textarchive.ru

Главная > Документ



МЕТОДИЧЕСКИе МАТЕРИАЛы
ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ
ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

по курсу

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ

Для студентов экономического факультета

Москва

Институт международного права и экономики имени А.С. Грибоедова

2003

УТВЕРЖДЕНО
кафедрой менеджмента

С о с т а в и т е л ь – канд. ист. наук, доц. М.И. Додонова

Р е ц е н з е н т – доцент кафедры документоведения РГГУ Л.В. Санкина

Методические материалы для проведения практических занятий по курсу «Документационное обеспечение управления». – М.: ИМПЭ им. А.С. Грибоедова, 2003. – 62 с.

Практические занятия позволяют закрепить теоретический материал основного лекционного курса ДОУ и приобрести навыки составления документов управления с применением компьютера и в ручном (неавтоматизированном) режиме.

В основе методических материалов использованы реальные ситуации управленческой практики документирования в государственных и негосударственных организациях с учетом государственных нормативно-методических актов и тематики ведущих направлений подготовки специалистов экономического факультета института по всем формам обучения.

Подготовлен на экономическом факультете.

© ДодоноваМ.И., 2003

Введение

Основная цель разработки методических материалов научить грамотно проектировать бланки документов организаций различных форм собственности и обучить каждого студента на основе индивидуальных заданий самостоятельному составлению наиболее массовых документов управления, относящихся к «Унифицированной системе организационно-распорядительной документации», то есть к той системе, документы которой сопровождают практически любое административное действие организации.

Поиск современных форм освоения учебного материала и адаптация его к нуждам подготовки специалистов высшего и среднего звена управления становится необходимым условием качественного образования независимо от того, на каком уровне оно осуществляется – университет, институт, специальные профилированные учебные заведения.

Приобретение навыков составления документов на основе реальных или приближенных к реальным управленческих ситуаций связывает в единое целое весь комплекс учебных дисциплин, таких как «Документационное обеспечение управления», «Менеджмент», «Информатика», «Административно-хозяйствен­ная деятельность».

В программу курса «Документационное обеспечение управления» включены темы «Требования к оформлению документов», «Организация документооборота», которые позволяют определить не только место, время и вид создаваемого документа, но и весь механизм его обработки: от создания проекта или черновика традиционным или автоматизированным способом до окончательной редакции и подписания в любой экономической, управленческой и хозяйственной сфере деятельности.

Курс «Менеджмент» дает представление о полноте и достоверности использованной информации, способах принятия управленческих решений и их трансформации в конкретный вид документа, а также организации контроля над деятельностью объекта управления.

Освоение курса «Информатика» вырабатывает навыки работы над документами с использованием компьютера. Хозяйственная деятельность организации сопровождается созданием таких документов, как письма, заявки, докладные записки, договоры.

Глубокие структурные преобразования в государственном аппарате, создание коммерческих организаций и их взаимодействие в условиях рыночной экономики повлекло за собой и серьезные изменения в характере взаимоотношений государственных и негосударственных органов управления, а следовательно, и в характере документирования.

В сборнике был использован опыт кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета по проведению практических занятий.

Применение конкретных управленческих ситуаций требует от преподавателя индивидуального внимания к работе каждого студента как с позиций оценки навыков работы с компьютером, так и с точки зрения усвоения теоретических знаний, владения основами стилистики деловой речи.

Понятие бланка документа

Общеизвестно, что большинство документов составляется на бланках и прежде чем студенты не научаться создавать макеты бланков, приступать к выполнению заданий с ситуациями бесполезно.

Официальное понятие бланка документа дано в терминологическом стандарте и определяется как набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Другими словами бланк – это стандартный лист бумаги, содержащий справочные данные об организации или должностном лице – авторе документа.

Требования к бланкам изложены в Государственном стандарте Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р 6 30-2003).

