Главная > Методические рекомендации


Пермская государственная краевая универсальная

библиотека им. А. М. Горького

______________________________________________

Информационно-библиографический отдел

Библиографу –

в практику работы

Вып. 7

УПРАВЛЕНИЕ

ИНФОРМАЦИОННО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ БИБЛИОТЕК

Методические рекомендации

Пермь 2008

ББК: 78.5

У 677

Составитель: Е. М. Дьяконова,

главный библиограф информационно-библиографического отдела

Ответственный за выпуск: Л. С. Ведерникова,

заведующая отделом научно-исследовательской и методической работы

Управление информационно-библиографической деятельностью библиотек: метод. рекомендации / Перм. гос. краев. универс. б-ка им. А. М. Горького, информ.-библиогр. отд. ; сост. Е. М. Дьяконова. – Пермь, 2008. – 55 с. – (Библиографу – в практику работы ; вып. 7). – Библиогр.: с. 51–53 (30 назв.).

Пособие содержит рекомендации по важнейшим вопросам организации и управления информационно-библиографической деятельности библиотек: по планированию, нормированию, учету и анализу результатов. Раскрываются основные аспекты менеджмента качества в этой сфере деятельности. В приложениях, помещенных в конце глав, приведены образцы организационно-технологической документации, комплексные нормы времени на основные виды библиографической работы, представлен конкретный опыт анализа информационно-библиографической работы муниципальной библиотеки, а также результаты изучения качества методических пособий из серии «Библиографу – в практику работы», подготовленных информационно-библиографическим отделом ПГКУБ им. А. М. Горького.

Пособие адресовано библиографам и другим специалистам библиотек, осуществляющим информационно-библиографическое обслуживание пользователей, руководителям справочно-библиографических и информационных служб универсальных научных и муниципальных библиотек.

Наш адрес:

614990, г. Пермь, ГСП-406, ул. Ленина, 70.

тел.: (342) 236-21-63; e-mail: bibl@

© Пермская государственная краевая

универсальная библиотека им. А. М. Горького,

информационно-библиографический отдел

Ризограф

Тираж 150 экз.

ОТ СОСТАВИТЕЛЯ

Уважаемые коллеги! Перед вами 7-й, заключительный выпуск серии «Библиографу – в практику работы». Надеюсь, информационно-библиографический отдел (ИБО) ПГКУБ им. А. М. Горького выпустит еще немало методических пособий, но эта серия, как авторский проект, подошла к своему логическому завершению. Она была задумана в начале 2003 года, во время подготовки к очередному, 13-му Областному дню библиографа. Не было никакого заранее продуманного плана. Тема каждого выпуска рождалась спонтанно, на основе обратной связи с вами, выяснения того, что вас, библиографов-практиков, интересует и волнует, по каким вопросам большинству из вас нужны методические рекомендации.

В 2004 году библиографическая служба тогда еще областной библиотеки отметила 85 лет своего существования. К этому времени вышло уже два выпуска серии. В 3-м выпуске были опубликованы доклады и тезисы выступлений на юбилейной конференции, и впервые на его обложке появился логотип с девизом ИБО – «Интеллект. Безотказность. Оперативность». Было решено посвятить эту серию 85-летию отдела.

Работа над серией стала для меня своего рода школой редакционно-издательской работы, своеобразным «мастер-классом». От выпуска к выпуску пособия становились объемнее и содержательнее, более полно стали использоваться возможности компьютерной технологии в оформлении текста. Но что бы я могла сделать без помощи коллег!

Редактором и соавтором некоторых выпусков серии была Л. Н. Ганошина, опытный, высококвалифицированный специалист, возглавивший работу по внедрению новых информационных технологий в библиографическую практику и участию областной библиотеки в межрегиональном проекте МАРС. В 2008 году она стала заведующей ИБО. Ф. С. Новокрещенных часто помогала править орфографию и стилистику текстов, участвовала в составлении рекомендаций по вводу аналитической библиографической записи в АБИС «MARC». Помощь и поддержку всегда готова была оказать ответственная за выпуск этой серии заведующая ОНИМР Л. С. Ведерникова.

