N 3517-1 от 23.О9.1992. (С изм. на 07.02.2003 г.).

Закон Российской Федерации «О стандартизации». N 5154-1 от 10.06.1993. (С изм. на 10.01.2003 г.).

Закон Российской Федерации ";О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных."; N 3523-1 от 23.О9.1992. (С изм. на 24.12.2002 г.).

Закон Российской Федерации ";О правовой охране топологий интегральных микро-схем."; N 3526-1 от 23.О9.1992. (С изм. на 09.07.2002 г.).

Закон Российской Федерации ";Об авторском праве и смежных правах."; N 5351-1 от 09.О7.1993. (С изм. на 19.07.1995 г.).

Закон Российской Федерации ";О государственной тайне."; N 5485-1 от 21.О7.1993. (С изм. на 06.10.1997).

Указ Президента Российской Федерации ";О реформе государственных предприятий";. N 1ОО3 от 23.О5.1994.

Гражданский кодекс Российской Федерации. (Полный текст с изменениями и до-полнениями на О1 ноября 2ОО1 г.). Часть 1: N 51-ФЗ от 3О.11.1994 (1994-2ОО1 гг.); Часть 2: N 14-ФЗ от 26.О1.1996 (1996-2ОО1 гг.).

Федеральный закон ";О введении в действие части первой Гражданского кодекса Российской Федерации";. N 52-ФЗ от 3О.11.1994.

Федеральный закон ";О введении в действие части второй Гражданского кодекса Российской Федерации";. N 15-ФЗ от 26.О1.1996.

Федеральный Закон РФ ";Об обязательном экземпляре документов";. N 77-ФЗ от 29.12.1994. (С изм. на 24.12. 2002 г.).

Федеральный Закон РФ ";О связи";. N 15-ФЗ от 16.О2.1995. (С изменениями на 17.О7.1999 г.).

Федеральный Закон ";Об информации, информатизации и защите информации."; N 24-ФЗ от 2О.О2.1995. (С изм. на 10.01.2003 г.).

Федеральный закон РФ «О недрах». N 27-ФЗ от 03.03.1995.

Водный Кодекс Российской Федерации. (Утв. 16.11.1995, N 167-ФЗ).

Федеральный закон об архитектурной деятельности в Российской Федерации. N 169-ФЗ от 17.11.1995. (С изм. и доп. по сост. на 2ОО1 г.).

Уголовный Кодекс Российской Федерации. (Утв.13.О6.1996, N 64-ФЗ). (С измене-ниями и дополнениями на 2О.О2.2ОО1 г.). М., 2ОО1.

Федеральный Закон РФ ";О науке и государственной научно-технической политике";. N 127-ФЗ от 23.О8.1996. (С изм. на 30.12.2001 г.).

Лесной Кодекс Российской Федерации. (Утв. 29.О1.1997, N 22-ФЗ).

Воздушный Кодекс Российской Федерации. (Утв.19.О3.1997, N 6О-ФЗ). (В редакции ФЗ РФ от О8.О7.1999, N 15О-ФЗ).

Федеральный закон ";О приватизации государственного имущества и об основах приватизации муниципального имущества в Российской Федерации";. N 123-ФЗ от 21.О7.1997.

Федеральный закон ";О государственной регистрации прав на недвижимое имущест-во";. N 122-ФЗ от 21.О7.1997.

Федеральный закон «О промышленной безопасности опасных производственных объектов». N 116-ФЗ от 21.07.1997.

Федеральный закон «О безопасности гидротехнических сооружений». N 117-ФЗ от 21.07.1997.

Градостроительный Кодекс Российской Федерации. (Утв. О7.О5.1998, N 73-ФЗ). (С изменениями и дополнениями на 15.О1.2ОО1). М., 2ОО1.

Федеральный закон «Об инвестиционной деятельности в Российской Федерации, осуществляемой в форме капитальных вложений». N 39-ФЗ от 25.02.1999. (С изм. на 02.01.2000).

Федеральный закон ";О государственном земельном кадастре";. N 28-ФЗ от О2.О1.2ООО.

Федеральный закон ";О землеустройстве";. N 79-ФЗ от 18.О6.2ОО1.

Земельный кодекс Российской Федерации. N 136-ФЗ от 25.1О.2ОО1.

Федеральный закон ";О введении в действие Земельного кодекса Российской Фе-дерации";. N 137-ФЗ от 25.1О.2ОО1.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. N 195-ФЗ от 3О.12.2ОО1.

Федеральный закон ";Об электронной цифровой подписи";. N 1-ФЗ от 1О.О1.2ОО2.

Федеральный закон ";О государственных и муниципальных унитарных предприя-тиях";. N 161-ФЗ от 14.11.2ОО2.

Федеральный закон «О техническом регулировании». N 184-ФЗ от 27.12.2002.

  1. Акты Правительства и правительственных

учреждений Россиийской Федерации

Постановление Правительства РФ N 87O от 26.О7.1994 г. ";О приватизации объектов научно-технической сферы.";

Порядок включения объектов интеллектуальной собственности в состав немате-риальных активов. ( Утв. Мин-вом науки и технической политики РФ N ОР22-2-64 и Комитетом РФ по патентам и товарным знакам N 1О/2-2О215/23 от 13.О3.1995).

Поручение Правительства РФ N ЮЯ-П-16-27511 от О8.О9.1995 ";О совершенство-вании организации отбора и передачи в госархивы научно-технической документации";.