Условно бланки документов могут относиться к органам государственной власти и управления, к негосударственным и общественным организациям, обществам:

  • государственным федеральным, региональным, муниципальным органам (министерства, государственные комитеты, префектуры, администрации, управы и т.д.);

  • международным и национальным общественным организациям (Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ), «Гринпис», «Красный крест» и т.д.);

  • церковным, благотворительным, попечительским учреждениям и фондам (Международная ассоциация «Примирение и согласие», «Далекие друзья», «Храм» и т.д.);

  • союзам, объединениям, защищающим коллективные интересы определенных групп населения («Союз композиторов РФ», «Общество защиты прав потребителей», «Союз ветеранов Великой отечественной войны» и т.д.);

  • политическим организациям и массовым движениям («Единая Россия», «Союз правых сил», «Российский общественно- политический центр» и т.д.);

  • выдающимся общественным и государственным деятелям (Фонд Академика Сахарова, Горбачев-Фонд).

В процессе форматирования бланка студентам предстоит определить, к какой форме собственности принадлежит данная организация, систему внутренней подчиненности и расположение этих данных на бланке.

Студентам необходимо объяснить, что при форматировании бланка с помощью компьютера устанавливаются параметры:

1. Параметры страницы на формате бумаги А4 и А5 (210 х 297 мм и 148 х 210 мм соответственно).

2. Размеры полей. Согласно ГОСТу Р 6-30-2003 размеры полей должны быть не менее:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

3. Выбор шрифта и его размера. Шрифты могут быть разнообразными при пользовании вычислительной техникой; при типографском изготовлении бланков, как правило, используются 6–24 кегли. При создании бланков с помощью компьютера в наименовании вышестоящей организации используется более мелкий шрифт, чем в наименовании организации – авторе документа. Однако надо иметь в виду, что шрифт должен соответствовать как статусу организации, должностного лица, имеющего индивидуальный бланк, так и виду документа (например, служебное и рекламное письма визуально могут во многом отличаться друг от друга; на рекламных письмах допускается цветовое оформление некоторых реквизитов).

4. Эмблема или товарный знак могут быть выполнены при помощи инструментов встроенного графического редактора. Эмблема или товарный знак (знак обслуживания) может иметь оригинальное художественное решение, отвечающее сущности или направлению деятельности фирмы, но необходимо помнить, что на документах не могут быть одновременно воспроизведены товарный знак и Герб Российской Федерации или ее субъекта.

Требования к форматированию бланка могут быть жесткими (регламентируемыми) и мягкими (эстетическими).

К жестким требованиям относятся:

  • функциональные (место организации в ведомственной иерархии);

  • конструкционные (использование твердых форматов бумаги);

  • юридические (достаточность состава реквизитов).

Мягкие эстетические требования включают:

  • дизайн эмблемы или товарного знака;

  • графическое и цветовое решение;

  • качество бумаги;

  • продольное или угловое расположение реквизитов.

Целесообразно объяснить студентам назначение бланка в качестве:

  • знака принадлежности к государственной и негосударственной структурам (Герб Российской Федерации или другого государства и т.д.);

  • формы ведомственного или личного общения (наличие адресата и

  • телефонов на бланке);

  • выражения престижа, межгосударственного общения и целевой направленности (эмблемы или торговые знаки);

  • правомочности обмена информации (правильность оформления реквизитов бланка, их полнота и достоверность).

Проектирование бланка

Студенты, используя приведенные образцы и варианты бланков, самостоятельно выявляют состав реквизитов бланка, устанавливают их расположение в границах формуляра-образца, размеры полей, шрифтов, определяя правильность выбора герба, эмблемы или товарного знака.

Обращается внимание на сферу распространения организационно-распорядительных документов, основные моменты, связанные с оформлением отдельных реквизитов (если до этого тема «Требования к составлению документов» не рассматривалась детально в курсе лекций).