Особая благодарность – специалистам других библиотек г. Перми и Пермского края. Благодаря участию главного библиографа О. Л. Арзамасцевой и других специалистов ПКДБ им. Л. И. Кузьмина, 6-й выпуск серии обогатился аналитической и библиографической информацией о деятельности детских библиотек. Оперативно подготовила для этого выпуска интересный и полезный материал (дайджест «Компьютер и здоровье») И. А. Сазонова, заведующая ИБО Верещагинской центральной районной библиотеки. И, конечно, большое спасибо всем библиографам областных, вузовских, муниципальных библиотек, чьи доклады и тезисы были опубликованы в 3-м выпуске серии.

Очень приятно, что большинство библиографов муниципальных библиотек высоко оценили качество и практическую ценность всей серии и отдельных ее выпусков. Цель, которую я ставила перед собой, начиная эту работу, в основном достигнута, хотя совершенствованию не может быть предела…

И самое главное. Серия не получилась бы такой без поддержки и непосредственного участия в ее подготовке моего учителя – профессора Исаака Григорьевича Моргенштерна. Он был рецензентом 2-го выпуска, посвященного учету и анализу СБО, и там использованы его работы. В 3-м выпуске опубликованы тезисы его выступления на вышеупомянутой конференции и ответы на вопросы библиографов во время презентации 2-го выпуска. Содержание 5 и 7 выпусков в значительной степени основано на его опубликованных работах. К сожалению, Исаак Григорьевич эти пособия уже не увидел. Тяжело и больно было цитировать его работы со словами «писал», «говорил» – в прошедшем времени.

Но все, что сделал и написал профессор Моргенштерн, не останется в прошлом. Это наше настоящее и будущее. Он воспитал тысячи учеников, передав им часть своих знаний (до его энциклопедической эрудиции дотянуться невозможно!), уважение и любовь к профессии библиографа. И мы должны продолжить его дело, вновь и вновь обращаясь к его статьям и книгам, учиться у него на протяжении всей жизни.

С уважением и пожеланием успехов в вашей профессиональной деятельности, Е. М. Дьяконова.

7 мая 2008 года

Глава 1.

ОБЩИЕ ВОПРОСЫ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ

Управление – функция организованных систем, обеспечивающая сохранение их структуры, поддержание режима деятельности, реализацию ее программы, цели. Основные этапы процесса управления:

  • сбор и обработка информации;

  • ее анализ, диагноз и прогноз, систематизация (синтез), установление на этой основе цели (целеполагание);

  • выработка решения, направленного на достижение цели;

  • последовательная конкретизация общего решения в виде планирования, программирования, проектирования, выработки конкретных (частных) управленческих решений;

  • организация деятельности для выполнения решения;

  • контроль за этой деятельностью;

  • сбор и обработка информации о результатах деятельности;

  • и новый цикл этого непрерывного в идеале процесса.*

Управление информационно-библиографической деятельностью – это совокупность принципов, методов, функций и структуры руководства этой деятельностью, обеспечивающая ее эффективность, корректировку и регулирование, исходя из основных направлений развития страны.**

 Вопросам управления библиотекой, в том числе ее информационной деятельностью, библиотечному менеджменту посвящены пособия: 5, 21, 25, 29.*** Обратите также внимание на статью О. В. Решетниковой и А. В. Теплицкой (РГБ) об управлении производством библиографической продукции (24).

1.1 Условия эффективного управления

Главное условие получение информации, необходимой для принятия оптимальных управленческих решений. Она характеризует:

  • цели и задачи библиографической работы (что делать?);

  • состояние ее элементов (что делается?);

  • ее возможности (чем делать?);

  • методы реализации задач библиографической работы, ее технологию (как делать?).