Постановление Правительства РФ N 226 от 28.О2.1996 ";О государственном учете и регистрации баз и банков данных";. (С приложением Временного положения ).

Положение о порядке учета архивных документов при приватизации государст-венного и муниципального имущества. М. 1996. (Утв. пр. Росархива N 54 от О6.11.1996 и расп. Госкомимущества N 1131-р от 22.1О.1996).

Постановление Правительства РФ N 95О от 24 июля 1997 г. ";Об утверждении По-ложения о государственной системе научно-технической информации";. (С приложением Положения). (С изм. на 10.07.1998 г.).

Постановление Правительства РФ ";О государственном учете жилищного фонда в Российской Федерации";. N 13О1 от 13.1О.1997. (С приложением ";Положения о госу-дарственном учете жилищного фонда в Российской Федерации";. Утв. Пост. Прави-тельства РФ N 13О1 от 13.1О.1997).

Решение Правительства РФ от 25.11.1999 г. ( прот. N 46 ) ";О мерах по сохранению Архивного фонда Российской Федерации и улучшению использования архивных доку-ментов";.

Поручение Правительства РФ N ВМ-П8-41973 от 14.12.1999г. ";Об обеспечении со-хранности и улучшению использования архивных документов";.

Приказ Госстроя России ";Об утверждении Положения ";Об архивах и реестре архи-вов организаций технической инвентаризации, государственном учете документов и экспертных архивных комиссиях";. N 6 от 19.О1. 2ООО. (С приложением ";Положения об архивах и реестре архивов организаций технической инвентаризации, государственном учете документов и экспертных архивных комиссиях";. Утв. пр. Госстроя России N 6 от 19.О1. 2ООО.

Постановление Правительства РФ ";Об утверждении Правил предоставления сведений государственного земельного кадастра";. N 918 от О2.12.2ООО. (С приложением ";Правил предоставления сведений государстственного земельного кадастра";. Утв. Пост. Правительства РФ N 918 от О2.12.2ООО).

Постановление Правительства РФ ";О государственном техническом учете и тех-нической инвентаризации в Российской Федерации объектов градостроительной дея-тельности";. N 921 от О4.12.2ООО. (С приложением ";Положения об организации в Российской Федерации государственного технического учета и технической инвен-таризации объектов градостроительной деятельности";. Утв. Пост. Правительства РФ N 921 от О4.12.2ООО).

Постановление Правительства РФ N 1ОО8 от 27 декабря 2ООО г. ";О порядке про-ведения государственной экспертизы и утверждения градостроительной, предпроектной и проектной документации";. (С приложением ";Положения о проведении государственной экспертизы и утверждении градостроительной, предпроектной и проектной до-кументации в Российской Федерации";).

Постановление Госгортехнадзора России N 18 от 22.05.2001 г. «Об утверждении Положения о геологическом и маркшейдерском обеспечении промышленной безопас-ности и охраны недр». (С приложением Положения).

Приказы Федеральной службы земельного кадастра России ";Об утверждении доку-ментов государственного земельного кадастра";:

N П/115 от 13 июня 2ОО1 г. об утверждении и с приложением ";Требований к офор-млению заявок о постановке земельных участков на государственный кадастровый учет";. (ГКЗ-1-Т.О-О6-О2-О1).

N П/119 от 15 июня 2ОО1 г. об утверждении и с приложением ";Порядка ведения го-сударственного реестра земель кадастрового района. Раздел ";Земельные участки";.

N П/327 от 02.10.2002 г. об утверждении и с приложением «Требований к оформле-нию документов о межевании, представляемых для постановки земельных участков на государственный кадастровый учет».

Приказ N 249/83 Госстроя России и Федеральной архивной службы России от 3О.1О.2ОО1 г. ";Об архивах организаций технической инвентаризации в Российской Федерации";.

Решение Коллегии Федеральной архивной службы России от О5.12.2ОО1 г. ";Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов Российской Феде-рации";.

  1. Международные, государственные и отраслевые

нормативные документы

3.1. Единая система конструкторской документации (ЕСКД)

(Межгосударственные стандарты. Переиздание 2ОО1 г.)

ГОСТ 2.ОО1-93. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие положения.

ГОСТ 2.ОО4-88. Общие требования к выполнению конструкторских и технологи-ческих документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ.

ГОСТ 2.1О1-68*. Виды изделий.

ГОСТ 2.1О2-68. Виды и комплектность конструкторских документов.

ГОСТ 2.1О3-68*. Стадии разработки.

ГОСТ 2.1О4-68*. Основные надписи.

ГОСТ 2.1О5-79*. Общие требования к текстовым документам.

ГОСТ 2.1О6-68*. Текстовые документы.

ГОСТ 2.1О8-68. Спецификация.

ГОСТ 2.1О9-73. Основные требования к чертежам.

ГОСТ 2.111-68*. Нормоконтроль.

ГОСТ 2.112-7О*. Ведомость держателей подлинников.

ГОСТ 2.113-75*. Групповые и базовые конструкторские документы.

ГОСТ 2.123-83. Комплектность конструкторских документов на печатные платы при автоматизированном проектировании.

ГОСТ 2.125-88. Правила выполнения эскизных конструкторских документов.

ГОСТ 2.2О1-8О. Обозначение изделий и конструкторских документов.

ГОСТ 2.3О1-68*. Форматы.

ГОСТ 2.3О2-68*. Масштабы.

ГОСТ 2.316-68*. Правила нанесения на чертежах надписей, технических требований и таблиц.

