textarchive.ru

Главная > Документ


"РАВНОВЕСИЕ", 2008

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ

Е.А.Новиков

Новиков Евгений Александрович - начальник отдела кадров ОАО "Саратовский молочный комбинат", автор ряда книг, в том числе: "Трудовые книжки"; "Организация делопроизводства службы управления персоналом"; "Образцы трудовых договоров", "Охрана труда за рубежом", "Беременность и работа". Автор ряда статей, в том числе: "Как правильно оформить пенсионное дело?", "Внешний совместитель", "Коммерческая тайна", "Как избежать ошибок при заключении трудового договора", "Коммерческая тайна. Что необходимо знать об этом", "Международная организация труда", "Порядок ведения трудовой книжки".

Глава 1. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

СЛУЖБЫ ПЕРСОНАЛА

Согласно п. 1 ст. 5 ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

1.1. Формы документов

Деятельность каждого предприятия связана с подготовкой большого количества различного вида документов. Только в одной службе персонала их огромное количество, и по тому, насколько умело и грамотно они оформляются, можно судить об эффективности работы данной службы. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти документы проходят через кадровую службу компании. Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.

Внутренние документы предприятия, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на следующие группы.

Локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы предприятия, устанавливают режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, систему оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Разрабатываются локальные нормативные акты в соответствии с действующим трудовым законодательством. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее - ТК РФ), например штраф или лишение права на отпуск, то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить неправовую норму внутреннего документа. Следует отметить, что локальные нормативные акты подразделяются на:

1) документы обязательного характера, т.е. предусмотренные ТК РФ:

- коллективный договор;

- структура предприятия и штатное расписание (форма Т-3);

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положение о конфиденциальной информации (коммерческой тайне);

- положение о защите персональных данных;

- должностные инструкции;

- график предоставления отпусков (форма Т-7);

- положение об оплате труда;

2) документы рекомендательного характера:

- положение о персонале;

- положение об аттестации (оценке) персонала;

- положение о структурном подразделении;

- план работы кадровой службы;

- прогноз потребности в кадрах;

3) документы, необходимые для предприятия кадрового делопроизводства:

- инструкция по ведению кадрового делопроизводства;

- табель форм документов по работе с персоналом;

- альбом форм документов по работе с персоналом;

- регистрационные книги.

Регистрационные журналы (книги) ведутся на предприятии для учета кадровой документации, например приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел. Правильный учет документа с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации придает ему юридическую силу.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69. А журнал учета приказов по личному составу или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается на предприятии в сводной форме:

- книга регистрации трудовых договоров;

- книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;

- книга регистрации приказов;

- книга регистрации протоколов;

- книга регистрации актов;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- книга регистрации личных дел;

- трудовой договор;

- договор о полной индивидуальной материальной ответственности;

- договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;

- внутренняя служебная переписка.

Внутренняя переписка на предприятии используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к руководителю предприятия с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, руководитель структурного подразделения направляет в адрес руководителя предприятия представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами предприятия, а также между должностными лицами и руководством предприятия:

- письмо о переводе;

- заявление;

- докладная записка;

- объяснительная записка;

- протокол;

- представление:

- представление о переводе;

- представление о поощрении;

- представление об увольнении;

- акты;

- распорядительные документы.

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя, с помощью которых он осуществляет полномочия по управлению предприятием, предусмотренные уставом. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.

К первой группе относятся: приказы по основной деятельности предприятия (по производственным вопросам, об утверждении штатного расписания); инструкции по кадровому делопроизводству, порядку проведения аттестации и т.д. Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность предприятия в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.

Ко второй - приказы по личному составу, например приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях. Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.

Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России:

1. Приказы по личному составу.

2. Унифицированные формы:

- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1);

- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1а);

- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5);

- приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма Т-5а);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма Т-6а);

- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8);

- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8а);

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9);

- приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма Т-9а);

- командировочное удостоверение работника (форма Т-10);

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11);

- приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а).

3. Приказы, имеющие произвольную форму:

- о вынесении взысканий;

- об изменении анкетно-биографических данных;

- об установлении профессии;

- о присвоении разряда;

- о совмещении профессий (должностей);

- об установлении надбавки;

- о замещении временно отсутствующего работника;

- о дежурстве;

- о привлечении к сверхурочным работам;

- об изменении режима работы.

4. Первичные учетные документы:

- личная карточка работника (форма Т-2);

- личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС);

- учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4);

- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12);

- табель учета использования рабочего времени (форма Т-13);

- акт о приеме работ (форма Т-73).

5. Личные документы:

- трудовая книжка.

Документы личного дела:

- личный листок по учету кадров;

- анкета поступающего на работу;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- копии документов об образовании;

- автобиография;

- характеристика;

- рекомендательное письмо;

- информационно-справочные документы.

6. Уведомление:

- уведомление о предстоящем увольнении;

- уведомление о сокращении штата;

- уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе;

- уведомление о праве отказаться от работы в ночное время;

- уведомление о получении трудовой книжки;

- справка с места работы.

