Главная > Список учебников

1

Смотреть полностью


серия «ВЫСШЕЕ ОБРАЗОВАНИЕ»

Государственный Университет управления

ОРГАНИЗАЦИЯ

РАБОТЫ С

ДОКУМЕНТАМИ

Учебник

Рекомендовано Министерством образования

Российской Федерации в качестве учебника

для студентов высших учебных заведений, обучающихся

по специальностям «Документоведение и документационное

обеспечение управления» и «Менеджмент»

Москва

ИНФРА-М

1999

УДК 651.4/.8

ББК 65.050.9(2Рос)2

063

Авторский коллектив сотрудников кафедры документоведения и документационного обеспечения управления ГУУ:

Кудряев В.А., к.э.н., профессор; Корнеев И.К., к.э.н., доцент; Ксандопуло Г.Н., к.э.н., доцент; Машурцев В.А., к.э.н., доцент; ПшенкоА.В., к.и.н., доцент; Галахов В.В., к.и.н., доцент; Янковая В.Ф., к.и.н., доцент; Назаренко О.Б., к.э.н.; Ларин М.В., к.и.н.; Алтухова Н.Ф.; Година Т.А.; Доронина Л.А.', Терехова А.Е.; Егорова Е.В.; Лобанова A.M.

О 63 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ: Учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.:

ИНФРА-М, 1999, 575 с.

ISBN 5-86225-757-8

Рассмотрены история развития системы государственного делопроизводства, нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, информационные технологии обеспечения управленческой деятельности, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных доку­ментов.

ISBN 5-86225-757-8

ББК 65.050.9(2Рос)2 ©.Коллектив авторов, 1998, 1999

Часть 1 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

С ДОКУМЕНТАМИ

Глава 1 ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ

ГОСУДАРСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

    1. Делопроизводство в Древнерусском

государстве

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае - письменных завещаний, во втором - подорожных грамот для купеческих кораблей.

В период правления Владимира Святославовича в Киеве — столице Древнерусского государства (978—1015 гг.) - существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности «печатников» - хранителей княжеской печати, «металников» — судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах.

В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. Археологические раскопки сначала в Новгороде, а потом и в Пскове, Смоленске, Витебске, Старой Руссе и других городах позволили обнаружить частную переписку рядовых жителей северо-западных областей Древнерусского государства XI-XV вв. (как мужчин, так и женщин). Возникают и достаточно крупные собрания письменных материалов, еще не разделенных на документные архивы и книжные библиотеки. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными правовыми актами («Русская Правда», Новгородская и Псковская судные грамоты, Двинская уставная грамота) создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; житийные записи - при срочном найме работников; полные грамоты - при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные святым, выбранным в покровители конкретного города. В крупных городах существовали хранилища документов. Поскольку правом выдачи документов, закрепляющих за горожанами земли и другое имущество, пользовались и «концы» (районы) Новгорода, то хранилищами и местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел - рыбаков, торговцев различным товаром, шорников, оружейников и т.д. В таких патрональных храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций. Часто само хранение документов в храме придавало им требуемую юридиче­скую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.) и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией. Сам монастырь - достаточно крупное экономическое предприятие - документировал свою судебную и хозяйственную деятельность, иногда используя для этого и свободное место в духовных книгах.

Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин «дьяк» как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству -«формулярники». Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.

Объем документов определить не представляется возможным, однако характерно, что в Городище под Новгородом и в самом Новгороде найдено около 350 свинцовых печатей - булл, употребляющихся для скрепления документов. Примерно столько же их найдено позднее при проведении раскопок в Пскове.

В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались «Ларником» и уничтожались в присутствии свидетелей. «Ларник» не только заведовал ларем, хранящим документы, но и был уполномочен скреплять частноправовые акты городской печатью (Псков). Особо важные документы уничтожались специально выбранной го­родским вече комиссией, часто публично, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто смывались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело. Достаточно распространенная практика подделки и подчистки текстов потребовала внесе­ния в судные грамоты указаний об аннулировании подложных документов.

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и «хартией» и просто «телятиной». Лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов. Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около. 3,5 вершков (15—17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. В XIV в. стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков, препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.

Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преждевременно. Это период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки. Вместе с тем, отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Расширение практики удостоверения документов печатями не только князей, но и городов и конкретных чиновников (дьяков) с изображением человека, сидящего за столом, свидетельствует о формировании профессионального цеха специалистов по работе с информацией, т.е. выработанные практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

1.2. Приказное делопроизводство XV-XVII вв.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного княжества, а последнее было не столько государство, сколько хозяйство князя, в котором различные части управления поручались отдельным боярам, составляя прообразы будущих административных ведомств.

По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему уп­равления, в которой все важнейшие функции административного уп­равления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому пе­риод становления и развития государственного делопроизводства при­нято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. В целом система органов государственного управления в этот период выглядит следующим образом:

Однако в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе«поручений» - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций и неразберихе.

В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не известно, в частности, в XVII в. разные исследователи называют их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки - от одного до трех, а к концу XVII в. в крупных приказах - от б до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старых» (старших), «середних» и «молодых» (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в «столы», или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности - толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и др. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья.

На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие тер­риториями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою «канцелярию» - приказную избу и помощников - «меньших» воевод и дьяков. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы. Например, Нижегородская съезжая изба в 1663 г. состояла из четырех столов: денежного, где хранилась казна и приходно-расходные книги; судного, занимавшегося делопроиз­водством по вершенным и невершенным судебным делам; сыскного и поместного и ямского, хранившего царские грамоты о поместных делах. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. - своя, отечественная. Первую бумажную «мельницу» (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей желе­за и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими, как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй 'половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров!

Составные части столпа назывались «поставами». Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или. сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на раз­вертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно огромное количество разновидностей книг - более трехсот. Это ужинные, умолотные, денежные и другие книги. Но основной формой документа все-таки оставался столбец, имеющий по существу характер «дела», последовательно отражавшего все «производство» по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной, памяти), включая все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период доку­менты группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки - документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места - боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр - результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. Исследователи отмечают, что еще на заре клинописи письменные памятники отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным распо­ложением материала.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или Обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому):

«От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому...»

или:

«...князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами ...», а затем излагалось существо вопроса.

Челобитные и отписки начинались с обращения:

«Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой ...»

или:

«Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов ...».

При обращении к великому князю служилые люди писались холопами («бьет челом холоп твой»); посадские люди и крестьяне, их жены, вдовы и дети — сиротами; духовные лица - богомольцами.

В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана:

«Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день».

Челобитная заканчивалась и заверительной надписью: «К сей челобитной Демьянко Блисов руку приложил», а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некоторых стабильных элементах текста для каждой разновидности документа. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: «... вели государь мне дать...», а заканчивалось: «...царь-государь смилуйся пожалуй...».

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:

вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;

постановления о финансовом управлении;

отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;

постановления о полицейской деятельности воеводы;

определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

поступление документа на рассмотрение;

подготовка дела к «докладу»;

рассмотрение и решение дела;

оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение («отпуск»), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов.

Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или давал поручение кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими при­казами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими «памятями» или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

При поступлении документа на нем проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению («докладу») занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам. Решение по делу принималось после его обсуждения. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после вынесения решения дьяк «чернил» подготовленный документ, т.е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий «справлял», т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял («справлял») его своей подписью - «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого требовалась «припись» дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа.

Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: «а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам ... руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки». Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или «припись», дья­ка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

В московских приказах впервые намечается обособление окон­ченных дел от «текущих». Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном при­казе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.

Изучение Уложения 1646 г. и целого ряда указов, принятых позже, позволяет говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятель­ности приказов. В Уложении перечислены неприсутственные дни - Рождество (с 24 декабря до 8 января) и вся неделя Пасхи и др.; общее количество неприсутственных дней было достаточно велико. Сно­шения приказов с городами до учреждения почты в 1666 г. осуществ­лялись с помощью нарочных; ответы воеводам отсылались не с на­рочным гонцом, а при случае.

В целом, в приказной период постепенно создается система де­лопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые фор­мы документов и приемы их составления. Однако государство, дей­ствуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих админи­стративных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середи­ны XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

1.3. Система коллежского делопроизводства

Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, по­будил правительство искать новые формы государственного уст­ройства. После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). В указе по этому поводу говори­лось следующее:

«... дела до нынешнего времени писали в столбцы на одной странице и в том исходило бумаги много...А как учнут писать в лист, и на обеих сторонах тетради, расходу бумаге будет меньше».

Тетради, обычно состоящие из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу. Однако книги не всегда переплетали, так как переплет стоил дорого.

Первым новым учреждением стал Сенат - первоначально зако­носовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями.

Много внимания Петр I уделил устройству сенатской канцеля­рии. Для работы в новых условиях правительство не сочло возмож­ным ограничиться старым кадровым составом (дьяками и подьячи­ми) из боязни перенесения старых приказных порядков в новые уч­реждения, и стало приглашать иностранных специалистов для заня­тия канцелярских должностей. С целью изменить старые порядки при Сенате учреждается особая должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа. При малейшей задержке исполнения указа экзекутор обязан был доносить об этом генерал-прокурору. Все пакеты, адресованные на имя Сената, при­нимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам при­сутствия. Исключение составляли пакеты с надписью «Секретно», они передавались лично генерал-прокурору Сената. Все бумаги вно­сились в реестр и передавались в столы для производства (подготов­ки к рассмотрению в заседании). По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на за­седании присутствия сенаторам. Прочтя дело, обер-секретарь давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). В сложных случаях обер-секретарь по просьбе сенаторов мог прибавить им полчаса и более, но так, чтобы на обсуждение дела ушло не более трех часов. После обсужде­ния сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого фор­мулировалось и принималось решение. По приговорам Сената кан­целярия составляла указы, которые подписывались обер-секретарем. После регистрации, скрепленные государственной печатью, они от­сылались по назначению. На полученные из Сената указы все при­сутственные места и лица должны были направлять рапорт о получе­нии указа, а по исполнении - рапорт об исполнении указа. За не­присылку в Сенат рапорта полагались штрафы: за 1 месяц промедле­ния - 100 руб., за два - вдвое больше и т.д., наконец, 5-месячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на галеры.

В результате петровских реформ в области управления сложи­лась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и кол­легии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы - на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Первоначально каждая колле­гия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент» («Генеральный рег­ламент или устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не только во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданнейше поступать имеют»), утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроиз­водства, получившую название «коллежской» по названию учрежде­ний нового типа - коллегий. Доминирующее значение в этих учреж­дениях получил коллегиальный способ принятия решений присутст­вием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что «все лучшее устроение через советы бывает» (глава 2 Генерального регламента «О преимуществе коллегий»).

С изданием Генерального регламента делопроизводство стано­вится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окон­чательно отделяются обязанности присутствия как органа, принима­ющего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании колле­гии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме се­кретаря в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуа­риус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Регламент настолько подробно разрабатывает все вопросы дея­тельности канцелярии, что даже определяет, какими должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны си­деть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже рабочий день был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неяв­ки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.

В первую очередь, в коллегиях рассматривались государствен­ные дела, затем - частные. На решение государственных дел полага­лась неделя, при необходимости наведения справок в губерниях ус­танавливался поверстный срок - по 2 дня на сто верст в один конец и столько же в другой. Через неделю после получения справки дело должно было быть решено под угрозой смертной казни. Частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Первоначально эти сроки выдерживались. Однако позже они перестали выдерживаться из-за накопления большого количества нерешенный дел - сенатское и коллежское делопроизводство отличались редкий медлительностью. Некоторые сенатские дела, особенно судебные, тя­нулись годами, и не каждый из участников доживал до разрешения спора.

Особенно детально разработаны в Генеральном регламенте во­просы регистрации документов (правильное ведение регистрации обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение спра­вочной работы, контроль за движением документов и их исполнени­ем) и ответственности за принимаемые решения. В Генеральном рег­ламенте подробно проработаны и вопросы документирования и дви­жения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введе­ние подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впер­вые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Еще ранее - в 1716 г. - был издан указ о подписании главами губернской адми­нистрации доношений в Сенат о получении сенатских указов. Позд­нее эту норму ввели в Генеральный регламент.

Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секре­таря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащи­ми, и обязанность каждого была строго определена регламентом. Так, нотариус вел протоколы («повседневные записки») по всем делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе он записы­вал все дела, какие докладывались присутствию и составлял по ним резолюцию. По окончании месяца эти листы переписывались набе­ло и переплетались. Нотариус же вел реестр нерешенных дел, а сек­ретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производст­ве. Этот реестр постоянно находился на столе присутствия перед местом президиума, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел.

Актуариус вел общий журнал всем входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением канце­лярских принадлежностей.

В ведении регистратора находились регистрационные книги -журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии (последние располагались по алфавиту, с указанием, куда и когда каждое дело послано), и 4 регистрационные книги («регистратуры») - А, В, С и D. Книги А и В служили для (регистрации исходящих документов, С и D — для регистрации вхо­дящих. Регистрация документов в коллежской системе делопроиз­водства сопровождала их не только в течение всего процесса произ­водства дела, но и после - в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наря­ду с датой появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов - реляций и до­кладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга В - для записи краткого содержания документов, направленных дру­гим учреждениям и лицам; книга С содержала расположенные в хро­нологической последовательности краткие выписки из указов и ра­портов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D соответственно, содержала крат­кие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по террито­риальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались.

При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за поряд­ком и законностью решения дел. В случае крайней волокиты он должен был доносить об этом генерал-прокурору Сената. В его обязанности входило наблюдение за исполнением указов. Для этого он имел особую книгу, на одной стороне которой он отмечал, когда и какой указ состо­ялся, а на другой - что по указу исполнено и когда.

Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и при­нятие решения, оформление решения и доведение его до исполните­ля, контроль за исполнением решения, архивное хранение дел.

Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурно­му чиновнику, который расписывался в получении и не распечаты­вая передавал в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распе­чатывались в присутствии самим президентом коллегии, а остальные бумаги - старшим членом присутствия. Далее все поступившие бу­маги помечались секретарем с обозначением времени их поступле­ния и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах. При этом на самом входящем документе проставлялся регистраци-онный номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение.

Канцелярским служащим каждый документ передавался под расписку, вносившуюся в квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались, и в книге отмечалось время воз­вращения дела. Кроме письменных прошений дела могли начинать­ся и по устному заявлению просителя, который расспрашивался в присутствии президентом и затем, если его требование подлежало удовлетворению, по удалении просителя из присутствия, устраива­лось обсуждение и объявлялось просителю решение.

Предварительной подготовкой дела для рассмотрения в присут­ствии коллегии занимались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела к докладу включала сбор всех необходимых справок по данному делу (для этого в другие учреждения могли направляться канцелярские запросы) и выписку всех существующих узаконений по данному делу. Результатом этой работы являлся доклад и краткая записка по делу (или экстракт) с кратким изложением существа вопроса, всех обстоятельств дела и существующих законов, в соответствии с которыми должно решать­ся дело. Рассмотрение и решение дела велось в присутствии всеми членами коллегии, докладывалось дело секретарем. Решение прини­малось большинством голосов, причем при равенстве голосов голос председателя имел перевес. Ход обсуждения вопроса и принятое решение записывалось нотариусом в протокол («повседневную за­писку» или журнал). Если член коллегии имел особое мнение, он имел право требовать записать его в протокол, и его требование ис­полнялось. Протоколы подписывались всеми членами коллегии в тот же день. Таким образом, Генеральный регламент предусматривал си­стематическую запись всего хода обсуждения дел.

После заседания и подписания протокола канцелярия готовила «исполнительные бумаги», содержавшие решение вопроса и отсы­лавшиеся на места для исполнения. Генеральный регламент обраща­ет особое внимание на то, что при отсылке исполнительных бумаг коллегия должна была оставлять у себя копии. Все коллегии между собой сносились промемориями, в подведомственные места направ­ляли указы, получая от них рапорты.

Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые впер­вые по Генеральному регламенту получили европейское наименова­ние — архивов и должны были стать особыми от канцелярии подраз­делениями для хранения оконченных дел. Для заведования архивами была учреждена особая должность — архивариус. По регламенту уч­реждалось два архива - один общий для всех коллегий при Коллегии иностранных дел, другой - финансовый - под наблюдением Ревизион-коллегии, причем был определен и срок сдачи дел в архив -через три года по завершении их производства в канцелярии. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись по алфавиту («алфавит дел»).

Специальная глава Генерального регламента устанавливала по­рядок пользования печатями. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей. Стремлением сохранять в тайне госу­дарственные дела продиктовано введение присяги для канцелярских чинов. Им запрещалось хранение служебных документов дома. Осо­бо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искаже­ние их смысла. Наказания предусматривались весьма строгие: смерт­ная казнь, ссылка на галеры с вырезыванием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили но­вые названия, что явилось результатом массированного проникнове­ния в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований. Исследователи отмечают:

«Хотя прежние дьяки, окольничьи, воеводы влачат еще кое-как свое существование в Москве и других старых городах, но рядом с ними теперь в новой столице являются и новые люди, которым присваива­ются и новые чины, взятые с иностранного. Так появляются теперь администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, герольдмей­стер, губернатор, инспектор ... маклер, министр ...и др.»

Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, жур­налы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.

Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регла­ментами, инструкциями, резолюциями; челобитные - прошениями, переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапорта­ми, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.

Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генераль­ные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять доку­менты. В указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной сле­довало излагать по пунктам, т.е. была сделана попытка формализо­вать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Несколько ранее - указом от 22 февраля 1714 г. - губернаторам пред­лагалась форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.

В коллежком делопроизводстве выделяется из текста и стано­вится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа:

«Октября 17 дня 1723 года».

Самостоятельным элементом формуляра становится и наимено­вание документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначе­ние краткого содержания документа: «Рапорт о получении указа», хотя требование указывать краткое содержание документа (заголо­вок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, от­метки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контро­ле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канце­лярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

Реформа Петра I затронула только центральный уровень госу­дарственного управления, почти не отразившись на местных учреж­дениях. Завершила эту реформу Екатерина II, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г. Губернская реформа Екатери­ны II внесла единообразие в устройство губерний, разграничив мес­та административные, судебные и финансовые. Реформа затронула и центральные учреждения, уничтожив большинство коллегий и оста­вив всего лишь три из них - Иностранных дел, Военную и Морскую. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату.

Особое значение для организации делопроизводства имеет уста­новленная «Учреждением для управления губерний» «иерархия вла­стей и мест», определившая порядок сношений между собой выс­ших, центральных и местных учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он, в свою очередь, представлял верховной власти рапорты и доношения. При­сутственным учреждениям губернии (Губернскому правлению, пала­там гражданского и уголовного суда, Приказу общественного при­зрения и др.) губернатор давал предложения, получая от них пред­ставления. Между собой присутственные места обменивались сооб­щениями: Губернское правление получало указы от Сената и разда­вало указы подчиненным местам и лицам.

Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений со­хранялся в течение всего XIX в., в определенной степени он при­сутствует и в современном делопроизводстве.

По «Учреждению для управления губерний» порядок решения дел был преимущественно коллегиальным: предварительно дело го­товилось для обсуждения, рассматривалось на заседании присутствия, после чего готовились «исполнительные» бумаги. Штат канце­лярских служащих составляли: секретари (старшие и младшие), про­токолист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, перевод­чики и толмачи (там, где это было необходимо), архивариус и неко­торые др. Количественный состав штатных служащих зависел от количества решаемых дел. Но и при большом штате далеко не всегда канцелярии успевали вовремя подготовить дела к рассмотрению. Зна­чительное время отнимала подготовка дела к докладу - наведение спра­вок, переписка с другими учреждениями, отправка запросов на места и др., которая заканчивалась составлением докладной записки или выпи­ски. Кроме того, передача дела в вышестоящую инстанцию требовала представления всего предшествующего делопроизводства.

Достаточно сложной была процедура документирования деятель­ности самого присутственного места. «Учреждение...» вводило для этих целей протокол, или журнал заседания. Журналы подробней­шим образом отражали деятельность присутствия по решению дел. Еще более усложнилась система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего друго­му, фиксировалась в реестрах.

XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усиле­нием законодательной регламентации всех сторон деятельности кан­целярии и учреждения в целом, формированием и закреплением об­щих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.

1.4. Система министерского делопроизводства

XIX - начала XX вв.

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственно­го управления и делопроизводства, которая затронула главным обра­зом верхний уровень управления - высшие и центральные учрежде­ния, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреж­дений.

Новая система управления - министерская, основанная на прин­ципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской систе­мы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющи­ми министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как «испол­нительное».

Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентя­бря 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных дел, внутрен­них дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства - Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, дей­ствовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, вы­ходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже - I января 1810 г. создан Государственный совет - высшее законосовещатель­ное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

Окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. «Общего учреждения министерств» -законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотноше­ний с другими учреждениями и лицами. В соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними. Структура министерств имела следующий вид:

Министры назначались самим императором и были ответствен­ны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделе­ний. Совет министра состоял из руководителей основных подразде­лений и имел значение органа «для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения». В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. Канцелярия минист­ра по своей структуре была аналогична и действовала на правах де­партамента; канцелярии департаментов имели более простое внут­реннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и име­ли штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержа­ния дел. Например, если в ведении департаментов находились финан­совые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих.

«Общим учреждением министерств» вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Особое место уделено порядку «сноше­ний» (переписке) министерств с другими учреждениями.

Следует отметить, что само понятие делопроизводства (этот тер­мин появился во второй половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь .аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происхо­дит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроиз­водственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела. Поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении доклад­ных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполни­тельных бумаг».

Содержание «Общего учреждения министерств» свидетельствует о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта дело­производственной деятельности: формы документов, по которым со­вершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин - письмовод­ство), и движение документов и дел («порядок течения дел»), пони­мая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и ре­шения дел, или «производства дел» (используя современную терминологию, - процесс принятия управленческих решений). Именно это осознание «вторичности» делопроизводства по отношению к «производству дел» (принятию решений) пронизывает и «Общее уч­реждение министерств» и все последующие законодательные акты, принимавшиеся с целью регламентации делопроизводства на протя­жении всего XIX и начала XX вв. В силу этого регламентация мини­стерского делопроизводства в «Общем учреждении министерств» давалась как «образ» (порядок) производства дел, включающий по­рядок вступления дел, движение (или производство) дел, отправку дел, ревизию дел, отчетность в делах.

Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцеля­рию министра или непосредственно в департаменты. В канцелярию министра поступали указы и повеления верховной власти, перепис­ка министра с другими министрами и главноуправляющими, губер­наторами и вообще лицами равного звания. Представления от под­чиненных органов направлялись министру в случае крайней важно­сти или срочности. На его имя поступали отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела.

Непосредственно в департаменты поступала переписка с други­ми учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра.

Все поступающие в министерство дела делились на три катего­рии: текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соот­ветствии с установленным порядком) - донесения, ведомости, пред­ставления, переписка и др.; чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнару­женным злоупотреблениям; дела, «не терпящие времени», или сроч­ные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую оче­редь.

О поступивших делах министру докладывал директор его канце­лярии, директору департамента - правитель дел канцелярии депар­тамента. Эта стадия являлась, по сути, предварительным рассмотре­нием дела и не влекла за собой никаких решений, но определяла дальнейший ход бумаги в министерстве. Общий порядок движения дел в министерствах строго регламентировался, и редкое дело могло избежать участи пройти весь путь его подготовки и рассмотрения - от отдельного стола в составе того или иного отделения, через ди­ректора департамента, а нередко и общего присутствия департа­мента или объединенного присутствия нескольких департаментов (в случае крайней сложности дела) до министра, а иногда и совета министра, смотря по сложности дела. Это касалось и дел, поступавших на имя министра и решавшихся его властью. Кроме того, пер­воначально в министерском делопроизводстве преобладал «коллеж­ский» порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения «слово в слово» всех преды­дущих документов. Дела при этом достигали огромных размеров. С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки - изложения толь­ко самого существа вопроса. Все это превращало документооборот учреждений в сложный иерархически организованный процесс, длительный по времени, учитывая, что основными инструментами кан­целярии были перо и бумага, а единственной системой регистрации - журнальная. Автор известного «Руководства к наглядному изучению административного течения бумаг в России» (1856 г.) М.Н. Катков называет 54 делопроизводственных операции при рассмотрении дела в Губернском правлении, 34 - в департаменте министерства, 36 - в Комитете министров.

Документы, создававшиеся в процессе «производства дела» мож­но разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журна­лы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - «исполнитель­ные бумаги».

Поскольку еще в последней четверти XVIII в. сложилась «иерархия властей и мест», определившая систему «сношений» учреждений раз­личных типов, то министерскому делопроизводству ничего не остава­лось, как «вписаться» в эту систему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора - указы, повеле­ния; от Государственного совета - высочайше утвержденные мнения; от Сената - сенатские указы; от Комитета министров - выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направля­ли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, пред­ставления. С равными учреждениями министерства обменивались по­средством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомст­венным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в кон­це XVIII в. систему документирования местных учреждений.

Самостоятельную стадию «производства дела» составляла «отправка дел», включавшая регистрацию отправляемых докумен­тов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, написание адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предус­матривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта и запеча­тывался сургучной печатью.

Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали от­дельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использова­лись для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об ис­полнении или о невозможности исполнить решение по каким-либо причинам.

Ревизия дел - проверка ведения дел - по «Общему учреждению министерств» составляла самостоятельный участок делопроизводст­ва. Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, дирек­торов департаментов; в губерниях - начальников присутственных мести самого губернатора. Начальники отделений проверяли испол­нение документов по столам и сообщали сведения директору депар­тамента, которому предписывалось каждый месяц проводить про­верку исполненных и неисполненных документов по регистрацион­ным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведо­мости министру. На основе этих ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Ревизия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления за­головков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмо­трении дел («не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности» - ПСЗ II. Т. И, отд. 2. № 9757).

Последняя стадия «производства дел» по «Общему учреждению министерств» - отчеты. Законом устанавливалось три вида отчетов: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в «видах и предположени­ях». Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах - отчетами о деятельности, последние отчеты представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделе­ниями, каждым по своему направлению, затем обобщались в депар­таментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии со­ставлял сводные отчеты по министерству.

Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположе­нием реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наимено­вание учреждения, наименования структурных подразделений, отра­жающие место подразделения - автора в структуре учреждения (де­партамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс докумен­та. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практичес­ки также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока уни­фицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на №...» или: «От такого-то» и т.п.

Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появивший­ся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутст­венного места. Получает определенную форму удостоверение доку­мента: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

В целом, форма документа имела следующий вид:

УПРАВЛЕНИЯ

ВИЛЕНСКОГО. ГРОДНЕНСКОГО ПРЕДПИСАНИЕ

КОВЕНСКОГО

ГЕНЕРАЛ-ГУБЕРНАТОРА

Чиновнику Особых Поручений

10 мая 1870 года Коллежскому Асессору

№ 5677 NN

Вильно

Об укреплении правого берега Вилии.

Суда, прибывающие к Вильно городу по реке Вилии, затрудняются про­ходом по причине обмеления этой реки у города, и самая река Вилия с году на год обрывает свой правый берег и тем угрожает опасностью частным зда­ниям, находящимся на нем. Такие обстоятельства не могли не обратить вни­мания Начальства.

Вследствие этого предписываю Вашему Высокоблагородию отправиться немедленно в означенный город и в подробности исследовать неудобства для прохода судов возле него, а также и то, в какой мере они могут возбудить опасения на будущее время, и какие, по Вашему мнению, необходимы предварительные меры к первоначальному устранению этих неудобств или, по крайней мере, к облегчению прохода судов и обеспечению частных зданий, находящихся на правом берегу р. Вилии. Обо всем, что Вами будет найдено, я ожидаю подробного донесения.

Правитель канцелярии

Подпись

______________________________________________________

МИНИСТЕРСТВО

ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

_________________

ХОЗЯЙСТВЕННЫЙ

ДЕПАРТАМЕНТ

Отделение 1

Стол 2

5 февраля 1872 года

О назначении нового срока

Ильинской ярмарки

в г. Полтаве

Ответ на № 1378

Министр внутренних дел

Предложение

Господину Полтавскому Губернатору

На представление Вашего Превосходительст­ва, от 15 декабря 1871 г., N° 1378, имею честь уведомить Вас, Милостивый Государь, что по соглашению с [. Министром Финансов на основании. п. Ill, примеч. к ст. 463 уст. пош­лин, V т., св. зак., по продолж. 1863 г. я признаю возможным удовлетворить ходатай­ство Полтавской Городской Управы о назна­чении нового срока существующей Полтаве Ильинской ярмарки с 10 июля по 6 августа вместо нынешнего с 20 июля по 10 августа.

Подпись

Подпись


__________________________________________________________

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется зако­нодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе ко­дификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Пер­вые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.

Особенностью организации делопроизводства в этот период яв­лялась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.

Цель издания сборников образцов документов - дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм доку­ментов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в госу­дарственные учреждения.

На фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное значение имеют работы Н.В.Варадинова - «Делопроизводство, или теоретическое и практи­ческое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел» (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 гг. Сам он так определял значение своей работы:

«... издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических ... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего... Я убедился, что не для всех родов бумаг, составляющих канцелярскую и деловую перепи­ску, существуют в законах образцы и что не во всех присутственных местах и ведомствах употребляются одинаковые для них формы. Из­брав из этих форм те, которые установились в деловой практике более однообразно и более сходно с указаниями и духом нашего законодатель­ства, и присоединив к ним образцы бумаг административного и меже­вого делопроизводства, а также образцы актов, употребляемых част­ными 'лицами, я составил сборник всем возможным родам и видам дело­вых бумаг, а по тщательном изучении их написал и теоретические правила для их составления».

Делопроизводство Н.В. Варадинов разделял на теоретическое и практическое. В теоретическом значении - это «наука, излагающая пра­вила составления деловых бумаг, актов и самих дел»; практическое дело­производство - это «обилии порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образам дело­вых бумаг». К предмету теоретического делопроизводства он отнес: «наружные свойства» деловых бумаг и их «внутренние» свойства.

В разделе о наружных свойствах документов он дает: классификацию деловых бумаг с точки зрения внешней формы:

1) сношения (или отношения);

2) реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты, книги;

3) официальные письма;

4) записки;

5) выписки;

порядок написания текста документа в разного рода деловых бумагах;

части деловой бумаги (т.е. формуляр документа): заглавие, осо­бенные пометки, расположение обстоятельств дела, подпись, скре­па, бланковые надписи, «кувертные» надписи;

титулы и формулы обращения к разным особам и другие вопро­сы.

К внутренним свойствам он относит стиль («слог») документов, особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.

В практическом разделе работы Н.В. Варадинова чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и «про­сительские» дела и бумаги), детальное описание каждой разновид­ности документа и образцы конкретных документов по каждой раз­новидности, составляющие более половины его объемного труда.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела си­стема министерского делопроизводства, особенно в начальный пе­риод своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гиб­ких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющих­ся общественных отношений система министерского делопроизвод­ства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмот­ря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и уч­реждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появ­ление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько ко­пий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную фор­му, за счет чего сократился объем документов.

Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки - телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми докумен­тами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения.

В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым созда­валось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

Большая работа по упрощению делопроизводства велась в от­дельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало тех­нику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства ус­танавливалось три вида документов - рапорт, предписание, отноше­ние. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщения­ми, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирова­ния и других технических приспособлений, ускоряющих делопроиз­водственную обработку документов.

Однако работа по совершенствованию делопроизводства в воен­ном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический перево­рот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Ок­тябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и ус­воил многие старые традиции, но зарождался на принципиально но­вых основах.

1.5. История управления и делопроизводства

в 1917—1941 гг.

Если представления ученых об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют давнюю традицию и сложились в достаточно четкую и стройную систему знаний, то советский период нуждается в переосмыслении фактов, событий, концепций, учитывая неоднозначность в трактов­ке многих вопросов развития управленческой мысли, научной орга­низации труда и делопроизводства в этот период. В историографии декларировалось положение о качественном отличии новой систе­мы, строившейся после общественных потрясений 1917 г. и ликвида­ции старой буржуазной монархии. Многие современные исследователи напрочь вычеркивают историческую ценность последующего времени. Главный недостаток обоих подходов - игнорирование пре­емственности в развитии любой системы, в том числе и системы делопроизводства.

Концепция «эшелонов развития» цивилизации, выдвинутая ис­ториками и экономистами еще в 80-е гг., при спорности отдельных ее построений, во многом объясняет особенности социально-эконо­мического, политического и культурного развития России, дает ключ к пониманию ее развития на протяжении советского периода. Эти особенности влияли самым непосредственным образом на создавае­мую систему управления, поскольку любая власть объективно нуж­дается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не мо­жет стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неграмотными исполнителями. Поэтому, несмотря на страшную цену проводимых в советской России реформ, они приносили и позитивные результаты, прежде всего в экономической сфере, неиз­меримо в меньшей степени - в социальной.

Октябрьский переворот 1917 г., нацеленный на коренной слом старого государственного аппарата, на приобщение к его деятельно­сти широких трудящихся масс, по форме кардинально изменил госу­дарственный аппарат. Всероссийский съезд Советов стал высшим ор­ганом государственной власти. В период между его съездами изби­рался ВЦИК - исполнительная власть. Для непосредственного уп­равления страной образовано первое советское правительство -Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Для руководства отдель­ными отраслями государственного управления постановлением Съез­да были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).

По составу новый аппарат принципиально отличался от старого: фактическое отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР от 11 ноября 1917 г. «Об уничтожении сословий и граждан­ских чинов». Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился. В то же время на своих местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть. Председатель СНК В.И. Ленин при­знал, что «...культурный уровень не поднят, и поэтому бюрократы занимают старые места». Необходимо было законодательно офор­мить деятельность властных структур, упорядочить процессы доку­ментирования. 30 октября 1917 г. СНК издает декрет «О порядке ут­верждения и опубликования законов». Для оформления администра­тивных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г.

«О форме бланков государственных учреждений», в котором пере­числялись обязательные реквизиты бланка документов. В период ста­новления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 8 де­кабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал поста­новление «О точном и быстром исполнении распоряжений централь­ной власти и устранении канцелярской волокиты».

При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников. Например, при создании «Положе­ния о письмоводстве и делопроизводстве» за основу взят аналогич­ный по наименованию и по содержанию документ военного ведом­ства 1911 г. Изменения в новом проекте были незначительными и касались исключения устаревших канцелярских шаблонов при со­ставлении текстов документов, рекомендаций по использованию меньших форматов бумаги в целях ее экономии и т.п.). При оценке этого периода надо учитывать тяжелые условия Гражданской войны, разрухи. Классовые битвы не способствовали стабилизации и упоря­дочению деятельности аппарата, а долгая и упорная борьба с бюро­кратизмом не приводила, да и не могла привести, к ощутимым поло­жительным результатам. Тем не менее, период 20-х гг. можно считать наиболее благотворным с точки зрения:

организации исследований в области управления, научной орга­низации труда (НОТ) и делопроизводства;

вышедших наиболее важных нормативно-методических доку­ментов в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ);

практики работы ведомств, учреждений, организаций по доку­ментированию управленческой деятельности «общего делопроизвод­ства» и специальных систем документации.

Общественно-политическая и научная жизнь России 20-х гг. изо­билует противоречиями. С одной стороны, пресечение деятельности видных ученых, с другой - активная и успешная работа теоретиков и практиков управления (Гастев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А., Витке Н.А., Вызов Л.А., Дрезен Э.К., Бурдянский И.М. и др.), существование нескольких вполне самостоятельных школ управлен­ческой мысли. Например, школы крупного исследователя НОТ и управления Гастева А.К. (руководителя Центрального института тру­да), выдвинувшей оригинальную и содержательную концепцию тру­довых установок; направление, возглавляемое Керженцевым П.М. (создателем в 1923 г. и руководителем самой массовой общественной организации в стране — Лиги «Время», в дальнейшем переименован­ной в Лигу «НОТ» - 1924 г.). Керженцев П.М. сделал в своих иссле­дованиях важный вывод о перенесении универсальных организационных принципов деятельности объектов из одной сферы в другую. Он писал: «... опыт поенный в какой-то мере использовать в промы­шленности или организационные методы индустрии использовать в деле культурной работы и т. д.» Значительный круг ученых объеди­няла школа Розмирович Е.Ф. Ее представители в основном работали в Институте техники управления (ИТУ) при Народном Комиссари­ате Рабоче-крестьянской инспекции СССР, директором которого была сама Розмирович Е.Ф. Развитие управленческой мысли - «про­изводственная трактовка» управленческих процессов представлено в литературе Бызовым Л.А., Дрезеном Э.К., Розмирович Е.Ф. и др. Исходной методологической посылкой их теоретических построений и практической рационализаторской деятельности явилось утверж­дение о наличии общих черт в производственных и управленческих процессах. Несмотря на определенную ограниченность функцио­нально-технического подхода к изучению управления, авторы дан­ной концепции смогли эффективно решать с ее позиций многие «локальные» управленческие вопросы: рационализацию структур; со­вершенствование документирования исполнения, планирования и учета; рационализацию технологии и техники управленческих про­цедур и операций. Институт издавал рекомендации по улучшению делопроизводства в аппарате управления.

Организационно-научная деятельность по оптимизации в сфере управления была закреплена нормативными документами и созда­нием целой сети общественных организаций, институтов и лабора­торий, занимавшихся вопросами НОТ и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ СССР создан отдел норма­лизации, состоящий из пяти секций. В секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников. На базе отде­ла нормализации в июле 1923 г. организована Секция администра­тивной техники, продолжавшая и расширявшая направления иссле­дований своего предшественника (обследование государственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования; консуль­тации по улучшению деятельности «низовых» органов управления, методическая помощь и т. д.).

Для координирования работы по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. образован Совет научной организации труда, произ­водства и управления (СовНОТ). По Положению о Совете, утверж­денному 26 декабря 1923 г., он стал постоянно действующим совеща­тельным органом при коллегии НК РКИ СССР и был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и науч­ной организации управления, в частности его документационного обеспечения. Совет занимался также рационализацией техники и технологии производства.

В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государ­ственный институт техники управления (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте. Причем деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка об­разцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), тогда как ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследова­ниям в области управления. Реализация теоретических положений проходила по линии Оргстроя или силами самого института, имев­шего тесные связи с низовыми органами НОТ (опытно-рационали­заторскими станциями, оргбюро предприятий, ячейками по НОТ, ла­бораториями и др.).

Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направ­лениям:

документооборот учреждений и методы его оптимизации;

способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации;

контроль исполнения документов;

хранение документов.

Движение основных документопотоков учреждений исследова­лось с использованием графических методов, предлагались опти­мальные варианты работ с документацией, сокращались инстанции прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разра­батывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по выполнению учреждениями операций регистрации предлагалось, по возможности, отказаться от регистрации исходящей корреспонден­ции. Пропагандировалась «безрегистрационная система», базировав­шаяся на принципе направления документов непосредственно ис­полнителям. Однако низкая общая культура управления работников советских ведомств и учреждений стала причиной того, что внедре­ние данной системы во многом себя не оправдало.

По системе и направлениям обследования объектов ИТУ прак­тически не отличался от зарубежных консультационно-внедренчес­ких фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном этапе. В результате детального обследования учрежде­ний создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во вто­рой - намечались конкретные пути реорганизации и улучшения де­ятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистра­ция, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок испол­нения и контроль, отправка документации.

В проекте «новой системы делопроизводства» ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуе­мых объектов:

организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

регистрация документов должна быть однократной и произво­диться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регист­рации;

количество инстанций, через которые проходит каждый доку­мент, сокращается до минимума;

справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энер­гии и времени;

контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

наблюдение, руководство и ответственность за постановку дело­производства возлагается на определенное лицо.

После изложения общих принципов давались конкретные реко­мендации по совершенствованию делопроизводства для обследуемо­го объекта. ИТУ и Центрархивом РСФСР подготовлены «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», изданные в 1928 г. В них давались рекомендации по со­ставлению перечней категорий и дел, циркулирующих в учреждени­ях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими срока­ми хранения).

Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован передо­вой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечествен­ных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Обшие правила» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным ис­полнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В «Правилах» определялись функции работников секретариата, их обя­занности и содержание работ. Изложение материала в «Правилах» можно сравнить с содержанием современных обучающих инструк­ций к компьютерным программам. Например, детально описывался порядок обработки корреспонденции и указывалась методика вы­полнения каждой операции.

Разработанные составителями «Правил» признаки группировки дел (корреспондентский, предметно-вопросный, номинальный, гео­графический и хронологический) актуальны в делопроизводстве и сейчас. В «Правилах» последовательно и полно представлена вся технология выполнения операций, включая подготовку дел к сдаче в архив и их архивное хранение. Вполне уместно, учитывая высокий научный уровень исполнения «Правил», их общегосударственную значимость, сравнение этого документа с Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД). К сожалению, «Правила» не были доработаны по отзывам учреждений и окончательно не утверж­дены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документа­ции. В этой связи к концу 20-х гг. остро встала проблема их уни­фикации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразделение, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне — Кабинет стандартизации. Им были разрабо­таны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизировались материалы, при­меняемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишу­щих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги (использовался, в частности, опыт Германии).

В 20-е гг. развивались и системы специальной документации. С учетом полного доминирования концепции построения социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как плани­рование, учет, контроль. В феврале 1921 г. образована Государствен­ная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), решавшая задачу вы­работки общехозяйственного плана с учетом перспективного и теку­щего развития отраслей и отдельных предприятий. Постепенно до­кументы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по фор­ме. В конце 20-х гг. появляются планы комплексного развития на­родного хозяйства СССР на пятилетие. Первый такой план разрабо­тан и принят в 1928 г. В соответствии с утвержденными пятилетними планами предприятия и организации составляли свои планы с разбивкой по годам. Они представляли собой развернутую программу производственно-финансовой деятельности.

Статистическая документация - важный и эффективный инст­румент в управлении хозяйством. Уже в июле 1918 г. были сформи­рованы центральные (ЦСУ) и местные органы статистики, которые проводили обследования по состоянию и перспективам развития со­ветской экономики. В это время шла интенсивная работа по органи­зации текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные - бланки. Статистическая документация была единообразной по фор­ме и включаемым показателям.

Бухгалтерская документация, отражая и фиксируя движение финансовых средств, уже в силу своей специфики должна быть уни­фицирована в большей мере, чем другие системы. Эта задача, в ос­новном, и решалась исследователями. При рационализации объем­ных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная орга­низация учета на всех уровнях управления, совершенствование учет­ных форм документации - таковы актуальные вопросы развития бух­галтерского учета и его документирования в рассматриваемый пери­од.

В 30-е гг. формируется и укрепляется жесткая, централизован­ная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структу­ры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизвод­ства; ликвидируются практически все крупные научно-исследова­тельские внедренческие центры, а их руководители в лучшем случае заканчивают свою жизнь в полном забвении, в худшем - репресси­руются. Атмосфера этого периода наиболее ярко проявлялась в со­циальных заказах власти науке - в частности, усилия были направ­лены на «закрепощение» правовыми средствами населения страны. В этих целях, например, совершенствовалась система учета совет­ских граждан.

Конституция 1936 г. существенно изменила политическую сис­тему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным орга­ном, таких прав лишились Съезд Советов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры. Указанные нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.

Значительное сокращение масштабов исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-е гг. работы в этой сфере прекратились. Усилия ученых и практиков реализовались в дея­тельности только отдельных крупных ведомств, где издавались отрас­левые, нормативные и методические материалы;, инструкции по веде­нию делопроизводства, указания, правила и т. п. В этот период прово­дились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации, предприни­мались неоднократные попытки властных структур изменить к лучше­му работу с заявлениями, жалобами и письмами трудящихся.

Отсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, раз­нобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах докумен­тирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками со­вещания, нашли широкое отражение следующие вопросы докумен-тационного обеспечения управления:

создание организационно-методического центра для руководст­ва постановкой делопроизводства;

разработка нормативной базы деятельности служб делопроизвод­ства;

механизация труда «канцелярских» работников;

проведение унификации и трафаретизации управленческой до­кументации;

установление единой системы подготовки и переподготовки ра­ботников делопроизводства;

создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Однако практической реализации выдвинутой программы поме­шала начавшаяся Великая отечественная война.

1.6. История управления и делопроизводства

в 1945—1990 гг.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и пробле­мы восстановления народного хозяйства после окончания войны от­теснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к нача­лу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по срав­нению с периодом 20-х гг. представляется малодоказательным и спра­ведливо лишь отчасти для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70-х гг. Негативная оценка базируется, прежде всего, на сопоставлении до­стижений мировой науки и практики по управлению и развитию ин­формационных технологий в этой области. Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в 80 - 90-е гг., когда теоретиче­ские разработки в области кибернетики, математических методов уп­равления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономи­ческой жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разра­ботке концепции «безбумажного офиса». Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных клас­сификаторов, унифицированных систем документации, совершен­ствование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленчес­ких работников.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работни­ков и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. - подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформули­ровано понятие НОТ и обозначены основные направления иссле­дований. Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР «Примерная инструк­ция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой основной акцент сделан на унификации делопроизвод­ственных работ. В этот период усиливается влияние Главного ар­хивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документаль­ной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки доку­ментальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении мно­гих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной систе­мы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало приня­тие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О ме­рах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов пору­чалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государ­ственной системе делопроизводства». В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поруча­лось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государ­ства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и реко­мендовал их министерствам, ведомствам и организациям для исполь­зования, но только как положения, не имеющие официального ста­туса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и пред­ложили оптимальную технологию выполнения управленческих опе­раций и их документирования. ЕГСД носила комплексный харак­тер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и ре­комендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Ре­ализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать -структуру и штатную численность управленческого аппарата. Од­нако элементы новых информационных технологий, частично ре­ализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изуче­ние. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой ре­дакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной-начальником Главного архив­ного управления в 1988 г.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. ста­ло издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и се­рии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализиро­вало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информа­ции, подготовило почву для автоматизации управленческих функ­ций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественнос­тью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной ав­томатизированной системы сбора и обработки информации для уче­та, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Кон­цепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хо­зяйстве, а унифицированные системы документации не получили до­статочной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались невостребованными. В 90-е гг. та же печальная участь по­стигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция информати­зации до настоящего времени окончательно не сформулирована. От­сутствие стройной теории и .четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов. В 1993 г. издан Обще­российский классификатор управленческой документации, в кото­рый включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные по­ложения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к опре­делению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным коми­тетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укруп­ненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения. К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедре­ние. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем со­ставе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и тради­ции в области создания и оформления документов.

Литература к главе 1

1. Государственные учреждения России XVI—XVIII вв. - М., Изд-во МГУ, 1991. - 192 с.

2. Документационное обеспечение управления. Документоведе-ние: Аннотированный библиографический указатель литературы за 1976-1985 гг. - М., Главархив, ВНИИДАД, 1990. - 71 с.

3. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений России. -М., Изд-во ВЫСШАЯ ШКОЛА, 1968. - 368 с.

4. История делопроизводства в СССР. Учебное пособие. — М., 1974. - 170 с.

5. Литература по вопросам документоведения. 1924 — 1975 гг. : Аннотированный указатель. — М., Главархив, ВНИИДАД, 1979. — 124 с.

6. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. - М., 1956. - 92 с.

7. Общероссийский классификатор управленческой документа­ции. ОКОП-93. - М. - 114 с.

8. Пантин И.К., Плимак С.Г., Хорос В.Г. Революционная тради­ция в России (1783-1833 гг.). - М., Мысль, 1986. - 127 с.

9. Развитие советского документоведения (1917—1981 гг.). Сбор­ник научных трудов. — М., Главархив, ВНИИДАД, 1983. - 212 с.

10. Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917— 1970). - М., 1973. - 154с.

Глава 2 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

2.1. Состав нормативно-методической базы

делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокуп­ность законов, нормативных правовых актов и методических доку­ментов, регламентирующих технологию создания, обработки, хране­ния и использования документов в текущей деятельности учрежде­ния, а также регламентирующие работу службы делопроизводства -ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некото­рые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в сфере инфор­мации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федера­ции, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслево­го, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов, Российской Федерации и их территориальных об­разований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, ме­тодические документы по делопроизводству учреждений, организа­ций и предприятий.

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения уп­равления. Основные требования к документам и службам докумен­тационного обеспечения (ГСДОУ);

нормативные документы по организации управленческого тру­да и охране труда;

нормативные документы по организации архивного хранения документов.

2.2. Законодательство Российской Федерации,

правовые акты Президента, Правительства

Российской Федерации, федеральных органов

исполнительной власти в области

документационного обеспечения

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятель­ности любого учреждения, организации, предприятия. Законодатель­ство Российской Федерации регламентирует общие принципы орга­низации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октя­бря 1994 г., 2-я часть - 22 декабря 1995 г. Гражданский кодекс опре­деляет правовое положение участников гражданского оборота, осно­вания возникновения и порядок осуществления права собственнос­ти и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной де­ятельности (интеллектуальной собственности), регулирует договор­ные и иные обязательства, а также другие имущественные и связан­ные с ними личные неимущественные отношения.

Участниками регулируемых гражданским законодательством от­ношений являются граждане и юридические лица. В регулируемых гражданским законодательством отношениях могут участвовать так­же Российская Федерация, субъекты Российской Федерации и му­ниципальные образования.

Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в це­лях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения право­отношений и др. Например, ст. 51 и последующие части Гражданско­го кодекса устанавливают виды документов, применяемых при со­здании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; ст. 160 устанавливает письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней; ст. 307 определяет виды догово­ров, фиксирующих обязательства одной стороны (физического или юридического лица) в пользу другой стороны; ст. 420—453 содержат общие положения о договоре - соглашении двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей, включая положения о форме, особенностях заключе­ния, изменения и расторжения договора.

Наряду с Гражданским кодексом Российской Федерации отдель­ные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами. Закон Российской Федера­ции «О стандартизации» от 10 июня 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обяза­тельные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государст­ва посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их приме­нение, осуществление государственного контроля и надзора за со­блюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты. Закон «О стан­дартизации» возложил на Комитет Российской Федерации по стан­дартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) фор­мирование и реализацию государственной политики в области стан­дартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требований государственных стандартов, участие в работах по международной (региональной) стандартиза­ции, организацию профессиональной подготовки и переподготовки кадров в области стандартизации, установление правил применения международных (региональных) стандартов, правил, норм и реко­мендаций по стандартизации на территории Российской Федерации, если иное не установлено международными договорами Российской Федерации. В развитие этого закона Правительством Российской Фе­дерации 12 февраля 1994 г. принято постановление «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, серти­фикации продукции и услуг», утвердившее положения о порядке создания и правилах пользования федеральным фондом государст­венных стандартов, общероссийских классификаторов технико-эко­номической и социальной информации (ОКТЭИ), международных (региональных) стандартов и о порядке опубликования государст­венных стандартов и ОКТЭИ и ряд других постановлений и распо­ряжений.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридиче­ских лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ре­сурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории ин­формации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты ин­формации.

Документирование информации - обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы - осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственны­ми за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации. Информацион­ные ресурсы могут быть государственной и негосударственной соб­ственностью и находиться в собственности граждан, органов госу­дарственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений. Российская Федерация и субъекты Российской Федерации являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, полученных путем иных установленных законом спосо­бов. Государство имеет право выкупа документированной информа­ции у физических и юридических лиц в случае отнесения этой ин­формации к государственной тайне. Собственник информацион­ных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разреше­ния соответствующих органов государственной власти. Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юри­дических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях и полученные в порядке дарения или наследования, являются собст­венностью данных юридических и физических лиц. Субъекты, пред-. ставляющие в обязательном порядке документированную информа­цию в органы государственной власти и организации, не утрачивают своих прав на эти документы и на использование информации, со­держащейся в них. Документированная информация, представляе­мая в обязательном порядке в органы государственной власти и ор­ганизации юридическими лицами независимо от их организацион­но-правовой формы и форм собственности, а также гражданами, формирует информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию. Информационные ресурсы, являющиеся собственностью государст­ва, находятся в ведении органов государственной власти и организа­ций в соответствии с их компетенцией, подлежат учету и защите в составе государственного имущества. Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев, предусмотренных за­конодательством Российской Федерации.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми пра­вами, предусмотренными законодательством Российской Федерации, в том числе он имеет право:

назначать лицо, осуществляющее хозяйственное ведение ин­формационными ресурсами, или оперативное управление ими;

устанавливать в пределах своей компетенции режим и прави­ла обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;

определять условия распоряжения документами при их копи­ровании и распространении.

Граждане, органы государственной власти, органы местного са­моуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организа­циям, ответственным за формирование и использование государст­венных информационных ресурсов.

Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента «Об основах государственной политики в сфере информатизации» от 20 января 1994 г., постановлениях Правительст­ва «Об информационном обеспечении предпринимательства в Рос­сийской Федерации» от 1 декабря 1994 г., «Об улучшении информа­ционного обеспечения населения Российской Федерации» от 12 ян­варя 1996 г. и др.

Федеральный закон «Об участии в международном информаци­онном обмене» от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном инфор­мационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов Российской Федерации, субъек­тов Российской Федерации и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при меж­дународном информационном обмене. Закон определяет: объектом международного информационного обмена может быть документи­рованная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного ин­формационного обмена, а его субъектами - Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица Российской Федерации, физические и юридические лица иностран­ных государств, лица без гражданства.

Закон устанавливает: право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, ограничения при осуществлении международного информационного обмена (ограничения на вывоз), использование средств междуна­родного информационного обмена (защита конфиденциальной ин­формации), пополнение государственных информационных ресур­сов Российской Федерации путем международного информационно­го обмена, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам и другие во­просы международного информационного обмена.

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Фе­дерации. К государственной тайне закон относит защищаемые госу­дарством сведения в области его военной, внешнеполитической, эко­номической, разведывательной, контрразвёдывательной и оператив­но-розыскной деятельности, распространение которых может нане­сти ущерб безопасности Российской Федерации. Закон устанавлива­ет полномочия государственных органов и должностных лиц, при­званных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную .тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей, распо­ряжение сведениями, составляющими государственную тайну, поря­док ее защиты-, контроль и надзор за обеспечением государственной тайны и другие вопросы.

Положения этого закона нашли развитие в Указе Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений, отне­сенных к государственной тайне» от 30 ноября 1995 г., постановле­нии Правительства Российской Федерации «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 5 декабря 1991 г., постановлении Пенсионного фонда России «Об утверждении перечня сведений, составляющих конфиденциальную информацию» от 30 авгу­ста 1996 г. и др.

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, принятые Верховным Со­ветом Российской Федерации 7 июля 1993 г., направлены на совер­шенствование организации архивного дела в стране, предотвраще­ние порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулиру­ют формирование, организацию хранения, учет, использование ар­хивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохран­ность архивных документов, их всестороннее использование в инте­ресах граждан, общества и государства; определяют понятия основ­ных терминов архивного дела (Архивный фонд Российской Федерации, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело и др.), характеризуют состав Архивного фонда Российской Федерации в его государственной и негосударственной частях, устанавливают право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным делом в Российской Федера­ции, порядок хранения, комплектования, учета и использования ар­хивных документов; определяют ответственность за нарушение за­конодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архи­вах и принципы международного сотрудничества в области архивно­го дела.

В развитие Основ законодательства об Архивном фонде Россий­ской Федерации и архивах приняты: Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. «Об утверждении Положения об Ар­хивном фонде Российской Федерации», постановление Совета Ми­нистров - Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» и др. Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с доку-ментационным обеспечением, например создание и использование современных автоматизированных и телекоммуникационных систем (закон Российской Федерации «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» от 23 сентября 1992 г. и другие указы и постановления), законы и иные правовые акты в области связи: федеральные законы «О связи» от 16 февраля 1995 г. и «О почтовой связи» от 9 августа 1995 г., Почтовые правила от 22 апреля 1992 г., принятые Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи, и другие правовые нормативные акты.

2.З. Государственные стандарты на

документацию

Стандартизация в соответствии с законом Российской Федера­ции «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., - это деятель­ность по установлению норм, правил и характеристик в целях обес­печения:

безопасности продукции, работ и услуг для окружающей сре­ды, жизни, здоровья и имущества;

технической и информационной совместимости, а также вза­имозаменяемости продукции;

качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;

экономии всех видов ресурсов;

безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возник­новения природных и техногенных катастроф и других чрезвычай­ных ситуаций;

обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ); применяемые в установленном порядке международные (региональ­ные) стандарты; правила, нормы и рекомендации по стандартиза­ции; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты науч­но-технических, инженерных обществ и других общественных объе­динений.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, ра­боты и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание тре­бований стандартов, области их распространения, сферы их дейст­вия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские клас­сификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандар­тами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за со­блюдением обязательных требований государственных стандартов.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стан­дартизации - иерархически организованную систему классифика­ции и кодирования самих государственных стандартов.

Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит ком­плекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положе­ния о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, от­мены стандартов и др., например ГОСТ 1.РО-92. Государственная сис­тема стандартизации Российской Федерации: Основные положения.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифици­рованные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. За­пись информации унифицированных документов в коммуникатив­ном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Тре­бования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Си­стема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).

2.4. Унифицированные системы документации

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимо­сти автоматизированных баз данных в народном хозяйстве прово­дятся работы по унификации документов и созданию унифициро­ванных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязан­ных унифицированных форм документов, обеспечивающих докумен­тированное представление данных в определенных видах хозяйст­венной деятельности, средств их ведения, нормативных и методиче­ских материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении од­нотипных управленческих функций и задач. Одновременно разраба­тываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизирован­ную обработку данных, содержащихся в УСД (см. раздел 2.5). В на­стоящее время действует восемь УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бух­галтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документа­ции;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

2.5. Общероссийские классификаторы

технико-экономической и социальной

информации

Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информа­ции. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в авто­матизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной инфор­мации - нормативные документы, содержащие систематизирован­ный свод наименований объектов, представленных как классифика­ционные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности орга­нов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Со­вокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-техниче­ских документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования техни­ко-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).

В зависимости от области применения классификаторы подраз­деляются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы пред­приятий.

Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяют­ся на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

Общероссийский классификатор валют (ОКБ);

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);

Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор органов государственной влас­ти и управления (ОКОГУ);

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

Общероссийский классификатор специальностей по образова­нию (ОКСО);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должнос­тей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др..

Структура и содержание классификатора технико-экономичес­кой и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следу­ющим образом.

ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для решения следующих за­дач: .

регистрации форм документов;

упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

сокращения количества применяемых форм;

исключения из обращения неунифицированных форм доку­ментов;

обеспечения учета и систематизации унифицированных форм;

документов на основе их регистрации;

контроля за составом документов и исключения дублирова­ния информации, применяемой в сфере управления;

рациональной организации контроля за применением унифи­цированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы до­кументов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками УСД.

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения уни­фицированных форм документов, входящих в утвержденные унифи­цированные системы документации, например:

Код КЧ

Наименование

формы

Индекс

Периодичность

0200000 2 Унифицированная система организационно-распоря­дительной документации

0211000 0 Документация по созданию организации, предприя­тия

0211031 3 Договор об аренде

0211071 5 Заявление на государственную регистрацию

0211072 1 Заявление в финансовые органы об открытии расчет­ного счета.

Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступе­нями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

блока идентификации;

блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы производится через классификацию. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом.:

XX XX XXX X

Здесь первые две цифры обозначают класс форм, следующие две цифры - подкласс форм, следующие три цифры - регистрационный номер; последняя цифра — контрольное число.

Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам и Пенсионный фонд - 09010046 читается таким образом:

09 - Унифицированная система документации Пенсионного фонда;

01 - Документация по учету и распределению средств;

004 - Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд;

6 - Контрольное число.

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:

первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифи­цированной формы документа к соответствующей унифицирован­ной системе документации;

третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержа­ния множества форм документов и направленность их использова­ния;

пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер уни­фицированной формы документа внутри подкласса;

восьмой знак - контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы доку­мента.

Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистиче­ской документации (06 класс), помимо кодового обозначения уни­фицированной формы документа, контрольного числа и наимено­вания формы, содержатся также «индекс» и «периодичность» пред­ставления в связи с необходимостью обеспечения преемственнос­ти обозначений, сложившихся в органах государственной статис­тики.

Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицирован­ные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» про­ставляются в унифицированных формах документов.

2.6. Государственная система документационного

обеспечения управления.

Основные требования к документам

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливаю­щих единые требования к документированию управленческой дея­тельности и организации работы с документами в органах государст­венного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждени­ях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота орга­низаций, сокращение количества и повышение качества докумен­тов, создание наиболее благоприятных условий для применения тех­нических средств и современных технологий сбора, обработки, ана­лиза информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации органов го­сударственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учрежде­ний, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документи­рования управленческой деятельности, организации работы с доку­ментами, механизации и автоматизации работы с документами, ор­ганизации службы документационного обеспечения управления. Раз­дел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, ос­новные направления и порядок проведения унификации и стандар­тизации документов, оформления реквизитов управленческих доку­ментов, включая машиночитаемые документы и машинограммы, а также общие требования к составлению текстов документов. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к пере­даче в ведомственный архив на хранение.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления), методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроиз­водства, проведения унификации состава и формы управленческих документов и др. Положения ГСДОУ получили развитие примени­тельно к соответствующему уровню управления в Типовой инструк­ции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, разработанной в 1993 г.

2.7. Нормативные документы по труду

и охране труда

Нормативные документы по труду и охране труда являются ос­нованием для определения затрат времени на выполнение конкрет­ных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создания благоприятных усло­вий труда.