Информацией, отвечающей на вопросы «что делать», «чем делать» и «как делать» библиографы владеют профессионально, либо участвуют в ее формировании. Сложнее обстоит дело с информацией о состоянии библиографической работы. Обычно остается неизвестной оценка пользователями полученных ими библиографических продуктов и услуг. Без знания о том, что делается, руководители библиографической службы, библиографы часто принимают интуитивные решения, основанные на представлении, а не на хотя бы относительно точном знании.

Источниками получения информации о состоянии библиографической работы служат учет работы, обратная связь, а также отчеты и другие документы (13, с. 67–68).

Полноценный учет библиографической работы – это способ сбора первичных данных о результатах работы и затратах рабочего времени. Он должен давать объективный материал для суждения об объеме и качестве библиографической работы в библиотеке и ее подразделениях, о работе отдельных библиографов и т. д. Большая объективность учета достигается, если унифицируются единицы учета (измерения) во всех подразделениях, и если он достаточно полон. Если предлагаются различные варианты учета одного и того же вида библиографической работы, выбирается наиболее оптимальный. Право библиотеки, ее подразделения – выбрать любой вариант, но он должен быть обоснован. При этом в начале книги (тетради учета) должны быть размещены рекомендации по ее унифицированному заполнению, предусматривающие единообразный выбор альтернативных решений по спорным, неясным ситуациям.

Как добиться полноты учета?

Если результаты учета используются для оценки труда каждого сотрудника, а его недостатки считаются браком в работе, тогда все будут заинтересованы в полноте и точности записей в документах учета.

Материалы учета дают возможность достаточно глубоко анализировать библиографическую работу. Наиболее ценный материал для анализа содержат формы учета справок. По ним можно получить следующие данные: общее количество справок, кто обращается с запросами, цели запросов, типы справок, области знаний, по которым поступают запросы, их тематика, использование частей СБА, кто выполняет справки, частота и сезонность поступления запросов, количество отказов и их доля в общем числе справок.

В определенной мере по документам учета можно судить и о качестве справочно-библиографического обслуживания (СБО). Если сплошной учет слишком трудоемок, признается избыточным, применяется выборочный: полный – наиболее сложных видов работы с большими затратами рабочего времени, упрощенный – элементарных форм работы. Но без унификации методических решений по учету и постоянного его контроля переход к выборочному учету может разрушить его налаженную систему. (13, с. 68–69).

 Рекомендации ученых и специалистов по учету СБО с приложением образцов различных учетных форм содержатся в пособии, изданном ПГОУБ им. А. М. Горького (26).

Своевременный и квалифицированный контроль за выполнением планов, своевременностью и качеством работы – это второе условие эффективного управления (13, с. 72–73) и одновременно функция управления (8, с. 269). Выделяется два вида контроля:

  • Контроль процессов направлен на предупреждение нарушений принятой технологии, исправление повторяющихся ошибок при первом же их совершении, т. к. их исправление через длительный срок чрезвычайно трудоемко, а часто невозможно. Особенно необходим такой контроль по отношению к молодым и новым сотрудникам, но он должен осуществляться в духе доверия, заинтересованности, помощи.

  • Контроль продукции проводится на завершающем этапе ее подготовки, когда есть возможность оценить окончательный результат и исправить недостатки. Такой продукцией являются библиографические указатели, списки, письменные справки и другие документы. Для контроля над качеством издаваемых библиографических пособий в библиотеках создаются редакционные советы. В процессе ведения библиографической базы данных должен осуществляться контроль качества каждой библиографической записи. Эту работу должен выполнять наиболее опытный и квалифицированный специалист-библиограф.

1.2. Методы управления

Основные методы управления: планирование, методическое руководство, координация и кооперация деятельности. Существуют значительные ресурсы совершенствования каждого из этих методов.

Вопросам планирования информационно-библиографической работы посвящена глава 2 данного пособия, поэтому здесь на этом останавливаться не будем.

Все большую роль в повышении уровня библиографической работы играет методическое руководство внутри библиотечных систем. Методические центры анализируют и обобщают опыт библиотек, готовят и распространяют методические рекомендации, организуют курсы и другие формы повышения квалификации

 Подробнее о системе повышения квалификации библиографов, ее формах и методах, практическом опыте библиотек – см. 10, с. 41–48.

