Главная > Документ


С.Н. Ксенофонтова

ВНУТРИКОРПОРАТИВНЫЕ ИЗДАНИЯ КАК ИНСТРУМЕНТ PR

(НА ПРИМЕРЕ АЗЕТЫ ТОМСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА «ALMA MATER»)

Внутрикорпоративные связи с общественностью занимают значительное место в процессе управления организацией, независимо от ее масштабов. Развитие внутренних PR как средств создания и развития корпоративной культуры требует определенного набора инструментов. Одним из таких инструментов являются корпоративные издания.

В связи с тем, что корпоративные издания начали широко применяться в российских компаниях и организациях относительно недавно, количество публикаций по этой тематике невелико. Зачастую весь материал сводится к содержательному описанию таких изданий, отсутствует характеристика специфики внутрикорпоративных изданий как наиболее действенного инструмента PR в процессе формирования корпоративной культуры. Из всех исследований выделяется диссертация А.С. Агафонова «Корпоративная пресса: особенности функционирования, типологические характеристики и методика оценки эффективности»1. Автор рассматривает особенности функционирования корпоративных изданий. Однако объектом его исследования являются корпоративные издания как социокультурный феномен, безотносительно к их роли во внутрикорпоративных PR.

Исходя из этого, мы можем говорить об актуальности поставленной проблемы: широкое распространение корпоративных СМИ обусловливает необходимость определить назначение таких изданий, их функции и роль в формировании корпоративной культуры.

Цель работы заключается в выявлении основных характеристик внутрикорпоративных изданий в целом и в определении на их основании особенностей газеты ТГУ «Alma Mater».

Достижение данной цели обеспечивается решением следующих основных задач: рассмотреть внутрикорпоративное издание как фактор, влияющий на формирование корпоративной культуры организации; обозначить цели и функции корпоративного издания; проанализировать коммуникационную стратегию газеты ТГУ «Alma Mater» и выяснить, выполняет ли она свои функции, достигает ли намеченных целей.

Основным источником для анализа корпоративных изданий послужила газета ТГУ «Alma Mater». Для формирования наиболее четкого представления о публикуемых материалах были использованы номера, выходившие в период 2007/08-го учебного года2.

Корпоративное издание – инструмент формирования корпоративной культуры, один из корпоративных информационных каналов. Это финансируемое той или иной организацией печатное периодическое издание, которое информирует о деятельности организации, контролирует и регулирует отношения работников внутри организации с целью повышения эффективности организационной деятельности3.

Важным моментом в определении понятия корпоративных изданий является их типология. С учетом конечной цели коммуникационной деятельности Л.С. Агафонов выделяет следующие их виды:

– Маркетинговые СМИ. Главная цель издания СМИ – повышение продаж, увеличение оборотов, активный рост компании.

– PR-СМИ. Главная цель – развитие имиджа компании, консолидация внешних PR-усилий.

– Персонал-СМИ. Главная цель – повышение лояльности сотрудников, создание внутреннего климата компании.

– Коммерческие проекты. Цель издания СМИ – извлечение прибыли от размещения рекламной информации партнеров компании.

Согласно этой классификации «Alma Mater» является PR-СМИ. Можно проследить отражение миссии университета на страницах газеты, например, в некоторых темах, которые освещались в 2007 – 2008 гг4. Это прежде всего материалы, связанные с получением гранта на осуществление инновационной образовательной программы и процессом ее реализации; статьи, посвященные заключению договоров о сотрудничестве и стратегическом партнерстве ТГУ и крупных компаний (Сибирский банк Сбербанка России, компания «Microsoft», «Норильский никель» и др.).

Будучи PR-СМИ, учрежденным ТГУ, «Alma Mater» отражает не только его миссию, но и является продолжением стиля. На наш взгляд, газета в полной мере вписывается в фирменный стиль вуза (даже название газеты связано с образом классического университета и является воплощением вековых образовательных традиций).

Важным условием эффективности корпоративных изданий как инструмента PR является наличие четко сформулированной и обоснованной коммуникационной стратегии. В соответствии с моделями внутрикорпоративных PR можно выделить три коммуникационных стратегии: презентационную, манипуляционную и конвенциональную.

Презентационный вариант характеризует информационное издание, не предполагающее обратной связи, способной повлиять на развитие СМИ. Коммуникация является в этом случае пассивной, а основным средством ее выражения служит послание.

Верное восприятие сообщения и адекватная реакция на него становятся основным смыслом манипуляционной стратегии. Она строится на сообщении как средстве выражения основной функции. Она далеко не монологична, поскольку коммуникатор заинтересован в реакции читателя.

Для третьей стратегии объектом деятельности являются социальные проблемы, при этом граждане выступают партнерами. Она характеризуется также наличием обратной связи между редакцией и целевой аудиторией.

В большинстве случаев стратегия корпоративной прессы носит смешанный характер: она является в основном манипуляционной, но с элементами конвенции и часто – презентации. Газета выступает как средство внутренней и внешней рекламы, а значит, участвует в формировании в общественном и индивидуальном сознании имиджа организации.

В статье Я.М. Мендельбаум5, посвященной коммуникативным стратегиям, приводится анализ стратегии ТГУ в период 2004 – 2005 гг. Будучи в этот период редактором «Alma Mater», она утверждает, что газета несколько лет придерживалась презентационной коммуникационной стратегии. Большинство тем, которые поднимались на страницах газеты, было инициировано руководством вуза или управленцами среднего звена. Перед редакцией не вставали вопросы эффективности «обратной связи» с читателями, системы распространения, информационного наполнения и его соответствия интересам и потребностям читателей. Можно говорить о том, что такое издание не выполняло истинного предназначения внутрикорпоративной газеты. Однако в 2004–2005 гг. газета начала предпринимать попытки к изменению субъектно-объектной ориентации на более современную и соответствующую качественной прессе. Редакция привлекала к созданию материалов людей, которых общественность считает лидерами. Одной из основных задач вузовского издания в тот период стало установление постоянного контакта с ньюсмейкерами – частными лицами, готовыми оперативно откликаться на запросы журналистов газеты.