К нормативным документам по труду относятся нормативы по труду (нормативы времени, численности, времени обслуживания), единые и типовые нормы (времени, выработки, обслуживания).

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1995). Эти нормативы предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах документационного обеспечения управления, определения трудоемкости ра­бот, численности работников и рекомендованы для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях (объ­единениях), независимо от форм собственности, в учреждениях и общественных организациях. Нормативная часть этого документа содержит следующие разделы: затраты времени на работы по доку­ментационному обеспечению управления (составление и ведение но­менклатуры дел, обработка, регистрация, учет количества докумен­тов, работы по контролю исполнения документов, создание и веде­ние картотек, формирование и оформление дел в подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составле­ние годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив); затраты времени на работы архива организации (методичес­кое и организационное обеспечение работы, создание научно-спра­вочного аппарата к документам архива организации, каталогизация документов, использование документов, информационное обслужи­вание учреждений и граждан, проведение комплексной (тематичес­кой) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведомства (организации) и в учрежде­ниях системы, обеспечение сохранности документов, учет докумен­тов, техническое оформление работ).

Нормативы времени на работы по совершенствованию докумен-тационного обеспечения управления министерств, ведомств, пред­приятий и организаций (М.: ВНИИДАД, 1992). Документ содержит нормативы, предназначенные для работников организаций и под­разделений, занимающихся работами по совершенствованию документационного обеспечения управления: для составления планов работ, заключения договоров, расчета трудозатрат, анализа произво­дительности труда работников и расчета их численности.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управле­ния (М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1993). Нормы времени предназначены для определения затрат времени на рабо­ты с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов, для расчета численности работников документационных служб и экономичес­кого обоснования применения современных средств вычислитель­ной техники в органах управления. Нормы времени распростра­няются на все виды работ (комплексы задач), включенные в ГСДОУ. Они разделены на два блока: нормы времени на работы по документационному обеспечению управления и нормы време­ни на работы, выполняемые в процессе автоматизированной ар­хивной технологии. Первый блок включает: нормы времени на разработку положений о структурных подразделениях, должност­ных инструкций работникам, инструкции по документационному обеспечению, регламента работы коллегиального органа, регламен­та деятельности руководства, разработки Табеля форм управлен­ческих документов, альбома унифицированных форм документов, номенклатуры дел организации, классификаторов структурных подразделений, корреспондентов, разработки типовых текстов управленческих документов, ведение справочной работы по доку­ментам и некоторые другие виды работ. Второй блок содержит нормы времени на работы по составлению статистических отче­тов об организации хранения документов архивного фонда в фе­деральном архиве, составлению «Списка документов с указанием сроков хранения», составлению отчетов «Сведения по комплекто­ванию архива», «Сведения по использованию архива», на выпол­нение запросов по ретроспективному поиску информации.

Литература к главе 2

1. Собрание законодательства Российской Федерации. 1994— 1997.

2. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации. Требования к оформлению документов. — М., Издатель­ство стандартов, 1997.

3. ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирова­ния технико-экономической информации. — М., Издательство стан­дартов, 1987.

4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М., Издательство стандартов, 1984.

5. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. - М., Издательство стандартов, 1987.

6. ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документа­ции. Формуляр-образец. — М., Издательство стандартов, 1990.

7. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1983.

8. Общероссийский классификатор управленческой документа­ции. — М., Издательство стандартов, 1994.

9. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

10. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., Росархив, 1994.

Глава 3

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТЕРМИНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

3.1. Понятие - термин - дефиниция

Основу любой научной дисциплины составляют понятия - пред­ставления об общем, наиболее существенном, особенном в изучае­мых явлениях и предметах. Формирование понятий - результат по­знания, исследования предметной области, изучения закономернос­тей и тенденций ее развития. Всякое понятие представляет собой абстракцию - мысленное отвлечение от ряда свойств изучаемых предметов и явлений, выступающих как маловажные, и вычленение наиболее значимых, существенных их сторон, раскрывающих сущ­ность предметов и явлений. Понятия не статичны, они постоянно изменяются. По мере углубления представлений о предметной обла­сти понятия совершенствуются, старые понятия уточняются, возни­кают новые, часть понятий перестает адекватно отражать содержа­ние реалий и переходит в разряд малоупотребительных. Таким обра­зом, с развитием науки происходит приближение понятий к дейст­вительности.

Понятия выражают себя в словах. Именно слова связывают по­нятие с предметом или явлением. Эта связь осуществляется через значение слова. 'Значение показывает, что мы вкладываем в то или иное понятие, какие представления связываем с ним.

Научные понятия обозначаются специальными словами - тер­минами. Термины составляют основу научного языка. Термин - это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано опреде­ленное научное или специальное понятие. Термин не называет по­нятие, как обычное слово, а понятие приписывается термину, прида­ется ему. В этой разнице усматривается известная конвенциональность термина, состоящая в том, что ученые или специалисты в той или иной области договариваются, что понимать, какое понятие вкладывать в тот или иной термин. Из этого следует, что содержание понятия, обозначенного термином, может быть понято только через его дефиницию - краткое логическое определение, устанавливаю­щее существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, т.е. его содержание и границы. Поэтому всегда, когда речь идет о терминах, мы должны иметь в виду, что термин лишь называ­ет понятие, а его существо, содержание раскрывает определение.

Термины обладают рядом особенностей, к числу которых отно­сятся:

системность термина - термин всегда связан с другими тер­минами данной предметной области;

большинство терминов имеет дефиницию - определение;

моносемичность — однозначность термина в пределах одной предметной области, одной научной дисциплины или сферы про­фессиональной деятельности;

отсутствие экспрессии;

стилистическая нейтральность.

В отличие от общелитературного, язык профессионального об­щения требует однозначности толкования основных ключевых по­нятий, выраженных в терминах. Для такой области деятельности, как документационное обеспечение управления, это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

Термины конкретной области знания или деятельности состав­ляют отдельную терминосистему (или терминологию).

Терминология документоведения включает термины документационного обеспечения управления, обозначающие все, что связано с процессами создания документов, их передачи, получения, система­тизации, поиска, хранения, использования и другими аспектами.

3.2. Общая характеристика терминосистемы

документоведения

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой доку­ментов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. (во всяком случае, именно с этого времени фикси­руют его употребление, следовательно, в речевой практике он по­явился несколько раньше). Этот термин образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал не папку с документами (его современное понимание), а вопрос (судебный или административ­ный), который было необходимо решить органу управления. Имен­но это значение и легло в основу термина «делопроизводство». Зна­чение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравнению с первым значением. Из этого следует, что при возникновении термин «дело­производство» обозначал, прежде всего, деятельность, связанную с принятием решений (производством дел).

В наше время термин «делопроизводство» определяется следую­щим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документиро­вание и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управ­ления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подхо­дов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря актив­ному внедрению в сферу работы с документами средств вычисли­тельной техники и современных информационных технологий со­здания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и исполь­зования информации в управлении. Таким образом, термин «доку­ментационное обеспечение управления» как бы подчеркивает инфор­мационно-технологическую составляющую в современной органи­зации делопроизводства.

Результатом документирования является документ - зафикси­рованная на материальном носителе информация с реквизитами,' позволяющими ее идентифицировать. Носитель - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобра­зованном виде. Носитель- это всегда результат технических дости­жений эпохи. В древности в качестве материального носителя для создания документов использовали различные материалы. Например, в Месопотамии из глины делали таблички, наносили острой палоч­кой знаки письма и затем обжигали, что позволяло зафиксировать написанное и сохранять в течение длительного времени; в Египте материалом для письма служил папирус - бумага, приготовленная из многолетнего травянистого растения с тем же названием; в стра­нах Малой Азии, а затем в Европе, в том числе и на Руси, для изго­товления документов использовался пергамент - особым образом выделанная кожа животных; в Древнем Новгороде, как известно, применялась береста.

В течение многих веков и в настоящее время наиболее распрост­раненным носителем документной информации является бумага.

Наряду с бумагой сейчас широко используются и новые носители -магнитные - лента, диски, позволяющие использовать для докумен­тирования технические, в том числе автоматизированные, средства.

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «докумен­тирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи инфор­мации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридиче­скую силу. Документирование всегда осуществляется по определен­ным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией. .

Создание документов или документирование может осуществ­ляться на естественном языке или на искусственных языках с ис­пользованием новых носителей информации. При документирова­нии на естественном языке создаются текстовые документы — доку­менты, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый доку­мент, созданный с помощью письма, — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных языках создаются до­кументы на машинных носителях -документы, созданные с исполь­зованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной

Важное значение при документировании имеют средства доку­ментирования — орудия, используемые человеком для создания до­кументов. Это могут быть:

простые орудия (ручки, карандаши и др.);

механические и электромеханические (пишущие машины, маг­нитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.);

средства автоматизации — компьютерная техника.

В зависимости от используемых средств документирования раз­личаются способы документирования (текстовое документирование, кино-, фото-, фотодокументирование, электронное документирова­ние) и типы создаваемых при этом документов.

При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация кото­рых зафиксирована любым типом письма), изобразительные доку­менты (документы, содержащие информацию, выраженную посред­ством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта полу­чено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники создаются фотодокументы; при использовании звуко­записывающей техники - фоно- (или звуковые) документы; при применении кино- или видеотехники создаются кинодокументы; с помощью компьютерной техники — письменные документы на бу­мажном или электронном носителе, а также документы на машин­ных носителях.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа доку­ментов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу созда­ваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, ком­петенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (наименование ав­тора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф ут­верждения, печать и др.). Современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документа­ции зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организацион­но-распорядительной документации. Требования к оформлению до­кументов»). Государственным стандартом установлен не только со­став реквизитов (всего их 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр докумен­та. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) их расположе­ния на документе. Наличие формуляра, установленного государст­венным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

В обществе документы являются основными носителями управ­ленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы - носители первичной инфор­мации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих перерабо­танную, вторичную информацию.

Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, ее многократное использование, возможность обра­щаться к, информации спустя много времени после ее создания. Возможность сохранять информацию во времени, позволяет разли­чать документы - носители оперативной информации и докумен­ты - носители ретроспективной информации.

В социальном плане любой официальный документ полифунк­ционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся:

информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию - причина появления любого документа;

социальная: документ является социально значимым объек­том, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

культурная: документ - средство закрепления и передачи куль­турных традиций, что лучше всего прослеживается на больших ком­плексах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития обще­ства;

К специфическим функциям документа относятся:

управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие докумен­ты (плановые документы, отчетные, организационно-распорядитель­ные и др.), специально создаваемые для реализации целей управле­ния;

правовая: документ является средством закрепления и изме­нения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначаль­но создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (на­пример, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ);

функция исторического источника: документ выступает в ка­честве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе доку­ментов (примерно 12—14%) и только после того, как документы вы­полнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую сис­тему документации в качестве ее элемента. Под системой докумен­тации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы одного языка со­ставляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности докумен­тов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной клас­сификации систем документации, видов и разновидностей докумен­тов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные че­ловеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включа­ет личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленчес­кие, научные, технические (конструкторские), технологические, про­изводственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управля­емость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая доку­ментация;

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

документация по материально-техническому обеспечению;

договорная документация;

документация по документационному и информационному обес­печению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия, например на производственном предприятии - это производственная документация, в лечебном уч­реждении - система медицинской документации, в вузе - система документации по высшему образованию и т.д.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают доку­ментирование той или иной управленческой функции или вида дея­тельности. Так, документы, составляющие систему плановой доку­ментации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование дея­тельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимо­связанных учреждений и лиц в постоянно меняющихся социально-экономических условиях.

Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация ра­боты с документами.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использо­вание в текущей деятельности учреждения. Документооборот учреж­дения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечиваю­щих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распре­деляются по документопотокам; например, регистрируемые и нере­гистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние доку­менты; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком пони­мается совокупность документов, выполняющих определенное целе­вое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, по­ступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота - важ­ный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, орга­низации информационно-поисковой системы по документам учреж­дения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Одна из важнейших функций организации работы с документами - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией -записью учетных данных о документе по установленной фор­ме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получе­ния. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осу­ществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использова­ние в деятельности учреждения. Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации до­кументов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, фор­мируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в опреде­ленной последовательности с указанием сроков их хранения; под де­лом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.

Рассмотренные в данном разделе термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (де­лопроизводства). Большинство рассмотренных терминов - делопро­изводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, документооборота др. - обозначают основные, базовые понятия на­учной дисциплины, но наряду сданными понятиями используются и другие понятия, раскрывающие отдельные специфические сторо­ны изучаемой предметной области.

3.3. Нормирование терминосистемы

документационного обеспечения управления

В практике терминоупотребления нередки случаи, когда термин получает новое значение при сохранении старого. Если это отражает более углубленный взгляд на предмет, открывает в нем новые сторо­ны или грани, такая многозначность (полисемия) термина допусти­ма; если же, напротив, она вызвана не развитием представлений о предмете, а связана с незнанием значения употребляемого термина и непониманием сути понятия, такая полисемия воспринимается как крайне нежелательная, так как приводит к размыванию понятия и искажению значения обозначающего его термина. Наряду с много­значностью термина может возникать и синонимия терминов - обо­значение одного и того же понятия несколькими терминами. Кроме того, могут возникать термины, относящиеся к категории ложно-ориентирующих, - противоречащих сущности обозначаемых ими понятий. Все эти недостатки обычно приводят к тому, что одни и те же термины, специалисты понимают по-разному. В результате иска­жается сущность понятий, создаются ложные представления, возни­кают сложности в обмене знаниями, навыками, опытом и - в конеч­ном счете - практические ошибки. Вот почему для любой области знаний и профессиональной деятельности одна из важнейших за­дач - стабильность терминоупотребления.

Эта важная функция нормализации терминологии на практике решается с помощью терминологических словарей и стандартов, ус­танавливающих строго однозначную систему понятий и терминов и способствующих упорядочению терминологии, обеспечению ее ста­бильности.

Нормирование терминосистемы направлено на достижение единства терминоупотребления в каждой конкретной области. При возникновении сомнений относительно значения термина следует обратиться к терминологическому словарю или стандарту.

В сфере документационного обеспечения управления разработан и действует ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Тер­мины и определения». Новая редакция этого стандарта, подготовлен­ная для утверждения Госстандартом России, содержит около 150 тер­минов из области делопроизводства и архивного дела. Терминология, представленная в стандарте, обязательна для применения всеми орга­низациями, учреждениями и предприятиями в их практической работе с документами, в учебной и научной деятельности.

Представленные в стандарте термины в соответствии со специ­фикой терминосистемы распределены по нескольким разделам, пер­вым из них является раздел «Общие понятия», затем следуют разде­лы «Делопроизводство» и «Архивное дело», внутри которых термины распределены по подразделам, соответствующим отдельным направ­лениям деятельности документационного обеспечения управления и архивного дела.

Литература к главе 3

1. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., Издательство стандартов, 1994.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

Глава 4 ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ

4.1. Общий вид и состав реквизитов документа

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, назва­ние вида документа и т.д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром.

Формуляр-образец разрабатывается при создание системы до­кументирования и представляет собой графическую модель или схе­му построения документа. Он устанавливает форматы, размеры по­лей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Уни­фицированные системы документации. Система организационно-рас­порядительной документации». Система ОРД «Требования к оформле­нию документов» устанавливает почти максимальный набор реквизи­тов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораз­до меньше. Установлен следующий состав реквизитов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его вдело;

28 - отметка о поступлении документа в организации;

29 - отметка для автоматического поиска документа.

4.2. Общие требования к оформлению

реквизитов документа

Государственный герб (1).

Государственный герб изображается только в случаях, предусмо­тренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, орга­нов народовластия, высших органов управления и др.

Герб субъекта Российской Федерации (2).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках до­кументов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке доку­мента также наименование государства - Российская Федерация.

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (3).

Эмблема предприятия - это символическое графическое изоб­ражение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заме­нять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допу­скается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или на верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не долж­на изображаться на документе, если у организации отсутствует офи­циальное разрешение. Эмблема не воспроизводится также при по­мещении гербов на бланках организации.

Код организации(4). Код формы документа (5).

Код по Общероссийскому классификатору организаций и пред­приятий (ОКГТО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организа­ции - автора документа. Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классифика­торах управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (6, 7, 8).

Данный реквизит указывает в документе наименование органи­зации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наимено­вания даются в именительном падеже. Например:

Министерство общего и профессионального образования

Государственная академия управления.

Институт информационных систем управления.

Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указыва­ется не более трех степеней подведомственности.

Если имеется двойное подчинение - министерству и местным органам власти, - то в документе указывают только наименование местных органов власти.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного наци­ональный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случа­ях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование ( в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех слу­чаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименова­ния на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, предста­вительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представля­ющее организацию.

Сведения о конкретном авторе обязательны на внутренних до­кументах организации.

Справочные данные об организации (7).

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: .индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, отно­сящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.

Наименование вида документа (8).

Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку поз­воляет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регла­ментируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ.

Дата (9).

Дата является одним из основных реквизитов документа, кото­рые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата прове­дения заседания. Если авторами документа является несколько орга­низаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата под­писания.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следу­ющей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 22 августа 1996 года следует оформлять: 22.08.97. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом: 1998.08.22.

В текстах нормативных документов, а также содержащих сведе­ния финансового характера, допускается применять словесно-циф­ровой способ оформления дат. Например: 22 августа 1996 г.

В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты простав­ляются часы и минуты.

Регистрационный индекс документа (10).

Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа.

Регистрационный номер — это условное обозначение докумен­та, под которым он введен в информационно-поисковую систему ор­ганизации. Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый № дела с начала года. Для исходящих докумен­тов он складывается из нескольких частей: индекс структурного под­разделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа. Напри­мер: 04-12/5.7, где 04 - индекс структурного подразделения, 12 - но­мер дела по номенклатуре, 57 - порядковый № отправляемого доку­мента.

На документах, составленных совместно несколькими организа­циями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11).

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.98. Дан­ная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма.

Место составления или издания (12).

Место составления или издания документа обязательно указы­вают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организа­ции». Целесообразно его проставление на всех документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого админист­ративно-территориального деления, и оно включает только обще­принятые сокращения. Например:

Москва;

г. Коломна, Московской области;

с. Ивановка, Мытищинского района, Московской области.

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.

Сокращение «г.» в этом реквизите не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающих­ся на «град» и «бург».

Гриф ограничения доступа к документу (13).

Этот реквизит проставляется в случае, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или кон­фиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Секретно», «Совершенно секретно», «Подлежит возврату вместе с ответом» и т.д. В коммерческих структурах на доку­ментах подобного характера обычно проставляются отметки «КТ» (коммерческая тайна) и «Конфиденциально». Во второй строке дан­ного реквизита проставляется № экземпляра и иногда адресат. Он может быть дополнен другими данными, предусмотренными дейст­вующим законодательством.

Адресат (14).

Данный реквизит проставляется в основном на исходящих доку­ментах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. Это входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. В случае несо­ответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ воз­вращается отправителю.

На внутренних документах данный реквизит может быть про­ставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.

Максимально данный реквизит может состоять из следующих составных частей:

наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже);

фамилия, инициалы (в дательном падеже);

почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей печатается с новой стро­ки. Например:

ООО «Тема»

Отдел рекламы

Начальнику отдела

Петрову Н.А.

117134 Москва

ул.Строителей, 8

Почтовый адрес не принято проставлять на документах, кото­рые направляются в правительственные организации и постоянным корреспондентам.

Перед фамилией при наличии указываются ученая степень, звание. Форма вежливого обращения для письменной официаль­ной речи устанавливается законодательно, при его использовании перед фамилией сокращения типа «т.», «г-н» и т.д. некор­ректно.

Если документ отправляется в несколько однородных организа­ций, их указывают обобщенно:

Генеральным директорам производственных объединений

Данный реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не ука­зываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляет­ся только один адресат. Порядок расположения элементов реквизита «Адресат» должен соответствовать действующим Почтовым прави­лам. При отправлении документа за рубеж данный реквизит оформ­ляется по Международным правилам.

Гриф утверждения (15).

Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф ут­верждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, лич­ной подписи, ее расшифровки и даты' утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия

подпись А.Б. Сидоров

12.07.98

Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего. Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказ директора

предприятия

от 05.08.98 № 15

Резолюция (16).

В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на неболь­шом дополнительном листе формата А6.

Резолюция включает в себя:

Фамилия И.О. исполнителя

Содержание поручения

Срок исполнения

Подпись руководителя

Дата резолюции

Например:

Васильеву К.А.

Подготовить проект контракта к 26.01.98

подпись 06.01.98

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответствен­ным за исполнение документа является лицо, указанное в резолю­ции первым.

Заголовок к тексту (17).

Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполнен­ных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эф­фективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например:

приказ - о приеме на работу

положение - о бухгалтерии

протокол - собрания акционеров

должностная инструкция - менеджера по кадрам

Отметка о контроле (18).

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение ко­торых взято на особый контроль по поручению руководителя. От­метка о контроле - буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штам­пом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.

Текст документа (19).

Текст документа составляют на русском или национальном язы­ке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направ­лении их:

в федеративные органы государственной власти, органы госу­дарственной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящи­еся в ведении данного субъекта Российской Федерации или распо­ложенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связан­ного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем сущест­вительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Ха­рактеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предло­жения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть, без констати­рующей; письма, заявления - просьбу, без пояснения; справки, до­кладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголо­вок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеру­ют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организации, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение тек­ста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст из­лагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных распорядительных документах текст располагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного чис­ла (слушали, выступили, постановили).

В документах, устанавливающих право и обязанности организа­ции, их структурных подразделений (положения, инструкция), а так­же содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («Просим направить», «Направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («Министерство не возра­жает», «Академия управления считает возможным»).

Отметка о наличии приложений (20).

Часть служебных документов имеет приложения, которые до­полняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затро­нутые в тексте.

В распорядительных документах сведения о наличии приложе­ний указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются в следующем порядке.

Если в тексте документа есть полное наименование приложе­ния, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не связанные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наиме­нование документов, входящих в приложение. Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим обра­зом:

Приложение: Договор аренды от 03.04.96 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не ука­зывают.

В случае когда документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложе­ниях:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», номер приложения (если их несколько); наименование, дата и номер основного документа.

Например:

Приложение 1

к приказу директору АО «Квант»

от 22.09.96 № 15

Подпись (21).

Подпись - это один из основных способов удостоверения доку­ментов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за со­держание данного документа.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр доку­мента. В состав подписи входят: наименование должности лица, под­писывающего документ (полное, если документ оформлен на бланке организации, и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавы­чек и скобок. Например:

Генеральный директор подпись Р.Л. Ломакин

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:

Зав.кафедрой Документоведения

и документационного обеспечения

управления

профессор, к. э. н. подпись В.А. Кудряев

На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подпи­сывают несколько равных должностных лиц, их подписи располага­ются на одном уровне. Например:

Директор АО «Лана» Директор АО «Синтез»

подпись К.Ю. Смирнов подпись М.Е. Аверин

Также несколькими лицами подписываются документы колле­гиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределе­ние обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов ко­миссии указываются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии подпись И.К. Корнеев

Члены комиссии подписи В.В. Галахов

Г.Н. Ксандопуло

А.В. Пшенко

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фами­лии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования (22). Визы (23).

Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внеш­нее и внутреннее.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным ли­цом и согласование с коллегиальным органом. Это оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

от 14.05.98 № 4

СОГЛАСОВАНО

Зам. председателя

Госстандарта

подпись П.В. Доронин

16.09.98 '

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких орга­низаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласова­ния. Например:

Лист согласования прилагается.

Подпись дата

Внутреннее согласование обычно называется визой. Виза состо­ит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты.

Например:

Главный бухгалтер

подпись И.Д. Луконина

12.07.98

Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с докумен­том, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются».

На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих - на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.

Печать (24).

Печати ставятся на наиболее важных документах, предусмотрен­ных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.

Отметка о заверении копии (25).

Заверение копии документа производится для придания ей юри­дической силы.

Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:

Верно

Инспектор

личная подпись О.В. Белова

01.06.98

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допуска­ется не указывать дату заверения и должность лица, заверившего , копию.

При необходимости при пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удосто­веряться печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе (26).

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в доку­менте вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров Петров Иван Васильевич

924 45 67 924 45 67

Но для получателя будет удобнее, если эта отметка будет распо­ложена на лицевой стороне первого листа документа. Например:

Соколов 341 12 56

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27).

Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и исполь­зования в справочных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа.

Данный реквизит включает в себя:

слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться доку­мент с указанием года;

при отсутствии копии ссылка на номер и дату ответного доку­мента (если таковой имеется), который свидетельствует об исполне­нии;

краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

В дело 12-25 за 1998 г.

Николаева 24.05.98

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию (28).

По возможности ставится на первом листе входящих доку­ментов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит вклю­чает в себя: наименование получающей организации, дату поступ­ления документа, его входящий регистрационный номер. Напри­мер:

АО «Эталон»

Дата 27.06.98

Вх. № 14

Отметка для автоматического поиска документа (29).

Данный реквизит может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ и другие поисковые дан­ные.

4.3. Бланки документов

Конкретный набор реквизитов для каждого документа опреде­ляется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обяза­тельными для каждого документа, независимо от его вида.

К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоян­ные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера или (реже) специ­ального штампа, и образуют официальный бланк документа.

Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной. Приме­нение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление до­кумента, повышает культуру документационного обеспечения управ­ления.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица, установлены следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. В бланке для письма могут быть проставлены следующие реквизи­ты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код по ОКУД, на­именование министерства или ведомства, наименование предпри­ятия, адресные данные. Кроме того, в бланке ограничительными отметками - черточками и уголками - отмечают места для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контро­ле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

Общий бланк, который используется для всех видов ОРД, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка для писем.

Вместо реквизита «Адресные данные» в общем бланке оставлено место для проставления реквизита «Название вида документа». Вме­сто «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» - «Место составления или издания»; эти реквизиты являются взаимоисключа­ющими.

Кроме того, на общем бланке не проставляется код формы доку­мента по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и будет проставлен при его составлении.

Реквизиты 01, 02, 03 помещают над серединой реквизита 06. Рек­визит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизи­тов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов раз­мещают одним из способов:

центрованным (начало и конец каждой строки реквизита одина­ково удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой грани­цы зоны расположения реквизитов).

Бланки организации, а также бланки конкретных видов доку­ментов (бланк приказа, бланк акта и т.д.) изготавливаются только типографским способом, а компьютерная техника используется для изготовления бланков для писем и общих бланков. Это оправдано в случае составления данного вида документа более 200 раз в год. Для документов постоянного применения (например, договоров, актов и т.д.) могут быть изготовлены бланки с трафаретным текстом и про­пусками для внесения переменной информации.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположе­ние реквизитов.

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, име­ющих наряду с русским языком в качестве государственного нацио­нальный язык, реквизиты 06,07,12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее удобным и экономичным по использованию площади ли­ста.

Такое размещение является наиболее рациональным для писем, так как правый верхний угол письма используется для указания ад­реса получателя. Угловое расположение реквизитов предпочтитель­нее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, так как эти реквизиты также располагаются в правом верхнем углу.

В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.

Если бланк предприятия или фирмы составлен на нескольких языках, то бланковые надписи на русском языке должны быть вне­сены первыми (вверху или слева).

Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (248x210), допускается использование бланков формата A3 и А6.

Бланки документов должны иметь поля:

левое - 20 мм;

верхнее — не менее 20 мм;

правое и нижнее — не менее 8 мм.

Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами 1,5-3 межстрочных ин­тервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

Если документ составляется с помощью компьютера, то следует учесть, что шрифт, которым печатается текст, должен быть максималь­но приближен по форме и размеру к шрифту пишущей машинки.

Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со вто­рой, страницы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номер страницы проставляется в центре верхнего поля страницы.

4.4. Требования к изготовлению, учету, использо-

ванию и хранению бланков с воспроизведением

государственного герба Российской Федерации,

гербов субъектов Российской Федерации

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются поли­графической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии техни­ческих и технологических возможностей для изготовления указан­ного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам орга­нов государственной власти, иных государственных органов и уч­реждений (далее -организаций), определенных Положением о Госу­дарственном гербе Российской Федерации, соответствующими пра­вовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых блан­ках типографским способом или нумератором проставляют порядко­вые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) по следующим реквизитам:

при поступлении бланков:

наименованию вида гербового бланка;

дате поступления;

номеру сопроводительного документа;

наименованию организации-поставщика гербовых бланков;

количеству экземпляров;

при выдаче бланков:

наименованию вида гербовых бланков;

количеству экземпляров;

серии и номерам гербовых бланков;

наименованию структурного подразделения организации, фами­лии и инициалам должностного лица получателя гербовых бланков;

расписке в получении;

примечанию (отметке об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатывае­мых шкафах.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гер­бовых бланков возлагают на подразделение организации, ответствен­ное за делопроизводство организации. Лица, первоначально ответст­венные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распо­рядительным документом руководителя организации. О проведен­ных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при из­готовлении, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование средствами оперативной полигра­фии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, - при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Литература к главе 4

1. Государственная система документационного обеспечения уп­равления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения - М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1991 - 75 с.

2. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных ор­ганизационно-распорядительных документов. - М.,ВНИИДАД, 1991. - 24 с.

88

3. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М., 1985. -6с.

4. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. - М.,1987. - 12 с.

5. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требова­ния к оформлению документов. - М.,1990. - 19 с.

6. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные тре­бования кдокументам. - М., Изд-во «Юр. колледж МГУ», 1994. - 87 с.

7. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив, 1993. - 88 с.

Глава 5 СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

5.1. Система организационно - правовой

документации

5.1.1. Назначение и состав организационно-правовой

документации

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в де­ятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

создание организации, включая выбор ее организационно-пра­вовой формы;

установление ее структуры;

определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполни­телей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ETC);

регламентацию деятельности структурных подразделений и ра­ботников;

формирование совещательных органов управления;

регламентацию деятельности аппарата управления;

лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

установление режима работы и системы охраны;

организацию труда работников и оценка труда работников;

реорганизацию;

ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разра­ботке и утверждении комплекса организационно-правовых докумен­тов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие ста­тус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обя­занности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав орга­низации, положение об организации; положения о структурных под­разделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); долж­ностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы адми­нистративного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят про­цедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоя­щей организацией, руководителем данной организации или ее кол­легиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непо­средственно актом руководителя с проставлением грифа утвержде­ния на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряже­нием).

Цель разработки организационных документов - наиболее ра­циональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необхо­димость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности уч­реждения организационно-правовые документы либо разрабатыва­ются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и допол­нения распорядительными документами (приказом или распоряже­нием руководителя). В случае реорганизации деятельности учрежде­ния разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процеду­рой — по решению высшего органа управления организацией (обще­го собрания акционеров или участников и др.) с обязательным ин­формированием органа, осуществляющего государственную регист­рацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Изменения в положения о структурных подразделениях и иных ор­ганах учреждения также вносятся распорядительными ";документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руковод­ством учреждения или подразделения с привлечением квалифици­рованных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стан­дартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если доку­мент утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа яв­ляется дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состо­ит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирова­ния) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юри­дической службой (юристом), заместителями руководителя органи­зации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

5.1.2. Составление и оформление отдельных видов

организационно-правовых документов

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в части 1-й Гражданского кодекса Российской Федера­ции. Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется отдельны­ми законодательными актами.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеру­емых арабскими цифрами.