Чтобы успешно справиться с заданием по проектированию бланка документа, студенты должны хорошо разобраться в видах бланков и способах размещения реквизитов, т.е. с помощью преподавателя делается основной упор на проработку принципиальных вопросов ведомственной принадлежности, выбора вариантов углового или продольного расположения реквизитов, обращается внимание, где применяется бланк, а также возможности размещения реквизитов бланка при оформлении документов на иностранном языке.

Студенты должны иметь представление о требованиях к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков государственных учреждений с изображением герба, товарных знаков, о нормативных актах регламентирующих порядок работы с бланками.

При наличии часов, отведенных для практических занятий по теме «Бланк документа», студенты зарисовывают две схемы формуляра-образца с угловым и продольным расположением реквизитов (ГОСТ Р 6.30-2003). Эти макеты и будут основной для проектирования бланков и составления документов по управленческим ситуациям.

В распоряжение студентов предоставляются некоторые образцы современных бланков учреждений государственного и негосударственного сектора.

Существуют три вида бланков – для письма, общий бланк, бланк конкретного вида документа. Отдельные руководители высшего звена управления, их заместители, некоторые государственные и общественные деятели могут иметь должностные бланки.

Бланки имеют угловое и продольное расположение реквизитов, например:

Образец бланка для письма с угловым расположением реквизитов

Герб РФ

Федеральная миграционная

служба России

(ФМС РОССИИ)

107078, Москва, Б-78,

Боярский переулок, 4

Телефон 923-8945

_________________ N ______________

На №_____________ от _____________

Образец бланка для письма с продольным расположением реквизитов

Эмблема

ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНОГО ПРАВА И ЭКОНОМИКИ имени А.С. Грибоедова

THE INSTITUTE OF INTERNATIONAL LAW AND ECONOMICS named after A.S. Griboedov

Россия, 105066, Москва, ул. Спартаковская, д. 2/1, стр. 5

2/1, bld. 5, Spartakovskaya str., Moscow, Russia, 105066 tel.: (095) 263-2190

fax.: (095) 263-2191

______________ № _____________

На № ________ от _____________

Образец бланка конкретного вида документа

Герб субъекта РФ

Администрация Тульской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

10.05. 2003 № 3

г. Тула

Образец общего бланка организации с продольным расположением реквизитов

Федеральная архивная служба России

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

__________ № _________

Москва

Образец общего бланка с угловым расположением реквизитов

Эмблема

Открытое акционерное общество

ОАО

«Российский лен»

________ №_______

г. Смоленск

В соответствии с учредительными документами организации (уставами или положениями) на бланке могут быть размещены следующие реквизиты:

01 Государственный Герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема или товарный знак организации;

04 код организации

05 основной государственный регистрационный номер юридического лица;

06 идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 код формы документа;

08 наименование организации;

09 справочные данные об организации.

На бланках для письма размещают также реквизиты: 11 – дата документа, 12 – регистрационный номер документа, 13 – ссылка на дату и регистрационный номер документа.

Преподаватель дает пояснения на каких бланках учреждений и где размещается герб, эмблема, другие реквизиты, какие используются размеры шрифтов, приводит примеры рационального размещения реквизитов на различных бланках, обращая внимание на эстетическое решение их дизайна.

Делаются соответствующие пояснения по характеру сокращенного наименования организации, в ведении которой находится фирма или другое учреждение, рассказывается, как оформляются бланки филиалов, представительств, структурных подразделений, наименования организаций на иностранном языке. Все это расширяет кругозор понимания системы государственных и негосударственных учреждений, о которых может многое рассказать их бланк.

Задание 1

На основе предложенных вариантов бланков с недостающими или неправильно оформленными реквизитами, используя образцы, приведенные в ГОСТе Р 6-30-2003, спроектировать бланк:

  • для письма;

  • общий бланк;

  • бланк конкретного вида документа;

  • бланк должностного лица.

Каждый вариант бланка представить в виде продольного и углового расположения реквизитов, учитывая систему подчинения органа управления и требования к оформлению реквизитов бланка.