ГОСТ 2.5О1-88. Межгосударственный стандарт. Правила учета и хранения. М.,ИПК

ИС, 2ОО1.

ГОСТ 2.5О2-68. Правила дублирования.

ГОСТ 2.5О3-74. Правила внесения изменений.

ГОСТ 2.5О5-82. Правила внесения изменений при автоматизированном проектиро-вании.

ГОСТ 2.601-68*. Эксплуатационные документы.

ГОСТ 2.602-68*. Ремонтные документы.

ГОСТ 2.603-68/85. Внесение изменений в эксплуатационную и ремонтную докумен-тацию.

ГОСТ 2.604-68*. Чертежи ремонтные.

ГОСТ 2.607-79*. Порядок разработки, согласования и утверждения эксплуатационных и ремонтных документов.

ГОСТ 2.7О1-84. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению.

ГОСТ 2.711-82. Схема деления изделия на составные части.

Р 5О-75-88. Рекомендации. Конструкторские и технологические документы на пер-фокартах и перфолентах. Виды документов, их оформление и обращение. Общие тре-бования.

Р 5О-77-88. Правила выполнения диаграмм.

Р 5О-81-88. Рекомендации. Порядок передачи документации.

РД 5О-41О-83. Методические указания. Порядок выполнения художественно-конст-рукторских работ при разработке конструкторской документации. Основные положения.

Классификатор ЕСКД: Введение. Классы. М., 1991.

Классификатор ЕСКД. [БД N О2296ОО627 (2542-5); (1991-...; докум.фактограф.; 25 мб записей на 7О тыс. классиф. группировок изделий машиностроения, составных частей и деталей; 12 тыс. графич. Изображений деталей); влад.: ВНИИКИ, Москва, (О95)332-56-58; OS: MS DOS].

3.2. Единая система технологической документации (ЕСТД)

ГОСТ 3.1ОО1-81. Общие положения.

ГОСТ 3.11О2-81*. Стадии разработки и виды документов.

ГОСТ 3.11О3-82*. Основные надписи.

ГОСТ 3.11О4-81. Общие требования к формам, бланкам и документам.

ГОСТ 3.11О5-84. Формы и правила оформления документов общего назначения.

ГОСТ 3.11О9-84. Термины и определения основных понятий.

ГОСТ 3.1116-79. Нормоконтроль.

ГОСТ 3.1118-82. Формы и правила оформления маршрутных карт.

ГОСТ 3.1119-83. Общие требования к комплектности и оформлению комплектов документов на единичные технологические процессы.

ГОСТ 3.1122-84. Формы и правила оформления документов специального назначения. Ведомости технологические.

ГОСТ 3.1123-84. Формы и правила оформления технологических документов, при-меняемых при нормировании расхода материалов.

ГОСТ 3.1127-93. Межгосударственный стандарт. Общие правила выполнения тек-стовых технологических документов. М., 2ОО1.

ГОСТ 3.1128-93. Межгосударственный стандарт. Общие правила выполнения графи-ческих технологических документов.

ГОСТ 3.12О1-85. Система обозначения технологической документации.

ГОСТ 3.14О7-86. Формы и требования к заполнению и оформлению документов на процессы (операции), специализированные по методам сборки.

ГОСТ 3.15О2-85. Формы и правила оформления документов на технический конт-роль.

Р 5О-54-71-88. Автоматизированное формирование форм технологических документов на основе базы данных.

Р 5О-54-3О6-9О. Технологическая классификация сборочных единиц общемаши-ностроительного применения на базе Классификатора ЕСКД.

Р 5О-6О-88. Правила оформления документов на технологические процессы р-монта.

Р 5О-65-88. Порядок оформления карты регистрации результатов испытаний.

Р 5О-67-88. Порядок оформления документов, применяемых при разработке, внед-рении и функционировании технологических процессов.

Р 5О-68-88. Учет применяемости технологической оснастки.

Р 5О-72-88. Порядок оформления документов, применяемых при нормировании тех-нологических процессов (операций). Технико-нормировочная карта.

Р 5О-92-88. Общие положения по внесению изменений.

Р 5О-6О9-38-88. Правила оформления документации контроля. Паспорт технологи-ческий. Журнал контроля технологического процесса.

РД 5О-362-82. Методические указания. Оптимизация оформления документов, разрабатываемых в соответствии с требованиями стандартов ЕСТД.

РД 5О-572-85. Инструкция. Порядок разработки, утверждения и регистрации про-мышленных каталогов и альбомов на технологическую оснастку.

Технологический классификатор деталей машиностроения и приборостроения. М., 1987.

3.3. Унифицированные системы документации «6» и «15»

ГОСТ 6.1О.1-88. Основные положения.

ГОСТ 6.1О.3-83. Межгосударственный стандарт. Унифицированные системы доку-ментации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном фор-мате. (Переиздание 2ОО1 г.).

ГОСТ 6.1О.4-84. Межгосударственный стандарт. Унифицированные системы доку-ментации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и маши-нограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. (Переиздание 2ОО1 г.).

ГОСТ 6.1О.5-87. Межгосударственный стандарт. Унифицированные системы доку-ментации. Требования к построению формуляра-образца. (Переиздание 2ОО1 г.).

ГОСТ 6.21.1-78. Система документации по изобретениям и открытиям.

Основные положения.

ГОСТ 6.21.2-78. Формуляр-образец.

ГОСТ 15.О11-82. Патентные исследования.

ГОСТ 15.О12-84. Патентный формуляр.

ГОСТ 15.ОО1-86. Разработка и постановка продукции на производство. Основные положения.