В преддверии своего 75-летнего юбилея, который отмечался в 2006 г., газета «Alma Mater» активизировала работу по установлению диалога с читателем. На ее страницах появились проблемные «материалы с продолжением», предполагавшие возможность выступить по теме всем заинтересованным сторонам. Не столь масштабными, зато более регулярными стали другие методы – гостевая книга на сайте газеты, рубрика «Задай нам вопрос», куда читатели присылают свои вопросы по поводу учебной, научной, социальной деятельности ТГУ.

В настоящее время обратная связь устанавливается с читателями с помощью гостевой книги на сайте и электронной почты издания. Обратимся к рассмотрению функций гостевой книги газеты «Alma Mater» несколько подробнее. Гостевая книга на сайте газеты служит для того, чтобы читатели газеты имели возможность поделиться мнениями, оставить свои вопросы, замечания, предложения. Но при чтении сообщений встречаются темы, не связанные с деятельностью газеты (например, просьба отыскать девушку из числа студентов ТГУ). Такие сообщения наталкивают на постановку вопроса о создании студенческого форума либо на сайте газеты, либо на сайте университета (подобный форум существует на сайте Томского политехнического университета). Очевидно, что внутренняя аудитория университета испытывает потребность в обратной связи, однако возможностей для полноценного взаимодействия с читателями пока немного. Сообщения в гостевой книге никак не разделены по датам, и на странице они сохранены с 2005 года по настоящее время, что свидетельствует об отсутствии желания студентов, преподавателей делиться своими мнениями о газете или вносить предложения.

На данный момент рубрики «Задай нам вопрос» в газете нет. Таким образом, средствами обратной связи являются только гостевая книга и электронная почта издания.

Описанные выше методы приближают «Alma mater» к конвенциональному изданию. Газета является частью информационно-рекламного отдела ТГУ, а значит, в ее задачи, помимо информирования и создания площадки для ведения общественного диалога, входят и функции внутрикорпоративных PR.

Практическая реализация коммуникационной стратегии обеспечивается на основании достижения предусмотренных ею целей и задач. Основные цели и задачи для всех корпоративных СМИ остаются едиными, независимо от того, в какой среде они издаются: информирование персонала о состоянии дел и планах; вдохновение успехом, мотивация; предупреждение кризисных ситуаций; обеспечение «обратной связи»; забота о персонале; создание позитивного информационного фона6.

На основании систематизации представленного в исследованиях различных авторов материала можно предложить следующую типологию функций корпоративного издания в зависимости от их целевых ориентиров: информационная, мотивационная, посредническая и развлекательная7.

В соответствии с указанными целями и функциями корпоративных СМИ следует рассмотреть те функции и цели, которые выполняет «Alma Mater» .

Начнем с того, что «Alma Mater» позиционирует себя как корпоративное издание: она служит информированию вузовской аудитории, поддержанию в коллективе университета гордости и патриотических чувств по отношению к университету. Газета выступает в роли трибуны, осуществляет связь между структурными подразделениями ТГУ, освещает научную, образовательную, культурную и социальную сферы. Можно с уверенностью сказать, что она выполняет информационную функцию – в каждом номере есть рубрика «События», где публикуются новости из жизни университета, факультетов, города и области, так или иначе связанные с учебной и научной деятельностью ТГУ.

Анализ публикаций показывает наличие у «Alma Mater» и других функций: мотивационной и частично посреднической. Мотивационная функция проявляется в отражении имиджа ТГУ и его ценностей на страницах газеты. Одной из составляющих имиджа является история университета, которая публикуется в специальной рубрике «Машина времени». Знания по 130-летней истории университета, которые студенты и преподаватели получают из газеты, способствуют формированию целостного представления о ТГУ, его роли в российском образовании, и, как следствие, гордости за «родной» вуз. Отражением посреднической функции являются материалы, в которых присутствуют отчеты или сообщения о проделанной работе или реализованных программах со стороны высшего руководства вуза (например, интервью с ректором о ходе реализации инновационной образовательной программы, отчеты профсоюза о проделанной работе и др.).

Стоит отметить, что на страницах «Alma Mater» не находит должного выражения развлекательная функция: есть материалы, посвященные спортивной и культурной жизни, но зачастую они сводятся к новостным и ориентированы в основной своей массе только на студентов. На наш взгляд, добавление статей, носящих развлекательный характер (курьезные случаи из жизни студентов и преподавателей, конкурсы, забавные иллюстрации и др.), позволит реализовать одну из задач корпоративного издания – создание позитивного информационного фона для всей университетской общности.

В целом, мы можем говорить о специфике внутрикорпоративной газеты как средства обеспечения положительного имиджа компании или организации. И несмотря на то, что внутрикорпоративные газеты в большинстве своем распространяются бесплатно, они являются товаром, который должен пользоваться спросом и удовлетворять нужды потребителей. Сочетая в себе функции информирования, мотивации и посредничества, газета ТГУ «Alma Mater» является средством представления университета для студентов, преподавателей и сотрудников. В материалах газеты прослеживается четкая ориентация на информирование и, за счет предоставления «нужной» информации, формирования у целевых групп позитивного образа университета. Отмечаются некоторые недоработки в реализации конвенциональной коммуникационной стратегии газеты, но, опираясь на первичный анализ публикаций, можно сказать, что газета выполняет свои функции, а значит, является достаточно эффективной с точки зрения формирования единой корпоративной культуры.

Примечания

1 Агафонов Л.С. Корпоративная пресса: особенности функционирования, типологические характеристики и методика оценки эффективности: автореф. дис… канд. филол. наук // Интернет-портал «Медиаскоп». Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральное агентство по информационным технологиям ФГУП НТЦ «Информрегистр». Депозитарий электронных изданий. Регистрационное свидетельство № 195 от 10 октября 2008 г. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http:/ attachment:/141/237.htm, свободный.