Варианты бланков:

  • Банк «Русский стандарт», 125252, Москва, Гоголевский б-р, д. 3;

  • Департамент регулирования внешнеэкономической деятельности Министерства экономического развития РФ;

  • Министерство образования РФ, Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова

  • ЗАО «Электрон», 118425, г. Зеленоград, Московский проспект, д. 34, тел./факс 537-98-75, ОГРН, ОКПО, ИНН;

  • Государственная противопожарная служба МВД России;

  • Муниципальный округ «Ясенево», Департамент образования, Художественный лицей;

  • Президент ассоциации Российских издателей экономической литературы проф. Рощин А.З.;

  • Определение Судебной коллегии Верховного Суда РФ;

  • ООО «Гильдия предпринимателей на Квесисской»;

  • Общество «Мемориал», Издательство «Звенья», 123570, Москва, Алексеевская, 12. Тел. (095) 284-71-11, факс (095) 284-46-50, е-mail

Расчетный счет в банке «Москва» № ........, ИНН;

  • ОАО Информационно-издательская группа «Новые известия», Общероссийская газета;

  • Открытое акционерное общество «Завод им. И.А. Лихачева» (АМО ЗИЛ), 109235, Москва, Автозаводская, 23. Тел. (095) 277-80-52, факс 232-77-64;

  • «Норд-сервис», Москва, 109234, ул. Лубянка, д. 12, оф. 35;

  • Президент компании «Прибой»;

  • Департамент ценных бумаг и финансовых рынков Минфина России;

  • НПО «Плазматех» Минхимпрома России 125341, Москва, ул. Зорге, д. 25. Тел. 198-54-33;

  • Госкомспорт России, Школа высшего спортивного мастерства Московской области;

  • Сибирско-уральская нефтегазовая компания «Сибур», Департамент делопроизводства, напоминание;

  • Центр холодильно-транспортных технологий «Мотек-Ц», Москва, Яузская наб., 43. Тел./факс, ОРГН, ИНН/КПП;

  • Управление торговли Правительства Москвы, отдел защиты прав потребителей;

  • Минздрав России, Республиканский детский кардиологический санаторий «Клязьма», Московская обл., г. Пушкино, Лесной городок, д. 19;

  • ООО «Конус», Финансовый консалтинг, г. Пермь, Московский просп., д. 23, стр. 1, оф. 24. Тел., е-mail;

  • Глава администрации Пушкинского района Московской области Н.М. Барков.

  • Институт информационных систем управления Государственного университета управления;

  • Инспекция Министерства по налогам и сборам РФ по г. Дубне, Волжский б-р, 56. Тел./факс, телетайп, ОРГН, ИНН.

Преподавателю отводится роль консультанта, посредника между студентом и учебным комплексом. Характер занятий напоминает семинары, где студенты могут свободно обмениваться мнениями и задавать вопросы.

С использованием компьютера при проектировании бланков применяется панель инструментов «Форматирование», которая содержит самые употребительные операции для создания бланка и текста документа. При помощи команд «Шрифт», «Размер шрифта» можно производить изменение бланка: центрирование, выравнивание с обеих сторон, смещение вправо и влево. Масштабная линейка даст возможность установить отступы в тексте бланка, заданную ширину для размещения всех реквизитов и размеров полей.

Выполненное задание по макетированию бланка согласовывается с преподавателем и после положительной оценки или доработки по замечаниям может быть засчитано как окончательный вариант.

Наибольший эффект от выполнения этого задания заключается в создании основы для последующего оформления реквизитов любого документа и получении некоторой информации о системе государственных и коммерческих организаций, общественных фондов, инофирм.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Требования к составлению
и оформлению документов

Терминологический ГОСТ определяет документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи во времени и пространстве» (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Деятельность любого учреждения обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документальную базу.

Правила подготовки ведомственных актов утверждены Постановлением Правительства РФ от 3 марта 1993 г. № 191 «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве».