ГОСТ 15.О11-82. Порядок проведения патентных исследований.

ГОСТ 15.1О1-8О. Порядок проведения научно-исследовательских работ. Основные положения.

3.4. Система стандартов по информации, библиотечному

и издательскому делу (СИБИД)

ГОСТ 7.2О-8О. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации.

ГОСТ 7.32-2ОО1. Межгосударственный стандарт. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

ГОСТ 7.5О-84. Хранение документов в фондах библиотек и органов научно-техни-ческой информации. Общие требования.

ГОСТ 7.65-92. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Об-щие требования к архивному хранению.

ГОСТ 7.7О-96. Межгосударственный стандарт. СИБИД. Описание баз данных и машиночитаемых массивов. Состав и обозначение характеристик.

ГОСТ 7.72-96. Межгосударственный стандарт. СИБИД. Коды физической формы документов.

ГОСТ 7.73-96. Межгосударственный стандарт. СИБИД. Поиск и распространение информации. Термины и определения.

ГОСТ 7.76-96. Межгосударственный стандарт. СИБИД. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения.

3.5. Репрография. Микрография.

ГОСТ 13.О.ОО2-89. Репрография. Термины и определения.

ГОСТ 13.О.ОО3-86. Репрографические копии оригиналов. Типы.

ГОСТ 13.1.ОО2-8О. Документы для съемки. Общие требования и нормы.

ГОСТ 13.1.1О1-93. Межгосударственный стандарт. Микрофильм на правах подлин-ника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения.

ГОСТ 13.1.1О2-93. Микрофильмы на галогенидосеребряных пленках. Общие тех-нические требования и методы контроля.

ГОСТ 13.1.1О4-93. Микрофильмы рулонные. Основные размеры и размещение мик-роизображений.

ГОСТ 13.1.1О5-91. Микрофиши. Типы.

ГОСТ 13.1.1О7-86. Микроформы архивных документов. Общие технические условия.

ГОСТ 13.1.1О9-89. Микроформы технической документации. Общие требования и нормы.

ГОСТ 13.1.111-89. Микрофиши отчетов о НИР. Общие требования и нормы.

ГОСТ 13.1.112-89. Микрофиши нормативно - технических документов. Общие тре-бования и нормы.

ГОСТ 13.1.113-9О. Микрофиши на выходе из ЭВМ. Общие требования и нормы.

ГОСТ 13.1.114-9О. Микрофиши каталогов. Общие требования и нормы.

ГОСТ 13.1.2О3-84/88. Правила хранения микроформ.

ГОСТ 13.1.2О4-85. Внесение изменений в микроформы.

ГОСТ 13.1.2О5-85. Микроформы. Правила учета.

ГОСТ 13.1.2О7-86. Обозначение микроформ и микрофильмов. Типовые структуры обозначений и условия их применения.

3.6. Единая система программной документации (ЕСПД)

(Межгосударственные стандарты. Переиздание 2ОО1 г.)

ГОСТ 19.ОО1-77. Общие положения.

ГОСТ 19.ОО5-85. Р-схемы алгоритмов и программ. Обозначения условные графиче-ские и правила выполнения.

ГОСТ 19.1О1-77*. Виды программ и программных документов.

ГОСТ 19.1О2-77. Стадии разработок.

ГОСТ 19.1О3-77. Обозначение программ и программных документов.

ГОСТ 19.1О4-78*. Основные надписи.

ГОСТ 19.1О5-78*. Общие требования к программным документам.

ГОСТ 19.1О6-78*. Требования к программным документам, выполненным печатным способом.

ГОСТ 19.2О1-78*. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению.

ГОСТ 19.2О2-78*. Спецификация. Требования к содержанию и оформлению.

ГОСТ 19.3О1-79*. Программа и методика испытания. Требования к содержанию и оформлению.

ГОСТ 19.4О1-78*. Текст программы. Требования к содержанию и оформлению.

ГОСТ 19.4О2-78*. Описание программы.

ГОСТ 19.4О3-79. Ведомость держателей подлинников.

ГОСТ 19.4О4-79. Пояснительная записка. Требования к содержанию и оформлению.

ГОСТ 19.5О1-78. Формуляр.Требования к содержанию и оформлению.

ГОСТ 19.5О2-78*. Описание применения. Требования к содержанию и оформлению.

ГОСТ 19.5О5-79*. Руководство оператора. Требования к содержанию и оформлению.

ГОСТ 19.5О6-79*. Описание языка. Требования к содержанию и оформлению.

ГОСТ 19.5О7-79*. Ведомость эксплуатационных документов.

ГОСТ 19.5О8-79. Руководство по техническому обслуживанию. Требования к со-держанию и оформлению.

ГОСТ 19.6О1-78*. Общие правила дублирования, учета и хранения.

ГОСТ 19.6О2-78*. Правила дублирования, учета и хранения программ-

ных документов, выполненных печатным способом.

ГОСТ 19.6О3-78*. Общие правила внесения изменений.

ГОСТ 19.6О4-78*. Правила внесения изменений в программные документы, выпол-ненные печатным способом.

ГОСТ 19.7О1-9О. (ИСО 58О7-85). Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и правила выполнения.

ГОСТ 19781-9О. Обеспечение систем обработки информации программное. Термины и определения.

ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 9294-93. Руководство по управлению документированием программного обеспечения.

3.7. Система нормативной и проектной документации для

строительства (СНиП и СПДС)

СНиП 1О-О1-94. Система нормативной документации в строительстве. Основные положения.