Без четко отлаженной системы методическое руководство будет малоэффективным. Система методического руководства библиографической работой состоит в том, что ее субъекты постоянно применяют разнообразные методы и формы, контролируют ее состояние с позиций единых профессиональных требований. Поскольку методическая работа таит в себе много элементов неопределенности, сложностей, то и методическому руководству желательно придавать характер помощи, форму консультаций, стремиться заинтересовать библиотекарей ее содержанием и интеллектуальным смыслом. (13, с. 77–78). Именно к этому стремился составитель серии методических пособий «Библиографу – в практику работы», издаваемой ПГКУБ им. А. М. Горького с 2003 года. Насколько это удалось, можно судить по отзывам библиографов, для которых эти пособия предназначены (см. приложение 3 к главе 4).

Если структура библиотеки включает несколько подразделений, то возникает необходимость координации информационно-библиографической работы. Основой ее является изучение библиографических ресурсов всех подразделений. Одним из результатов такого изучения должна стать паспортизация всех каталогов, картотек, баз данных.  Подробно об этом – см. статью Э. Р. Сукиасяна (27).

Координация деятельности обеспечивается с помощью организационно-распорядительных методов управления путем создания внутренней организационно-технологической документации. Каждая библиотека или библиотечное объединение (ОМБ, ЦБС) должны иметь систему документации, регламентирующей основные направления информационно-библиографической деятельности и определяющей задачи и функции в этом направлении всех структурных подразделений, их взаимодействие и вклад каждого сотрудника. Эта система обычно включает следующие документы:

 Положение о справочно-библиографическом аппарате (СБА) библиотеки;

 Положение об электронных библиографических ресурсах;

 Паспорта на все каталоги и картотеки, базы данных;

 Положения или инструкции по ведению отдельных каталогов, картотек, баз данных;

 Положение о системе справочно-библиографического обслуживания (СБО);

 Положение об информационном обслуживании абонентов и пользователей;

 Положение о каждом структурном подразделении, входящем в справочно-библиографическую службу (СБС) библиотеки;

 Инструкция дежурного библиографа на центральном справочном пункте библиотеки;

 Должностные инструкции библиографов и других специалистов, преимущественно или частично выполняющих информационно-библиографические функции.

В приложении к данной главе публикуем в качестве примера недавно разработанное «Положение о системе СБО» ОМБ г. Перми. При составлении документа использован опыт РГБ.

 Главное назначение должностной инструкции, ее структура и содержание достаточно подробно рассмотрены в 5 выпуске серии «Библиографу – в практику работы» (10, с. 32–40).

О порядке разработки, содержании и оформлении других вышеназванных документов, образцы некоторых из них – см. в публикациях Ю. Н. Ипатова (6), И. Г. Моргенштерна (17, с. 68–73; 18 с. 528–530), а также из опыта ГПНТБ СО РАН (19, 20, 23, 30).

Применение управленческого метода кооперации деятельности позволяет библиографическим службам объединять свои материальные и интеллектуальные ресурсы с целью более рациональной организации определенных процессов, устранения дублирования. Например, путем участия в корпоративных проектах появилась возможность создания богатых библиографических ресурсов при общем дефиците рабочего времени и материальных средств. Наиболее жизнеспособным и масштабным из созданных российскими библиографами корпоративных проектов стал МАРС (межрегиональная аналитическая роспись статей). «МАРС не только ценнейший источник многоаспектного поиска, – писал И. Г. Моргенштерн, – но и исключительно сильный стимулятор повышения квалификации для библиографов. Для них идеи согласования деятельности, соблюдения стандартов, своевременности действий – не абстрактные теоретические положения, а живая реальность». (16, с. 197–198).

Большинство муниципальных библиотек по объективным и субъективным причинам не может участвовать в подобных масштабных проектах. Но координация деятельности внутри центральной (межпоселенческой) библиотеки и между всеми библиотеками системы возможна и необходима.