Название вида документа должно соответствовать Указу Президента РФ «О нормативных актах центральных органов государственного управления Российской Федерации» от 21 марта 1993 г. № 104, а также компетенции органа управления, содержанию документируемого управленческого действия и, если имеется, Табелю унифицированных форм документов.

Негосударственные организации должны также ориентироваться в работе с документами на вышеуказанные нормативные акты.

Документирование управленческой деятельности может заключаться как в создании единичного документа, так и в создании совокупности документов или пакета документов, связывающих в общий комплекс ряд взаимозависимых управленческих действий.

Документ должен иметь обязательные реквизиты, обеспечивающие юридическую силу: наименование организации, название вида документа или его унифицированной формы, заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись. Кроме того, ряд документов может иметь дополнительные реквизиты: номер регистрации (для актов, подлежащих обязательной регистрации, пометы о наличии предшествующей переписки, идентификатор электронной копии, отметку о публикации в СМИ и т.п.).

Состав реквизитов и требования к их оформлению изложены в Государственном стандарте Р 6. 30-2003, который включает следующие реквизиты УСОРД:

01 Государственный Герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 код организации;

05 основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет ИНН/КПП;

07 код формы документа;

08 наименование организации;

09 справочные данные об организации;

10 наименование вида документа;

11 дата документа;

12 регистрационный номер документа;

13 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 место составления или издания документа;

15 адресат;

16 гриф утверждения документа;

17 резолюция;

18 заголовок к тексту;

19 отметка о контроле;

20 текст документа;

21 отметка о наличии приложения;

22 подпись;

23 гриф согласования документа;

24 визы согласования документа

25 оттиск печати;

26 отметка о заверении копии;

27 отметка об исполнителе;

28 отметка об исполнении документа и помещении его в дело;

29 отметка о поступлении документа в организацию;

30 идентификатор электронной копии документа.

Студенту, выполняющему задание по составлению документов, необходимо знать не только требования к реквизитам документов, но и какие функции выполняет тот или иной реквизит. Чаще всего это правовая или справочно-информационная функция. Так, реквизит «справочные данные об организации» означает почтовый адрес, номера телефона, факса, электронной почты, ОРГН, ИНН и другие необходимые сведения справочного характера.

Реквизит «подпись» означает ответственность лица, подписавшего документ, «гриф утверждения» означает предоставление права органу или должностному лицу утверждения соответствующих документов, отметка «в дело» означает процесс завершения работы над документом.

Студентам предлагается несколько вариантов управленческих ситуаций, которые могут быть представлены следующей группой документов:

  • справочно-информационные (справки, объяснительные записки, докладные записки, акты, служебные письма);

  • организационные (протокол);

  • распорядительные (приказы по основной деятельности).

Названные виды документов далеко не полностью соответствуют классификации организационно-распорядительной документации (ОРД) и представлению о ней в научной литературе.

Мы допускаем, что протокол можно лишь условно отнести к организационным документам, но, памятуя, что к ним относятся положения и уставы, которые очень трудно трансформировать в управленческую ситуацию, мы для примера оставляем только этот вид документа, который все же обычно несет в себе организационное начало.

В той же мере это относится к распорядительным документам – студентам трудно подготовить такой, например, важнейший документ, как постановление, указание или распоряжение, поэтому мы ограничимся лишь составлением приказов по основной деятельности.

Самое сложное в выполнении индивидуального задания – установить для каждой управленческой ситуации вид или виды применяемых документов, если речь идет не об одном, а о комплексе документов, в который «укладывается» каждый конкретный случай.

Можно упростить задание, обозначив в предлагаемой теме составление одного единственного документа, с чего мы обычно начинаем практические занятия. Но, обращая внимание студентов на сложность и многообразие управленческих связей, мы предлагаем

1–2 ситуации, объединяющие несколько видов документов. Начинать целесообразно с простых и достаточно распространенных документов, например, с информационных справок.