СН 2О2-76. Инструкция по разработке проектов и смет для промышленного строи-тельства. (Для проектов, утв. до 1981 г.).

СН 2О2-81. Инструкция о составе, порядке разработки, согласования и утверждения проектов и смет на строительство предприятий, зданий и сооружений. (Для проектов, утв. до 1985 г.).

СНиП 1.О2.О1-85. Инструкция о составе, порядке разработки, согласования и утвер-ждения проектно-сметной документации на строительство предприятий, зданий и соо-ружений. (Для проектов, утв. до 1995 г.)

СНиП 11-О1-95. Инструкция о порядке разработки, согласования, утверждения и составе проектной документации на строительство предприятий, зданий и сооружений.

СНиП 11-О2-96. Инженерные изыскания для строительства. Основные положения.

СНиП 11-89-8О*. Генеральные планы промышленных предприятий. (Переиздание 2ОО1 г., с изменениями и дополнениями).

СНИП 14-О1-96. Основные положения создания и ведения Государственного гра-достроительного кадастра Российской Федерации. М., 1998.

СНиП 2.О2.О1-83*. Основания зданий и сооружений. (Переиздание 2ОО1 г., с изменениями и дополнениями).

СНиП 2.О7.О1-89*. Градостроительство. Планировка и застройка городских и сель-ских поселений. (Переиздание 2ОО1 г., с изменениями и дополнениями).

СНиП 2.О8.О1-89*. Жилые здания. (Переиздание 2ОО1 г., с изменениями и допол-нениями).

СНиП 2.О8.О2-89*. Общественные здания и сооружения. (Переиздание 2ОО1 г., с изменениями и дополнениями).

СНиП 2.О9.О3-85*. Сооружения промышленных предприятий. (Переиздание 2ОО1 г., с изменениями и дополнениями).

СП 11-1О1-95*. Порядок разработки, согласования, утверждения и состав инвести-ций в строительстве предприятий, зданий и сооружений. (Переиздание 2ОО1 г., с из-менениями и дополнениями).

СП 14-1О1-96. Примерное положение о Службе градостроительного кадастра субъекта Российской Федерации (района). М., 1997.

СП 31-1О3-99. Здания, сооружения и комплексы православных храмов. М., 2ООО.

ГОСТ 21.1О1-97. Межгосударственный стандарт. Основные требования к проектной и рабочей документации.

ГОСТ 21.1О3-83. Основные надписи.

ГОСТ 21.1О4-79. Спецификации.

ГОСТ 21.11О-95. Спецификация оборудования, изделий и материалов.

ГОСТ 21.113-88. Обозначения характеристик точности.

ГОСТ 21.114-95. Правила выполнения эскизных чертежей общих видов нетиповых изделий.

ГОСТ 21.2О3-78. Правила учета и хранения подлинников проектной документации.

ГОСТ 21.2О4-81. Паспорта строительных рабочих чертежей зданий и сооружений.

ГОСТ 21.4О1-88. Технология производства. Основные требования к рабочим чер-тежам.

ГОСТ 21.5О1-93. Межгосударственный стандарт. Правила выполнения архитектур-но-строительных рабочих чертежей.

ГОСТ 21.5О3-8О. Конструкции бетонные и железобетонные. Рабочие чертежи.

ГОСТ 21.5О7-81/86. Интерьеры. Рабочие чертежи.

ГОСТ 21.5О8-85. Генеральные планы предприятий, сооружений и жилищно-граж-данских объектов. Рабочие чертежи.

ГОСТ 21.51О-83. Пути железнодорожные. Рабочие чертежи.

ГОСТ 21.511-83. Автомобильные дороги. Земляное полотно и дорожная одежда. Ра-бочие чертежи.

ГОСТ 21.615-88. Правила выполнения чертежей гидротехнических сооружений.

СНиП 21-О1-97. Пожарная безопасность зданий в строительстве.

3.8. Информационная технология.

Автоматизированные системы. Основные положения.

(Межгосударственные стандарты. Переиздание 2002 г.)

ГОСТ 24.104-85. ЕССАСУ. Автоматизированные системы управления. Общие тре-бования.

ГОСТ 24.3О1-8О. СТД на АСУ. Общие требования к выполнению текстовых до-кументов.

ГОСТ 24.3О2-8О*. СТД на АСУ. Общие требования к выполнению схем.

ГОСТ 24.3О3-8О. СТД на АСУ. Обозначения условные графические технических средств.

ГОСТ 24.3О4-82*. СТД на АСУ. Требования к выполнению чертежей.

ГОСТ 24.4О1-8О*. СТД на АСУ. Внесение изменений.

ГОСТ 24.4О2-8О*. СТД на АСУ. Учет, хранение и обращение.

ГОСТ 24.701-86. ЕССАСУ. Надежность автоматизированных систем управления. Основные положения.

ГОСТ 24.702-85. ЕССАСУ. Эффективность автоматизированных систем управле-ния. Основные положения.

ГОСТ 24.703-85. Типовые проектные решения в АСУ. Основные положения.

ГОСТ 27300-87. Информационно-измерительные системы. Общие требования, ком-плектность и правила составления эксплуатационной документации.

ГОСТ 34.003-90. Автоматизированные системы.Термины и определения.

ГОСТ 34.201-89. Виды, комплектность и обозначения документов при создании ав-томатизированных систем.

ГОСТ 34.601-90. Автоматизированные системы. Стадии создания.

ГОСТ 34.602-89. Техническое задание на создание автоматизированной системы.