Создание корпоративных объединений библиографических служб, если не всех, то хотя бы нескольких близлежащих территорий края вполне реальная задача на ближайшее будущее. Это позволит сэкономить много сил и средств и поможет обеспечить более качественное обслуживание пользователей на базе объединенных ресурсов, в едином информационном пространстве.

Приложение к главе 1

ПОЛОЖЕНИЕ

о системе справочно-библиографического обслуживания

1. Общие положения

1.1. Документ регламентирует справочно-библиографическое обслуживание (СБО) муниципальных библиотек г. Перми.

1.2. Справочно-библиографическое обслуживание — это библиографическое обслуживание в соответствии с разовыми запросами потребителей информации.

1.3. Система СБО представляет собой совокупность справочно-библиографических служб ОМБ г. Перми и информационных ресурсов, обеспечивающих доступ потребителей к информационным ресурсам.

1.4. Организационное функционирование системы СБО обеспечивается библиотеками ОМБ, ведущими непосредственное обслуживание пользователей, а также отделами, обеспечивающими работу этих подразделений.

1.5. СБО в ОМБ основана на:

- совокупной деятельности всех библиотек, объединенных общностью задач и целей СБО;

- соблюдении общих организационных принципов координации СБО.

1.6. Организация и функционирование системы СБО осуществляется на основе единой документации, регламентирующей общие положения и принципы организации этого вида деятельности.

2. Цель организации и принципы системы СБО. Содержание деятельности

2.1. Цели организации системы СБО:

- максимальное удовлетворение информационных потребностей пользователей, расширение справочно-библиографических услуг.

2.2. Система СБО основана на следующих принципах:

- координация и кооперация деятельности подразделений ОМБ в единой системе СБО ОМБ :

- координация деятельности районных библиотек осуществляется с учетом местоположения библиотеки и специфики библиотечно-библиографических ресурсов, которыми оно располагает;

- кооперирование деятельности библиотек строится на основе взаимного использования документного фонда, электронных баз данных и доступа к внешним информационным ресурсам, а также согласования порядка выполнения запросов на документы.

- библиографические консультации, консультационная помощь в поиске и выборе источников информации осуществляется бесплатно;

- библиографические и фактографические справки, относящиеся к сервисным услугам, выполняются на платной основе в соответствии с Положением о платных услугах ОМБ и действующим прейскурантом платных услуг ОМБ;

- применение единых методов, приемов и алгоритмов библиографического поиска;

- использование единой системы показателей СБО;

2.3. Содержание СБО определяется статусом МУК как Объединения муниципальных библиотек г. Перми, универсальностью их фондов, профилем отдельных библиотек и местом ОМБ в системе библиотек различных ведомств г. Перми.

2.4. СБО ведется на базе:

- системы фондов ОМБ;

- системы каталогов и картотек ОМБ;

- автоматизированных систем справочно-библиографического поиска и справочно-библиографических ресурсов Интернет.

2.5. СБО осуществляется на основе документного фонда ОМБ, СБА ОМБ, ЭБД (книги с 1994г., статьи с 1998г.) и доступа к внешним справочно-библиографическим ресурсам Интернет в библиотеках, работающих с новыми информационными технологиями.

3. Структура системы СБО и функции подразделений ОМБ

3.1. Структурные подразделения, ведущие непосредственное обслуживание потребителей:

- Информационно-библиографический отдел (ИБО) - выполняет библиографические справки и осуществляет информационное обслуживание на базе системы каталогов ОМБ и картотек ЦГБ им. А.С. Пушкина, электронных баз данных ОМБ, ББД «МАРС», библиографических и справочных ресурсов Интернет;

- Электронный читальный зал - осуществляет консультационную помощь читателям ОМБ по использованию библиографических и полнотекстовых электронных ресурсов на основе предоставления доступа к ресурсам Интернет.