2Газета «Alma Mater» [Электронный ресурс]. Режим доступа: /Webdesign/TSU/ core.nsf/structurl/publish_almamater, свободный.

3 Кононова А.Г. Особенности корпоративной информации: рынок корпоративной прессы в Ростовской области // Коммуникация в современном мире: матер. Всерос. науч. практ. конф. аспирантов и студентов «Журналистика, реклама и связи с общественностью: новые подходы» (ноябрь 2006 г.). Информационная система «Единое окно доступа к образовательным ресурсам» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://window. /window_catalog/pdf2txt?p_id=24967, свободный.

4 Миссия Томского государственного университета [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://tsu.ru/WebDesign/TSU/core.nsf/structurl/common_missiya, свободный.

5 Мендельбаум Я.М. Коммуникативные стратегии корпоративной прессы // Журналистика в поисках моделей развития: сборник статей науч.-практ. конф. Томск, 2006. С. 62.

6 Афанасьева А. Корпоративная пресса в России или особенности использования газет в PR // Лаборатория рекламы, маркетинга и PR. 2004. № 3. С. 34–35.

7 Лапина Е.В. Особенности позиционирования внутрикорпоративной газеты // Коммуникация в современном мире;Тульчинский Г. PR фирмы: технология и эффективность. М., 2005. С. 181.

И.В. Марунченко

СРАВНИТЕЛЬНАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ЭРГОНОМИЧНОСТИ РОССИЙСКИХ И АНГЛОЯЗЫЧНЫХ ДОКУМЕНТОВЕДЧЕСКИХ ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСОВ

Интернет – особая среда, которая в современном мире обеспечивает существование всех возможных художественных техник и технологий, представляет собой самое подходящее поле для развития творчества, кроме того, сочетает в себе возможности носителя информации, который определяется не текущей модой, а целью донести до аудитории информацию самым удобным способом. Простота использования (или удобство эксплуатации) теперь играет более важную роль в сети, нежели раньше.

Как и в других отраслях производства, решением задачи удобства для пользователя занимается наука эргономика, в частности, эргономика Интернет-ресурсов. Эргономика Интернет-ресурса складывается из двух значимых аспектов: дизайн страниц сайта и удобство навигации по сайту и поиска информации.

Дизайн складывается из определенных элементов, которые также выступают как критерии оценки эргономичности сайтов:

  • Неподвижные области экрана. На странице должна преобладать информация, представляющая интерес для пользователя. Элементы навигации – это необходимость, но тем не менее они должны быть минимизированы и не должны занимать более 20% пространства страницы1.

  • Реклама на сайте. Наиболее оптимальным решением с точки зрения пользователя является отсутствие рекламы на сайте, однако в современном мире такое вряд ли возможно. Желательно, чтобы реклама занимала не более 10% пространства страницы.

  • Возможность просмотра сайта на мобильных устройствах. Чаще всего пользователи получают доступ к Интернет-ресурсу при помощи персональных компьютеров, однако в настоящее время наблюдается значительный рост использования мобильных устройств для просмотра сайтов. Оптимальным решением будет наличие на сайте версии для мобильных устройств.

  • Независимость сайта от разрешения экрана. Современные пользователи имеют различные по размеру и разрешению экраны, страницы должны выглядеть правильно в широком диапазоне разрешений экрана.

  • Надежность. Одна из основных целей настоящего веб-дизайна – установить надежность сайта и показать создателя сайта как профессионала.

  • Возможность упрощенного дизайна для вывода страницы на печать. Пользователи предпочитают, чтобы Интернет-ресурсы содержали печатные версии страниц, с отсутствием ненужных элементов.

В конечном итоге основной целью посещения любого сайта является получение определенной информации. Тем не менее важно, чтобы пользователям было удобно пользоваться Интернет-ресурсом: дизайн помогал получению информации, упрощению доступа к ней различными способами, навигация и поиск делали переход к искомой информации быстрым и простым.

Далее перейдем непосредственно к обзору и анализу эргономичности российских и англоязычных Интернет-ресурсов документоведческого профиля.

  • Ресурсы специализированных учебных заведений. Для большинства российских сайтов этого вида свойственна сложная многоуровневая многоэлементная навигация, пользоваться которой очень неудобно. В качестве примера можно привести сайт Российского государственного гуманитарного университета2, на котором присутствует не менее 4 различных меню навигации в разных частях страницы.

В отличие от российских, англоязычные сайты специализированных учебных заведений имеют единое навигационное меню, позволяющее быстро перейти к интересующей странице. Поиск также присутствует. В качестве примера можно привести сайт Университета Миссури3.

Что же касается элементов дизайна, влияющих на удобство чтения сайта, то в большинстве случаев:

  1. присутствует множество неподвижных элементов дизайна;

  2. реклама на таких сайтах минимальна;

  3. дизайн не поддерживает версии для мобильных устройств, однако независим от разрешения экрана и обеспечивает версии страниц для печати;

  4. дизайн выполнен качественно и внушает доверие к сайту.

  • Сайты журналов документоведческого профиля как российского, так и англоязычного сегмента Интернет обычно имеют удобное меню навигации и систему поиска. К общим недостаткам системы навигации можно отнести то, что в большинстве случаев поисковая система не позволяет вести поиск в выложенных номерах журнала, а это отсекает для поиска значительное количество информации, представленной на сайте. Так, на сайте журнала «Делопроизводство»4 поиск по полнотекстовым статьям номеров журнала не ведется.

Характеристика элементов дизайна аналогична сайтам специализированных учебных заведений, за исключением того, что дизайн страницы не всегда выполнен качественно, но в большинстве случаев внушает доверие к сайту.

  • Сайты специализированных организаций, занимающихся разработкой нормативно-правовой и методической базы ДОУ. Сайтов такого вида в англоязычном сегменте сети Интернет нет. С точки зрения эргономики российские сайты такого вида их можно охарактеризовать следующим образом.