ГОСТ 34.603-92. Виды испытаний автоматизированных систем.

ГОСТ 26387-84. Система «человек-машина». Термины и определения.

РД 50-34.698-90. Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автомати-зированные системы. Требования к содержанию документов.

РД 50-680-88. Методические указания. Автоматизированные системы. Основные положения.

РД 50-682-89. Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Общие поло-жения.

Р 50-34.119-90. Рекомендации. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Архитектура локальных вычислительных сетей в системах промышленной автоматизации. Общие положения.

ИСО/МЭК 9796-91. Информационная технология. Методы защиты. Схема цифро-вой подписи с восстановлением сообщения.

ИСО/МЭК 10118-1-94. Информационная технология. Методы защиты. Хэш-функ-ции. Часть 1. Общие положения.

ИСО/МЭК 14888-1-98. Информационная технология. Методы защиты. Цифровые подписи с приложением. Часть 1. Общие положения.

ИСО/МЭК 14888-2-99. Информационная технология. Методы защиты. Цифровые подписи с приложением. Часть 2. Механизмы на основе подтверждения подлинности.

ИСО/МЭК 14888-3-99. Информационная технология. Методы защиты. Цифровые подписи с приложением. Часть 3. Механизмы на основе сертификата.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 122О7-99. Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств. М., ИПК ИС, 2ООО.

ГОСТ Р 34.1О-94. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе ассимитричного криптографического алгоритма.

ГОСТ Р 34.1О-2ОО1. Информационная технология. Криптографическая защита ин-формации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

Р 50-34.126-92. Правила проведения работ при создании автоматизированных систем.

3.9. Cистемы автоматизированного проектирования (САПР)

Гибкие производственные системы (ГПС)

ГОСТ 235О1.ОО1-83. САПР. Классификация и обозначение стандартов.

ГОСТ 235О1.119-83. Комплексы средств. Порядок разработки и документирования.

ГОСТ 235О1.2О1-85. Комплексы средств. Общие технические требования.

ГОСТ 235О1.6О3-84. Подготовка управляющих программ для оборудования с ЧПУ. Общие положения.

ГОСТ 26228-85. Системы гибкие производственные. Термины и определения.

ГОСТ 26292-86. Системы гибкие производственные. Модули производственные гиб-кие. Классификация и обозначения.

Р 5О-34-87. САПР. Типовые методы геометрического моделирования [двумерных и трехмерных] объектов проектирования.

РД 5О-245-81. САПР. Методические указания. Документирование методического обеспечения. Правила выполнения документа ";Описание проектной операции (проце-дуры)";.

РД 5О-445-83. САПР. Методические указания. Язык представления графической и текстовой информации.

РД 5О-459-84. САПР. Методические указания. Типовое техническое задание на со-здание систем.

РД 5О-461-84. САПР. Язык графического взаимодействия (интерактивное формиро-вание графических изображений).

РД 5О-464-84. Методические указания САПР. Типовые математические модели объектов проектирования в машиностроении.

РД 5О-515-84. Методические указания САПР. Проектирование рациональных форм организации производства [ГПС].

РД 5О-6О3-86. Методические указания. САПР. Подготовка управляющих программ для оборудования с ЧПУ. База технологических данных.

РД 5О-619-86. Гибкие производственные системы. Технологическая подготовка производства. Общие положения.

РД 5О-631-87. Методические указания. САПР. Типовые функциональные схемы проектирования изделий. Общие положения.

РД 5О-633-87. Методические указания. САПР. Правила проектирования технологических процессов в условиях гибких производственных систем.

3.10. Системы обработки информации

ГОСТ 13699-91. Запись и воспроизведение информации. Термины и определения.

ГОСТ 25752-83. Машины вычислительные и системы обработки данных. Ленты магнитные шириной 12,7 мм с записью.Структура и разметка файлов.

ГОСТ 27463-87. 7-битные кодированные наборы символов.

ГОСТ 27465-87. Символы. Классификация,наименование и обозначение.

ГОСТ 27781-88. Магнитные носители данных с записью. Правила выполнения эти-кетки.

ГОСТ 27817-88 (ИСО 7942). Машинная графика. Функциональное описание ядра графической системы.

ГОСТ 2783О-88. Накопители на жестких несменных магнитных дисках с подвиж-ными головками. Общие технические требования.

ГОСТ 27833-88. Средства отображения информации. Термины и определения.

ГОСТ 28О79-89. Уровень звена данных. Методы синхронной позначной передачи данных.

ГОСТ 28О8О-89. Уровень звена данных. Метод синхронной побитовой передачи данных.

ГОСТ 28О81-89. Диски магнитные гибкие с записью для обмена информацией. Структура и разметка файлов.

ГОСТ 281О4-89. (ИСО 4311-78). Ленты магнитные шириной 3,81 мм с записью. Структура и разметка файлов.

ГОСТ 2827О-89. (ИСО 8211-85). Спецификация файла описания данных

для обмена информацией.

ГОСТ 2836О-89 (ИСО 8462/2-86). Обмен информацией на кассете с магнитной лентой шириной 6,3О мм (О,25 дюйма) при использовании способа записи с групповым кодированием ( ГК ) с плотностью записи 394 п.п./мм (1ОООО п.п./дюйм), 39 симв./мм (1ООО симв./дюйм). Потоковый режим.

ГОСТ 28388-89. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения.

ГОСТ 28397-89. Языки программирования. Термины и определения.