Текст устава может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный капитал (уставный капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность; распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности.

В разделе «Общие положения» указываются полное и сокращен­ное официальные названия организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствует­ся в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, пред­ставительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистриро­ванного товарного знака, фирменного бланка, печати.

В разделе «Акционерный капитал (уставный капитал)» опреде­ляются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговари­ваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регла­ментируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

Раздел «Порядок деятельности» устанавливает цели, виды дея­тельности, механизм отношений организации с другими организа­циями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе фи­нансово-хозяйственной деятельности.

Раздел «Управление» регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:

общее собрание акционеров - высший орган управления обще­ством (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);

совет директоров - высший орган управления обществом в про­межутках между собраниями акционеров, избираемый общим собра­нием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выборов председа­теля и на какой срок);

исполнительные органы - генеральный директор, исполнитель­ный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и поря­док деятельности);

ревизионная комиссия - орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).

В разделе «Учет и отчетность; распределение прибыли» устанав­ливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетно­сти, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, а также порядок распределения прибыли.

В разделе «Прочие накопления» устанавливаются дополнитель­ные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если они имеются.

Раздел «Прекращение деятельности» устанавливает порядок лик­видации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотре­ния споров общества с физическими и юридическими лицами.

Кроме перечисленных, в устав могут быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности общества.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование органи­зации, наименование вида документа, место составления документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистра­ции устава, печать регистрирующего органа.

Устав утверждается общим собранием учредителей или участни­ков. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

Собранием учредителей

Открытого акционерного

общества «Веста»

(протокол от 18.12.96 № 1)

Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых орга­низаций, дату регистрации, государственный регистрационный но­мер. Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреж­дения, структурного подразделения (служб). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые по­ложения разрабатываются для однотипных организаций и структур­ных подразделений. Различаются положения об организациях и по­ложения о структурных подразделениях (службах).

Положение об организации - правовой акт, на основании которо­го действуют государственные бюджетные организации. Это, в пер­вую очередь, высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и некоторые другие.

Текст положения об организации включает разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения и связи.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

В разделе «Общие положения» даются официальные полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее со­здания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в сво­ей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

Раздел «Основные задачи» устанавливает проблемы или ком­плексы проблем, которые призвана решать организация в своей де­ятельности и которые определяют характер и направления ее дея­тельности.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право в данном случае - это юридически узаконенная возможность запре­щать или требовать выполнения каких-либо действий. Права уста­навливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. В права включается право на издание рас­порядительных и нормативных документов, ведение переписки, пра­во давать обязательные указания подчиненным подразделениям и лицам в целях выполнения возложенных на организацию функций, право представительствовать в соответствующих органах, запраши­вать справочную, отчетную или иную информацию и др. В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация долж­на выполнять для реализации своих функций.

В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенции.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавли­вает, кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их пе­риодичность или сроки, порядок представления итоговых докумен­тов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в ка­ком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обя­зательными реквизитами положения об организации являются: наи­менование вышестоящего органа, наименование организации, на­звание вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Положения о структурных подразделениях (службах) можно клас­сифицировать на:

положения о структурных подразделениях;

положения о коллегиальных и совещательных органах как руко­водящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);

положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, сове­тах).

Структура текста положения о подразделении (службе) норма­тивно не закреплена. Достаточно устойчивую структуру, выработан­ную практикой, имеют лишь положения о подразделениях, включа­ющие следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указываются: полное официаль­ное наименование подразделения, дата, номер и наименование пра­вового акта, на основании которого создано и действует подразделе­ние, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должно­сти руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные пробле­мы, решаемые подразделением и определяющие характер и направ­ления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» указываются действия или виды работ,' которые должно выполнять подразделение для осуществления по­ставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которы­ми наделяется подразделение в лице его руководителя.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисципли­нарной, административной, при необходимости, - и уголовной от­ветственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информацион­ные и документационные потоки подразделения; основные докумен­ты, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и орга­низациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки пред­ставления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке ор­ганизации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида докумен­та, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписы­ваются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организаци­ей в целях регламентации организационно-правового положения работ­ника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий усло­вия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности..

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и осво­бождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкрет­ное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполня­емых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рас­сматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п.).

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:

право принимать определенные решения, давать указания по кон­кретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рам­ках предоставленной ему компетенции, право обращаться с предло­жениями к руководителю; представительствовать от имени подраз­деления или учреждения в других организациях и пределы предста­вительства; право участвовать в.совещаниях, на которых рассматри­ваются вопросы, относящиеся к его ведению, право запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономи­ческую и др.), а также право требовать выполнения определенных действий от других работников.

В разделе «Ответственность» определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критерия­ми оценки являются объективные показатели, характеризующие ка­чество и своевременность выполнения работы. Ответственность ра­ботника определяется в соответствии с действующим законодатель­ством и может быть дисциплинарной, административной или уго­ловной.

В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготав­ливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей ра­ботника с другими подразделениями, лицами, организациями. Должностная инструкция оформляется на общем бланке органи­зации. Обязательными реквизитами должностной инструкции яв­ляются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заго­ловок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инст­рукция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем (заместителем руководителя) орга­низации - куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтере­сованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых мо­жет зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции яв­ляется дата ее утверждения.

Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятель­ности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Текст регламента состоит из разделов, пунктов и подпунк­тов, обозначенных арабскими цифрами. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллеги­ального или совещательного органа; порядок планирования рабо­ты; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседа­нии; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотре­ния материалов и принятия решений на заседании; ведение про­токола .заседания; оформление решений коллегиального или сове­щательного органа; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательными рек­визитами регламента являются: наименование учреждения, наи­менование коллегиального или совещательного органа, вид доку­мента, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.

Регламенты утверждаются руководителем организации или ру­ководителем коллегиального или совещательного органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согла­сования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указани­ем должностных окладов (в государственных учреждениях - с указа­нием разряда по Единой тарифной сетке).

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бума­ги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов об­щего бланка: наименование организации, наименование вида доку­мента, дата, номер документа, место составления, заголовок к текс­ту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного распи­сания составляется в табличной форме. Указываются коды и наиме­нования структурных подразделений и должностей, количество еди­ниц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зар­платы по должностным окладам.

Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на Отделе кадров (Службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации.

Штатное расписание подписывается руководителем Отдела кад­ров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения.

Образец штатного расписания:

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ УТВЕРЖДАЮ

_________________;№____________ штатную численность в количестве

место составления ______________чел. с фондом зара-

ботной платы_______руб. в месяц

на 199__год гербовая печать Подпись Инициалы, фамилия

организации руководителя

Дата

Или: Протокол заседания Совета

Директоров (Правления)

От____________№___________

Код и наименование должности

Разрая ЕТС

Должностной оклад

Персональные надбавки

Прочие надбавки

Месячный фонд заработной платы

Фамилия, имя, отчество

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и раз­биваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область рас­пространения, основания для разработки и другие сведения общего ха­рактера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует»,-«необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

Инструкции оформляются на общем бланке организации. В за­головке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

Инструкция подписывается руководителем структурного подраз­деления, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструк­ции. Утверждаются инструкции руководителем организации.

Документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение».

5.2. Система плановой документации

5.2.1. Назначение и состав плановой документации

Планирование деятельности учреждения - важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает постав­ленные цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным обра­зом.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема. Программы и генеральные схемы, как правило, носят комплексный характер, их содержание может за­трагивать интересы нескольких органов исполнительной власти, ор­ганизаций, учреждений, предприятий, территорий. Эти документы позволяют решать сложные проблемы, требующие согласованных действий ряда министерств, ведомств, организаций. Программа или генеральная схема формулирует основные направления и общее со­держание работ, выполнение которых обычно рассчитано на доста­точно длительный срок. Это, как правило, более масштабные доку­менты по сравнению с планом.

Особенность плановых документов в том, что они всегда состав­ляются на какой-либо определенный срок, например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретно­го вида работ, срок которого установлен распорядительным докумен­том или договором.

Плановые документы разрабатываются на федеральном уровне, отраслевом, территориальном, в отдельной организации. Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения слож­ных комплексных проблем, так и для правильной организации теку­щей деятельности.

Федеральные планы, программы, генеральные схемы разрабаты­ваются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами или ведомствами. При разработке федеральной программы, плана или генеральной схемы несколькими органами исполнительной власти одно из них выступает ответст­венным за разработку. Проекты федеральных программ, планов и генеральных схем до их представления в Правительство Российской Федерации на утверждение в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверж­даются федеральные программы, планы и генеральные схемы поста­новлениями Правительства Российской Федерации.

Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом исполнительной власти, они рассчитаны на выполнение подведомственными учреждениями и организациями. При наличии федеральных планов, программ и генеральных схем их положения конкретизируются в отраслевых планах и программах. Отраслевые планы и программы разрабатываются управлениями и отделами фе­деральных органов исполнительной власти с привлечением специа­листов и заинтересованных организаций, в том числе и подведомст­венных. Они утверждаются руководителем федерального органа ис­полнительной власти (министерства или ведомства) и являются обя­зательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуще­ствляется соответствующим федеральным органом исполнительной власти.

Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, районов, городов и других терри­ториальных образований и действуют в рамках территории. Как пра­вило, они касаются вопросов социального и экономического разви­тия и благоустройства территорий.

Планирование деятельности отдельной организации, как прави­ло, осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.

Текущая деятельность организации планируется, как правило, в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отде­лов, групп, служб, в форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов выполнения отдельных специ­ализированных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности организации. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссии (временных или постоянных) их деятельность также планируется.

Источниками для составления планов являются: федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организацион­но-правовые документы учреждения, распорядительная документа­ция, решения коллегиальных и совещательных органов, предложе­ния, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от других подразделений и служб.

Разрабатываются плановые документы руководством с привле­чением квалифицированных специалистов. Планы работы подразде­лений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом — ее руководителем. Планы работы коллеги­альных и совещательных органов утверждаются председателем кол­легиального или совещательного органа.

5.2.2. Составление и оформление плановых документов

Программа - плановый документ, содержащий обоснование и ос­новные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Текст программы, как правило, излагается в виде раз­делов, соответствующих направлениям деятельности или этапам ра­боты и имеющих соответствующие заголовки. Состав разделов про­граммы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы про­граммы нумеруются арабскими цифрами.

Программа может быть достаточно объемным, многостранич­ным документом. Программы, как правило, кроме текстовой час­ти содержат приложения, являющиеся справочным и аналитичес­ким материалом к программе, объясняющим или раскрывающим отдельные положения программы. Приложения к программе, как правило, оформляются в виде таблиц, графиков, схем, позволяю­щих наглядно представить сводный аналитический материал. Ссылки на приложения в основном тексте программы и обозна­чение самих приложений оформляются так же, как приложения к проектам правовых актов (указов, постановлений, приказов, рас­поряжений).

Программа оформляется на общем бланке организации. Обяза­тельными реквизитами программы являются: наименование органи­зации, название вида документа, дата, номер документа, место со­ставления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы), гриф утверждения.

Программа подписывается руководителем подразделения, от­ветственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или колле­гиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.). До ут­верждения программы проходят стадию согласования со всеми за­интересованными организациями и должностными лицами. Со­гласование программы с заинтересованными организациями и должностными лицами оформляется грифами согласования на титульном листе программы или на листе согласований, прилага­емом к программе.

Федеральные программы представляются на утверждение в Пра­вительство Российской Федерации с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Программы, разрабатываемые органами исполнительной власти территорий Российской Федерации, утверждаются представительны­ми органами власти (законодательными собраниями, думами и т.п.).

Программы командировок подписываются составителем (коман­дируемым работником), утверждаются руководителем или замести­телем организации.

План - документ, устанавливающий перечень намеченных к вы­полнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как пра­вило, табличная. Графами таблицы являются: наименование (содер­жание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса; исполнитель; срок исполнения; примечание или отметка об испол­нении. Каждый из перечисленных элементов, в свою очередь, может иметь составные части. Наименование (содержание) работы или мероприятия может состоять из двух составных частей: наименова­ния проблемы, темы или вопроса и отдельных этапов. Графа «Ис­полнитель» может состоять также из двух составных частей: ответст­венного исполнителя и конкретных исполнителей или головной ор­ганизации и соисполнителей. Срок исполнения может обозначаться как срок начала и срок окончания выполнения запланированного мероприятия.

Планы организаций оформляются на общем бланке. Обяза­тельными реквизитами плана являются: наименование организа­ции, название вида документа, дата, номер документа, место со­ставления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы подразделений и другие внутренние планы оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.

Некоторые виды работ требуют составления календарных пла­нов или графиков.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей пла­нов регламентируется инструкциями и указаниями соответствующих министерств, ведомств или вышестоящих органов. Образец оформ­ления плана:

Наименование организации

ПЛАН УТВЕРЖДАЮ

____________ № ___ Генеральный директор

Москва __________Инициалы, фамилия

командировок сотрудников

на 1997 год Дата

Место командировки

Срок

командировки

Наименование подразделения и фамилия командируемого работника

Примечания

1

2

3

4

1.

2.

……..

Заведующий Отделом кадров

Подпись

Инициалы, фамилия

5.3. Система распорядительной документации

5.3.1. Назначение и состав распорядительной

документации

Независимо от характера и содержания деятельности организа­ции, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется пра­вом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов - регули­рование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входя­щих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется де­ятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, на­правлены на совершенствование организационной структуры учреж­дения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспече­ние организации финансовыми, трудовыми, материальными, инфор­мационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие свер­ху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкрет­ные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызы­вающими возникновение конкретных административно-правовых отношений,

С точки зрения сферы своего действия распорядительные доку­менты делятся на:

правовые акты, действующие на федеральном уровне, - акты, из­даваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Рос­сийской Федерации, органами федеральной исполнительной власти;

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской, Федерации, — краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а так­же их территориальных образований;

правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются от­раслевыми органами федеральной исполнительной власти);

правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами федераль­ной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:

акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граж­дан Российской Федерации;

акты межведомственного характера;

акты, регулирующие отношения органов федеральной исполни­тельной власти с подведомственными учреждениями, организация­ми и предприятиями.

Подготовка распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки ведомственных нормативных актов, утвержденными по­становлением Совета Министров - Правительства Российской Фе­дерации от 23 июля 1993 г. № 722.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, норма­тивных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

необходимость осуществления собственной исполнительно-рас­порядительной деятельности, вытекающей из функций и задач орга­низации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно не­сколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия реше­ний) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия ре­шений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, ...собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопро­сы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности дей­ствует федеральное правительство, представительные органы и прави­тельства субъектов Федерации и органов местного самоуправления, го­сударственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особо выделяются совещатель­ные по своему статусу органы, например коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управ­ления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, ор­ганы исполнительной власти организаций, учреждений, предприя­тий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный ди­ректор, председатель правления).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные реше­ния по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, мате­риального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются поста­новления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

5.3.2. Процедура издания распорядительных

документов

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений — приказов, указаний, распоряже­ний включает следующие стадии:

1. Инициирование решения - обоснование необходимости из­дания распорядительного документа.

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмот­рение руководства.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования выступает организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или програм­мой), по поручению руководства организации, по инициативе руко­водителей структурных подразделений или подведомственных орга­низаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходи­мости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, служебной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве иницииру­ющих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает инте­ресы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

На второй стадии осуществляется сбор и анализ информации, необходимой для принятия качественного решения. Важнейшее ус­ловие эффективности управленческого решения - объективность, достаточность и своевременность информации, на основе которой готовится проект документа. Для этого необходимо определить источники такой информации. Это может быть: оперативная до­кументация учреждения; документы, поступающие из вышестоя­щих и подведомственных учреждений; законодательные акты, нор­мативная документация, научные данные и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управ­ленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и по­сле всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее при­емлемое.

Третья стадия заключается в оформлении выработанного реше­ния в виде проекта распорядительного документа. Оформление про­екта осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги, с нанесением всех необходимых реквизитов и проставлени­ем на верхнем поле справа слова «Проект». Текст проекта распоря­дительного документа должен составляться так, как если бы это был окончательный вариант документа.

Четвертая стадия - согласование проекта документа - состоит из визирования (если для издания документа достаточно внутренне­го согласования) и внешнего согласования, если необходимо прове­сти экспертизу решения в других учреждениях. Обычно внешнее согласование проводится при подготовке распорядительных доку­ментов высшими и федеральными органами исполнительной влас­ти. Внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе - «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководи­телями всех заинтересованных подразделений организации, главны­ми и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией, если в проекте документа затрагиваются вопросы труда и кадров организации; с главным бухгалтером, если речь идет о финансовых вопросах; с юридической службой - на предмет соответствия проек­та документа действующему законодательству, а также с заместите­лями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непо­средственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа проставляется отмет­ка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Осо­бое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта распоря­дительного документа. Это особое мнение должно поступить вместе с окончательно оформленным проектом документа руководителю на подписание.

Пятая стадия - внесение проекта распорядительного докумен­та на рассмотрение руководства - предполагает внесение замеча­ний в проект документа по результатам согласования, окончатель­ное оформление согласованного проекта документа на бланке ор­ганизации и представление его руководителю на подписание. Эта стадия имеет особое значение, если проект распорядительного до­кумента готовится по поручению вышестоящей организации. В этом случае проект документа оформляется не на бланке органи­зации, а на стандартных листах бумаги и направляется в выше­стоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснитель­ной запиской.

На шестой стадии принимается решение, выражающееся в под­писании распорядительного документа руководителем. Это решаю­щая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись ру­ководителя превращает проект документа в полноценный, обладаю­щий юридической силой документ.

Седьмая стадия призвана обеспечить доведение распорядитель­ного документа до исполнителей. На этой стадии проводится тира­жирование документа, его рассылка или передача всем исполните­лям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые сроки.

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального орга­на.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседа­нии коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа и доведение решения коллегиального органа до исполнителей.

7. Доведение решения до исполнителей.

На первом этапе проводится сбор информации по рассматри­ваемому вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки. Эту работу проводит, как правило, в соответствии с пла­ном работы коллегиального органа специалист соответствующего .структурного подразделения по заданию руководителя и совместно е ним. При необходимости специалист может запрашивать необходимую информацию из подведомственных учреждений, дру­гих подразделений. Справка, которую готовит специалист, должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию о со­стоянии дел по рассматриваемому вопросу и содержать конкрет­ные предложения. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами подразделе­ния и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение коллегиального органа. Наряду со справ­кой специалист готовит проект решения коллегиального органа. Таким образом, данная стадия завершается подготовкой справки по вопросу и проекта решения.

На второй стадии подготовленные материалы - справка и проект решения - передаются секретарю коллегиального органа. Здесь важно соблюдение сроков, установленных для передачи материалов, которые обычно составляют 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки или передачи членам коллегиального органа для ознакомления и предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопро­се, который будет рассматриваться на заседании. Передачу материалов секретарю коллегиального органа осуществляет руководитель подраз­деления, подготовившего их.

Третья стадия - обсуждение материалов на заседании - вклю­чает два этапа: вспомогательный, заключающийся в подготовке об­суждения, и основной - непосредственное обсуждение вопросов на заседании. На первом этапе проводятся ознакомление предсе­дателя коллегиального органа с представленными материалами и организационные мероприятия по подготовке заседания — членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию. На самом заседании обсуждаются пред­ставленные материалы, высказываются мнения по проекту реше­ния, предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые при­знаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегиального органа.

Четвертая стадия отражает специфику деятельности коллеги­альных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода засе­дания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофон­ную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе произведенных записей оформляется протокол (или сте­нограмма) заседания. Если протокол составляется на основе чер­новых записей, запись основных выступлений желательно согла­совать с выступавшими. Согласование записей выступлений в протоколе производится проставлением визы выступавшим на левом поле протокола напротив записи выступления. После со­гласования протокол подписывается председателем коллегиального органа и ответственным секретарем.

Шестая стадия - издание распорядительного документа по ре­шению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления из­даются высшими органами государственной власти и управления (на­пример, постановление Правительства Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, постановление Московской городской Думы, постановление Правительства Моск­вы). Коллегиальные органы организаций, учреждений, предприятий, фирм издают решения (например, решение Совета директоров От­крытого акционерного общества).

Решения информационного характера, как правило, не оформ­ляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют про­токольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписка­ми из протокола заседания.

Последняя стадия - доведение распорядительного документа до исполнителей - выполняется таким же образом, как и в случае из­дания распорядительных документов на основе единоличного при­нятия решений.

5.3.3. Составление и оформление распорядительных

документов

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некото­рыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиаль­ными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.

В соответствии с постановлением Совета Министров - Пра­вительства Российской Федерации «Об утверждении правил под­готовки ведомственных нормативных актов» от 23 июля 1993 г. № 722 приказы, постановления, инструкции, положения, разъяс­нения, указания отнесены к разряду ведомственных нормативных актов. Постановление определяет, что подготовка проектов ведом­ственных нормативных актов (соответственно и постановлений) осуществляется одним или несколькими структурными подразде­лениями федеральных органов исполнительной власти с учетом их функций и компетенции. Для их подготовки могут создаваться рабочие группы.

Подготовка постановлений и распоряжений Правительства Рос­сийской Федерации регламентирована Положением о подготовке проектов постановлений и распоряжений Совета Министров - Пра­вительства Российской Федерации, утвержденном постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 28 ян­варя 1993 г. № 74.

Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Феде­рации и Государственной Думы Российской Федерации, постановле­ния Правительства Российской Федерации, для постановлений фе­деральных органов исполнительной власти - ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственные нормативные акты, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государст­венный герб Российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановление, название вида докумен­та, дата и номер постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом - «ПОСТА­НОВЛЯЕТ», например:

«В целях удовлетворения потребностей населения Российской Федерации в цитрусовых Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: ...»

При необходимости вступительная часть может содержать ссыл­ки на законы и ранее изданные постановления и другие ведомствен­ные нормативные акты. Положения, имеющие нормативный харак­тер, во вступительную часть не включаются.

Если постановление не нуждается в обосновании, его текст на­чинается непосредственно с ключевого слова, например:

«Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: ...»

Распорядительная часть постановления излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, в каждом из которых содержится отдельное поручение. Пункты постановления, содер­жащие конкретные поручения, включают: наименование органа или организации, которой дается поручение, содержание самого поручения и при необходимости срок его выполнения, например:

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

25 ноября 1995 г. Москва № 1145

Об упорядочении деятельности по развитию собаководства

В целях упорядочения мероприятий по развитию собаководства и обес­печению организационного единства в их осуществлении Правительство Рос­сийской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Возложить на Министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации регулирование вопросов развития собаководства в Российской Федерации.

2. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации оказывать необходимое содействие деятельности общественных кинологиче­ских организаций.

3. Министерству сельского хозяйства и продовольствия Российской Фе­дерации и Министерству юстиции Российской Федерации разработать совме­стно с заинтересованными организациями и в 2-месячный срок представить предложения о внесении изменений и дополнений в решения Правительства Российской Федерации в связи с настоящим постановлением.

Председатель Правительства

Российской Федерации

В.Черномырдин

Постановления могут содержать приложения — схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается

ссылка: (приложение 1) или: (приложение 3). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению Правительства

Российской Федерации

от 27 января 1997 г. № 18

или:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Российской Федерации

от 27 ноября 1997 г. № 1177

Проект постановления должен быть согласован со всеми заин­тересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответствен­но виза руководителя юридической службы.

Постановления подписываются руководителем органа управле­ния. Постановления Правительства Российской Федерации и феде­ральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и сове­щательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Решения оформляются в том же. порядке, как и постановления, за тем исключением, что ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:

«Коллегия РЕШИЛА ...» или: «Совет директоров РЕШИЛ...»

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организа­цией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организа­ций и лиц.

В деятельности организаций различаются: приказы по орга­низационным вопросам, основной деятельности и личному со­ставу.

Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверж­дении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчет­ных, инструктивных, методических документов (положений, долж­ностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных ор­ганов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому по­добных случаях.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финан­сирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпу­сков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения ра­ботников.

Приказы оформляются на специальном бланке - бланке прика­за или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), назва­ние вида документа, дата и номер документа, место издания, заголо­вок к тексту, подпись, визы.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформ­ляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходи­мых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - «Проект».

Приказы по организационным вопросам и основной (производ­ственной) деятельности издаются во исполнение правовых норма­тивных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и- все­стороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, что­бы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реаль­ными, соответствовали действующему законодательству, обеспечи­вались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректиров­ки принятых решений.

Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сфор­мулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме «О чем?», например:

«О создании филиала общества в г. Твери»

«Об увеличении уставного капитала общества»

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступитель­ной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснова­ние предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей органи­зации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер, напри­мер:

«В соответствии с Положением о создании, реорганизации и лик­видации филиалов и представительств общества, утвержденном Сове­том директоров общества 15.05.1996, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Твери (протокол от 18.03.1997 № 1)

ПРИКАЗЫВАЮ: ...»

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполне­ние возложенных на организацию функций и задач, во вступитель­ной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:

«В связи с завершением строительства нового учебного корпуса ин­ститута по ул. Металлистов, д. 37а

ПРИКАЗЫВАЮ: ...»

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нуме­руемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выпол­нение различных по характеру действий.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, вклю­чает: наименование исполнителя или исполнителей, предписывае­мое действие, конкретный срок выполнения поручения. При нали­чии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предпи­сываемого действия на отдельные задания каждое из них формули­руется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распо­рядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядитель­ной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпослед­нем пункте проекта приказа необходимо их перечислить.

Последний пункт приказа - это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за ис­полнение документа, его инициалы и фамилия.

При составлении проекта приказа необходимо:

увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

намечать конкретных исполнителей и реальные сроки испол­нения поручений;

обеспечивать юридически правильное (однозначное) написа­ние упоминаемых в нем наименований организаций;

указывать структурные подразделения и должностных лиц, на, которых возлагается контроль за исполнением приказа;

указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с со­блюдением всех грамматических правил. Следует избегать слож­ных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общеприз­нанные. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произволь­ные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо при­менение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе вы­ражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте про­екта в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1); (приложение 2).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

Приложение 1

к п. 2 приказа

от 14.06.1997 № 86

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: (прилагается), а на при­ложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения до­кумента.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложе­ний, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться испол­нителем, подготовившим их, руководителями структурных подраз­делений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководите­ля во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, бо­лезнь). Образец приказа по основной деятельности:

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«СВЯЗЬИНВЕСТ»

ПРИКАЗ

____________ № _______

Москва

Об увеличении уставного капитала общества

В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.1997 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержден­ном Советом директоров общества 16.07.1996

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 01.03.1997 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.

2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 15.03.1997 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации.

3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя гене­рального директора общества Баранова О.Н.

Генеральный директор Подпись Инициалы, фамилия

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично Прези­дентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разре­шения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должност­ных лиц.

Распоряжения по существующей практике, также издают руко­водители предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же прави­лам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в тек­стах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее ввод­ную и распорядительную части.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам ин­формационно-методического характера, а также по вопросам, связан­ным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений, они оформляются на общем бланке с уг­ловым расположением реквизитов и оформлением в правом верх­нем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рас­сылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например:

Руководителям органов охраны природы

республик в составе Российской Федера­ции,

краев, областей, автономных образо­ваний,

городов Москвы и Санкт-Петербурга

Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку.

Указания должны иметь заголовок, который формулируется так­же, как заголовок к тексту приказа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.

5.4. Система справочно-информационной и

справочно-аналитической документации

5.4.1. Назначение и состав справочно-информационной

и справочно-аналитической документации

Процесс принятия обоснованных управленческих решений ос­нован на сборе и обработке объективной и достоверной инфор­мации. Информация о фактическом положении дел в.системе уп­равления содержится в различных источниках, но важнейшее ме­сто среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Доку­менты этой группы не содержат поручений, не обязывают действо­вать строго предписанным образом, как распорядительные докумен­ты, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как прави­ло, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от ру­ководителя подразделения к заместителю руководителя организа­ции или руководителю организации, от подведомственной орга­низации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-ин-формационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не со­стоящими в отношениях соподчинения организациями и должно­стными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классифика­ции этих документов. В достаточной степени условно всю совокуп­ность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Особое место в системе информационно-справочной докумен­тации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента опе­ративного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документаль­ном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между органи­зациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей до­кументации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются спосо­бами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида — почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имею­щих нормативный характер писем и телеграмм государственных ор­ганов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием пере­писки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтвержде­ния, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требо­вания:

письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его замес­тителями в рамках предоставленной им компетенции;

письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

независимо от содержания письмо должно излагаться спокой­ным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать доста­точной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характери­стик, краткостью и последовательностью изложения;

содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняю­щие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует исполь­зовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной спо­соб обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

5.4.2. Составление и оформление справочно-

информационных документов

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конфе­ренциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию ре­шения коллегиальным органом или группой работников. От прото­колов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности орга­низаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых ад­министративных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногла­сий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии феде­ральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллек­тивов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также мате­риалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступле­ний, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашен­ных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к про­токолу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соот­ветствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Справочно-информационные документы

Справочно-аналитические

документа

Протокол

Докладная записка

Предложение

Объяснительная записка

Заявление

Представление

Переписка (служебное письмо, телеграмма телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение)

Акт

Справка

Сводка

Заключение

Отзыв

Список

перечень

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре ру­ководителя. Секретарь несет ответственность за правильность запи­сей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, крат­кий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме вы­ступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседа­нии, принимает руководитель коллегиального органа или руководи­тель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указа­нием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специ­альном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с назва­нием вида документа, например: Протокол общего собрания акцио­неров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должно­сти, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присут­ствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повест­ке дня располагаются по степени их сложности, важности и в поряд­ке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия до­кладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ ... ВЫСТУПИЛИ ... ПОСТАНО­ВИЛИ (РЕШИЛИ)...

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной фор­ме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по во­просу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необхо­димости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается приня­тое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением ука­зывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержав­шихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего реше­ния.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю дан­ной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное из­ложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями состави­теля.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутрен­няя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по за­данию его непосредственного руководителя и преследуют цель по­вышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование ор­ганизации (для внутренней - наименование структурного подразде­ления), наименование вида документа, дата и номер, место состав­ления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, под­пись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, по­служившие поводом для ее написания. Во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и пред­ложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фак­тами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом слу­чае текст докладной записки состоит только из вводной и заключи­тельной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководи­телем подразделения, если она представляется руководителю орга­низации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подпи­сания. Образец докладной записки:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА агентства

10.03.97 №_______ г-ну Петрову И.Л.