Навигация по сайту и система поиска могут быть организованы как очень плохо, так и достаточно хорошо. Так, например, на сайте Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела5 присутствует только подобие навигационного меню, поиск по сайту отсутствует полностью. В противоположность вышеуказанному сайту сайт Гильдии управляющих документацией6 обладает эффективной наглядной разветвленной системой навигации, поисковая система также довольно удобна.

    • Сайты, публикующие законодательные и нормативные акты. В отличие от англоязычных сайтов, продающих отдельные документы, российские ресурсы обычно являются онлайн-версиями оффлайновых правовых баз. Например, правовая система «Консультант-Плюс» имеет онлайн-версию7. Система навигации и поиска англоязычных сайтов построена по пути поиска документа по названию, в то время как на российских сайтах упор сделан на полнотекстовом поиске. Система навигации и поиска обычно полностью копирует таковую в соответствующей оффлайновой правовой базе.

В большинстве случаев на англоязычных сайтах присутствует множество неподвижных элементов дизайна, на российских сайтах таких элементов мало, в остальном же дизайн соответствует характеристике дизайна сайтов специализированных учебных заведений.

    • Сайты управлений архивной службы. Многие ресурсы данного вида не имеют собственного сайта и обычно базируются на сайтах областных и муниципальных администраций или более крупных департаментов. Это характерно как для российского сегмента Интернет, так и для англоязычного. Анализ систем навигации и поиска по сайту показал, что как на российских, так и на англоязычных ресурсах данного вида в большинстве случаев присутствуют развитая и эффективная система навигации и удобный поиск. Тем не менее есть и исключения. Так, например, на сайте Архивной службы Республики Татарстан8 используется система навигации, в которой подразделы показываются только после перехода к главной странице раздела, кроме того, в меню навигации используются не всегда понятные сокращения (например, «ГА ДЛС РТ» расшифровывающееся как «Государственный архив документов по личному составу Республики Татарстан»). Существуют такие исключения и на англоязычных сайтах. Так, на сайте «National Archives and Records Administration»9 используется более 4 навигационных меню в разных частях страницы, что рассеивает внимание пользователя, в некоторых разделах только около 10% процентов площади страницы занимает необходимая информация, всю оставшуюся площадь занимают меню навигации, новости, анонсы и т.д.

Характеристика элементов дизайна аналогична сайтам специализированных учебных заведений.

    • Электронные библиотеки и банки рефератов, курсовых, дипломных работ. Такой вид ресурсов, содержащих книги документоведческого профиля, рефераты, курсовые и дипломные работы, отсутствует в англоязычном сегменте сети Интернет.

На таких сайтах обычно присутствуют плохо структурированное меню навигации и хорошая система поиска. Что же касается дизайна ресурсов, то встречаются в равной степени как ресурсы, нарушающие правила дизайна, так и полностью соответствующие им. Единственной общей чертой таких ресурсов является наличие большого количества рекламы.

    • Энциклопедии и словари. Этот вид ресурсов как в российском, так и в англоязычном сегменте сети Интернет обычно обладает сильной системой поиска информации, позволяющей осуществлять полнотекстовый поиск и скудную систему навигации. Такое положение дел складывается из-за специфики словарей и энциклопедий.

Элементы дизайна можно охарактеризовать следующим образом:

  1. присутствует незначительное число неподвижных элементов дизайна;

  2. реклама минимальна;

  3. в основной своей массе дизайн не поддерживает версии для мобильных устройств и печати, однако независим от разрешения экрана. Тем не менее, есть и исключения, например сайт «Яндекс. Словари» поддерживает мобильную версию10, но только в части словарей перевода;

  4. дизайн выполнен качественно и внушает доверие к сайту.

    • Новостные сайты имеют специфическую систему навигации, обусловленную их назначением. Обычно все новости делятся на категории, которые и заносятся в навигационное меню, кроме того, на главной странице публикуются заголовки свежих новостей. Новостные сайты также обязательно содержат полнотекстовую систему поиска по сайту.

Дизайн такого вида сайтов содержит множество неподвижных элементов. Большинство новостных сайтов поддерживают версии страниц для печати и мобильных устройств, не зависят от разрешения экрана. Дизайн выполнен качественно.

    • Сайты специализированных фирм. Такие сайты обычно имеют систему поиска, а также сложную систему навигации, в большинстве своем перегруженную различными элементами, которые рассеивают внимание пользователя. Так, например, сайт «Oracle»11 предоставляет пользователю не менее 5 различных меню навигации. На таких сайтах большую площадь занимают неподвижные элементы. Кроме того, много места занимает реклама фирм. Обычно эти ресурсы оптимизированы под разное разрешение экрана, однако версии для мобильных устройств не поддерживают. Версии для печати имеются на всех англоязычных сайтах, однако на российских ресурсах встречаются крайне редко. Дизайн сайтов обычно выполнен качественно и вызывает доверие.

    • Форумы и блоги, сайты ассоциаций менеджеров Records Management (RM). Российские сайты данного вида представлены как любительскими сайтами, так и профессионально изготовленными и финансируемыми специализированными фирмами. В первом случае12 навигационная система и дизайн страниц оставляют желать лучшего, во втором13 аналогичны сайтам специализированных фирм. В отношении англоязычных ассоциаций менеджеров RM можно сказать, что, в отличие от российских сообществ, это серьезные организации, обеспечивающие как взаимодействие и общение своих членов, так и занимающиеся разработкой и продвижением собственной нормативно-правовой базы в области RM. Сайты предоставляют инструментарий для достижения поставленных целей.

Сайты ассоциаций имеют большое количество неподвижных областей, приходящихся на элементы навигации и рекламу. Страницы оптимизированы под различное разрешение экрана и обычно имеют версии для печати, однако мобильные версии отсутствуют.

    • Сайты, посвященные стажировке и поиску работы, обычно содержат простую систему навигации и поиска. Это обусловлено однотипностью представленной на них информации.

Элементы дизайна, влияющие на эргономичность, можно охарактеризовать следующим образом:

  1. присутствует незначительное число неподвижных элементов;

  2. реклама минимальна;

  3. дизайн не поддерживает версии для мобильных устройств и печати, однако независим от разрешения экрана;

  4. дизайн зачастую выполнен не очень качественно и не внушает доверие к сайту.

После анализа эргономичности российских и англоязычных Интернет-ресурсов можно сделать вывод о том, что в целом эргономичность сайтов обоих сегментов находится на одинаковом уровне. Проведенный анализ показал, что зачастую создатели сайтов злоупотребляют большим количеством различных элементов навигации. С одной стороны, большое количество различных способов получить доступ к искомой информации является плюсом, но, с другой стороны, это оборачивается большими трудностями для пользователя – его внимание рассеивается, кроме того, все эти элементы навигации отнимают у информации драгоценное место на странице. Необходимо заметить также, что в настоящее время создатели страниц не уделяют достаточного внимания пользователям мобильных устройств. В массовом порядке поддержка мобильных устройств есть только у новостных сайтов. Хочется надеяться, что в будущем будут создаваться сайты с отсутствием всех описанных недостатков.

Примечания

1 См.: Нильсен Я. Веб-дизайн: книга Якоба Нильсена / пер. с англ. СПб., 2006. С. 28–38.

2 См.: веб-сайт Российского государственного гуманитарного университета [Электронный ресурс]. Режим доступа: / свободный.

3 См.: веб-сайт «University of Missouri» [Электронный ресурс]. Режим доступа http://www.umsystem.edu/ свободный.

4 См.: веб-сайт журнала «Делопроизводство» [Электронный ресурс]. Режим доступа: /officeworks.html свободный.

5 См.: веб-сайт «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)» [Электронный ресурс]. Режим доступа: / свободный.

6 См.: веб-сайт «Гильдия управляющих документацией» [Электронный ресурс]. режим доступа: / свободный.

7 См.: веб-сайт «КонсультантПлюс: Интернет» [Электронный ресурс]. Режим доступа: /cons/cgi/online.cgi?req=home свободный.

8 См.: веб-сайт «Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан (ГАУ при КМ РТ)» [Электронный ресурс]. Режим доступа: / свободный.

9 См.: веб-сайт «National Archives and Records Administration» [Электронный ресурс]. Режим доступа http://www.archives.gov/ свободный.

10 См.: веб-сайт «Яндекс. Словари». [Электронный ресурс]. Режим доступа: свободный.

11 См.: веб-сайт «Oracle» [Электронный ресурс]. Режим доступа: /index.html свободный.

12 См.: веб-сайт «Форум истинных документоведов» [Электронный ресурс]. Режим доступа: /documentoved/ свободный.

13 См.: веб-сайт « – Важное об электронном документообороте и управлении взаимодействием» [Электронный ресурс]. Режим доступа: / свободный.

Е.А. Симонова

РЕГИОНАЛЬНЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА В США

В настоящее время информационные и телекоммуникационные технологии проникают в различные сферы общественной жизни, охватывая и такую важную область, как организация деятельности центральных, региональных и местных правительств и других ветвей государственной власти. Становление информационного общества, появление инновационных Интернет-технологий открывают новые перспективы для развития демократической системы правления.

Совершенствованию демократии в информационном обществе способствует воплощение в жизнь концепции электронного правительства. Реализация данной концепции занимает в планах современных политиков и информационных технологов все более прочное место. Усиливающийся интерес к этой теме заставляет внимательнее рассмотреть роль и место государства в условиях глобальной информатизации общества.

Под «электронным правительством» понимается инфраструктура, которую сегодня создают государственные органы власти, чтобы изменить способы выполнения стоящих перед ними задач1. Если ранее государственный сектор применял информационные технологии для внутреннего использования в отдельных департаментах и учреждениях, то теперь информационные технологии, создающие ценности электронного века и функционирующие по принципу «быстрее, лучше, дешевле, доступнее», работают на интересы широких масс в форме услуг государства. Таким образом, «электронное правительство» в качестве цели своей деятельности ставит переход от ориентации государства на ведомственные интересы к решению нужд и проблем граждан. В практическом аспекте это выражается, например, в том, что гражданин не должен доставлять справки и другие документы из одного ведомства в другое, будь то оформление прав собственности или какая-либо регистрация, но он должен просто обратиться в государственные органы, а весь последующий взаимообмен документами и информацией должен произойти без его участия и в фиксированные сроки. Под такой работой государственной службы подразумевается функционирование «электронного правительства». Ценность проектов ";электронного правительства"; состоит в сокращении издержек, затрат времени простых граждан, времени и средств бизнесменов и в той добавочной стоимости, которую приносят эти системы обществу. Становление информационного общества в ряде стран мира свидетельствует о том, что именно в данном направлении происходит развитие новейших технологий функционирования государственной службы.

В США, являющимся одним из лидеров в области информатизации государственных органов власти, большое внимание уделяется развитию региональных электронных правительств. В каждом штате действует свой государственный Интернет-портал, предоставляющий гражданам различную информацию и услуги.

Рассматриваемые государственные порталы представляют собой внешнюю информационную систему органов государственной власти, а также являются единой точкой входа к другим сайтам региональных органов власти. Доступ к этим сайтам можно получить в любое время, что соответствует концепции электронного правительства предоставлять информацию и услуги 24 часа в сутки, 7 дней в неделю.

На порталах можно наблюдать примерно одинаковый перечень онлайн – услуг. Общие услуги, которые можно осуществлять через Интернет, это: оплата налогов и продление лицензий на оружие, на охоту и рыбалку, получение водительских прав, заполнение книги жалоб, заказ свидетельства о рождении и смерти, резервирование отеля, продление регистрации всех машинных средств, оплата штрафов, заказ дубликатов некоторых документов, регистрация для голосования, подписка на различную рассылку.