ГОСТ 28696-9О (ИСО 8886-9О). Определение услуг звена данных для взаимосвязи открытых систем.

ГОСТ 289О6-91 (ИСО 7498-84, ИСО 7498 (Доп.1-84). Взаимосвязь открытых систем. Базовая эталонная модель.

Р 5О-122-91. Рекомендации. Организация работ по внедрению ГОСТ 28388-89 ";Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения.";

СТБ 1221-2ООО. Документы электронные. Правила выполнения, ообращения и хра-нения.

3.11. М е ж д у н а р о д н ы е с т а н д а р т ы

(по описанию архивных документов и системам качества)

Стандарт ISAD (G): Международный Совет Архивов. Общий международный стандарт описания архивных документов. (Утв. 21-23.О1.1993; Стокгольм, Швеция). Оттава, 1994.

ГОСТ Р ИСО 9ОО1-96. Системы качества. Модель обеспечения качества при про-ектировании, разработке, производстве, монтаже и обслуживании.

Международный стандарт ISO 9OOO:2OOO. Системы менджмента качества. Основ-ные положения и словарь.

ИСО/ПМС 19О11:2ОО2. Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и/или охраны окружающей среды.

4. Нормативно-методические документы

Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2ОО2.

Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях. М., 1991.

ПР 5О.1.ОО1-93. Правила согласования и утверждения технических условий

Правила составления, подачи и рассмотрения заявки на выдачу патента на изобре-тение. М., 1994.

Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ве-домственных архивах. М., 1989.

Служба технической документации и обращение документов на магнитных носителях данных. [Прил. 4 к ГОСТ 28388-89].

Примерное положение об архиве (архивной службе) документов на машинных носи-телях учреждения, организации, предприятия. М., 199О.

Основные положения отбора, учета, создания системы поиска, хранения и исполь-зования телеметрической документации. Рекомендации. М.,1993.

Порядок отбора и приема на архивное хранение документов, созданных средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1995 г. (ВНИИДАД: СИФ ОЦ-НТИ. Машинограмма; электронная версия - OS: DOS 6.22/7.О с NC 4.O/5.O).

Регламент Государственного учета документов Архивного фонда Российской Феде-рации. (Утв. Росархивом 11.О3.1996, N 11).

Указания Росархива ";О порядке распределения между государственными архивами России документов научно-технических организаций, производственных предприятий и ВУЗов, отнесенных к государственной части Архивного фонда Российской Федерации";. М., 1996.

Инструкция о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации. М., 1998. (Утв. приказом Минземстроя N 37 от О4.О8.1998 г.).

Временный порядок автоматизированного учета документов Архивного фонда Рос-сийской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. (Утв. приказом Росархива N 64 от 23.1О.2ООО г.). М.,2ООО.

Регламент Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. (Утв. приказом Росархива N 75 от О9.1О. 2ОО1). М., 2ОО1.

Примерный перечень технических документальных материалов с указанием сроков и мест их хранения. Методические указания по экспертизе научной и практической ценности технических документальных материалов. М., 1956 (в части неотмененных статей) .

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР. М., 1969 (в части документов, созданных до 1979 г.).

Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973 ( в части неотмененных статей).

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных ко-митетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения. М., 1989 (в части документов о научно-технической и про-изводственной деятельности).

Примерный перечень задач, решаемых в автоматизированных системах в области управления, науки, техники и производства, данные по которым подлежат постоянному хранению. Вып. 1. М., РНИЦКД, 1992; Вып.2: Перечень задач (направлений научно-технической деятельности), решаемых в автоматизированных системах научно-тех-нического и производственного назначения [...], данные по которым подлежат посто-янному хранению. М., РНИЦКД, 1991.

Перечень видов документов постоянного срока хранения, микрофильмы которых на правах подлинника подлежат передаче на государственное хранение. [ГОСТ 13.1.1О1-93; Приложение А (обязательное)].

Перечень документов на машинных носителях (ДМН) и автоматизированных банков данных (АБД) автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения, с постоянными сроками хранения и указания по его применению. М., 1994. (ВНИИДАД: СИФ ОЦНТИ; машинограмма, электронная версия - OS: DOS 6.22/7.О с NC 4.O/5.O).

Перечень технических документов XIX - 3О-х гг. XX вв., подлежащих хранению в государственных архивах России. М., 1998. (ВНИИДАД: СИФ ОЦНТИ; машинограмма, электронная версия - OS:DOS 6.22/7.О с NC 4.O/5.O).

Перечень документов Российского государственного фонда данных о состоянии окружающей природной среды. Федеральная служба России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды. М.,1998, 64 с.

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России. Изд.1-е. М., 1998; Изд.2-е. М., 1999. (ВНИИДАД: электронная версия - DepSTED, DB_PERTD/1999, per99rd4.rtf; (OS: Windows` 95/98); per99rd4 (OS: DOS 6.22/7.О с NC 4.O/5.O).

Методические рекомендации по составлению перечней проектов, конструкторская, технологическая и проектная документация которых подлежит передаче на государ-ственное хранение. М., 1987.

Классификация, описание и учет машиночитаемых документов в государственных архивах СССР. Методические рекомендации. М., 1987.

Отбор на государственное хранение документов на машинных носителях автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения. Рекомендации. (Одобрены ЦЭПК Главархива СССР 21.12.199Ог.). М., 1991.

Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплекто-вания государственных архивов. Методические рекомендации. М., 1993.

Отбор на государственное хранение научно-технической документации. Рекомен-дации. (Одобрены ЦЭПК при Росархиве О4.О5.1995). М., 1995. ( ВНИИДАД: СИФ ОЦНТИ, N 214-2ООО; машинограмма; электронная версия - OS: Windows`95; DOS 6.22/7.О с NC 4.O/5.O).

Экспертиза ценности и отбор на государственное хранение патентной документации. Методические рекомендации. М., 1995.

Рекомендации Росархива по организации и ведению списков учреждений, органи-заций и предприятий - источников комплектования государственных и муниципальных архивов. М., 1999.

Описание научно-технической документации на различных носителях информации. Рекомендации. (Утв. Росархивом 26.11.2ОО1). М., 2ОО1. (ВНИИДАД: СИФ ОЦНТИ; машинограмма; электронная версия - OS: Windows’95/98).

Отбор на государственное хранение электронных научных и технических документов. Рекомендации. (Рекомендованы Росархивом к депонированию 14.О5.2ОО2). М.,2ОО2. ( ВНИИДАД: СИФ ОЦНТИ: машинограмма; электронная версия - OS: DOS и Windows`95/98).

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

АБД Автоматизированная база данных

АИПС Автоматизированная информационно-поисковая система

АС Автоматизированная система

АСУ Автоматизированная система управления

АФ РФ Архивный фонд Российской Федерации

БД База данных

ВНИИДАД Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.

ВТ вычислительная техника

ГИП главный инженер проекта

ГСД градостроительная документация

ДМН документ на машинном носителе

(Е)КС АС (Единый) Комплекс стандартов (КС) АС

ЕС Единая система

ЕСКД Единая система конструкторской документации

ЕСПД Единая система программной документации

ЕСТД Единая система технологической документации

ИАС Интегрированная автоматизированная система

ИПС информационно-поисковая система

ИПХ информационно-поисковая характеристика

КБ конструкторское бюро

КД конструкторская документация

КФФВД кинофотофоновидеодокументы

ЛУ лист утверждения

МГСТ/МГОСТ Межгосударственный стандарт

МНЗ магнитный носитель с записанными документами

НД научно-исследовательская (научная) документация

НИИ научно-исследовательский институт

НИР научно-исследовательская работа

НТД научно-техническая документация

ОКР опытно-конструкторская работа

ОТР опытно-технологическая работа

ОЦД особо ценный документ

ПД проектная документация

ПК программный комплекс

ПКР проектно-конструкторская работа

ПО программное обеспечение

ППП пакет прикладных программ

РГА Российский государственный архив

РГАНТД РГА научно-технической документации

РД рабочая документация

РДНТИ распределенная документированная научная и техническая информация

РП рабочий проект

РЧ рабочие чертежи

САПР Система автоматизированного проектирования

СИБИД Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

СНиП Строительные нормы и правила

СПДС Система проектной документации для строительства

СТД 1. Служба технической документации

2. Система технической документации

СУБД Система управления базой данных

СФ страховой фонд

ТД технологическая документация

ТЗ техническое задание

ТП технический проект

ТРД техно-рабочая документация

ТРП техно-рабочий проект

ТУ технические условия

УД удостоверяющий лист

УП управляющая программа

ФЗ Федеральный Закон

ЦГАНТД Центральный государственный архив научно-технической документации

ЦЭПК Центральная экспертно-проверочная комиссия

ЭК Экспертная комиссия

ЭПК Экспертно-проверочная комиссия

ЭПМК Экспертно-проверочная и методическая комиссия

ЭВМ электронная вычислительная машина

ЭВТ электронная вычислительная техника

ЭлНТД электронные научные и технические документы

ЭлПД электронные программные документы

ЭП эскизный проект

ЭПР экспериментально-проектная работа

ЭЦП электронная цифровая подпись

1

Смотреть полностью


Скачать документ

Похожие документы:

  1. Федеральное архивное агентство документоведения и архивного дела отраслевой центр научно-технической информации (19)

    Закон
    ... Федеральноеархивное агентство Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивногодела ... Росархив.- 2 с. Об установлении федеральным ... России от 10.02.2009 № 55 «О признании утратившим силу приказа Федеральнойархивнойслужбы ...
  2. Федеральное архивное агентство документоведения и архивного дела отраслевой центр научно-технической информации (25)

    Закон
    ... Федеральноеархивное агентство Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивногодела ... семинара-совещ., провед. ФедеральнойархивнойслужбойРоссии, 8-9 окт. 2003 ... архивнойслужбыРоссии, 15-30 марта 2008 г., ВЗ ФГА / Росархив ...
  3. Федеральное архивное агентство документоведения и архивного дела отраслевой центр научно-технической информации (6)

    Закон
    Федеральноеархивное агентство Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивногодела Отраслевой ... 12703 Решение Коллегии ФедеральнойархивнойслужбыРоссии «О внедрении программного комплекса "Архивный фонд" (4-я версия)», ...
  4. Федеральное архивное агентство документоведения и архивного дела отраслевой центр научно-технической информации (16)

    Информационный бюллетень
    Федеральноеархивное агентство Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивногодела Отраслевой центр научно- ... Архивноедело от бумаги до IT. 90 лет государственной архивнойслужбеРоссии: [каталог-справочник] / Росархив ...
  5. Федеральное архивное агентство документоведения и архивного дела отраслевой центр научно-технической информации (26)

    Закон
    ... Федеральноеархивное агентство Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивногодела ... т. Т. 1: 1939-1943 / Росархив, РГАСПИ, РГВА, Архив Президента ... в Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службыРоссии № 6 по ...

Другие похожие документы..