Составление и оформление
информационных справок

Справки – документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки бывают двух видов: информационные и удостоверяющие какой либо факт или событие и выдаются заинтересованным лицам и учреждениям.

Удостоверяющие справки наиболее многочисленны и имеют массовое распространение, поэтому представлены в трафаретной форме, и их составление в нашу задачу не входит.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации и могут носить инициативный характер или предоставляться по запросу.

Особенности оформления справки зависят от места, куда они адресованы – внутренние справки оформляются не на бланке, внешние – на бланке предпочтительно с угловым расположением реквизитов.

В состав формуляра внешней информационной справки входят следующие реквизиты:

  • наименование вышестоящей организации отраслевого, адми­ни­стра­тивного или договорного подчинения;

  • наименование организации или структурного подразделения юридический адрес;

  • название вида документа;

  • дата;

  • индекс;

  • место составления;

  • адресат;

  • заголовок к тексту;

  • текст;

  • подпись.

В некоторых случаях на внешней справке может быть виза, если ее содержание требует дополнительного согласования.

После названия организации через два межстрочных интервала указывается вид документа прописными буквами – СПРАВКА.

Дата оформляется цифровым способом (12.07.2003). Она является датой составления и датой подписания, дата согласования может быть оформлена другим числом.

Индекс проставляется на одной строке с датой и может состоять из порядкового номера, номера структурного подразделения и номера дела по номенклатуре дел (№ 02-07/14) или просто порядковый номер 14. Если справка оформлена не на бланке организации, порядковый номер можно не указывать.

«Место составления или издания» указывает на зарегистрированный почтовый адрес организации или место составления по факту описываемого действия, события, причем, географическое место составления должно соответствовать действующим Почтовым правилам или адресным справочникам (например «Атлас Московского региона»):



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Учебно-методические материалы для проведения практических занятий в рамках образовательной программы «преподавание истории и обществознания в соответствии с фгос общего образования»

    Документ
    ... Институт развития образования» УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЕМАТЕРИАЛЫДЛЯПРОВЕДЕНИЯПРАКТИЧЕСКИХЗАНЯТИЙ В РАМКАХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ ... Екатеринбург 2012 Учебно-методическиематериалыдляпроведенияпрактическихзанятий в рамках образовательной программы ...
  2. ЭКОНОМИКА ОТРАСЛИ Методические указания для проведения практических занятий для студентов специальностей 1-50 01 01 "

    Методические указания
    ... ” ЭКОНОМИКА ОТРАСЛИ Методические указания дляпроведенияпрактическихзанятийдля студентов специальностей 1- ... 50 01 01 "Технология пряжи, тканей, трикотажа и нетканых материалов" ...
  3. ЭКОНОМИКА ОТРАСЛИ Методические указания для проведения практических занятий для студентов специальностей 1-50 01 01 "

    Методические указания
    ... ” ЭКОНОМИКА ОТРАСЛИ Методические указания дляпроведенияпрактическихзанятийдля студентов специальностей 1- ... 50 01 01 "Технология пряжи, тканей, трикотажа и нетканых материалов" ...
  4. Для проведения практических занятий по курсу «Экономика управленческих решений» для студентов 5 курса специальности «Технология машиностроения» для студентов 6 курса специальности «Экономика и управление на предприятии»

    Методические указания
    ... УО «Барановичский государственный университет» МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ дляпроведенияпрактическихзанятий по курсу «Экономика ... в известность о происшедшем СМИ, подготовить материалыдля публикации в специальных изданиях с юридическим комментарием ...
  5. Методические рекомендации по проведению практических занятий

    Методические рекомендации
    Методические рекомендации по проведениюпрактическихзанятий Уважаемые коллеги! Без практических навыков начинать педагогическую ... практическихзанятий следует выделять несколько минут для фронтального опроса учащихся по лекционным материалам ...

Другие похожие документы..