Предлагаемый в рамках единого правительственного портала комплекс услуг предусматривает максимальное упрощение взаимодействия граждан с соответствующим органом (органами) государственного управления. В рамках данной модели взаимодействия потребитель руководствуется исключительно собственными целями и задачами. При этом ориентированный на пользователя веб-интерфейс построен с учетом типичных поводов обращения в государственные органы и автоматически адресует пользователя к необходимому структурному подразделению. На 84 % существующих в США веб-порталах услуги для населения организованы на основе повседневных потребностей граждан. Например, на портале штата Массачусетс имеется страница «быстрого поиска» со ссылками на более чем 35 востребованных услуг. Войдя на эту страницу, любой пользователь может с помощью прямой ссылки выйти на сами услуги, такие как получение лицензии на предпринимательскую деятельность, поиск в своде законов штата, оформление экскурсий по заповедникам и предварительное бронирование мест в кемпингах.

Этот подход является одним из примеров реализации технологии управления отношениями с клиентами (Customer Relationship Management – CRM), которая представляет собой методы работы с информацией, позволяющие свести к минимуму ее дублирование и систематизировать сведения о поведении клиентов для прогнозирования их потребностей в будущем2. На региональных порталах государственных органов власти используется система опросов клиентов, анкетирования. На некоторых сайтах существуют системы персонификации сайта для конкретного пользователя, где определяются наиболее востребованные данным клиентом услуги, ведется статистика обращений и запросов. Это одна из новейших технологий электронного правительства.

Цифровая революция подтолкнула органы власти различных уровней к инициативам по переходу в режим электронного управления, но сами эти инициативы приносят преимущества гражданам и самим ведомствам не только в виде более качественных услуг. Для того чтобы эффективно использовать ресурсы различных ведомств, необходимо пересмотреть методы ведения делопроизводства. В результате происходит упорядочение важных процессов. За счет технических средств информация может распространяться быстрее. Сайты в системе электронного правительства способны принимать больше запросов и обрабатывать более значительные объемы обращений в автоматическом режиме, что сказывается на уменьшении стоимости операции. Согласно исследованиям аналитических компаний, таких как Янки Групп, запрос и ответ на один вопрос в государственную организацию стоит примерно 22–33 долл. Та же услуга, осуществляемая через Интернет, снижается до 1,5 долл. за вопрос3.

Одним из основополагающих инфраструктурных компонентов электронного правительства являются системы управления электронными документами (IDM – Integrated Document Management). Данный факт подчеркивает документационную ориентацию системы, поскольку электронное правительство предполагает работу прежде всего с документами – заявлениями граждан, справками, письмами и т.п. В государственном секторе документ является одновременно и целью деятельности, и средством производства4. С документами связано множество действий: их необходимо хранить, искать, коллективно обрабатывать, переводить из бумажной формы в электронную и наоборот.

Один из наиболее часто упоминаемых барьеров на пути развития электронного правительства состоит в необходимости обеспечить адекватную безопасность и секретность личных данных. Документы о политике информационной безопасности и конфиденциальности персональной информации играют важную роль в реализации концепции электронного правительства, т.е. законодательно обеспечивают безопасность личных данных пользователей. Эти документы есть на всех порталах, что говорит о должном внимании к этому вопросу со стороны властей. Наравне с этими документами на 34 государственных порталах присутствуют документы о поддержке системы для обеспечения полноценного доступа к государственной информации и услуг для людей с ограниченными возможностями (констатация общедоступности ресурсов), на 26 порталах – документы об отказе за ответственность информации на других веб-порталах (Linking Policy). Проанализировав важность этих документов, необходимо сделать замечание о том, что эти документы должны быть легко находимыми на сайте и доступными в нескольких электронных форматах для удобства доступа к ним.

Рассмотрев документные ресурсы сайтов, можно разделить их на 3 группы:

    • Официальные документы федеральных, региональных органов власти (законы, приказы, положения).

    • Документы, регламентирующие работу сайта (IT – планы, стратегии развития eegovernment, политика безопасности).

    • Документы, возникающие в порядке взаимодействия с пользователями.

Третья группа играет особую роль в деятельности электронного правительства, т.к. в ее создании пользователь принимает непосредственное участие. Проанализировав государственные порталы США, а также веб-сайты ряда ведомств, можно классифицировать эту группу документов:

1) документы, которые можно заполнить и отправить онлайн, т.е. совершить полную онлайн – транзакцию (налоговые декларации);

2) заявления (application), которые заполняются онлайн, а решение или вторичный документ получается в департаменте (заявка за выдачу дубликата свидетельства о рождении);

3) документы, скачать которые можно с сайта, но отправлять необходимо по почте (обычной или электронной) или принести в офис органов власти.

Необходимо заметить, что совместно с формами документов на порталах государственных органов имеются методические указания по их заполнению. Для граждан, пользователей электронного правительства, это, безусловно, важный элемент. Кроме того, наличие руководства по заполнению онлайн – форм и оффлайн документов уменьшает совершаемые ошибки в документах, облегчает работу государственных органов и облегчает работу по заполнению документов для граждан.

Деятельность электронного правительства являет собой пример равноправного участия электронной документации в работе органов государственной власти. Электронные региональные правительства предусматривают комплексный автоматизированный или частично автоматизированный документооборот (при этом используется принцип «единого окна»). В Е-Government электронный документ, возникающий в ходе онлайн – взаимодействия, не является копией бумажного, а представляет собой первичный или основной документ. Благодаря этому сокращается период «движения» документов в госструктурах, увеличивается скорость обработки заявлений и запросов, появляется возможность предоставления документов по электронной почте. Таким образом, онлайн взаимодействие приводит к возникновению новой, юридически значимой формы документов.

Проанализировав государственные региональные порталы США, можно сделать вывод, что они не отражают реальную административную структуру ведомств или учреждений. Информация на сайтах размещается в соответствии с принципами удобства для пользователя. Таким образом, человеку не нужно знать в каком ведомстве осуществляется определенная услуга, достаточно просто пройти по необходимой ссылке. По мнению Шарон Крауч Стидл9, эта реорганизация является самой трудной проблемой, которую приходится решать администрациям штатов, так как необходимо создавать вебсайты, понятные для пользователей, а не демонстрировать организационную структуру.