Об увеличении штатной

численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реаль­ных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой ин­формации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изда­ний, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю по­добрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела Подпись И.А. Чернышева

Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично до­кладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины како­го-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бу­маги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адре­сат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вто­рая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содер­жащий просьбу работника.

Работниками организации заявления, как правило, составляют­ся по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.

Заявление адресуется руководителю организации или его замес­тителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандарт­ном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер до­кумента, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, под­пись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного су­щества вопроса («Прошу перевести»... «Прошу предоставить»... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором.

Представление - документ, содержащий предложение о назначе­нии, перемещении или поощрении работника учреждения.

Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обя­зательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заго­ловок, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фами­лия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая долж­ность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном под­разделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, переме­щения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом пере­дачи текста - пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизита­ми письма являются: наименование организации-автора, почтовые реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к.тексту, под­пись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах — от­метка о наличии приложений.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убеди­тельным и корректным по форме. Факты и события должны изла­гаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допу­скать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из од­ной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в композици­онном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказа­тельство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникно­вения вопроса или его краткая история. Если поводом для составле­ния письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть долж­на быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильнос­ти и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь за­головок к тексту, построенный по схеме «О чем?», например:

«О нарушении договорных обязательств»

«Об оказании научно-технической помощи»

Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают­ся номер и дата письма, на который дается ответ.

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполни­телем составляется список рассылки.

Письма визируются руководителем подразделения, подготовив­шего письмо, при необходимости - руководителями заинтересован­ных структурных подразделений, а также заместителем руководите­ля организации — куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визиру­ются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организа­ции на хранение.

Письма подписываются руководителем организации, его замес­тителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руко­водителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая простав­ляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписан­ные письма не разрешается. Датой письма является дата его подпи­сания. Образец письма:

ФИРМА «ЭКОНИКА» Директору павильона

г-ну Турову B.C. Всероссийского выставочного

109542, Москва, Рязанский пр-т, центра

99, корп. 1

т. 371-3922, факс (095) 377-8227

10.09.96 № 01-18 / 395

О предоставлении выставочной площади

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300—400 кв. м выста­вочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 1996 г. Всерос­сийской рождественской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: ...

Исполнительный директор Подпись А.А.Кочеров

Главный бухгалтер Подпись Г.В.Цихисели

(Гарантийные письма удостоверяются печатью организации)

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы подразделяются на категории и виды: «Президент Рос­сийской Федерации», «Высшая правительственная», «Правительствен­ная» и др. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата «обыкно­венной» телеграммы составляет до 6 часов, «срочной» - до 3 часов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на ' светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголо­вок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содер­жание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводствен­ный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и, тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правиль­ности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилага­ется список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опу­скать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:

точка - ТЧК

запятая - ЗПТ

двоеточие - ДВТЧ

кавычки - КВЧ

скобки - СКВ

номер - HP

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Знаки «N», -, + и другие следует писать словами: номер или HP; минус, плюс и т.д.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст те­леграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

В телеграммах не используются сложные, многословные пред­ложения, характерные для деловых писем, выбор делается в поль­зу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и кон­кретной деловой лексике, употребление которой не вызывает тол­кований; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказан­ное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную инфор­мацию, отражающую существо ситуации.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начи­нается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес от­правителя и наименование структурного подразделения (без сокра­щения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обрат­ный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию докумен­тов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс - это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосред­ственной телеграфной связи.

Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутству­ют категории и виды телексов, как в телеграммах.

Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации — точек (.) и запятых (,) — и различных шрифтов.

Телекс передается латинским шрифтом, для записи русских букв латинскими используется перекодировочная таблица:

А = а И = i П = р Ш = sh

Б = b Й = j(i) С = s Щ = sch(sc)

В = v К = к Т = t Ы = у

Г = д Л = ! У = и Э = е

Д = d М = m Ф = f Ю = ju(iu)

Е = е Н = п X = h Я = ja(ia)

Ж = zh(j) O = o Ц = с

3 = г Ч = сп

Р = г

Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформле­нию телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служеб­ного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

Значительную часть служебного заголовка телекса занимает ав­тоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:

маршрутный номер станции, состоящий из определенного.на­бора цифр и букв;

индивидуальный номер абонента;

сокращенное название организации (фирмы);

сокращенное наименование страны.

Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ передаю­щего абонента и автоответ принимающего абонента.

Вторая часть служебного заголовка - указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окончания передачи телекса.

Структура служебного заголовка может включать и другие ком­поненты в зависимости от практики, принятой в той или иной орга­низации, стране.

Текст телекса излагается кратко и может начинаться с обраще­ния. Использование сочетаний из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках; в нумерации домов, квартир; в исходящих номерах документов; в номерах войсковых частей и полевых почт; в номерах поездов и вагонов и некоторых других слу­чаях.

Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер.

В текстах телекса не используются сложные, многословные пред­ложения, характерные для деловых писем; выбираются наиболее короткие слова; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различного тол­кования.

Текст телекса должен содержать конкретную информацию, от­ражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация.

Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце телекса - ожидание ответа или нового сообщения -исключает необходимость вновь набирать номер.

В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса. Это знаки сличения, относящи­еся к техническому контролю передачи телекса, и смысловой на­грузки не несут.

Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого переда­ется информация.

Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носите­ле копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимиль­ной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным пре­имуществом: она позволяет отправлять и получать графическую ин­формацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур облада­ет юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформле­ния документов, передаваемых по .факсу; они должны оформлять­ся в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответст­вующему виду документа: печататься четким, контрастным шриф­том.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинни­ка не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержа­нию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи тек­ста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи ин­формационных сообщений служебного характера (извещения, при­глашения, экстренные сообщения и т.п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исхо­дящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; на­именование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, вхо­дящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборо­тов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефо­нограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается спи­сок организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки:

Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма запи­сывается в журнал по следующей форме:

Должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму и номер его телефона

Должность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму и номер его телефона

Дата,

номер телефонограммы

Время передачи

Текст телефонограммы

Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует про­верять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Электронное сообщение — документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатан­ной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организация­ми, имеющими соответствующие аппаратные и программные сред­ства.

Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивиду­альный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присва­ивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осу­ществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную инфор­мацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который опи­сывает место (компьютер или локальную систему), где этот элек­тронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, раз­деленных точками. Последний поддомен — это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «su» (Советский Союз), предпо­следний обозначает город - msk (Москва) или организацию вну­три страны и т.д.

5.4.3. Составление и оформление справочно-

аналитических документов

Акт — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных цен­ностей, документов); обследования (состояния техники безопаснос­ти, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сда­чи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случа­ев; ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фик­сируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемы­ми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта - установление фактического со­стояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комис­сии или группы лиц и содержат фактические данные, количествен­ные показатели и другие сведения. После тщательного изучения во­проса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специаль­ном бланке акта, который может содержать и унифицированную фор­му текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название вида доку­мента (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со сло­вом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной дея­тельности института, Акт ликвидации торгово-закупочного коопе­ратива «Феникс», Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экс­пертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (конста­тирующей). В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сро­ки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключитель­ную часть, которая должна содержать решения, выводы или заклю­чения комиссии, составившей его.

В конце текста акта указывается количество составленных эк­земпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземп­ляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержани­ем акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Осо­бое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные доку­менты, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, за­вершившиеся составлением акта.

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов ос­новной деятельности организации или подтверждения сведений биогра­фического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятель­ность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в кол­легиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Основные реквизиты справки: назва­ние организации или структурного подразделения (для внутренней справки), название вида документа, дата и номер документа, заголо­вок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем?» и вклю­чает указание периода времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

«Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 1997 г.»

«Справка о количестве посадочных мест, предоставленных Авиа­компанией «Римини» в 1996 г.»

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отража­ющие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однород­ную систематизированную информацию, допускается текст оформ­лять в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового ха­рактера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписывают­ся составителем или руководителем структурного подразделения.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографи­ческого или служебного характера, составляются на бланках форма­та А5, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заве­ряются печатью.

Образец оформления справки:

ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК Генеральному директору

СПРАВКА компании

02.07.97 № 35 г-ну Савельеву М.М.

Об организации авиаперевозок

туристов по состоянию на 01.07.97

К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартер­ным рейсом в Римини (Италия).

К 01.06.97 численность туристических групп, вылетающих в Италию, воз­росла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с отправкой туристов из-за нехватки посадочных мест. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, но предоставить большее число мест нашей ком­пании она не имела возможности.

Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «AGT», которая име­ет возможность предоставить нам 100 посадочных мест на каждом рейсе в Римини.

Ст. менеджер Подпись О.Н.Соколикова

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источни­ков по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.). 138

В сводке допускается приводить сведения об источниках инфор­мации, перечислять и давать характеристику фактическому матери­алу по одному или нескольким показателям.

В целом, сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в дру­гую организацию - руководителем.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановле­ний, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия до­кумента или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматривае­мого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть тек­ста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом ... согласны» или «По проекту ... замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подпи­сывается специалистом или группой специалистов - его составите­лей. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специали­ста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

В целом, порядок составления и оформления отзыва соответст­вует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечис­ление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях рас­пространения на них определенных норм или требований.

Оформляется на общем бланке организации. Текст перечня оформляется в виде таблицы.

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руко­водителем организации или вышестоящим органом.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей пе­речней регламентируются соответствующими инструкциями, ука­заниями, методическими документами.

Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Спи­сок подписывается должностным лицом, составившим его, при не­обходимости - руководителем организации.

5.5. Система отчетной документации

5.5.1. Назначение и состав отчетной документации

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, пред­приятия за определенный период времени - год, полугодие, квар­тал, месяц, декада. Отчетная документация в деятельности организа­ции и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, на­меченными планом или программой.

Анализ отчетных документов дает возможность руководству кор­ректировать деятельность как самой организации, так и подведомст­венной системы, совершенствовать организационную структуру, ха­рактер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организа­ции, обеспечение ее финансовыми, материальными и иными ресур­сами.

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких ком­плексов документов:

государственная статистическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности установлен Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г. № 130.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Федеральные органы исполнитель­ной власти, выполняющие функции органов межотраслевой коорди­нации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений, организаций и предприятий, например Центральный банк Российской Федерации, Государственная налого­вая служба Российской Федерации и Министерство финансов Рос­сийской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организа­ций. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции отраслевого управления, разрабатывают формы ведомствен­ной отчетности, обязательные для учреждений, организаций и пред­приятий отрасли.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территори­альным органам. По срокам представления она может быть декад­ной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой. В заинтересо­ванные органы представляется первый экземпляр подготовленного отчета и электронная копия документа.

Кроме государственной статистической и ведомственной отчет­ности, в каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные доку­менты составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышесто­ящей организации.

Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера (в отличие от аналитической справки).

Отчетные документы могут составляться по различным направ­лениям деятельности организации: о результатах функциональной деятельности подразделений и в целом -организации, о результатах научно-исследовательской или научно-внедренческой деятельности, о командировках, о результатах рекламной деятельности (рекламных кампаний), о выполнении отдельных, разовых мероприятий или за­даний руководства и др.

5.5.2. Составление и оформление отчетных документов

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельно­сти за определенный период времени, выполнении мероприятий, пору­чений, заданий, представляемый руководителю структурного подразде­ления, организации или вышестоящему органу.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления. Внутри учрежденческая отчетность составляется в относительно свободной фор­ме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим управ­ленческим документам.

При составлении внутренних отчетов учитывается их назначе­ние и круг рассматриваемых вопросов.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование под­разделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составле­ния, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается:

наименование органа или должностного лица, о результатах де­ятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттес­тационной комиссии...»; «Отчет о работе отдела...»);

отчетный период (за 1996 г., за период с января по июнь 1997 г., за 1-й квартал 1997 г.).

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложе­ния. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее плани­ровалась, последовательность изложения отчета должна соответст­вовать последовательности расположения заданий в плановом доку­менте.

Отчеты о работе структурных подразделений подписываются руководителем подразделения, отчеты о работе организации в целом подписываются руководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета, отчет о работе сотрудника организации подписы­вается самим составителем. Отчет о работе организации утверждает­ся руководителем организации или вышестоящим органом.

Датой отчета является дата его утверждения или вынесения ре­золюции.

К отчету может прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

Литература к главе 5

1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации. Требования к оформлению документов. — М., Издатель­ство стандартов, 1997.

142

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., ВНИИДАД, 1991.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., Росархив, 1994.

4. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документо­обороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп. — М., 1996.

5. Анреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить при­каз. - М, ИНФРА-М, 1997.

6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. — М., Экономика, 1991.

7. Кузнецова ТВ., Илюшенко М.П. Основы документоведения: Учебное пособие. - М., МГИАИ, 1988.

8. Справочник по деловой переписке. — М., Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996.

9. Стенкжов М.В. Документы. Делопроизводство. — М., ПРИОР, 1995.

Глава 6 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СОСТАВА

И ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

6.1. Основные направления совершенствования

состава и форм документов

В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные, повторя­ющиеся. Оригинальные задачи нельзя унифицировать и стандарти­зовать в полном объеме, но для них могут быть стандартизованы принципы решения. Для повторяющихся однотипных задач в боль­шинстве случаев целесообразно стандартизовать как технологию их решения, так и формы представления информации.

Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение мно­гообразия типов и видов изделий одинакового функционального назна­чения. Применительно к Управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управ­ленческих документов, создаваемых в процессе осуществления од­нотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация - это форма юридического закрепления результа­тов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государ­ственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивно­го дела и на требования к составлению и оформлению управленчес­ких документов.

Основная цель унификации и стандартизации - создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элемен­ты управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов - основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой де­ятельности являются:

термины и определения, используемые при работе с управлен­ческой информацией;

организационные структуры организаций, учреждений и пред­приятий;

классификаторы управленческих функций;

управленческая документация.

Документы давно стали объектами унификации и стандартиза­ции. В СССР первые стандарты появились в 1929 - 1931 гг., и с тех пор, несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унифика­ции и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства.

Работы по унификации и стандартизации активно ведутся и за рубежом. Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации. Националь­ные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

В работе по унификации документов, в частности внешнеторго­вых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (ИСО) и др. Роль и значение унификации и стан­дартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

Унификация управленческих документов предполагает: унифи­кацию состава и форм документов, применяемых для документиро­вания управленческой деятельности. Унификация состава докумен­тов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленчес­кой задач. В результате унификации состава документов исключают­ся формы документов, не вызванные действительными потребностя­ми управления, и состав документов организации может быть значи­тельно сокращен. Унификация форм документов заключается в от­боре и закреплении в унифицированных формах документов инфор­мационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению.

Результаты унификации состава документов получают свое за­крепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.

6.2. Табель форм документов, применяемых в

деятельности организации

6.2.1. Назначение Табеля форм документов

Примерный Табель форм документов, применяемых в деятель­ности организации, - это перечень разрешенных к применению уни­фицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с харак­теристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохож­дения.

Табель форм документов предназначен для:

оптимизации состава применяемых в организации форм доку­ментов и их закрепления в едином нормативном документе;

классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;

унификации и нормативного закрепления процедуры подготов­ки управленческих документов в организации;

унификации форм документов организации;

упорядочения документальной базы организации в целях повы­шения эффективности использования компьютерных информацион­ных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для докумен­тирования собственной управленческой деятельности, и позволяю­щего осуществлять оперативный поиск необходимых форм докумен­тов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Наряду с разработкой Табеля форм документов организации целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий резуль­таты проведенной унификации состава и форм документов органи­зации по функциям управления.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

юридическую силу документов, подготавливаемых в организа­ции;

оперативность реализации управленческих функций организа­ции;

сокращение затрат рабочего времени на составление, оформле­ние и обработку документов.

6.2.2. Разработка Табеля форм документов

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование.

2. Выбор формы Табеля.

3. Формирование структуры Табеля.

4. Отбор форм документов для включения в Табель.

Основные задачи предпроектного обследования:

определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;

формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специ­фики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;

определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации организа­ции изучаются:

документы, составляющие правовую базу деятельности органи­зации: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регла­ментирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;

организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (сове­щательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

распорядительная документация организации: приказы, указа­ния, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совеща­тельных) органов по основной деятельности организации;

комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов органи­зации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;

документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующие­ся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в Карте документа, в которую вносятся следующие сведения:

полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;

функция управления и задача (назначение документа), в про­цессе реализации которых создается документ (например, для штат­ного расписания организации: функция - организация системы, задача - регламентация численного и должностного состава);

сведения об основных этапах подготовки документа: подразде­ление-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостовере­ние документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, заполненные в процессе обследования доку­ментации организации, представляют собой основной рабочий мас­сив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

Одновременно с заполнением Карт документов отбираются эта­лонные образцы каждой формы документа. Образцы форм докумен­тов формируются в самостоятельный массив или сопровождают со­ответствующую карту документа. В любом случае массив отобран­ных форм документов в дальнейшем используется для формирова­ния Альбома форм документов.

Табель форм документов составляется в табличной форме и со­держит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие фор­му документа по различным параметрам: наименование формы до­кумента, код формы по ОКУД, правовое основание применения формы документа и др.

Выбор конкретной формы Табеля зависит от задач, стоящих перед разработчиками Табеля. Если задача Табеля - оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании фор­мы, периодичности создания документа, правовых основаниях и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если в за­дачи Табеля входит оптимизация процедуры подготовки документов организации, названные выше графы должны быть дополнены све­дениями об основных этапах оформления документа. Если разработ­ка Табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедур подготовки и обработки документов и в целом - документообо­рота организации, - Табель должен содержать сведения о регистра­ции и контроле документов, месте хранения подлинника или остаю­щейся в организации копии документа, а при необходимости и ука­зывать тираж документов.

6.2.3. Примерный Табель форм документов,

применяемых в деятельности организации

Наимено-вание формы доку-мента

Код фор

мы

Кем и когда

утверж

дена

Пери-

одич-

ность состав-ления

Сос-

тави

тель доку-мента

Внут-

реннее согла-сова-ние

Внеш-

нее согла-сова-ние

Под-пись

Ут-верж-дение

Пе-чать

Куда

Пред-став-ляет-ся

При-ме-ча-ние

Для установления последовательности расположения форм до­кументов в Табеле необходимо решить вопрос о его внутренней структуре, поскольку именно она определяет группировку форм до­кументов по соответствующим разделам. Структура Табеля - это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией.

Разделами Табеля могут быть наименования структурных под­разделений организации или наименования управленческих функ­ций и задач, реализуемых в деятельности учреждения. Построение Табеля по функциональному признаку - в соответствии с управлен­ческими функциями и задачами - предпочтительнее, поскольку ис­ключает необходимость корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности. Кроме того, формиро­вание Табеля по функциональному принципу позволяет одновремен­но с совершенствованием документационного обеспечения оптими­зировать деятельность организации через построение классифика­ционной схемы ее управленческой деятельности.

Перечень разделов Табеля форм документов, построенного по функциональному принципу

1. Организация системы и процессов управления

1.1. Организационно-правовое обеспечение деятельнос­ти организации

1.2. Обеспечение законности деятельности

2. Прогнозирование и планирование деятельности 2.1. Прогнозирование деятельности организации

2.2. Планирование деятельности организации

3. Регулирование деятельности

3.1. Информационное обеспечение деятельности органи­зации

3.2. Оперативное управление деятельностью организации

4. Контроль за деятельностью

4.1. Статистическая отчетность

4.2. Ведомственная отчетность

4.3. Внутренняя отчетность (Контроль за деятельностью подразделений и работников)

5. Финансовое обеспечение

5.1. Бухгалтерский учет

5.2. Бухгалтерская отчетность

6. Материально-техническое обеспечение

6.1. Обеспечение помещением, материалами, оборудова­нием, транспортом

6.2. Эксплуатация помещения, материалов, оборудова­ния, транспорта

6.3. Обеспечение сбыта продукции

7. Научно-техническое обеспечение

7.1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность

7.2. Внедрение и эксплуатация технических средств

7.3. Охрана окружающей среды

7.4. Научно-техническая информация

8. Международное сотрудничество

8.1. Командирование сотрудников за рубеж

8.2. Прием зарубежных делегаций

8.3. Информационно-справочное обслуживание между­народных связей

9. Обеспечение кадрами (персоналом)

9.1. Подбор, расстановка и использование кадров

9.2. Учет личного состава

9.3. Аттестация работников

9.4. Повышение квалификации работников

9.6. Командирование сотрудников

9.7. Нормирование труда

9.8. Охрана труда

10. Документационное обеспечение

10.1. Учет и контроль исполнения документов

10.2. Хранение и использование документов

Предлагаемый перечень разделов Табеля включает типовые функции управления, присущие всем органам управления, незави­симо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности. Предложенная классификационная схема при разра­ботке Табеля форм документов конкретной организации должна быть дополнена функциями и задачами, отражающими основное, целевое назначение деятельности организации. В этом случае функции уп­равления, отражающие основное (целевое) содержание деятельнос­ти организации, встраиваются между блоком собственно управлен­ческих функций (функции 1-4) и функциями обеспечивающего ха­рактера (функции 5-10).

В Табель форм документов включаются:

формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Россий­ской Федерации, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля;

применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;

внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;

формы документов, отражающие устойчивую практику докумен­тирования, применение которых основано на сложившейся тради­ции. В последнем случае формы документов включаются в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведе­ния соответствующей унификации.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответ­ствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.

В разделах и подразделах Табеля формы документов располага­ются в порядке их значимости: от общего к частному или от наибо­лее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирова­ние деятельности», подразделе «Информационное обеспечение дея­тельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного ха­рактера, письма и др.

6.3. Альбом форм документов организации

Альбом форм документов организации — это сборник эталон­ных унифицированных форм документов, применяемых для доку­ментирования деятельности организации.

Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифи­цированным текстом.

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одно­временно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.

Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унифика­цию документов организации. Унификация форм документов за­ключается в:

определении информации, необходимой и достаточной для ре­шения конкретных задач управления;

установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неис­пользуемых показателей;

унификации текста документа.

Разработка унифицированных форм документов включает сле­дующие этапы:

формирование объекта унификации - исходного массива доку­ментов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);

анализ документов и обобщение результатов анализа;

разработка эталонных образцов унифицированных форм и фор­мирование Альбома форм документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повто­ряемости. Для разработки унифицированных форм документов ис­пользуются образцы документов, отложившиеся в архиве организа­ции, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов (см. раздел 6.2), при этом для каждой типовой си­туации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает на­дежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и по­следовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - повторяющаяся, общая для все доку­ментов унифицируемой совокупности, переменная — информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифици­рованной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать раз­личные формы представления, например текст в форме трафарета и таблицы и др.

Трафарет - форма представления грамматически связного текс­та, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначен­ные для заполнения их переменной информацией. Например:

Таблица - форма представления унифицированного текста, со­держащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объек­тов по определенному набору признаков.

Таблицы используются, как правило, для представления инфор­мации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблице - крайней левой части таблицы, наименования признаков, по которым характеризуются объекты описания, - в заголовках граф, информаци­онные показатели (переменная часть табличного текста) - в централь­ной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф:

Заголовок строк

заголовки

граф

Под

заго

лов

ки

гра

ф

(конкретные

наименования

объектов)

Графы таблицы могут содержать подзаголовки. Заголовок строк, заголовки и подзаголовки граф формулируются максимально лако­ничным образом в виде слова или словосочетания с главным словом в именительном падеже. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы допускается применять общепринятые сокращения и услов­ные обозначения: кол-во - количество, ед. изм. - единица измере­ния, №, % и др.

Показатели таблицы - переменная информация, как правило, заполняются цифровой информацией, но при необходимости могут вноситься и словесные отметки, например:

Получатель

N° платежного

поручения

Дата оплаты

Сумма (руб.)

1. ООО «Весна»

2. 000 «Гранат»

3. ЗАО «Теплый стан»

168

174

185

06.06.97

10.06.97

18.06.97

23 000 000

18000000

28 605 000

При составлении таблиц не рекомендуется в отдельную графу выделять порядковый номер, при необходимости нумерации объек­тов описания номер по порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием.

Анкета - форма представления текста, содержащая характерис­тику одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наи­менования признаков, конкретной - их показатели. Текст в форме анкеты строится по принципу «вопрос - ответ». «Вопросы» анкеты должны состоять из коротких словосочетаний или слов в именитель­ном падеже, например:

Фамилия __________________________

Имя _______________________

Отчество _________________________

Место рождения__________________

Дата рождения__________________

Пол____________________________

Образование ______________________

Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руково­дителем организации.

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве эталонного образца хранится в Службе делопроизводства организа­ции (канцелярии), и электронной копии, которая хранится в под­разделении, отвечающем за разработку и применение в деятельности организации Табеля и Альбома форм документов. Электронная вер­сия Табеля и Альбома форм документов должна быть на каждом ав­томатизированном рабочем месте.

6.4. Ведение Табеля и Альбома форм документов

Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляется Службой документационного обеспе­чения организации, которая отвечает за поддержание Табеля в акту­альном состоянии.

В процессе ведения Табеля в него включаются все вновь ут­вержденные и введенные в действие формы документов, а также формы документов, включение которых основывается на практи­ческой целесообразности; в последнем случае структурное подраз­деление, предлагающее форму для включения в Табель, должно дать соответствующее обоснование. Сведения о формах докумен­тов включаются в Табель только с разрешения руководителя орга­низации.

Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля. В связи с необходимостью периодического обнов­ления Табеля (включения новых или исключения отмененных форм документов) наиболее целесообразной является электронная форма Табеля. В этом случае обновленные версии Табеля могут сообщаться работникам организации практически сразу после внесения в Табель изменений.

Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.

Литература к главе б

1. Государственная система документационного обеспечения уп­равления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., ВНИИДАД, 1991.

Все унифицированные формы документов группируются в Аль­бом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табе­лю форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в структурных подразделениях организации. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив, 1994.

3. Общероссийский классификатор управленческой документа­ции. — М., Издательство стандартов, 1994.

Глава 7 ЯЗЫК ДОКУМЕНТА

7.1. Официально-деловой стиль

Языком делового общения является официально-деловой стиль -функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка по­нимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребле­ния, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфи­ческих особенностей. Участниками делового общения являются ор­ганы и звенья управления - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информаци­онных связей, в которые они могут вступать в процессе управленче­ской деятельности, зависят от места организации в иерархии орга­нов управления, ее компетенции, функционального содержания де­ятельности. Эти отношения устойчивы и регламентируются право­выми нормами, вследствие чего все информационные потоки орга­низации имеют устойчивый целенаправленный «запрограммирован­ный» характер, отвечающий потребностям организации и соответст­вующий ее месту в иерархии органов управления.

Специфика делового общения выражается и в том, что, незави­симо от того, кто являлся непосредственным составителем докумен­та, а это, как правило, специалисты структурных подразделений и их руководители, а также от того, кому непосредственно адресован до­кумент, а это, как правило, руководитель учреждения и руководите­ли подразделений, официальными автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом. Именно поэтому, не­смотря на то, что документ подписывается одним лицом - руково­дителем организации, автором документа, как отмечают специалис­ты, является «коллективный субъект». То же можно сказать и об ад­ресате документа.

Другой важной характеристикой документного общения являет­ся адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие ее виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес, безадресных документов не бывает. Бо­лее того, управленческий документ всегда «узко направлен», адресо­ван конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Существенным фактором делового общения, влияющим на ха­рактер управленческой информации, является повторяемость управ­ленческих действий и ситуаций. Управленческая деятельность - это всегда «игра по правилам». Следствием этого является повторяемость управленческой информации, приводящая к регулярности исполь­зования одних и тех же языковых средств.

Другая характерная особенность делового общения - тематиче­ская ограниченность круга решаемых организацией задач, что явля­ется следствием определенной стабильности функций учреждения. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регла­ментации. Следствием этого и является то, что круг вопросов, по которым создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер, отражающий функциональную деятельность организации.

Обобщая сказанное, можно выделить следующие свойства управ­ленческой информации, вытекающие из условий делового общения:

официальный характер;

адресность;

повторяемость;

тематическая ограниченность.

Условия делового общения, кроме того, предъявляют и опреде­ленные требования к управленческой информации, соблюдение ко­торых может обеспечить эффективность делового общения в сфере управления. Одно из важнейших требований, предъявляемых к уп­равленческой информации, вытекает их самого существа управлен­ческой деятельности, суть которой заключается в принятии управ­ленческих решений в целях упорядоченного воздействия управляю­щего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании управленческой инфор­мации. Следовательно, эффективность управленческой деятельнос­ти только тогда достаточно высока, когда для принятия решений используется актуальная информация, информация новая, необхо­димая, важная для деятельности организации. Только получая акту­альную информацию орган управления может принимать оптималь­ные управленческие решения. Актуальность информации обеспечи­вается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, получения, обработки, доведения до заинтересован­ных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации как общее понятие связано с целым рядом других понятий, также характеризующих управленческую ин­формацию с точки зрения ее ценности и эффективности, а именно:

достоверность (объективность);

убедительность (аргументированность);

полнота (достаточность информации) и некоторые другие.

Требование достоверности (объективности) означает, что дело­вое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определен­ные действия, и от того, насколько обоснован будет документ, пись­мо, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что .документ должен содер­жать всю необходимую для принятия обоснованного решения ин­формацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вы­зывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, по­рождая неоправданную переписку.

В деловом общении рассмотренные нами свойства управленче­ской информации и предъявляемые к ней требования должны быть сохранены и, следовательно, определенным образом выражены в языке и стиле документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эф­фективным образом фиксировать управленческую информацию, от­вечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Специфика делового стиля выражается в определенных стиле­вых чертах, отличающих его от других функциональных стилей язы­ка (литературного, научного, разговорного и др.) и делающих его наиболее удобным инструментом делового общения.

Основные черты официально-делового стиля:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения - это норма официального дело­вого общения. Управленческая информация, как отмечено выше, является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом доку­мента, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними. Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т.е. от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого лич­ный, субъективный момент в текстах документов должен быть све­ден к минимуму. Из языка документов исключаются слова, облада­ющие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с умень­шительными и ласкательными суффиксами, с- суффиксами преуве­личения и преуменьшения, междометия и др.).

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе, исключающую двусмыслен­ности. Адекватность восприятия текста и автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом быстрота восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа — это пись­менный текст, рассчитанный на зрительное, а не на слуховое вос­приятие, и при необходимости он может быть перечитан, и не один раз. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологи­ческой лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, ого­ворок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью ком­позиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста достигается экономным исполь­зованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Рассмотренные стилевые черты выступают в качестве требова­ний, предъявляемых к текстам документов, и играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребле­ния в текстах управленческих документов.

7.2. Требования к текстам документов

7.2.1. Употребление специальной лексики

Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова. Термин - слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике, искусстве и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понима­ния текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, - это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ; во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере администра­тивного управления.