7. Документы индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования:

- анкета застрахованного лица (форма АДВ-1);

- заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2);

- заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3);

- опись документов, передаваемых работодателем в ПФР (форма АДВ-6);

- справка о соответствии (форма АДВ-7);

- индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (форма СЗВ-1).

8. Документы, необходимые для привлечения иностранных работников:

- заявление о выдаче заключения на привлечение и использование иностранных работников;

- заявление о выдаче иностранному гражданину или лицу без гражданства разрешения на работу.

1.2. Правила оформления документов

При оформлении любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, необходимо руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. Данный стандарт устанавливает состав реквизитов документов, а также требования к оформлению реквизитов и бланкам документов. Необходимо отметить, что требования данного стандарта носят рекомендательный характер.

Для документов, изготовляемых на бланках, устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Причем бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

- 20 мм - левое поле;

- 10 мм - правое поле;

- 20 мм - верхнее поле;

- 20 мм - нижнее поле.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рис. 1) и продольный (рис. 2).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ РОСАРХИВ │

│ Государственное учреждение │

│ │

│ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения │

│ и архивного дела │

│ (ВНИИДАД) │

│ Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 │

│ Тел./факс (095) 718-78-74, E-mail: mail@ │

│ │

│ ОКНО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/771001001 │

│ │

│ _________________ N ____________________________ │

│ │

│ На N ____________ от ___________________________ │

│ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1. Образец оформления продольного бланка

письма предприятия

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ РОСАРХИВ │

│ Государственное учреждение │

│Всероссийский научно-исследовательский институт │

│ документоведения и архивного дела │

│ (ВНИИДАД) │

│ Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 │

│ Тел./факс (095) 718-78-74 │

│ E-mail: mail@ │

│ │

│ ОКНО 02842708, ОГРН 1027700380795, │

│ ИНН/КПП 7708033140/771001001 │

│ │

│ _________________ N ____________________________ │

│ │

│ На N ____________ от ___________________________ │

│ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2. Образец оформления углового бланка

письма предприятия

Для предприятия, его структурного подразделения или должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов.

Общий бланк (рис. 3). Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, дату документа, место составления или издания документа.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ РОСАРХИВ │

│ Государственное учреждение │

│ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения │

│ и архивного дела │

│ (ВНИИДАД) │

│ │

│ _______________ N _______________________ │

│ │

│ │

│ Москва │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 3. Образец оформления общего бланка предприятия

Бланк письма. Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), код предприятия, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), наименование предприятия, справочные данные о предприятии.

Бланк конкретного вида документа (рис. 4). Бланк конкретного вида документа, в зависимости от учредительных документов предприятия, включает в себя Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, или эмблему предприятия, или товарный знак (знак обслуживания)), наименование предприятия, наименование вида документа, место составления или издания документа.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ РОСАРХИВ │

│ Государственное учреждение │

│ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения │

│ и архивного дела │

│ (ВНИИДАД) │

│ │

│ ПРИКАЗ │

│ │

│ _______________ N _______________________ │

│ │

│ Москва │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 4. Образец оформления бланка конкретного



Скачать документ

Похожие документы:

  1. ГЛАВА 11 КЕЙС-ТЕСТ  НОВАЯ МЕТОДИКА ОЦЕНКИ И РАЗВИТИЯ ПОТЕНЦИАЛА УПРАВЛЕНЦЕВ Ключевые понятия главы

    Документ
    ... понятия главы: метод ... анализа деятельности службыперсонала организации, ... документов и правила их оформления. Требования к бланкам документов. Оформлениедокументов. Тема 3. Документы, регламентирующие управление персоналом и деятельность кадровых служб ...
  2. ГЛАВА 11 КЕЙС-ТЕСТ  НОВАЯ МЕТОДИКА ОЦЕНКИ И РАЗВИТИЯ ПОТЕНЦИАЛА УПРАВЛЕНЦЕВ Ключевые понятия главы

    Документ
    ... понятия главы: метод ... анализа деятельности службыперсонала организации, ... документов и правила их оформления. Требования к бланкам документов. Оформлениедокументов. Тема 3. Документы, регламентирующие управление персоналом и деятельность кадровых служб ...
  3. Требования к результатам освоения образовательной программы

    Документ
    ... Микешина Л. А. Философия познания. Полемические главы. М., 2002. 3. Рузавин Г. ... документов. Проектирование подсистемы организации труда персонала управления служб ... -распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов. – М.: Госстандарт ...
  4. Правила оформления документов

    Методические рекомендации
    ... система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов». Для закрепления изложенного материала ... . Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ); - нормативные документы по организации ...
  5. Организационно-распорядительная деятельность руководителя оу 3 нормативно-методические материалы регламентирующие работу с документами 4 основные требования к оформлению организационно-распорядительной документации 5

    Регламент
    ... требования Государственной налоговой инспекции, а также Федеральной архивной службы России к документам ... распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов». М.: Изд ... текст, название глав и рисунки ... -вспомогательного персонала на ...

Другие похожие документы..