В настоящее время можно констатировать несомненные успехи администрации региональных органов США в области построения «электронного правительства»: была реформирована вся политика и структура государственного управления информационными потоками и информационными технологиями, создана система персональной ответственности за информатизацию государственных органов, политика и практика создания электронного правительства были унифицированы и стали прозрачными и подотчетными.

Таким образом, американские штаты существенно продвинулись по пути реализации идеи «электронного правительства». Региональные электронные правительства США находятся на этапе развития транзакций на котором внутренняя информационная инфраструктура и ее интеграция с веб-интерфейсом электронного правительства позволяют пользователю совершать различные операции в режиме реального времени. Уже сегодня возможностями, которые предоставляют государственные интернет-порталы, пользуется около 50% населения США. Это свидетельствует о востребованности электронного правительства среди граждан. В перспективе данная деятельность государственных органов будет развиваться в сторону увеличения числа онлайновых услуг и облегчения доступа к ним для всех граждан.

Примечания

1 «Benchmarking E-government: A Global Perspective» [Электронный ресурс]. Режим доступа: /e-government/Benchmarking E-gov 2001.pdf, свободный (дата обращения 12.04.2009).

2 E-government Leadership: High Performance, Maximum Value. The Government Executive Series [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.accenture.com/xdoc/en/industries/ government/gove-egov-value.pdf, свободный (дата обращения 04.10.2008).

3 Alan Stewart. Local and regional government online timely services are key to success [Электронный ресурс]. Режим доступа: /ftit/june2001/FT3K1LUY2OC. html, свободный (дата обращения 12.04.2009).

4 Е. Ерофеев. Электронное правительство: как приблизить чиновника к гражданину? [Электронный ресурс]. Режим доступа: /article.asp?id=5103, свободный (дата обращения 23.04.2008).

5 Использование достижений «цифровой революции» в работе электронного правительства // Вопросы демократии. 2003. № 2. С. 14–22.

СВЕДЕНИЯ ОБ АВТОРАХ*

Баженова Юлия Олеговна – студентка третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

БАЗЫЛЕВА Елена Николаевна – студентка четвертого курса ИФ ТГУ.

БЕСПЯТОВА Ирина Евгеньевна – студентка второго курса ИФ ТГУ.

БОЙЧЕНКО Ирина Владимировна – студентка третьего курса ИФ ТГУ.

БОЛДЫШЕВ Александр Дмитриевич – студент пятого курса ИФ ТГУ.

ВАРЛАМОВ Олег Евгеньевич – студент третьего курса ИФ ТГУ.

Васильченко Полина Александровна – студент третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

ВАХОНИНА Ольга Владимировна – студентка пятого курса ИФ ТГУ.

ВИНОГРАДОВА Ольга Олеговна – студентка второго курса ИФ ТГУ.

ВОДЯСОВ Евгений Вячеславович – студент пятого курса ИФ ТГУ.

ВОЛЧКОВА Елена Александровна – студентка четвертого курса ИФ ТГУ.

ГИЛЕВ Михаил Сергеевич – студент третьего курса – факультета журналистики ТГУ.

ГАЧЕГОВА Серафима Федоровна – студентка второго курса ОМО ИФ ТГУ.

ГОЛОДНИКОВА Надежда Владимировна – студентка пятого курса ИФ ТГУ.

ГРИНЯЕВА Екатерина Вадимовна – студентка пятого курса ИФ ТГУ.

ГУЛИК Зоя Николаевна – студентка пятого курса ИФ ТГУ.

Гулина Ольга Евгеньевна – студентка второго курса ОМО ИФ ТГУ.

ГУТКЕВИЧ Юрий Владимирович – студент пятого курса ИФ ТГУ.

ДОЛГОПОЛОВА Полина Сергеевна – студентка четвертого курса ИФ ТГУ.

Долгушев Дмитрий Валерьевич – аспирант ОМО ИФ ТГУ.

ЗАПЛАТИНА Ольга Александровна – студентка третьего курса ИФ ТГУ.

ЗАХАРЧЕНКО Евгения Андреевна – студентка четвертого курса ИФ ТГУ.

ЗИНЧЕНКО Александр Сергеевич – студент третьего курса ИФ ТГУ.

Ермолаева Дарья Витальевна – студентка третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

Изместьев Артем Андреевич – студент третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

ИЛКОС Андрей Александрович – студент пятого курса ИФ ТГУ.

КАРЕЦКАЯ Ева Викторовна – студентка пятого курса ИФ ТГУ.

КАЧКИНА Светлана Николаевна – студентка четвертого курса ИФ ТГУ.

КИСЛЕНКО Артем Владимирович – студент второго курса ИФ ТГУ.

Клещенко Мария Евгеньевна – студентка третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

Козлова Юлия Викторовна – студентка третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

КОКОРИН Илья Владимирович – студент пятого курса ИФ ТГУ.

КОМОВА Наталья Геннадьевна – студентка пятого курса ИФ ТГУ.

Конова Елена Александровна – студентка третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

Корнилова Славяна Андреевна – студентка третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

КоролеваАннаАндреевна – студентка второго курса ОМО ИФ ТГУ.

Корытова Вера Сергеевна – студентка второго курса ОМО ИФ ТГУ.

КОСТЮКЕВИЧ Ирина Викторовна – студентка третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

КРИВАНКОВА Ирина Сергеевна – студентка второго курса ИФ ТГУ.

Кривошеина Мария Викторовна – студентка третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

КРОТ Мария Андреевна – студентка третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

КСЕНОФОНТОВА Светлана Николаевна – студентка четвертого курса ИФ ТГУ.

КУРЕНКОВ Артем Валериевич – студент четвертого курса ИФ ТГУ.

Лемежите Алиса Витальевна – студентка третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

Мажинский Станислав Витальевич – студент третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

МАРУНЧЕНКО Ирина Викторовна – студентка пятого курса ИФ ТГУ.