Правильность и стабильность терминоупотребления достигают­ся применением на практике терминологических словарей и стан­дартов, которые устанавливают строго однозначную систему поня­тий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.

При употреблении терминов в деловой документации необходи­мо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и ад­ресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина, что можно сделать не­сколькими способами:

дать официальное определение термина;

расшифровать его словами нейтральной лексики;

убрать термин и заменить его общепонятным словом или выра­жением.

Употребление терминов в текстах документов нередко вызывает трудности, связанные, как правило, с незнанием их значений или иска­жением структуры термина. Трудности в употреблении терминов свя­заны еще и с тем, что терминосистема любой предметной области или вида деятельности находится в постоянном изменении: меняется со­держание уже существующих понятий, возникают новые, часть поня­тий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления. Один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию).

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколь­кими терминами, возникает синонимия терминов.

Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»). Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте. Например, даже такие термины, как «дого­вор», «контракт», «соглашение», которые можно отнести к полным синонимам, различаются практикой своего употребления: в трудо­вом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском законодательстве двусторонние и многосторонние сдел­ки называются договорами; во внешнеторговых сделках уместнее употреблять термин «контракт»; а договоренности в ряде областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение», «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.).

Существует и такое явление, как омонимия терминов, когда два или более терминов совпадают по звучанию, но различаются значения­ми, то есть обозначают разные понятия. Явление это, однако, в преде­лах одной терминосистемы встречается редко. Кроме того, могут воз­никать термины, относящиеся к категории ложно ориентирующих - противоречащих сущности обозначаемых ими понятий.

Профессионализмы - слова, возникающие в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (на­пример, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например: трансплантация -пересадка, карданное устройство — кардан и др.). Область употребле­ния профессионализмов — это, как правило, устная речь, их использо­вание в деловой документации крайне нежелательно.

Профессиональная жаргонная лексика - это форма профессио­нального просторечья, например: студенты-дневники, наличка, нал, безнал, дострой и др. Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.

7.2.2. Употребление устаревшей лексики

Среди устаревшей лексики выделяется две категории слов: арха­измы и историзмы.

Архаизм — слово или словосочетание, вышедшее из употребле­ния и потому воспринимаемое как устаревшее (архивариус, канце­лярист, писарь, челобитная, мемория и др.).

Историзм — разновидность архаизма — слово или словосочета­ние, обозначающее предмет, вышедший из употребления: черниль­ница, пресс-папье, пенсне и др.

Употребление таких слов в управленческой документации недо­пустимо, их следует заменять современными словами и оборотами:

ВМЕСТО СЛЕДУЕТ ПИСАТЬ

при сем направляем направляем

означенный (вышеозначенный) названный

вышепоименованный указанный (названный)

сего года этого года (текущего года)

настоящим сообщаем сообщаем

настоящий акт составлен акт составлен

7.2.3. Употребление неологизмов

Неологизмы — слова, обозначающие новые понятия и предме­ты, делятся на две группы: неологизмы, ставшие терминами и неологизмы-профессионализмы или слова профессионального жарго­на. Использование новых слов в тексте документа должно основы­ваться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.

Неологизмы первой группы имеют полное право на существова­ние в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, авто­салон, пресс-секретарь, муниципальный, префектура, депозитарий, телефакс и др.

Неологизмы второй группы не имеют законных прав на употреб­ление в официальной деловой речи. Так, вместо «анонс» следует упо­треблять слово «объявление», вместо «изжитие» - «исключение», «ликвидация», вместо «ротация» - «довыборы», вместо «санирова­ние» - «оздоровление» и т.п.

7.2.4. Употребление заимствованных слов

Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто слова заимствуются вместе с новыми поня­тиями и предметами. Использование заимствованной лексики во мно­гих случаях вызывает трудности. Наиболее типичная ошибка - излиш­нее употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обо­значения понятий привычных слов, например:

«пролонгировать» вместо «продлить»;

«спонсор» вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»;

«анонс» вместо «объявление»;

«эксклюзивный» вместо «исключительный».

Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения не допустимо.

7.2.5. Употребление слов с «универсальным» значением

Особенность делового стиля - употребление так называемых универсальных слов - слов со стертым, неопределенным значением. Универсальные слова являются многозначными, что позволяет упо­треблять их в различных контекстах вместо точных смысловых опре­делений, например:

«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные рабо­ты по реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово «слабо» здесь одновременно означает, что работы ведутся медленно, нерит­мично, неорганизованно, словом, - плохо).

«Протокол слабо отражает позиции сторон в вопросе форми­рования парковой зоны на территории жилого района Марьино» (слово «слабо» одновременно означает: неполно, неточно, пред­взято).

Если в других стилях языка употребление таких слов воспри­нимается как нежелательное явление, то в деловых текстах оно выступает нормой. Употребляются такие слова, как правило, в описательной части текста, цель которой - изложить событийную канву, дать общую оценку ситуации как положительной или нега­тивной.

7.2.6. Употребление сокращений

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.

Различаются два основных вида сокращенных слов:

лексические сокращения (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.;

графические сокращения - применяемые в письме сокращен­ные обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв.м, л, экз. и др.

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не явля­ются, применяются только на письме и при чтении расшифровыва­ются, читаются полностью.

Различается несколько типов лексических сокращений (аббре­виатур):

Инициальные сокращения - сокращения, образованные из началь­ных букв слов, обозначающих понятие; они в свою очередь подраз­деляются на:

буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧ, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ;

звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз;

буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП;

Слоговые сокращения (образованы из частей, слогов слов): зам-пред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мос-интур, техред, главбух, завгар;

Частично сокращенные слова (образованы из части или частей слов и полного слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;

Усечения: зам., зав., спец., пред.;

Телескопические сокращения (образованы из начала и конца со­ставляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия и электро]ника);

Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.

Различается несколько типов графических сокращений:

Точечные: стр. - страница, др. - другие, т.п. - тому подобные, см. - смотри, эт. - этаж, ул. - улица и др.;

Дефисные: г-н - господин, гр-н - гражданин;

Косолинейные: п/о - почтовое отделение, б/г - без года и др.;

Нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физиче­ские величины.: т, кг, см, л);

Комбинированные: ж.-д. - железнодорожный, сев.-зап. - северо­западный и др.

Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия органи­заций, учреждений, предприятий, например: Минздравмедпром, Моспроект, Мострансагентство.

Родовые наименования пишутся со строчной буквы: госархив, вуз.

Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами: ЕСД, МЭП, СНИП, ГТГ.

Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если об­разованы от имени собственного, и строчными, если образованы от нарицательного слова: РАУ - Российская академия управления, но: вуз, роно.

Аббревиатуры смешанного типа, образованные частично из на­чальных букв и усеченных слов, пишутся в первой части — заглавны­ми буквами, во второй - строчными: НИИТмаш, ВНИИорггехники; а образованные в первой части из усеченных слов (или полного сло­ва) и во второй из начальных букв пишутся в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные — строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, первая часть пишется строчными буквами, вторая часть - за­главными: КунцевоКРТ, ГорБТИ.

При употреблении графических сокращений следует помнить, что графическое сокращение не должно оканчиваться на гласную.

Допускается употреблять только общепринятые графические со­кращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях.

Графические сокращения во множественном числе, как прави­ло, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пунк­ты и некоторые другие.

Не допускается перегружать текст графическими сокращения­ми: не рекомендуется применять несколько графических сокраще­ний в коротком отрезке текста, например:

«Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отклю­чение секционного ВМ».

При включении в текст документа сокращения следует тщатель­но проанализировать:

удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания;

не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокра­щением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.

Во всех остальных случаях следует включать полную форму сло­ва наряду с сокращением.

7.2.7. Употребление языковых формул

Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языко­вых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в дело­вой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограничен­ности деловой речи:

«Сообщаем, что в период с ... по ...»

«Установлено, что в период с ... по ...»

«Сообщаем, что по состоянию на ...»

«Акт составлен комиссией в составе: ...»

«Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам ...»

«Направляем Вам, согласованный с ...»

«Направляем на рассмотрение и утверждение ...»

«Проверкой установлено, что ...»

«Выражаем глубокую признательность за ...»

«Считаем целесообразным ...»

«В соответствии с договоренностью, достигнутой ...»

«Во время переговоров стороны обсудили возможности ...»

«Просим Вас рассмотреть вопрос о ...»

«Просим Вас изыскать возможность ...»

«Принимая во внимание, что ... , просим ...» и др.

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях.

Однако кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлеж­ность, например в гарантийном письме:

«Гарантируем возврат кредита в сумме ... до ...»

«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ...»

«Предоставление жилой площади гарантируем».

В письме-претензии:

«... в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санк­ции»

«... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».

В распорядительном документе:

«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагает­ся на...»

Владение деловым стилем - это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содер­жание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

7.2.8. Употребление слов в одной падежной форме

Употребление однотипных падежных форм при имени сущест­вительном принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном, например:

«Предлагаем Вам варианты решений реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. п.) жилых и административных зданий (род. п.)».

«Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Мэрии Москвы (род. п.) и руководства финской столицы (род. п.)».

«Направляем Вам согласованный с ведомственным архивом про­ект номенклатуры дел (род. п.) Департамента ценных бумаг (род. п.) АКБ «Кузнецкий мост» (род. п.)».

Широкое использование таких конструкций, видимо, объясня­ется тем, что в деловой речи при сравнительно больших размерах предложений, в сравнении с другими стилями, исключение предло­гов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой.

7.2.9. Ограниченная сочетаемость слов

Специфическая особенность деловой речи - ограниченная со­четаемость слов, проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. В зависимости от того, в каком стиле речи мы употребляем то или иное слово, разли­чаются его возможности сочетаться с другими словами. Самыми ши­рокими возможностями сочетаемости обладают слова в литератур­ной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены, например:

ЖЕЛАТЕЛЬНО предоставить в пользование направить на рассмотрение передать в управление оказывать содействие осуществлять контроль вносить предложения предоставить кредит обладать правом вступать в силу пострадать в результате событий

НЕЖЕЛАТЕЛЬНО . предоставить для использования выслать на рассмотрение передать для управления оказывать помощь вести контроль давать предложения выдать кредит владеть правом входить в силу пострадать в событиях

Ограниченная сочетаемость слов, широко используемая в дело­вой речи, способствует типизации содержания, выражаемого в тесте, она как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что в конечном счете способствует адекватности восприятия текста до­кумента.

7.2.10. Конструкции с отглагольным существительный

В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия с полузнаменательным глаголом вместо простой глагольной формы, например:

«оказать содействие», а не «посодействовать»

«оказать помощь», а не «помочь»

«произвести уборку», а не «убрать»

«провести учет», а не «учесть»

«оказать поддержку», а не «поддержать»

«произвести ремонт», а не «отремонтировать».

Это явление специалисты называют «расщеплением сказуемого». Появление таких конструкций, очевидно, связано с тем, что содержа­нием документа всегда является управленческое действие, направлен­ное на конкретный объект, и в этих условиях словосочетание из отгла­гольного существительного и полузнаменательного глагола не только называет действие («произвести»), но и обозначает предмет этого дей­ствия («ремонт»), в то время как один глагол («отремонтировать») обо­значает это не в столь явно выраженной форме.

7.2.11. Ограниченное употребление глаголов

в личной форме

Письменному деловому общению свойственен неличный (без­личный) характер изложения текста, что, вероятно, является языко­вым выражением того, что общение носит официальный характер. Выражается это в ограниченном употреблении глаголов в форме первого и второго лица, а глаголы в форме третьего лица, как прави­ло, употребляются в неопределенно-личном значении:

«Комиссией проведена проверка и установлено...»,

«Акт подписан членами комиссии и утвержден руководством».

С этим же явлением связано и преобладание страдательных кон­струкций над формами действительного залога, например:

«Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (а не: «Проект предусматривает ...»)

«Московскими организациями будет поставлено в Венгрию эле­ктромеханическое оборудование» (а не:«Московские организации поставят ...»)

«Возможность ликвидации совместного предприятия прораба­тывается Департаментом внешних связей Правительства Москвы» (а не: «Департамент внешних связей Правительства Москвы прораба­тывает...»).

7.2.12. Построение предложений

Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусо­ставных, с обособленными оборотами, например:

«В связи с крайне низкой эффективностью использования го­родской собственности, внесенной в уставный фонд СП «МИО», а также в связи с недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 1993 г. зарегистрирован как один из учре­дителей СП) Финансово-хозяйственному управлению Мэрии».

«Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде ок­ругов Москвы значительных по размерам пустующих площадях феде­рального подчинения, не задействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение фе­деральных структур по решениям вышестоящих органов».

Такие предложения, как правило, содержат причастные и дее­причастные обороты, вводные слова и обороты, уточняющие обсто­ятельства, приложения, дополнения. Если предложение односостав­ное (подлежащее отсутствует, есть только сказуемое, обозначающее ключевое действие), то строится оно обычно по следующей схеме: мотивирующая часть (обоснование) - ключевое действие - пред­мет действия.

Если предложение двусоставное (есть и подлежащее и сказуе­мое), то предложение может строиться по той же принципиальной схеме, но обозначению ключевого действия будет предшествовать указание субъекта действия (подлежащее); подлежащее может также выноситься в начало текста, например:

«Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственно­го управления Мэрии для организации обслуживания автопарка Мэрии и Администрации Московской области».

«В соответствии с Вашим обращением департамент рассмотрел возможность предоставления нежилого помещения Российскому информационному агентству «Новости» для размещения вновь орга­низуемого журнала «Россия».

В деловой речи часто употребляются сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные:

«Мэрия выражает надежду (главное предложение), что Посоль­ство с пониманием отнесется к принимаемым мерам и, со своей стороны, также окажет содействие урегулированию инцидента в интересах дальнейшего развития наших отношений (придаточное предложение)».

«Одновременно сообщаем (главное предложение), что в настоя­щее время подготовлен проект распоряжения Правительства Россий­ской Федерации об установлении тарифов на электроэнергию, отпу­скаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды, на уровне средних затрат с минимальной рентабельностью (придаточное предложение)».

«Сообщаем (главное предложение), что с 21.02 по 07.03.95 ис­панская авиакомпания «Иберия» предлагает авиаперелеты по сни­женным ценам (придаточное предложение)».

«При условии нанесения на тонкостенные стальные трубы на­дежного внутреннего и наружного антикоррозийных покрытий (при­даточное предложение) считаем допустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей в Нечерноземной зоне Рос­сийской Федерации (главное предложение)».

При употреблении сложных предложений в деловых письмах следует помнить, что придаточное предложение располагается перед главным, если по смыслу оно относится ко всему предложению в целом; если же оно поясняет отдельное слово, то непосредственно следует за этим словом.

В сложноподчиненных предложениях со значением причины и следствия вместо союза «потому что» в деловых текстах следует упо­треблять союзы «так как», «ввиду того, что», «в силу того, что», «вследствие того, что».

Особый тип предложений, свойственных деловой речи, - слож­ные рубрицированные перечисления, дающие возможность языко­выми средствами формализовать передачу однотипной информации, например:

«При проработке данного вопроса редакцией были сформулиро­ваны специфические требования к выделяемому помещению: оно не должно располагаться на уровне одного этажа; должно иметь не менее двух залов площадью 35- 40 кв. м каждое для размещения компьютерной техники;

должно иметь не менее 16-ти кабинетов на 2-3 чел. каждый и один зал для заседаний;

помещение не должно требовать ремонта; необходим ряд помещений технического назначения». Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:

если придаточное предложение поясняет какое-либо слово глав­ного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;

если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если ак­центируются обстоятельства совершения действия, или после глав­ного, если оно поясняет основную мысль предложения.

Придаточные предложения рекомендуется по возможности за­менять синонимичными причастными и деепричастными оборота­ми, например:

Вместо:

«Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС»

Рекомендуется:

«Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим пере­дать ОКС».

Не допускается соединять как однородные члены предложения причастные и деепричастные обороты с придаточными предложени­ями, например:

Неправильно:

«Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансируются Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект»

Правильно:

«Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, финансируемых Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предостав­лении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуще­ствляющим этот проект».

Неправильно:

«Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, который разработан нашим институтом, получил высо­кую оценку»

Правильно:

«Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, разработанный нашим институтом, получил высокую оценку».

При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обо­значающим действующее лицо — субъект действия, и ни в коем слу­чае — с объектом.

Неправильно:

«Говоря о городе, он развивается нормально»

Правильно:

«Говоря о городе, я считаю, что он развивается нормально».

Неправильно:

«Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высо­кий процент внедренных разработок»

Правильно:

«Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий про­цент внедренных разработок».

7.3. Типичные языковые ошибки в текстах

документов

7.3.1. Ошибки, связанные с незнанием значений слов

К такого рода ошибкам относятся:

неразличение слов - паронимов (паронимы - близкие по звуча­нию родственные, однокоренные слова, различающиеся значением), например:

представить и предоставить

гарантийный и гарантированный

командировочный и командированный

поместить и разместить

проводить и производить

оплатить и заплатить и др.

невнимание к.оттенкам значений слов-синонимов (синонимы — слова, имеющие одинаковое или очень близкое значение); синони­мы редко бывают абсолютно тождественны, как правило, они разли­чаются оттенками значений. Невнимание к ним, незнание норм лек­сической сочетаемости слов приводит к смысловым нарушени­ям, например:

ПРАВИЛЬНО: НЕПРАВИЛЬНО:

построить ферму возвести ферму

соорудить мост соорудить киоск

дефекты конструкции дефекты воспитания

наличие в тексте слов-плеоназмов (плеоназмы — слова, близкие по смыслу); этот недостаток обычно является следствием неумения выра­жаться точно и лаконично, часто он бывает вызван незнанием значе­ния заимствованного слова (при соединении слов русского и иноязыч­ного происхождения, обозначающих одно и то же), например:

бесполезно пропадает

совместное сотрудничество

напрасно пропадает

передовой авангард

практические мероприятия

интервал перерыва

взаимная помощь друг другу

прейскурант цен

памятный мемориал

хронометраж времени

внутренний интерьер

автобиография жизни и др.

Некоторые плеоназмы, однако, приобрели терминологический характер (например: «информационное сообщение») или характер устойчивого словосочетания (например: «целиком и полностью»). Подобные сочетания допустимы также и в том случае, если слово, входящее в словосочетание, изменило свое значение или приобрело новый оттенок значения, например:

букинистическая книга (в смысле «старинная»)

период времени (слово «период» означает не «время», а «проме­жуток времени»)

монументальный памятник («монументальный» — в значении «крупный», «величественный»);

наличие в тексте тавтологии (смысловых повторов), возникаю­щей, если соседствуют однокоренные слова, например:

«Достижения, которых достигло предприятие...»; «следует учи­тывать следующие факты...»; «данное явление проявляется в ...».

Повторение однокоренных слов допустимо, если повторяемые слова являются единственными носителями значений, например:

«Следственными органами расследовано...»;

многословие, или речевая избыточность, т.е. употребление слов и словосочетаний, несущих излишнюю информацию, например:

Вместо: «Тарифы на проезд пассажиров городским пассажир­ским транспортом»

Надо: «Тарифы на проезд городским пассажирским транспор­том»

Вместо: «Программа мер по поддержке деятельности ветеран­ских организаций»

Надо: «Программа поддержки деятельности ветеранских органи­заций»

Вместо: «Было установлено, что существующие расценки завы­шены»

Надо: «Было установлено, что расценки завышены».

Вместо: «В своем выступлении он указал на отдельные недостат­ки»

Надо: «В выступлении он указал на отдельные недостатки»;

употребление в одной фразе слов с противоположными значе­ниями, часто взаимоисключающими, например:

«Идея продуктовых заказов разрабатывалась совместно с от­ветственными работниками Мэрии, и товаров вполне хватает, что­бы обеспечить малоимущих горожан минимумом необходимых продуктов» (если товаров «вполне хватает», то почему «миниму­мом»? Следует писать: «товаров достаточно, чтобы обеспечить минимумом»);

пропуск слов, особенно отглагольных существительных типа: организация, осуществление, обеспечение, проведение, утверждение и др., например:

Вместо: «Проведение эксперимента по питанию школьников»

Надо: «Проведение эксперимента по организации питания школьников»

Вместо: «О Программе социальной защиты малообеспеченных категорий граждан»

Надо: «Об утверждении Программы социальной защиты мало­обеспеченных граждан».

7.3.2. Неправильное употребление стилистически

окрашенной лексики

К такого рода ошибкам относятся:

употребление слов, выражающих строго научные понятия, и «вы­сокой» книжной лексики, например:

«прогнозирует» вместо «предвидит»

«регламентируется» вместо «зависит от»

«испрашивал» вместо «запрашивал»

«увязывается» вместо «связывается»

употребление в письменной речи слов-профессионализмов, яв­ляющихся неофициальными заменителями терминов, например:

«дострой» вместо «завершение строительства»

«незавершенка» вместо «незавершенный строительством»

«студенты-дневники» вместо «студенты дневного обучения»

«студенты-вечерники» вместо «студенты вечернего обучения»

безналичка» вместо «безналичный расчет»

употребление без пояснения терминов, которые могут быть непонятны корреспонденту, особенно это касается терминов, име­ющих в разных отраслях различное значение, а также терминов, имеющих нетерминированные значения в книжной или разговор­ной речи;

употребление слов иностранного происхождения, не вошедших в состав лексики русского языка и имеющих русский эквивалент, например:

«анонс» вместо «объявление»

«пролонгировать» вместо «продлить»

«репрезентация» вместо «представительская встреча»

«спонсор» вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»

«сериал» вместо «многосерийный фильм»

«ротация» вместо «довыборы»

«эксклюзивный» вместо «исключительный»;

употребление архаизмов и историзмов - слов и выражений, вышедших из употребления, устаревших, например:

не «при сем направляем», а «направляем»

не «означенный» («вышеозначенный»), а «названный»

не «вышепоименованный», а «указанный» («названный»)

не «сего года», а «этого года» («текущего года»)

не «настоящим сообщаем», а «сообщаем»

не «настоящий акт составлен», а «акт составлен».

7.3.3. Неправильное употребление предлогов

К ошибкам такого рода относится неправильное употребление предлогов ПО, В, С, БЛАГОДАРЯ и некоторых др.

Конструкции с предлогом ПО и без него различаются стилисти­ческой окраской: конструкции без предлога - общеупотребительны, с предлогом — характерны для деловой речи, например:

меры по усовершенствованию

опыты по разведению

мероприятия по предупреждению -

комплекс по переработке

расходы по ремонту

центр по подготовке.

Вместе с тем не допускается употребление предлога ПО вместо предлога О (ОБ), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например:

отчитаться о работе

доклад об итогах работы

переговоры о новой сделке.

Предлог ПО не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлога ДЛЯ, например:

Неправильно: «В районе немало сделано по улучшению торговли»

Правильно: «В районе немало сделано для улучшения торговли».

Предлог ПО не должен употребляться вместо предлога ИЗ-ЗА, если указывается такая причина, которая связана с поведением, дей­ствиями кого-либо, например:

Неправильно: «Машины не работают по нераспорядительности администрации»

Правильно: «Машины не работают из-за нераспорядительности администрации».

Исключением являются выражения: «по невниманию», «по не­брежности».

Конструкции с предлогом С и без него практически синонимич­ны, но словосочетания с предлогом С более свойственны разговор­ной речи, без него - другим стилям, ср.:

«трудности с обеспечением кадрами» и «трудности кадрового обеспечения».

Предлог В обязателен в тех случаях, когда в словосочетании речь идет об объеме, размерах, количестве, например: под углом в 40 градусов высотой в 80 метров размером в 10-15 метров бригада в 20 человек.

Аналогичные словосочетания, но без предлога, свойственны другим стилям языка.

Предлог БЛАГОДАРЯ может употребляться только в тех случа­ях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негатив­ных, отрицательных последствий возможен только предлог ИЗ-ЗА, например:

«Благодаря высокой квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне».

Но: «Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок».

Некоторые предлоги допускают синонимичное употребление, например В и НА, НА и ДЛЯ, В и ЗА и др. При выборе предлога следует руководствоваться его значением и тем, что именно нужно подчеркнуть в сообщении, например:

подъем в лифте подъем на лифте

(предлог В обозначает (предлог НА указывает на

нахождение внутри) вид подъемного средства)

направить на лечение направить для лечения

(предлог НА указывает (предлог ДЛЯ обозначает

направление) цель)

в последнее время за последнее время

(предлог В означает - «на (предлог ЗА означает «отре-

протяжении всего отрезка зок времени, взятый цели-

времени») ком»)

в целях с целью

(предлог В означает общую (предлог С способен конкре-

целевую направленность) тизировать, уточнить цель)

Трудные случаи согласования предлога и существительного из-за незнания, каким падежом управляет предлог, могут быть проясне­ны только с помощью словаря, например:

Правильно: Неправильно:

согласно приказу согласно приказа

согласно вашей просьбе согласно вашей просьбы

согласно постановлению согласно постановления и др.

7.3.4. Ошибки, связанные с употреблением

числительных

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить:

все числительные записываются цифрами, за исключением фи­нансовых документов, где наряду с цифровой записью дается сло­весная расшифровка;

собирательные числительные заменяются количественными: не «пятеро сотрудников», а «5 сотрудников».

7.3.5. Синтаксические ошибки

Синтаксические ошибки связаны с нарушением структуры пред­ложения.

Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:

если придаточное предложение поясняет какое-либо слово глав­ного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;

если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если ак­центируются обстоятельства совершения действия, или после глав­ного, если оно поясняет основную мысль предложения.

Придаточные предложения рекомендуется по возможности за­менять синонимичными причастными и деепричастными оборота­ми, например:

Вместо: «Здания, сооружения, оборудование и прилегающую тер­риторию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС»

Рекомендуется: «Здания, сооружения, оборудование и прилегаю­щую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим передать ОКС».

Не допускается соединять как однородные члены предложения причастные и деепричастные обороты с придаточными предложени­ями, например:

Неправильно: «Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансиру­ются Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и рос­сийским партнерам, осуществляющим этот проект»

Правильно: «Учитывая, что проект на Пушкинской площади яв­ляется одним из первых крупных проектов, финансируемым Евро­пейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект».

Неправильно: «Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, который разработан нашим институтом, получил высокую оценку»

Правильно: «Направленный на опытные испытания образец из­делия КУ-200, разработанный нашим институтом, получил высокую оценку».

При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обо­значающим действующее лицо - субъект действия, и ни в коем слу­чае - с объектом.

Неправильно: «Говоря о городе, он развивается нормально»

Правильно: «Говоря о городе, я считаю, что он развивается нор­мально».

Неправильно: «Оценивая результаты работы отдела, у него отме­чается высокий процент внедренных разработок»

Правильно: «Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок».

7.4. Этикет делового общения

Этикет -это установленный порто к поведения где-либо. Дело­вой этикет — это порядок поведения, установленный в сфере делово­го общения.

В основе правил делового этикета лежит:

вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру;

соблюдение определенной дистанции между работниками, за­нимающими разное служебное положение;

умение принимать решения и способность их выполнять;

честность в деловых отношениях;

умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера и не задевая его самолюбия;

терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим;

умение признавать свои ошибки, быть самокритичным;

умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

Поскольку деловое общение - это в большинстве случаев обще­ние посредством документов, деловой этикет проявляет себя в фор­ме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обраще­ния, выражениях просьб, отказов, претензий, способах аргумента­ции, формулировке поручений и др.

Обращение - это апелляция к личности адресата. Задача обра­щения - установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать.

Обращение традиционно использовалось в письмах полуофици­ального характера и письмах-приглашениях, адресованных конкрет­ным лицам (известным специалистам, деятелям науки, культуры, депутатам и др.) или группе лиц, связанных по роду своей деятель­ности. Обращение - обязательный элемент коммерческой перепис­ки. В последнее время обращение нередко используется и в служеб­ной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

При обращении к адресату учитываются его служебное положе­ние, сфера деятельности и некоторые другие аспекты.

Наиболее общей формулой обращения, которая может исполь­зоваться независимо от перечисленных факторов, является:

«Уважаемый господин ... (фамилия) !»

«Уважаемая госпожа ... (фамилия) !»

или:

«Уважаемые господа!»

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (предсе­дателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указани­ем должности и без фамилии, например:

«Уважаемый господин Президент!»

«Уважаемый господин председатель!»

«Уважаемый господин мэр!»

«Уважаемый господин министр!»

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству:

«Уважаемый Игорь Константинович!»

При обращении к лицам одного профессионального круга воз­можно обращение:

«Уважаемые коллеги!»

Правила этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная форма вежливости «С уважением,...».

Поскольку деловое общение является официальным по своему характеру и его участниками являются должностные лица и работ­ники, действующие от имени организаций, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выра­жения от первого лица множественного числа:

«Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-1998»...

«Представляем на рассмотрение и утверждение проект Генераль­ной схемы...»

«Напоминаем, что срок выполнения договора от 10.06.97 № 18/45

истекает...»

«Просим сообщить о возможности приобретения партии то­вара...»

Формула обращения от первого лица единственного числа «про­шу», «предлагаю», «приглашаю» используется в письмах конфиден­циального содержания, а также в документах, оформленных на блан­ках должностных лиц.

Большое значение имеет соблюдение норм делового этикета при ведении переписки.

Первое и основное правило переписки — не затягивайте с отве­том, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоя­тельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установ­ленный срок, сообщите об этом адресату, а также о том, когда смо­жете дать окончательный ответ. Извинитесь за задержку. Не лишним будет и указать ее объективную причину.

Будьте искренни с деловым партнером и доверяйте ему. Не пи­шите ненужных писем, не опускайтесь до «отписок». Каждое пись­мо, какого бы вопроса оно ни касалось, должно быть максимально информативным (но не многословным).

При подготовке ответа будьте внимательны к оформлению рек­визита «Адресат»: если поступившее письмо подписал руководитель, ответ нужно адресовать на его имя, если заместитель руководителя - отвечайте ему.

Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ.

Если к вам обратились с просьбой, которую вы выполнить не. можете, объясните свой отказ, подумайте, что вы можете предло­жить взамен, может быть, порекомендуете обратиться в другое уч­реждение или к вам, но позже.

Проявлением этикета является употребление вступительных (об­ращение) и заключительных формул вежливости.

Исключите ложную вежливость. Вычурные выражения типа: «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить» и другие неуместны в деловых письмах.

Исключите из текста служебного письма местоимения «я» и «он», замените их на «мы» и «Вы» и помните, что страдательные конструк­ции предпочтительнее действительных:

не «мы выполним», а «нами будет выполнено»

не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».

Если вы вынуждены напомнить партнеру о необходимости вы­полнить взятые на себя обязательства, формулируйте напоминание или претензию спокойно и четко, без резких выражений, например:

«Договором №_ от__ Ваше предприятие взяло на себя обяза­тельства по разгрузке вагонов с углем, поступающим в наш адрес. Однако в январе текущего года Вами была задержана разгрузка 47 вагонов, в результате чего возникла угроза остановки ГЭС».

Литература к главе 7

1. Валгина Н.С., Светлышева В.Н. Орфография и пунктуация: Справочник. - М.; Высшая школа, 1993.

2. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленнос­ти. - М.; Издательство стандартов, 1990.

3. Веселов П.В. Аксиомы делового письма. - М.; Информаци­онно-внедренческий центр «Маркетинг», 1993.

4. Громова Н.М. Основы деловой переписки. - М.; РУССЛИТ, 1992.

5. Громова Н.М., Деева Т.М., Кричатова Е.В. и др. Ваш зарубеж­ный партнер (Переписка, документация, контракты). - М.; Техно-экология, 1992.

6. Деловая переписка с иностранными фирмами: Практическое пособие. - М.; Имидж, 1991.

7. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. 3-е изд. - М.; Высшая школа, 1988.

8. Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка. 6-е изд. - М.; Русский язык, 1987.

9. Словарь сокращений и аббревиатур. - М., 1995.

10. Словарь сокращений русского языка / Под ред. Д.И.Алексе­ева. 4-е изд. Стереотип. - М.; Русский язык, 1984.

11. Справочник по деловой переписке. - М.; Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996.

Глава 8 ПОРЯДОК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обес­печивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сро­ки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной рабо­ты исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

8.1. Понятие документооборота и его

основные этапы

Документооборот - это движение документов с момента их по­лучения или создания до завершения исполнения, отправки адреса­ту или сдачи их на хранение.

Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения докумен­тооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, струк­турного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и со­ответственно потоки входящих, внутренних и исходящих докумен­тов.

Документооборот, или порядок движения документов в органи­зации, можно разделить на следующие этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в орга­низацию.

2. Предварительное рассмотрение документов службой докумен-тационного обеспечения.

3. Рациональное движение документов внутри организации.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

8.1.1. Экспедиционная обработка документов,

поступающих в организацию

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как пра­вило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных пра­вил.

Корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и лично сотрудниками, выступившими в роли курьера в конкрет­ном случае, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выде­ленным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего от­дела и др.).

Независимо от адресата корреспонденция в организации долж­на передаваться этому должностному лицу. Если же должны переда­ваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях) для обеспечения пол­ноценной информационно-поисковой системы и их учета, необхо­димо зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступ­ления документов.

Заказная корреспонденция также передается для экспедицион­ной обработки. При необходимости сотрудник, принимающий ин­формацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитан­ции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и дру­гие, отмечается, как и в документах, полученных по проводной свя­зи, точное время их получения.

Предпочтительней централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, это позволяет поднять произ­водительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов. В нерабочее время при наличии дежурных работников экспедиционная обработка поступающих до­кументов должна входить в их обязанности.

При получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упа­ковке особенно тщательно проверяется полнота присланных мате­риалов, механические повреждения. При необходимости к докумен­там следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо се­рьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудником, производящим прием корреспонденции, составляется акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту, но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. Особенно это важно при некомплекте документов на машинных носителях.

Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспон­денция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям.

При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:

в полученных документах нет обратного адреса и фамилии от­правителя (но они есть на упаковке);

в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

при получении доплатной корреспонденции;

если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «Лично» не было.

На всех поступающих документах проставляется регистрацион­ный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату по­ступления и, при необходимости, количество листов. Регистрацион­ные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, телеграмм, при большом их коли­честве, — в течение месяца.

Для удобства и точности нумерации корреспонденции применя­ют нумерационные бланки или «шахматки», вычеркивая из них ис­пользованные номера. Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестанов­ка регистрационных штампов на письме и его дублирование на пер­вом листе приложения.

На документах, подлежащих централизованному хранению в служ­бе документационного обеспечения управления, ставится дополни­тельная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.

Если документ является повторным, то при его получении уста­навливается по информационно-поисковой системе местонахожде­ние ранее присланного документа по данному вопросу и на посту­пившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

При отсутствии штампов от руки ставится подпись сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию, валовой номер поступления и дата получения.

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обя­зательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.

8.1.2. Предварительное рассмотрение документов

в службе документационного обеспечения

Следующий этап прохождения поступающих в организацию до­кументов в большей степени зависит от всей постановки документа­ционного обеспечения. Основное его значение — оперативное полу­чение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций про­хождения документов является установленное ГСДОУ предваритель­ное рассмотрение документов в службе документационного обеспе­чения и распределения на этой стадии документов на потоки — для обязательного рассмотрения руководителями организации в соответ­ствии с распределением обязанностей; а также направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям как не требующие резо­люции руководства.

Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы документационного обеспечения управления, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанно­сти сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рас­смотрении оказывает разработка серии справочных материалов: при­мерного перечня документов, требующих обязательного рассмотре­ния руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологические графические схемы последовательности экспедици­онной обработки и распределения различных поступающих докумен­тов и т.д.

При оценке поступившего документа учитывается: важность его содержания; сложность и новизна поставленных вопросов; авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль обще­ственной организации в жизни общества; реальная срочность исполнения документа; вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д. В связи с нечетким разделением функций между отдельными органами представительной власти и управления, нарушением сло­жившихся правил ведения переписки и по другим причинам значи­тельную часть корреспонденции могут составлять документы по во­просам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии пред­варительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению.

После установления компетенции и ответственности, необходи­мых для решения поставленных и документе вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и определению порядка их ис­полнения следует привлечь руководство организации. Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администра­ции Президента, правительственных органов, органов представитель­ной и исполнительной власти, документы вышестоящих управлен­ческих организаций, жалобы на действия подчиненных должност­ных лиц.

При рассмотрении документов руководителем целесообразно соблюдать ряд рекомендаций, позволяющих ускорить обработку до­кументов, избежать сбоев, утерь, создать условия для их своевремен­ного и ответственного исполнения.

Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя на неопределенный срок. Документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исклю­чение на следующий, — возвращены.

Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время.

При необходимости использования документа в будущем для руководителя по его заданию могут изготавливаться копии рассмот­ренных им документов, однако стремление к созданию «архива» проходящих через руководителя документов свидетельствует о его недоверии к работе службы документационного обеспечения.

Руководитель, как правило, не должен принимать лично доку­менты от посетителей, подчиненных, представителей других органи­заций. В любом случае документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки и регистрации.

Служба документационного обеспечения должна быть уведом­лена: кому документ определен на исполнение и какое решение ру­ководителем принято и зафиксировано в резолюции. В том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.

Для информирования о содержании резолюций руководителя документы передаются его секретарю с регистрационными карточ­ками, в которые секретарь переносит резолюцию. Такой способ поз­воляет сократить время доведения документа до исполнителя и не «потерять» его при обработке.

В учреждениях, где документы рассматриваются несколькими руководителями, а служба документационного обеспечения должна быть проинформирована о местонахождении каждого документа, целесообразно использовать следующую технологию.

Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту (лист, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспе­чения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизвод­ственной практике получила название «переметка».

После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям. При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии таково­го -первому из состава исполнителей. Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При внедрении автоматизированной системы регистрации до­кументов и автоматизации рабочих мест в технорабочем проекте системы должен быть оговорен способ передачи информации испол­нителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам испол­няемый документ.

Обработка поступающих документов может считаться удовлетво­рительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией.

Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих исходя из их содержания срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.

При необходимости срочного исполнения поступившего доку­мента предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.

8.1.3. Организация рационального движения

документов внутри организации

В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней курьерской связи документы передаются из одного под­разделения в другое секретарями руководителей, реже - через служ­бу документационного обеспечения (канцелярию) или самими со­трудниками, но с обязательной передачей в службу документацион­ного обеспечения сведений о местонахождении документа. В обоих случаях в информационно-поисковую систему (регистрационную форму или автоматизированную базу данных) должны быть внесены изменения с указанием даты их внесения.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки - через лицо, ответственное задокументационное обеспечение в струк­турном подразделении.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром до­кумента следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным — составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы документацион­ного обеспечения по согласованию с руководителем организации как типовой.

Такой же типовой график может быть разработан для ознаком­ления с текущей информацией вместо подготовки и распростране­ния в организации различного рода типовых приглашений на собра­ния, заседания и другие мероприятия.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, под­писания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления докумен­тов должны быть закреплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служ­ба документационного обеспечения только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообраз­на разработка технологических инструкций (схем), в которых в на­глядной графической форме определена последовательность подго­товки проектов наиболее распространенных документов, их согласо­вания, подписания и утверждения. На схемах могут указываться аль­тернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.

8.1.4. Обработка исполненных и отправляемых

документов

Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экс­педиции организации.

Для отправки должны приниматься только полностью оформ­ленные, подписанные и зарегистрированные документы в количест­ве экземпляров, обеспечивающих подшивку обязательного экземп­ляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки.

При сдаче документа на отправление или исполненного доку­мента исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенкла­туре дел он должен быть помещен.

При приеме на отправку документа-ответа должно быть прове­рено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициатив­ного документа.

Недооформленные, неправильно оформленные и некомплект­ные документы службой документационного обеспечения должны быть возвращены исполнителю. Срок исполнения должен быть про­длен на время доработки документа и отражать окончательную пере­дачу документа на отправление для экспедиционной обработки.

Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с дейст­вующими почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бан­деролей должна производиться в упаковке, соответствующей тех­ническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов дол­жен нести создатель документа совместно со службой документа­ционного обеспечения. Обязательная сопроводительная докумен­тация к документам на машинных носителях, посылкам и банде­ролям проходит экспедиционную обработку на общих осно­ваниях.

8.1.5. Исполнение документов

При налаживании системы документооборота организации, чет­кого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. рабо­та с документами их непосредственных исполнителей.

Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя струк­турного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты проме­жуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контро­ля исполнения.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении, например:

Вопрос решен по телефону 295 01 02 с нач. отдела № 4 Самойловым Н.С. На совещании будет присутствовать ведущий специалист Антонов Н.П. 1997.08.26. Личная подпись.

Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных поданному вопросу докумен­тов и действующих нормативных актов.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответст­вии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

После согласования проект документа передается на подписа­ние (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и отправку.

По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполни­тель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регист­рации документа организует его размножение.

В случае командировки, ухода в отпуск, болезни, увольнения ис­полнителя закрепленные за ним документы по указанию руководи­теля структурного подразделения передаются другим исполнителям с обязательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответ­ственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядитель­ного документа или резолюции, имеет право созыва остальных ис­полнителей.

Все исполнители в равной степени ответственны за своевремен­ное и качественное исполнение документа и представление ответст­венному исполнителю в установленные им сроки необходимых ма­териалов (проектов документов, справок, сведений).

Если исполняемый документ не может быть одновременно пре­доставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются эк­земпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или полученном поручении.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предла­гать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные усло­вия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, о датах промежуточного исполне­ния (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окон­чательного исполнения.

Исполнитель имеет в своем распоряжении или ему должна быть предоставлена возможность пользоваться государственными стандар­тами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, номенклатурой дел, инструкцией по делопроизводству, ведомственным телефонным справочником, а так­же средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами со­здания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой и т.д.

Исполнитель заводит для документов папки с надписями «сроч­но», «на исполнение», «на доклад (подпись)», «на отправку» с указа­нием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходи­мости в папке «на исполнение» делаются прокладки с обозначением сроков исполнения и наименований групп документов.

При использовании видеотерминальных устройств исполнитель в установленные сроки получает предназначенную ему информацию и сообщает в базу данных необходимые сведения. Исполнитель не­сет ответственность за полноту, своевременность и достоверность сообщаемой информации.

8.2. Анализ структуры документооборота

Порядок движения документов, их состав вторичны в конкрет­ной .организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников.

Однако это не значит, что организация документооборота не поддается .самостоятельному регулированию и нормированию. ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разра­боткой которых занимаются службы документационного обеспече­ния управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Проектирование рациональной системы документооборота ос­новывается на положениях, выработанных практикой делопроизвод­ства и научной организации труда, например:

исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

однократность пребывания документа в одном структурном под­разделении или у одного исполнителя;

пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;

различные операции должны выполнятся параллельно для со­кращения времени движения документов и повышения оперативно­сти их исполнения;

учетно-информационные сведения о ходе движения и исполне­ния документов, результаты контроля и другие сведения следует пе­редавать в службу документационного обеспечения с помощью реги­страционных карточек, бездокументными способами, исключающи­ми возвратное движение самих документов;

Должны быть предусмотрены все возможные варианты движе­ния документов.

Разбивка системы документооборота на конкретные технологи­ческие операции может осуществляться только на основе анализа структуры документооборота. Естественно, что само структурирова­ние должно иметь прикладное прагматическое значение, только в таком случае оно может получить реальное применение.

Поскольку ценность документной информации существует толь­ко в связи с конкретной целью, реализуемой в процессе управления, то информацию, существующую сама по себе и не оказывающую воздействия на принимаемые решения, с точки зрения процессов управления следует отнести к информационному шуму. Уровень ин­формационного шума в системе управления во многом объясняется непродуманным распределением документов среди потребителей их информационного содержания, нерациональностью определения этапов прохождения документной информации. Это, в свою очередь, значительно увеличивает плотность информационных потоков и неоправданный рост документооборота в целом.

При организации рациональной системы документационного обеспечения в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный техноло­гический процесс.

Ранее была достаточно подробно рассмотрена общая технология обработки входящей корреспонденции. В процессе обработки были вычленены группы документов, прежде всего по направлениям документопотоков:

документы, подлежащие передаче конкретным сотрудникам;

документы, подлежащие передаче на рассмотрение руководства организации с целью определения состава исполнителей, сроков и характера исполнения.

Но основополагающим объектом исследования и совершенство­вания в процессе управления документацией является документопо­ток. Основными управляемыми параметрами документопотока яв­ляются:

содержание или функциональная принадлежность;

структура потока;

направление потока и его объем.

Содержание документопотока характеризуется составом доку­ментов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура потока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, построена система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания кон­кретного технологического звена обработки документов: регист­рируемые и нерегистрируемые документы, документы, по кото­рым осуществляется и не осуществляется службой документаци­онного обеспечения контроль исполнения и т. д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкрети­зирован или дополнен объемом содержащейся в документах инфор­мации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, испол­нителей и т.д.

Решающими при организации документопотоков являются их структура, режим и направление движения. Внешние по отношению к организации или другой управленческой структуре потоки доку­ментов сливаются в единый в пункте их экспедиционной обработки и регистрации, затем распадаются вновь, расходясь по исполните­лям. По функционально-целевому назначению в основном это ин­формационные документы о состоянии объектов управления, доку­ментация плановая, распорядительная, финансовая. Безусловно, со­став входящей документации значительно пестрее, ее точный состав зависит от специфики деятельности конкретной управленческой структуры.

Отчетная, распорядительная, справочно-информационная и финансовая документация, сливаясь со специфической документа­цией, образует поток исходящих документов субъекта управления.

К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропу­скная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка со­трудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потреби­телей.

Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации.

Необходимость такого деления вызвана тем, что поток периоди­ческой документной информации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного пе­риода. Документы этого потока (плановая, финансовая, статистиче­ская и т.д.) движутся в организациях по строго определенным на­правлениям, и при четком определении границ этого потока их до­ведение до исполнителей может проводиться без участия руководст­ва. Практическая реализация этого положения нашла отражение в составлении списков нерегистрируемых централизованно в службе документационного обеспечения групп документов. В их состав обычно включают:

поздравительные письма и телеграммы;

пригласительные билеты;

корреспонденцию с пометкой «лично»;

документы первичного бухгалтерского учета (банковские счета, фондовые извещения, прейскуранты, кредитные справки и т. д.);

документы первичного материального учета (накладные, наря­ды, заявки, копии платежных требований и т. д.);

документы первичного статистического учета и отчетности (в соответствии с унифицированными системами документации);

документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (постановления о наложении справок, объяснительные записки, планы, программы и т. д.);

документы и другие материалы по вопросам технической инфор­мации, торговли (периодические издания, рекламные материалы, плакаты, выставочные буклеты и т. д.);

документы, поступающие в адрес общественных организаций.

Наличие в системе документооборота переменной части опреде­ляет специфику адресности движения документов и режимы их об­работки. Именно с этой целью часть поступающих документов на­правляется на рассмотрение руководства и дополняется резолюцией, содержащей в обязательном порядке недостающую информацию об адресах исполнителей и, как правило, режиме исполнения.

Поэтому затраты руководителей на рассмотрение поступающей корреспонденции определяются прежде всего долей переменной ча­сти, а не его личным стилем работы. Возможности уменьшения на­грузки руководителей в обработке корреспонденции лежат в области анализа состава этой корреспонденции, определения степени ее пе­риодичности и расширения на этой основе состава постоянной час­ти входящего и исходящего документопотоков. Так, для постоянной части исходящего документопотока целесообразно широкое делеги­рование полномочий подписания документов, такое делегирование не ограничено законодательством и находится в компетенции руко­водителя организации.

Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определен состав и объем составляющих его до­кументов и содержащихся в них сведений, установлены рациональные схемы их движения. На государственном и отраслевом уровне задачи упорядочения постоянных документопотоков решаются путем разра­ботки и внедрения общероссийских и отраслевых унифицированных систем документации (УСД), установления рациональной периодично­сти или сроков предоставления документов постоянным корреспон­дентам, зафиксированным в системах управления.

В организациях на основе действующих УСД, собственного опы­та и сложившейся практики целесообразно также проведение работ по рационализации документопотоков. Поскольку документопотоки - это отражение производственных, управленческих задач и ситуаций, исследовать потоки документов можно только в комплек­се с определением содержания и особенностей деятельности субъек­тов и объектов управления, выявлением системы принятия решений в исследуемых объектах и фиксацией полного состава информаци­онного обеспечения принятия этих решений, вычленением той его части, которая обеспечивается циркулирующими в организации до­кументами.

Основные цели исследования документопотоков организаций: повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоемкости обработки документов. Наиболее эффективными современными методами совершенст­вования потоков документов в настоящее время являются: создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов; унификация текстов документов; построение эффектив­ных информационно-поисковых систем; регламентирование документообразования и прохождения документов; введение компьютер­ных технологий обработки информации.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно про­стым и наглядным средством является составление графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые над документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а через них и финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов.

Особенностью анализа документопотоков является включение в исследование не только самих процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы докумен­тов. Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного письма с сообщением о проведении конференции для 100 адресатов на двух листах приводится ниже (табл. 8.2).

Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов как по операциям формирования содержащейся в них информации, так и по операциям обработки самих носителей информации. С помощью оперограмм можно систематизи­ровать содержание, рационализировать маршруты документов, опре­делить виды работ по документированию управленческих процессов.

Таблица 8.2

Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного

письма с сообщением о проведении конференции

для 100 адресатов на двух листах

Выдержка из оперограммы подготовки и принятия решения приведена ниже.

Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для на­глядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принимаемого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления информа­ции: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы.

На основе построения документограмм, например, определяет­ся количество документов в структурном подразделении организа­ции, состав исполнителей, порядок движения документов, трудоем­кость их обработки.

Рассмотрим документограмму управления цехом:

Построение подобных документограмм - первый этап разработки комплекта унифицированных документов, унификации их текстов.

Если количество документов по конкретной задаче не превыша­ет 10-20 в год, то для отображения результатов обследования может использоваться схема документооборота, например схема контроля исполнения документов:

При более сложных методах обработки собранных сведений, гене­рирования новых идей, проектирования банка данных анализ произво­дится с помощью построения информационных моделей. Составлен­ные тем или иным методом модели организации документооборота могут иметь самостоятельное значение и должны быть утверждены в качестве нормативных документов организации. Однако на практике исходя из удобства пользования, традиций, модели организации доку­ментооборота включаются в инструкции по делопроизводству.

Результаты аналитической работы по изучению, регулированию и оптимизации документооборота являются основой для подготовки раздела об этапах содержания и обработки внутренних и исходящих документов. По качеству подготовки этих разделов можно судить о научно-методическом потенциале действующей в организации служ­бы документационного обеспечения и культуре труда руководства и сотрудников.

8.3. Методы учета и сокращения

документооборота

8.3.1. Учет количества и качества документов

организации

Подсчет объема документооборота может проводиться как в це­лом по отрасли народного хозяйства, так и в отдельных звеньях уп­равления: производственном объединении, отдельной организации, структурном подразделении или службе.

Службой документационного обеспечения организаций, как правило, ежегодно проводится учет количества документов. Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования, приобретения технических средств обработки документов. Анализ документооборота может по­казать общую напряженность труда сотрудников, динамику этой напряженности в течение года и другую интересующую статистику.

Для того чтобы эта работа приносила действительную отдачу, ее следует положить в основу планирования различных мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения и прогно­зирования эффективности проведения этих мероприятий. Такой подход предопределяет некоторое усложнение параметров, по кото­рым возможен учет количества документов, и ставит методику про­ведения подсчета в зависимость от его целей, но дает, в конечном счете, возможность многократного подведения итогов по каждому из параметров.

Количество размноженных документов и их тиражи служат ос­новными исходными данными при определении оптимальной технической оснащенности и технологии работы копировально-множительной службы

Объемы выполняемых машинописных работ при сопоставлении с типовыми нормами времени на машинописные работы позволяют определить необходимое количество технического персонала. г

Показатели количества документов различных сроков хранения позволяют более точно прогнозировать работу ведомственного архи­ва, необходимость и целесообразность проведения работ по микро­фильмированию документов.

Объем документооборота - основное средство определения ре­альных потребностей в организационной и вычислительной техни­ке, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.

Под объемом документооборота понимается количество доку­ментов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок вре­мени; например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета принимается как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения). Для упрощения подсчета рекомендуется доку­мент, размноженный в 10 экземплярах, учитывать как десять доку­ментов.

Качественный, всесторонний, квалифицированный подсчет и анализ документооборота в организациях следует проводить один раз в год специально выделенной группой сотрудников под руководст­вом службы документации. Подсчет и анализ документооборота обя­зателен при составлении табеля документов организации. При этом:

подсчет количества документов производится в местах их реги­страции по регистрационным формам;

нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения;

количество создаваемых машинописных копий определяется по журналам регистрации машинописных работ в машбюро и путем опроса сотрудников в структурных подразделениях при децентрали­зации машинописных работ;

подсчет тиражей документов может производиться по журналам регистрации заказов или заказам на копировально-множительные работы;

если в организации применяются унифицированные формы и составлен табель документов, куда включены и тиражи бланков, то в этом случае данные табеля используются при подсчете количества создаваемых документов и дополняются показателями общего тира­жа их размножения. Одновременно уточняется правильность установления в табеле тиража бланков и реальный расход бумаги за этот же период;

самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан;

также самостоятельно, по учетным карточкам и журналам, сле­дует учитывать и документы на машинных носителях, документы на микрофильмах на правах подлинников, объем научно-справочного аппарата службы документационного обеспечения.

Учет количества документов организации в соответствии С вы­бранной методикой может проводиться единовременно, периодиче­ски, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы документационного обеспечения. Результаты проведенной работы обобщаются по заранее определенным показателям и предо­ставляются руководству организации. При этом следует подготовить и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению.

Включение при подсчете количества документов смысловых показателей даст сведения для анализа эффективности работы всей организации и ее взаимоотношений с корреспондентами, например:

количество сопроводительных документов, не несущих смысло­вой нагрузки;

количество документов, присланных для сведения «на всякий

случай»; , количество повторных обращений по тому же вопросу и т.д.

Так, выборочный в течение года учет количества документов дает сведения о ритмичности работы не только службы документацион­ного обеспечения управления, но и, в какой-то мере, всей организа­ции.

Подсчет документооборота целесообразно, особенно при боль­ших объемах документов, проводить раздельно по каждому струк­турному подразделению, а внутри подразделений — по системам (группам) документации как общеуправленческим, так и специфич­ным для данной организации (отрасли). Результаты проводимых подсчетов должны суммироваться так, чтобы исключить повторный учет одного и того же документа. Выбор конкретной методики под­счета документооборота, учетных и торговых форм должен исходить из целей изучения этого вопроса.

Для удобства последующего анализа и многостороннего обоб­щения полученных результатов наиболее эффективным является за­пись на специальных карточках формата А5, листах формата А4 или в экранные таблицы нескольких характеристик документов, таких, например, как количество листов в документах, тираж, срок хранения, инициативный документ или ответ на запрос, формат бумаги, уточненных при выборе конкретной методики проведения подсчета документооборота. В первой графе учетной формы для получения более полных характеристик структуры документооборота целесооб­разно указать наименования (можно сокращенные) или номиналы документов (и коды по ОКУД), например протоколы заседаний ди­рекции, приказы о перемещениях сотрудников, докладные записки и т.д. Для заполнения этих показателей следует использовать табель документов организации. В конце каждой учетной формы следует предусмотреть возможность подведения итоговых данных по каждо­му показателю. В зависимости от количества документов на каждое структурное подразделение может быть заполнена одна или несколь­ко подобных форм.

В том случае, если в одном структурном подразделении функци­онируют документы, относящиеся к нескольким системам или раз­личным специфическим группам документации, на каждую из них целесообразно составлять самостоятельную форму. В дальнейшем сведения могут быть сгруппированы по любому из отраженных в них признаков.

Зафиксированные результаты подсчета документооборота могут быть использованы для проведения как количественного, так и ка­чественного анализа документов структурных подразделений и орга­низации в целом.

При подсчете общего количества документов возможно приме­нение усредненных показателей в пересчете на единый, наиболее употребимый в организации формат бумаги, например формат А4, а также, исходя из конкретной практики, на единый листаж докумен­тов, например в 3 — 5 листов.

Итоговые данные подсчета документооборота могут представлять­ся в графической форме. В графической форме для большей наглядно­сти целесообразно показывать динамику изменения количества созда­ваемых (получаемых) организацией документов в течение, например, года или сопоставление этих данных за несколько лет.

Для определения загруженности структурных подразделений работой с документами целесообразно составление итоговых таблиц, в которых итоговые данные сгруппированы по признакам, выделен­ным в соответствии с конкретными целями проведения анализа, например по системам документов, используемым в работе; по адре­сам рассылки (в подведомственные и вышестоящие органы управле­ния); по корреспондентам и т. д.

Составление итоговых диаграмм и таблиц позволяет более четко распределить обязанности, связанные с обработкой и созданием документов, между структурными подразделениями и между сотруд­никами в рамках самого структурного подразделения.

8.3.2. Сокращение объема документооборота

Документооборот или движение, прохождение документа между его составителями и потребителями — неотъемлемая часть документационного обеспечения любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения. Документооборот можно рассматривать как «функционирование», «деятельность» форм документов, перенос и доставку информации в нужный пункт и в установленное время.

Движение документов во всех случаях отражает организацион­ную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование доку­ментооборота в значительной степени связано с совершенствовани­ем самой структуры управления и не может рассматриваться изоли­рованно.

Существуют объективные факторы, прямо влияющие на рост количества документов - создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции.

Проблема роста количества документов, создаваемых в различ­ных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управ­ления, необычайно актуальна в настоящее время. Взрыв «документационной активности» общества приходится на 1960—1970 гг.; имен­но в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции. Рост до­кументации связан с целым комплексом причин. Это рост научных кадров, рост народонаселения и повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объ­ективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

Другая доминирующая причина возрастания количества цирку­лирующей в аппарате управления документации - внедрение техни­ческих средств в управленческий труд: в 60-х гг. - множительной техники, а с 70-х гг. - электронно-вычислительной. Соблазнитель­ная возможность легкого тиражирования, а затем и создания доку­ментов дала свои плоды - объем документации и соответственно расходования бумаги резко увеличился.

Следующая объективная причина заключается в свойстве доку­ментации при использовании возрастать, а не сокращаться, как это свойственно материально-техническим ресурсам. Чем больше обще­ство развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит и использует, что приводит к возникновению новой инфор­мации и т.п.

Имеется еще ряд причин возрастания документопотоков в на­стоящее время: недостаточная разработанность законодательной базы; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела «бумаготворчеством»; экстенсивное развитие документации, приво­дящее к вовлечению в «бумажную» бюрократическую деятельность все большего числа работающих.

Документы в аппарате управления нередко создаются как дань сво­еобразной традиции или как единственное выражение реакции орга­низации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структур­ных подразделений; большой поток неоправданной документации воз­никает при издании некачественных документов, особенно норматив­ных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. Увеличива­ются документопотоки также из-за несвоевременного выполнения по­ручений и заданий, из-за введения новых форм отчетного и справочно­го характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. Наконец, документооборот является неуправляемым, так как в стране отсутству­ет орган, который бы нес ответственность за состояние документации и ее объемы.

Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. Главный из них - несвоевременное или некаче­ственное выполнение поручений, договорных обязательств, что при­водит к появлению значительного количества дополнительных доку­ментов: напоминаний, претензий, рекламаций, корректировок, жа­лоб, докладных и объяснительных записок и т.д. Преодоление этих явлений возможно при помощи организации эффективной системы контроля исполнения документов и поручений и повышения испол­нительской дисциплины.

Задача сокращения объема документооборота имеет два основ­ных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Главное условие сокращения объемов документов - упорядоче­ние документообразования. Основным методом здесь выступает уни­фикация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в созда­нии систем документации, строго устанавливающих состав разрешен­ных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходи­мую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожа­лению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому так важно, чтобы при подготовке документов максимально широко ис­пользовались унифицированные формы, текст которых уже проду­ман и рационализирован.

Имея задачу сокращения расхода бумаги и экономию труда ра­ботников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесо­образно сокращать текст за счет: значительного уменьшения тради­ционных различного рода вводных частей и преамбул; исключения из служебной переписки немотивированных персональных обраще­ний и выражений благодарности и т.п. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замены ее экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преам­була, как правило, является перепечаткой этой справки).

Основные правила изложения текста изложены в разработанной ВНИИДАД «Методике унификации текстов управленческих доку­ментов».

Реальным путем сокращения объемов документации является построение эффективных информационно-поисковых систем. На­пример, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может быть и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому Может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное, длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличивают­ся. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании ком­пьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организа­ции информацию на своем рабочем месте по сети.

Бумажный документооборот может в ряде случаев быть заме­нен использованием телефонной связи и личной договоренности. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответст­венности за принятое устное обязательство, обещание, за выска­занную оценку. Особенно важен личный пример руководителя любого ранга, показывающего умение держать слово и выполнять устные обещания, восстановление традиции «честного купеческо­го слова».

Уменьшение физического размера документов - существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора и т.п.

По современным правилам размер бланка должен зависеть толь­ко от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату. Объем текста может сокращаться за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%. Объемные документы справочного характера и долговременного ис­пользования целесообразно изготавливать с заменяемыми страница­ми, что позволит не перепечатывать весь текст при внесении изме­нений. При подготовке документов оперативного характера рекомен­дуется использовать телеграфный стиль, писать ответы на самом за­просе, не писать дополнительной избыточной информации, увели­чивая информационный шум, и т.д.

Как было сказано выше, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного рас­смотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; приме­нения средств механизации и компьютерных технологий на всех эта­пах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов.