- Отдел каталогизации - выполняет библиографические справки и дает библиографические консультации пользователям ЦГБ, на основе ЭК, Генерального алфавитного каталога.

В соответствии с потребностями пользователей и профилем комплектования своих фондов:

ИБО выполняет библиографические справки по универсальным и отраслевым справочникам; по краеведению(документы по краю, краеведческий каталог, ЭБД «Край»).

Муниципальный информационный центр (сектор ИБО):

-Центр правовой информации выполняет библиографические и фактографические справки; предоставляет библиографические консультации пользователям ЦГБ по фонду нормативно-правовых документов, юридической литературы и правовых систем: «КонсультантПлюс», «Кодекс», «Документы городской администрации»; является методическим центром для ПЦПИ в структурных подразделениях ОМБ.

-Центр по вопросам местного самоуправления выполняет библиографические и фактографические справки по работе органов местного самоуправления и по всем вопросам жизнедеятельности города, самостоятельно осуществляя сбор и систематизацию документов.

Зал периодики ЦГБ им. А.С. Пушкина - выполняет устные библиографические справки и дает библиографические консультации читателям ЦГБ по фонду текущей периодики (журналы за последние 3года, общероссийские и местные газеты от 3-х до 10-ти лет хранения) и электронным базам данных.

Читальный зал ЦГБ им. А. С. Пушкина выполняет устные библиографические справки и дает библиографические консультации читателям ЦГБ на основе фондов отдела и электронных баз данных.

Отдел книгохранения ЦГБ им. А. С. Пушкина выполняет уточняющие справки (библиографическая информация об отсутствующих или искаженных в запросе элементов библиографического описания) на основе фонда отдела, картотеки и электронных баз данных.

Абонемент ЦГБ им. А. С. Пушкина выполняет устные библиографические справки и дает библиографические консультации на основе фонда отдела, каталогов и электронных баз данных.

Районные библиотеки, специализированные библиотеки и библиотеки-филиалы ОМБ выполняют устные библиографические справки, дают библиографические консультации и осуществляют информационное обслуживание, опираясь на фонды библиотек, традиционный СБА, электронные БД, в том числе корпоративные, и СПС (в ПЦПИ по договору с «КонсультантПлюс»).

Отдел комплектования обеспечивает функционирование отделов и библиотек, осуществляющих непосредственное СБО, приобретая документы на различных носителях.



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Пермская государственная краевая универсальная проблемы толерантности в современном мире

    Документ
    Пермская государственная краевая универсальная библиотека им. А. М. Горького Информационно- ... – 2007. – № 6. – С. 65. О совершенствовании законодательства в сфере государственной национальной политики. Мелихов, А. М. Национальная терпимость ...
  2. Пермская государственная ордена «знак почёта»

    Программа
    ... Пермской государственной краевой универсальной библиотеки им. А.М. Горького Ведерникова Л.С., заведующая отделом научно-исследовательской и методической работы Пермской государственной краевой универсальной ...
  3. Пермская государственная ордена знак почёта (1)

    Информационный бюллетень
    ... Пермская государственная ордена Знак Почёта краевая универсальная библиотека им. А. М. Горького Пермская краевая детская библиотека им. Л. И. Кузьмина Пермская краевая ... Пермская государственная ордена «Знак Почета» областная универсальная библиотека ...
  4. Пермская государственная ордена знак почёта (3)

    Информационный бюллетень
    ... Пермская государственная ордена Знак Почёта краевая универсальная библиотека им. А. М. Горького Пермская краевая детская библиотека им. Л. И. Кузьмина Пермская краевая ... Пермь, ГСП ул. Ленина, 70, Краевая универсальная библиотека им. А.М. Горького, тел ...
  5. Отчет о работе библиотеки культурно-информационного центра фгоу впо «пермская гсха» за 2010 год

    Отчет
    ... в рамках IV краевого конкурса библиотек. Организаторы: ЗАО «ТелекомПлюс», Пермская государственная краевая универсальная научная библиотека имени ...

Другие похожие документы..