МАТВЕЕВА Дарья Владимировна – студентка пятого курса ИФ ТГУ.

МАТЮЖИНА Виктория Михайловна – студентка второго курса ИФ ТГУ.

МАТЮЖИНА Мария Михайловна – студентка пятого курса ИФ ТГУ.

МАЧИКИНА Алена Сергеевна – студентка четвертого курса ИФ ТГУ.

Наумов Антон Сергеевич – студент третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

ОБВИНЦЕВА Дарья Геннадьевна – студентка второго курса ИФ ТГУ.

ОСТАШОВА Евгения Андреевна – студентка четвертого курса ИФ ТГУ.

ПЕТРИКОВА Дарья Александровна – студентка третьего курса ИФ ТГУ.

ПОДОЛЯНКО Александр Сергеевич – аспирант ИФ ТГУ.

ПОЛЕЖАЕВА Татьяна Владимировна – студентка четвертого курса ИФ ТГУ.

ПОЛЯКОВА Анна Сергеевна – студентка третьего курса ИФ ТГУ.

Рожановская Нина Константиновнааспирантка ОМО ИФ ТГУ.

РЫЖОВА Анна Андреевна – студентка третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

Рябова Маргарита Сергеевна – студентка первого курса ОМО ИФ ТГУ.

Рязанова Анастасия Николаевна – аспирантка кафедры ОМО ИФ ТГУ.

САИТОВА Дина Расимовна – студентка четвертого курса ИФ ТГУ.

САХАРНЫХ Илья Александрович – студент третьего курса ИФ ТГУ.

СЕДОВА Людмила Дмитриевна – студентка второго курса ИФ ТГУ.

СИМОНОВА Евгения Александровна – студентка пятого курса ИФ ТГУ.

Скачкова Мария Андреевна – студентка четвертого курса ОМО ИФ ТГУ.

СМОКОТИНА Дарья Васильевна – аспирантка ИФ ТГУ.

СОРОКИН Александр Николаевич – студент пятого курса ИФ ТГУ.

СЫЧЁВА Наталья Викторовна – студентка пятого курса ИФ ТГУ.

ТАРАСЕНКО Анастасия Константиновна – студентка второго курса ОМО ИФ ТГУ.

Теплова Татьяна Сергеевна – студентка третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

ТУНИЕКОВА Оксана Андреевна – студентка четвертого курса ИФ ТГУ.

ТЫЧИНСКАЯ Анна Александровна – студентка четвертого курса ИФ ТГУ.

Фефелов Михаил Михайлович – студент третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

ФИЛИПЧИК Елена Александровна – студентка третьего курса ИФ ТГУ.

Фирсова Юлия Александровна – студентка пятого курса ОМО ИФ ТГУ.

ХАМИНОВ Дмитрий Викторович – аспирант ИФ ТГУ.

ХАРИТОНОВА Вероника Дмитриевна – студентка второго курса ИФ ТГУ.

ЦЕХОВОЙ Николай Петрович – аспирант ИФ ТГУ.

Чичканова Ольга Юрьевна студентка второго курса ОМО ИФ ТГУ.

ШведовДенисВикторович – студент пятого курса ОМО ИФ ТГУ.

Шишкина Екатерина Евгеньевна – студентка второго курса ОМО ИФ ТГУ.

Щипкова Евгения Александровна – студентка третьего курса ОМО ИФ ТГУ.

ЭМБРЕХТ Роман Владимирович – аспирант ИФ ТГУ.

ЯРИНСКАЯ Анна Михайловна – аспирантка ИФ ТГУ.

Научное издание

ВОПРОСЫ ИСТОРИИ, МЕЖДУНАРОДНЫХ ОТНОШЕНИЙ И

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Выпуск 5

Редактор В.С. Сумарокова

Оригинал макет А.В. Литвинов, П.П. Румянцев, А.Н. Сорокин, Д.В. Хаминов

____________________________________________________________________

Подписано в печать 2010 г.

Формат 60х84 1/16. Печ. л. 13,2, усл. печ. л. 12,2, уч.-изд. л. 12,7. Тираж 100 экз.

________________________________________________________________________________

ОАО «Издательство ТГУ», 634050, г. Томск, пр. Ленина, 36

* Сведения предоставлены на момент начала конференции.



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Вопросы истории международных отношений и документоведения Выпуск 2 2007 Вопросы истории

    Документ
    ... ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ Вопросыистории, международныхотношений и документоведения Выпуск 2 2007 ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ Вопросыистории, международныхотношений и документоведения Выпуск ...
  2. Вопросы истории международных отношений и документоведения Выпуск 2 2007 Вопросы истории

    Документ
    ... ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ Вопросыистории, международныхотношений и документоведения Выпуск 2 2007 ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ Вопросыистории, международныхотношений и документоведения Выпуск ...
  3. Вопросы истории международных отношений и документоведения Выпуск 6 Под редакцией кандидата исторических наук 2010

    Документ
    ... , А.Н. Сорокин, Д.В. Хаминов. Вопросыистории, международныхотношений и документоведения. В74 Сборник трудов студентов и ... : формирование идентичности правителя // Вопросыистории, международныхотношений и документоведения. Сборник трудов студентов и ...
  4. Вопросы истории международных отношений и документоведения Выпуск 6 Под редакцией кандидата исторических наук 2010

    Документ
    ... , А.Н. Сорокин, Д.В. Хаминов. Вопросыистории, международныхотношений и документоведения. В74 Сборник трудов студентов и ... : формирование идентичности правителя // Вопросыистории, международныхотношений и документоведения. Сборник трудов студентов и ...
  5. История технических наук

    Автореферат диссертации
    ... документоведение, архивоведение (исторические науки) Устная традиция и исторический метод Геродота. Понятие «уроки истории» ... История науки и техники 07.00.15 Историямеждународныхотношений ... и др.). «Гамлетовский вопрос» как проблема философской эстетики ...

Другие похожие документы..