Важным современным средством совершенствования докумен­тооборота является компьютеризация операций составления и обра­ботки документов. Основной смысл его заключается в том, что тех­нические средства должны применяться на тех участках и такой про­изводительности, которые позволят получить экономический эф­фект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию. Напри­мер, нет смысла ставить быстродействующий конвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом.

При совершенствовании документооборота в условиях компью­терных технологий основное значение отводится месту и роли тех­ники в общей схеме движения документов. Построение компьютер­ной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.

Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» до­кументации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекоменду­ется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в ар­хив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.

Важное значение имеет соблюдение ГОСТа 6.10.4-84 «Унифици­рованные системы документации. Придание юридической силы до­кументам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этим стандартом, в частности, установлен единый комплекс обязательных реквизитов любых документов.

Литература к главе 8

1. Богатырев Р.Х. Основы делопроизводства в государственном ' аппарате. Учебное пособие. - Казань, Из-во Казанского Универси­тета, 1989. - 183 с.

2. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М., 1985. - 6 с.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., Главархив СССР, 1991. - 76 с.

4. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных ор-1 ганизационно-распорядительных документов. - М., ВНИИДАД, 1991. - 24 с.

5. Деловое досье фирмы. - М., ИВЦ Маркетинг, 1993. - 85 с.

6. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы I по документационному обеспечению управления.-М., Министер­ство труда,1995-27 с.

7. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные тре­бования кдокументам. - М., Из-во «Юр. колледж МГУ», 1994. - 87 с.

8. Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном биз­несе. Пер. с англ. - М., Сол Систем; Финансы и статистика. 1997.- 176 с.

9. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., Росархив,1995. — 67 с.

10. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справоч­ное пособие. - Киев, ВЫЩА ШКОЛА, 1988. - 314 с.

Глава 9 ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫХ СИСТЕМ И КОНТРОЛЯ

ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

9.1. Регистрация и индексация документов

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряже­ние специалистов всего массива информации по определенному во­просу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию о всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с по­следующей записью необходимых сведений о документе в регистра­ционной форме или входном формате. Главное назначение регистра­ции - придание документу юридической силы, подтверждение фак­та его создания или поступления.

Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не сущест­вует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традицион­но строится учет документов, поиск и контроль исполнения. Вместе с тем при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположениях специ­алистов об их существовании и возможном месте хранения. В соот­ветствии с Государственной системой документационного обеспече­ния управления (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, тре­бующие исполнения, учета и исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регист­рируются документы, используемые внутри или направляемые в дру­гие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он по­вторно, как правило, не регистрируется.

Регистрация документов производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержа­ния документов в местах их создания и исполнения. Например, при­казы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, при­казы по кадрам - в отделе кадров, бухгалтерская документация - в бухгалтерии, учебная документация - в учебной части и т.д. Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой систе­ме и единых правилах регистрации, на всеобщей доступности реги­страционных данных, естественно, с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обяза­тельным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило за год. Вме­сте с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, при­надлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т.д. и служат целям облегчения поиска.

Индексом документов, формируемых в дела только по названи­ям и авторам (бухгалтерские-балансы, протоколы, наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, кор­респондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, допол­ненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительно­го буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявле­ний и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополня­ется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.; при регистрации коллективных предложений, заявле­ний и жалоб проставляется только порядковый регистрационный номер; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой К, например 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и наложении дисциплинарных взысканий, увольнении; при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер из общего массива решений исполкома дополня­ется буквой П, например 74-П и т.д. Возможно использование и собственной системы буквенных индексов, например довольно час­то в кадровых документах используется индекс л/с - по личному составу.

Порядковый регистрационный номер может быть дополнен но­мером самого массива; так как при регистрации протоколов сессий представительных органов регистрационный порядковый номер за период созыва дополняется номером созыва, например номер про­токола второй сессии семнадцатого созыва - 2/17.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части доку­мента.

При регистрации документа индекс, как и другие его регистра­ционные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться дополнительные индек­сы и других реквизитов, которые вносятся при первичной регистра­ции или заполняются в процессе исполнения документа.

Классификация документов и информации является основой построения всех основных частей ИПС:

при регистрации - для выделения регистрируемых массивов документов;

при индексировании - проставляются индексы соответствую­щих классификационных справочников;

при индексировании документов и в ИПС ручного типа, и в автоматизированной;

при организации информационно-поисковых массивов, таких, как схема систематизации различных справочных и контрольных карточек;

при поиске документов и информации.

В ИПС разрабатываются и используются различные классифи­кационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил ввода и вывода документной информации в ИПС. В любой ИПС этот перечень будет зависеть и базироваться на комплексе регистра­ционных характеристик документа (автоматизированная ИПС) и на комплексе используемых карточек (традиционная ИПС).

В соответствии с регистрационными данными документа наиболь­шее распространение в ИПС находят следующие классификаторы:

название документа: классификатор названий документов;

автор (корреспондент): классификатор корреспондентов;

заголовок документов или его краткое содержание: классифика­тор вопросов деятельности организации;

резолюция: классификатор резолюций;

исполнитель: классификатор исполнителей;

отметка об исполнении: классификатор результатов исполнения документов;

адрес хранения: номенклатура дел.

Помимо перечисленных в конкретных ИПС могут составляться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. Для обеспечения информацион­ной совместимости поисковых массивов рекомендуется централизо­ванная разработка классификаторов в пределах одной отрасли, объ­единения или крупной организации.

Классификатор названий (видов) документов разрабатывается на основе всех документов, используемых в организации, как составля­емых, так и получаемых. При формулировании названий (видов) документов необходимо использовать наименования унифицирован­ных форм управленческих документов, вошедшие в Общероссийский классификатор управленческой документации, отраслевые унифици­рованные формы документов, основные положения ГСДОУ.

Классификатор названий (видов) документов может стать осно­вой для составления в организации различных перечней документов: «Перечня регистрируемых документов, подлежащих контролю испол­нения», «Перечня документов со сроками исполнения». На основа­нии классификатора рекомендуется составлять «Табель документов организации и ее структурных подразделений». В автоматизирован­ных ИПС классификатор видов документов используется при вводе информации о документе в базу данных и при поиске документа (сопоставление поискового образа документа и запроса).

Классификатор корреспондентов разрабатывается на основе пе­речня названий организаций, предприятий и учреждений, с которы­ми данная организация связана в своей деятельности. Состав и объ­ем классификатора корреспондентов обычно зависит от принадлеж­ности данной организации к определенной отрасли и уровня в сис­теме управления, от вопросов основной деятельности, которые она решает в пределах своей компетенции. Например, корреспондента­ми государственной службы, министерства будут высшие и централь­ные органы власти и управления, подведомственные предприятия, организации, учреждения, входящие в систему отраслевого управле­ния, включая научно-исследовательские, проектные, конструкторские и прочие организации, состоящие и не состоящие на самосто­ятельном балансе.

При применении автоматизированной обработки информации локальные индексы классификатора корреспондентов должны иметь возможность перехода на коды Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО). ОКПО включает предприятия и организации, состоящие на самостоятельном балансе и обладаю­щие правами и обязанностями юридического лица, в том числе пред­приятия и организации общероссийских министерств и ведомств, предприятия и организации субъектов федерации, органы государ­ственного управления, зарегистрированные частные компании, ас­социации и общественные организации.

Классификатор вопросов деятельности организации представляет собой перечень вопросов, входящих в компетенцию как организа­ции в целом, так и ее структурных подразделений. Классификатор разрабатывается на основе организационных и распорядительных документов, содержащих сведения о функциях, правах, обязанностях (уставы, положения об организации, положения о структурных подразделениях, приказы о распределении обязанностей между ру­ководителями организации, планы, отчеты о деятельности и др.).

При разработке классификатора вопросов деятельности местных представительных органов используется действующее законодатель­ство. Составление классификатора вопросов деятельности связано с выявлением всего круга вопросов и представлением их в удобной для пользователя системе.

Классификатор структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организаций, предприятий и учреждений. В отрасли может создаваться типовой классификатор структурных подразделений для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, научно-исследовательские институты и т.д.). Формулировки объектов в клас­сификаторе структурных подразделений даются в соответствии с действующими нормативными документами.

При разработке в отрасли типового классификатора структурных подразделений учитывается наличие различных наименований аналогичных структурных подразделений. Для их формулировок ис­пользуются наиболее распространенные названия с указанием воз­можных вариантов их толкования.

Систематизация объектов в классификаторе сохраняет последо­вательность наименований структурных подразделений, закреплен­ную в действующих нормативных документах (типовая структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Отличие заключается лишь в том, что в классификаторе на первое место ста­вится служба документационного обеспечения управления (управле­ния делами, канцелярии и т.д.). В классификатор структурных под­разделений включаются также общественные организации, общест­ва, союзы.

Классификатор исполнителей или только ответственных испол­нителей представляет собой перечень фамилий руководителей струк­турных подразделений, отвечающих за исполнение документов, по­ручений. Фамилии в классификаторе перечисляются в последова­тельности, соответствующей перечислению наименований структур­ных подразделений в действующих нормативах (типовая или при­мерная структура, структура и штатная численность, штатное распи­сание).

Ввод сведений о документе в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экран­ные формы, регистрационные журналы.

Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветные маркироваль­ные полосы по верхнему краю или по диагонали; ручные и механи­зированные регистрационные формы могут изготавливаться на бу­маге различных цветов и тонов.

Введение регистрационных журналов целесообразно для до­кументов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях мини­мального объема документооборота (в структурных подразделени­ях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-блан­ков, .что позволит заполнять их с помощью пишущей машины, принтера, других средств оргтехники и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память.

Так, с помощью копировально-множительной техники создание регистрационных форм может осуществляться методом копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем (автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д.) через прозрачный трафарет.

Применение 'копировально-множительной техники частично механизирует одну трудоемкую операцию регистрации - составле­ние и тиражирование РКК или других форм, в остальном технология регистрации не меняется.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.

Ручной информационно-поисковый массив организации состо­ит из картотек, составленных из регистрационно-контрольных и кодификационных тематических карточек и регистрационных жур­налов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают оператив­ный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся для регистрации документов.

Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справоч­ные картотеки (информационные базы данных), картотеки по предло­жениям, заявлениям и жалобам, тематические картотеки к ведомствен­ным нормативам: приказам, решениям, поручениям.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по не­исполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным под­разделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части кар­тотеки во вторую в соответствующие разделы и рубрики.

Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизиро­ваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогич­но целесообразно формировать и машинные базы данных.

В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справоч­ная картотека (база данных) или несколько самостоятельных.

Для более полного раскрытия содержания документов и повы­шения эффективности ИПС создаются кодификационные тематиче­ские картотеки (базы данных по нормативным актам), для которых рекомендуется использовать форму тематической карточки, приме­няемой в государственных архивах.

На каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, составляется отдельная карточка, поэтому один документ в зависи­мости от содержания может быть расписан на нескольких карточках. Систематизируется информация в соответствии с рубриками внут­рисистемного классификатора вопросов деятельности организации. Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек не применяются; индексы вопросов на документ не переносятся.

В базе данных (на оборотной стороне карточки) фиксируется информация об изменениях в действующих нормативах по данному вопросу; старые записи не уничтожаются. Кодификационные тема­тические карточки могут использоваться ведомственным архивом для организации поиска документов по вопросам.

Автоматизированный информационно-поисковый массив ведет­ся в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением.

Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства орга­низации. Также признано нецелесообразным вводить единую, строго регламентированную форму входного формата ИПС. Вме­сте с тем необходимость обеспечения совместимости, ясности и полноты информационного содержания информационных систем не подлежит сомнению.

Исходя из этого постулата организации делопроизводственных ИПС в ГСДОУ нормативно закреплен только состав показателей, которые должны быть введены в ИПС, и правила заполнения этих показателей для обеспечения их однозначного толкования (табл. 9.1).

Таблица 9.1

Состав нормативно закрепленных показателей для ввода в информационно-поисковую систему и правила их заполнения

Реквизиты

Пояснения по заполнению

Автор (корреспондент)

Название вида документа

Дата документа

Индекс документа

Дата поступления

Индекс поступления

Заголовок документа (краткое содержание)

Резолюция

Реквизиты

Срок исполнения

Отметка об исполнении

Отметка о направлении документа в дело

При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) – автора документа. При регистрации отправляемых локументов записывается название организации (лица) – корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации.

Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться.

Дата, писвоенная документу организацией-автором, записывается арабскими цифрами по русскому или европейскому стилю.

Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа.

Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа)

Индес переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам.

Переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа.

Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении – формируется составителем РКК.

Пояснение по заполнению

Проставляется арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа.

Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения.

Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя.

9.2. Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений - ключевая функция управления. Массив контрольных сведений вхо­дит в состав информационно-поисковой системы организации.

Цель контроля - содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает в себя несколько последователь­ных этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля исполнения докумен­тов.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уров­нях:

формализованный контроль своевременного исполнения;

контроль соответствия формы создаваемых документов их со­держанию;

контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различ­ными должностными лицами. Если контроль своевременности ис­полнения и соответствия экземпляров, подписей осуществляет толь­ко служба документационного обеспечения, то контроль правильно­сти использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего г обеспечивают сотрудники, ответственные за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих пол­номочий.

Контроль же по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального кон­трольного подразделения.

Основными задачами службы контроля исполнения являются:

отслеживание хода и фиксация фактического исполнения вхо­дящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

обобщение сведений, получаемых в процессе отслеживания хода и результатов исполнения, и доведение этих сведений до руководст­ва в удобном формализованном виде;

выработка предложений по ускорению документопотоков и ук­реплению исполнительской дисциплины.

По решению руководства организации контроль за исполнени­ем документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы документационного обеспечения. Это довольно рас­пространенная практика при подготовке распорядительных докумен­тов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любо­го из сотрудников или взят удостоверяющим документ руководите­лем на себя. Но централизация контроля за исполнением докумен­тов при этом является важным фактором его эффективной поста­новки.

В идеальном варианте контролируется исполнение всех докумен­тов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная цен­ность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, подлежащие контролю за исполнением, и документы, контроль за исполнением которых необязателен.

Основополагающим фактором при этом следует считать и нор­мативное обеспечение контрольной деятельности. Поэтому исходя из специфики и опыта работы в организациях составляются и ут­верждаются руководством в виде самостоятельного документа или в составе приложений к инструкции по делопроизводству методика постановки контроля исполнения документов и перечень документов, подлежащих контролю за исполнением.

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и рас­порядительных документов самого учреждения в перечень включают важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения. Вместо пе­речня включаемые в него сведения могут войти отдельной графой и в Табель документов организации, также утверждаемый директором. Перечень, независимо от выбранной формы, разрабатывается служ­бой документационного обеспечения с участием юридической служ­бы организации.

Информация о результатах контроля исполнения должна посту­пать тем руководителям, которые устанавливают необходимость кон­троля конкретных документов и сроки их исполнения. Необходи­мость этого требования не зависит от места контрольной службы в структуре организации. Так, если служба контроля входит в состав канцелярии, а та, в свою очередь, в состав управления делами, то независимо от этого информацию об исполнении документов и по­ручений контрольная служба должна направлять непосредственно руководству организации.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для периодически создаваемых документов, для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государ­ства, отдельных направлений деятельности или конкретной органи­зации определяются типовые сроки их исполнения.

Так, типовые сроки установлены законодательно в указах Пре­зидента, правительственных нормативных актах и, конечно, в госу­дарственных законах Российской Федерации и других стран, напри­мер для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хране­ния из ведомственных органов в государственные; для окончатель­ного введения в силу подписанных документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведом­ственных подзаконных актах, например о предоставлении статисти­ческой и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансо­вых и судебных инстанций и др. Часть сроков исполнения зафикси­рована в ГСДОУ и также выступает в качестве типовых, например исправления и рассмотрения протоколов разногласий к договорам, исполнения служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения и др.

В рамках конкретной организации могут быть установлены ти­повые сроки исполнения и для документов, не нашедших отраже­ния в законах и подзаконных нормативных актах. После их ут­верждения и включения в Табель форм или Инструкцию по дeлопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудни­ков организации.

Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тек­сте документа или резолюции при получении стороннего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а созда­ваемых — с момента их доведения до исполнителей, если в докумен­те, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который мо­жет быть откорректирован по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликатом регис­трационного формата. При применении журнальной формы реги­страции контроль исполнения ведется на самостоятельных фор­матах.

При контроле устных поручений руководителя, незарегистриро­ванных документов, при возвращении к документам, считавшимися исполненными, контрольный экземпляр входного формата заполня­ется в самой контрольной службе. Для этого в схемах документообо­рота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобны­ми документами.

При постановке на контроль документов, содержащих ряд зада­ний, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.

На левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено ГОСТом 6.38-90 место для проставления специальной отметки о кон­троле исполнения.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы неза­висимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам испол­нения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.

В течение срока исполнения документа профессионально орга­низованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представлен­ной информации несут исполнители.

Проверки могут фиксироваться в устной или письменной фор­ме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному зада­нию, так и отдельному документу и исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о доку­ментах, находящихся в одном или нескольких структурных подраз­делениях.

Проверка хода исполнения в соответствии с УСОРД и ГСДОУ должна осуществляться в следующие сроки:

задания последующих лет — не реже одного раза в год;

задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до исте­чения срока исполнения.

Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь долж­ностное лицо, установившее контроль, либо ответственный испол­нитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообще­ния результатов заинтересованным лицам и организациям или дру­гого документированного подтверждения исполнения. На самом документе проставляется в правом нижнем углу отметка, подписан­ная лицом, подтверждающим исполнение. Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сро­ков исполнения.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. В конфликтной с исполнителем ситуации вопрос о снятии документа с контроля должно решать либо лицо, установившее контроль, либо руководство организации.

По усмотрению руководства сведения об исполнении докумен­тов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением доку­ментов периодически анализируются. Как правило, сведения о со­стоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Наибольшую наглядность результаты работы исполнителей будут иметь, если в месячных сводках, представляемых руководству, указывается:

общее количество документов, находящихся в работе у испол­нителя;

количество (процент) выполненных с опережением установлен­ных сроков;

количество (процент) не выполненных или выполненных позд­нее установленных сроков;

задержки исполнения в рабочих долях;

причины задержек исполнения документов.

Характерные причины неисполнения документов в срок:

слишком высокая степень централизации полномочий;

перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;

недисциплинированность сотрудников и подведомственных ор­ганизаций;

недостаточные сроки для качественного исполнения;

нерациональная система документооборота;

недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполни­тельской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Литература к главе 9

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., Главархив СССР, 1991. – 76 с.

2. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. –М., ВНИИДАД.

3. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на рабо­ты по документационному обеспечению управления. - М, Изд-во Министерства труда, 1995. - 27 с.

4. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные тре­бования к документам. - М., Из-во «Юр. колледж МГУ», 1994. - 87 с.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив,1995. - 67 с.

6. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. -М., ПРИОР, 1997.- 194с.

Глава 10 СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ

ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

10.1. Определение ценности документов

и документной информации

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии:

документирование, понимаемое как особыми способами удос­товеренная фиксация информации на различных носителях;

использование, включающее и учет документов в текущей дея­тельности граждан и организаций;

хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных но­сителях и с использованием всевозможных средств их доставки, не­одинакова.

Некоторые документы необходимы только для оперативной рабо­ты с ними в течение достаточно ограниченного времени. Другие, отра­жающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историчес­кое, экономическое значение. И как памятники истории и культуры они, наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны сохраняться максимально долго, т.е., по документной терми­нологии, постоянно. Документы, содержащие информацию о гражда­нах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и так далее, имеют социальное значение и должны сохраняться на всем протяжении жиз­ни человека, но они утрачивают свою ценность в конечном счете, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного индивидуума.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач систе­мы управления появляется возможность проведения оценки ценно­сти документной информации, циркулирующей в любой системе управления.

Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение фор­мы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля за испол­нением документов.

Именно регистрация наиболее тесно связана с изучением цен­ности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспер­тиза ценности документов».

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведе­ния экспертизы ценности документов, созданных и полученных из­вне, а также для рассмотрения нормативно-методических докумен­тов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм докумен­тов и других вопросов, создаются постоянно действующие эксперт­ные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечислен­ных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

ЭК действуют -на основании утвержденных руководителями ор­ганизации Положений о постоянно действующей экспертной комис­сии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Федеральной архивной службой России (Росархивом) в 1995 г. утверждено Примерное поло­жение об ЭК организации.

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан также ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности различных функциональных групп документов:

изобретений и открытий;

документов с повторяющейся информацией;

научно-технической документации;

производственных автоматизированных систем управления;

редакционных документов и т.д.

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место органи­зации, деятеля науки, культуры, политики в системе государствен­ного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования до­кументов. Критериями оценки содержания можно назвать значи­мость события, явления, предмета и фактов, отраженных в докумен­тах, значение зафиксированной в документах информации, ее по­вторяемость в других документах, целевое назначение, разновидность конкретного документа. К критериям оценки внешних особеннос­тей документа относятся: юридическая достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохож­дении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собст­венные, специфические критерии их оценки: значимость информа­ции для развития науки, техники, производства, новизна поставлен­ных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, эко­номическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

В соответствии с многогранностью оценки документов и фор­мируется состав ЭК. Члены комиссии должны хорошо знать функ­ции, структуру своей организации, систему документационного обес­печения - состав и содержание всей совокупности документов. ЭК создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифи­цированных сотрудников. В ее состав обязательно включают:

должностное лицо, ответственное за документационное обеспе­чение организации;

должностное лицо, ответственное за архив организации; специалистов по научной, технической, учебной, производствен­ной и другим видам документации;

специалиста по обеспечению защиты информации и др. . Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместите­лей руководителя организации, секретарем — секретарь организации или сотрудник службы документационного обеспечения или архива. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

ЭК - совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законо­дательству он несет ответственность за сохранность документов. Объектами рассмотрения комиссии являются:

ежегодно пересоставляемая номенклатура дел; описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хра­нения;

акты об аннулировании и о выделении к уничтожению докумен­тов и дел независимо от вида носителя;

комплексы документов (дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях) на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.

Протоколы ЭК о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об уве­личении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими Перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтоже­нию в государственных учреждениях и других организациях утверж­даются руководителем только после их согласования с соответству­ющим органом Архивной службы.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению рассмат­риваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения.и по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

10.2. Общие требования к систематизации

документов и формированию дел

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значи­тельной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной ра­боты в организациях, но и для последующего хранения и использо­вания документов в ведомственных, государственных архивах. Еди­ный подход к классификации документов в организации обеспечи­вает номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сро­ков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенк­латура дел является классификационным справочником, обязатель­ным для составления во всех государственных организациях, и долж­на содержать полный перечень дел, заводимый всеми структурными подразделениями.

Номенклатура дел закрепляет классификацию, (группировку) исполненных документов вдела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел; служит основным учетным документом в дело­производстве. В ведомственном архиве она используется в качестве учетного документа для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Она используется в качестве основы при составлении опи­сей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номен­клатура дел используется также для организации информационно-поисковой системы, т.е. классификационная основа номенклатуры является одновременно и основой для построения различных карто­тек, справочников и указателей.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: ти­повая, примерная и номенклатура дел организации, называемая кон­кретной, индивидуальной.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются служ­бами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Это дает возможность добиться единства в классификации докумен­тов однородных организаций внутри отрасли, т.е. организаций с од­нотипным характером деятельности и составом документации. При­мерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территори­альной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследо­вательских и проектных институтов, издательств, творческих сою­зов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперати­вов и ассоциаций и т.д. (в дальнейшем - организаций).

Примерные и типовые номенклатуры дел имеют большое значе­ние для оптимизации и сокращения состава документов, включае­мых в состав Архивного фонда России. Например, при поступлении в один государственный архив документов от вышестоящих и подчи­ненных организаций дублетность может быть выявлена уже при со­ставлении их номенклатур дел. В этом случае в примерной (или типовой) номенклатуре делается отметка, от какой конкретно орга­низации будет приниматься на хранение данная категория докумен­тов. Таким образом, примерные и типовые номенклатуры дел могут конкретизировать Перечни... документов... с указанием сроков их хранения.

Особенно целесообразно составление примерных (типовых) но­менклатур дел для групп соподчиненных организаций, из которых одна является организацией сплошного, а другая - выборочного приема документов в состав государственной части Архивного Фон­да России. Например, подобный ряд номенклатур может быть со­ставлен для областных и районных (муниципальных) организаций - школ, финансовых органов, органов статистики и др.

Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая но­менклатура дел - нормативный документ, обязательный для приме­нения в тех организациях, для которых она разработана.

Примерные номенклатуры дел в отличие от типовых носят реко­мендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются.

Примерные и типовые номенклатуры дел в порядке оказания методической помощи могут разрабатываться организациями Госу­дарственной архивной службы на договорных началах.

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласова­ны с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, адми­нистративно-территориального органа управления. При стабильности функций переработку и переутверждение примерных (типовых) номен­клатур дел проводят, как правило, один раз в 10 лет.

Федеральные и республиканские организации могут утверждать примерные номенклатуры дел для всех категорий организаций своей системы, областные соответственно для организаций районного зве­на и ниже.

Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел, каждая организация должна составлять свою номенклатуру. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба документации; ведомственный архив оказывает методиче­скую и практическую помощь и контролирует правильное комплек­тование дел документами.

Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подраз­делениях организации. В структурных подразделениях номенклату­ры дел обычно разрабатываются ответственными за документацию с привлечением ведущих специалистов.

Одним из первых этапов составления номенклатуры дел являет­ся изучение документов организации. В номенклатуру дел включа­ются все документы, составляемые в данной организации и посту­пившие в нее из других организаций. При этом изучаются положе­ния (устав) организации и ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные инструкции сотрудников, раз­личные классификаторы документов, используемые в работе, типо­вой ведомственный перечень документов с указанием сроков хране­ния номенклатуры дел за прошедшие годы, описи для постоянного и долговременного хранения, документы, характеризующие основ­ную деятельность организации. В нее также включаются документы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т.д.) Документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с гри­фом ДСП подлежат обязательному включению в номенклатуру дел организации. Кроме того, в номенклатуру включаются дела времен­но действующих органов, документы которых служат правовым ос­нованием для подтверждения полномочий организации или прекра­щения ее деятельности. В номенклатуру включаются также незакон­ченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть уч­тены все справочные картотеки и журналы к документам.

В процессе работы организации в течении года могут возникать новые документируемые участки и соответственно новые дела, кото­рые также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются различные печатные изда­ния, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в справочно-информационных фондах, научно-технических библиоте­ках или других подразделениях организации.

Номенклатура дел организации на следующий календарный год составляется в 3-4-м кварталах текущего года. Составленные в каж­дом структурном подразделении организации номенклатуры дел ви­зируются ее руководителем. При наличии в организации ЭК в струк­турных подразделениях они согласовывают номенклатуру дел своих структурных подразделении.

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ и направляется на согласование с ЭПК соответствую­щего архивного учреждения. После согласования с ЭПК архивного учреждения номенклатура дел организации утверждается ее руково­дителем (заместителем руководителя организации, курирующим службу ДОУ).

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в дейст­вие с 1 января следующего календарного года и действует в течение 5 лет. Она подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких измене­ний номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необхо­димости корректируют и автоматически вводят в действие с 1 января следующего года. В том случае, если организации имеют сезонный характер деятельности (экспедиции, театры, учебные заведения и другие, делопроизводственный год в которых начинается и оканчи­вается в соответствии с сезонностью деятельности), номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.

Корректировку номенклатуры дел рекомендуется проводить сле­дующим образом: в конце текущего года руководители службы ДОУ и ведомственного архива проводят совещание с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. На нем анализи­руют разделы номенклатуры дел текущего года, определяют правиль­ность формулировок заголовков дел, проверяют соблюдение указан­ных сроков хранения дел, полноту отражения в номенклатуре всего комплекса документов. В процессе обсуждения и анализа номенкла­туры дел определяется необходимость ее корректировки.

Номенклатура дел организации печатается в необходимом коли­честве экземпляров. При этом необходимо учитывать, что первый экземпляр помещается в дело, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий экземпляр служит в качестве учетного до­кумента в ведомственном архиве, четвертый экземпляр остается по­сле согласования в соответствующем архивном учреждении, пятый экземпляр может в виде выписок передаваться для работы в соответ­ствующие структурные подразделения организации. Все экземпля­ры, кроме первого, могут не выводиться на бумагу по согласованию с соответствующими органами Архивной службы.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации явля­ется документом постоянного хранения и включается в раздел но­менклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, так же как и все контрольные и справочные картотеки.

Порядок составления и утверждения номенклатур дел организа­ций, которые не передают документы на постоянное хранение в го­сударственные архивы, не очень отличается от описанного выше. Для них согласование с ЭПК архивного учреждения заменяется согласо­ванием с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации.

Номенклатура дел составляется по следующей форме:

Название раздела

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хране­ния дела (тома, части), №№ .статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных подразделений, расположенных в соответст­вии с утвержденной структурой организации. При этом в качестве пер­вого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу ДОУ, поскольку именно там собирается организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в нормативных доку­ментах (утвержденная структура, структура и штатная численность). Например: служба документационного обеспечения, плановый отдел, производственно-технический отдел, отдел техники безопасности, бух­галтерия, отдел кадров и т.д. При наличии в организации классифика­тора структурных подразделений он используется в качестве классифи­кационной схемы номенклатуры дел, т.е. служит ее разделами. При ука­зании названия раздела обязательно проставляется и его индекс, на­пример: канцелярия — 01, учебный отдел — 02 и т.д.

В первой графе номенклатуры указываются индексы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. Например: 01-1, 01-2, ... 01-12..., 02-1, 02-2, ...02-35 и т.д.

Классификационная схема министерств, ведомств, других орга­низаций со сложной структурой обычно состоит из разделов и под­разделов, соответствующих конкретным управлениям и отделам. В этом случае номенклатура дел структурного подразделения (управ­ления министерства, ведомства и т.д.) оформляется на общем блан­ке; в качестве заголовка указывается делопроизводственный год.

В названии раздела номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов) конкретного управления и его индекс. Индекс в данном случае будет состоять из индекса управле­ния, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия - 01.1, отдел пра­вительственной переписки - 01.2, бюро жалоб - 01.3 и т.д.; индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.

Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последователь­ность наименований дел:

организационно-распорядительная документация; плановая документация; отчетная документация;

документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполне­ния основной деятельности;

документация, относящаяся к учетно-справочной работе с доку­ментами.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наимено­вания дел рекомендуется систематизировать по уровням: документа­ция вышестоящих организаций, документация организации-фондообразователя.

Так, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно использовать единую последовательность распо­ложения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной ор­ганизации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно, превышать 250 листов. Поэтому при большом объе­ме документов, относящемся к одному делу, допускается формиро­вание томов, частей.

В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хране­ния дел в соответствии с определенными перечнями.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней простав­ляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о сотрудни­ках, ответственных за документацию и формирование дел в струк­турных подразделениях, о передаче дел в другую организацию, о местонахождении подлинника, о передаче дел в ведомственный ар­хив и т.п. Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективнос