textarchive.ru

Главная > Документ


Тайм-менеджмент

110 статей

1.Искусство планирования времени или Жизнь без стресса

Вы часто чувствуете, что у Вас нет времени на то, чтобы что-то сделать, побыть одному или еще как-то посвятить время себе? Наша жизнь становится чрезвычайно бурной. Иногда кажется, что жизнь со свистом пролетает мимо нас. Как же ее затормозить и заставить сбавить обороты? Ответ кроется в планировании времени. Особенно важно поместить в свое расписание дел строчку "Я".

Меняющееся время

Согласно исследованиям, сегодня до 90 процентов работающих людей жалуются на нехватку времени. Многочисленные методы, призванные помочь нам рационально распределить время, а также новые технологиями, которые помогают добиваться большей эффективности получают все большую популярность. В то время как новые технологии первоначально призваны помогать нам, они, в конце концов, только ускоряют нашу жизнь.

Изменение нашего отношения ко времени - шаг к сбавлению темпа жизни. Забота о сознании, фокус которого сосредоточен на текущем моменте, может помочь в облегчении стресса в настоящем и уменьшении беспокойства о будущем.

Работа над тем, что важно Вам и чего Вы хотите достичь в жизни - еще один важный шаг к умению распоряжаться временем. Однажды определив свои приоритеты, планируйте и распределяйте Ваше время в соответствии с ними, и увидите, что Вам стало проще находить решения и осуществлять любые задачи.

ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ
Существуют простые методы для распределения времени, такие как написание списков дел, ведение дневника с датами и четкое следование своим записям.

Организованное делопроизводство станет важным помощником в управлении Вашим временем. Небольшие временные затраты на организацию Вашего дня быстро окупятся и долго будут приносить "доход".

Марина Сибирзина, 30 летняя мать двоих детей, товаровед в крупном продуктовом магазине говорит, что стратегия планирования времени на работе и дома очень облегчила управление ее делами. "Дома, заметив дела, которые необходимо выполнить я, говорила себе: "У меня нет времени, я сделаю их позже". "Позже" никогда не наступало, - поясняет Марина. "Теперь дома я стараюсь быть настольно организованной, насколько это возможно и замечаю, что я использую свое время более эффективно, если у меня есть система, состоящая из трех листов: "сделать это:...", "лист приоритетов" и "список того, что уже сделано.

Эффективное распределение времени может помочь уменьшить количество стресса в вашей жизни.

Стресс может оказывать негативное влияние на психологическое здоровье, уменьшая вашу способность преодолевать давление внешних обстоятельств. Также он способствует возникновению проблем со здоровьем в будущем.

Теперь самые главные советы по распределению времени, которые применимы как для дома, так и для работы:

ЗАБЛАГОВРЕМЕННОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ.
Реалистично оценивайте длительность планируемого дела и добавляйте к этому времени еще немного, чтобы в Вашем расписании было окно для отвлечения и отдыха.

СОЗДАЙТЕ СИСТЕМУ, В КОТОРОЙ БУДЕТ ВРЕМЯ, ДОСТАТОЧНОЕ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ОДНОГО ДЕЛА, И ДЛЯ ПЕРЕХОДА К ДРУГОМУ. Как это сделать? - Четко планируйте Ваше время на каждый день, неделю и месяц.

ЗАНОСИТЕ ВАШИ ЗАДАНИЯ В ЛЕГКОДОСТУПНЫЕ ЗАПИСИ. Если у вас нет того, что нужно чтобы сделать дело, займитесь чем-то другим. Не ждите большого блока свободного времени, потому что оно вряд ли появится.

ПОРУЧАЙТЕ. Вы не сделаете все на свете сами. Если у Вас возникли проблемы, отложите некоторые повседневные дела. Оглянитесь вокруг. Может быть, вы найдете помощников. Сами же займитесь теми делами, которые за Вас действительно никто не сделает.

СКАЖИТЕ "НЕТ". Иногда вполне допустимо сказать нет дополнительным обязанностям на работе, семейным или общественным обязанностям, даже работе по дому. Если требования к делам не подходят к вашим приоритетам, подумайте, как их можно отложить или отменить. Вы не должны быть грубы, но настойчивость вполне позволительна. Работа в дополнительные часы может быть неблагодарной, неоплаченной и недооцененной. Это не значит, что Вы всегда должны уходить с работы точно в срок, но если сверхурочная работа становится повседневной, то, может быть, настало время переоценить Ваши приоритеты и улучшить организацию времени во время работы.

БУДЬТЕ ОРГАНИЗОВАННЫ. Не можете найти свои записи? Может быть, настало время прибрать рабочий стол? Записи о том, где что находится могут, когда вам это "что-то" понадобится, сохранить вам много времени.

СЛИШКОМ УСТАЛИ, ЧТОБЫ БЫТЬ ОРГАНИЗОВАННЫМ?

Некоторые люди могут подумать: "Я слишком устал, чтобы что-то сделать! Как я погляжу, организация и планирование требуют энергии и усилий? Мне просто нужно немного времени, чтобы полежать на диване напротив телевизора". Психолог Ольга Силина отмечает, что важно отвергнуть идею о том, что организация и планирование требуют много усилий. "На самом деле, это логичное предположение. Но 20 минут, потраченных на организацию и планирование дел на предстоящую неделю, отплатят Вам большим временем на отдых, уменьшат стресс и добавят "чувство выполненной работы". Вывод: планирование времени, существенно выгоднее потерь от усилий на него".

Нет ничего плохого в том, чтобы посмотреть телевизор, или расслабиться как-то еще. Большинство россиян проводят у телевизора около 2 часов в день. Но если Вам не хватает времени, то уменьшите время на Ваш любимый сериал и посвятите его расслаблению или вашему хобби.

СОЗДАЙТЕ БОЛЬШЕ "МОЕГО ВРЕМЕНИ".
Множество людей уделяют себе не достаточно времени, так как считают, что не заслуживают этого. Если Вы относитесь к одной из этих категорий, напишите список, почему Вы заслуживаете некоторого времени, посвященного себе. Например: "Я усердно работал" или "Я чувствую усталость" или даже "Я хочу посмотреть вокруг себя"? С того момента как Вы решили, что заслуживаете отдыха, воспользуйтесь следующими советами:

РЕШИТЕ, КАК ВЫ СОБИРАЕТЕСЬ ПОТРАТИТЬ ВРЕМЯ НА СЕБЯ И СДЕЛАЙТЕ ЧТО-ТО, ЧТО ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДОСТАВЛЯЕТ ВАМ УДОВОЛЬСТВИЕ.



Возьмите свой дневник и впишите в него строку "Я". Относитесь к этому, как к наиболее важному делу недели. Если Вы никогда не давали себе времени, начните с "малых доз" - 15 минут в первую неделю - и добавляйте еще немного времени каждую неделю. Если необходимо, соберитесь с семьей. Расскажите близким о своих планах и попросите поддержки.

ПОЛУЧЕНИЕ ПОДДЕРЖКИ.
Иногда планирование времени может казаться невозможным из-за семьи. Получение поддержки от Вашего партнера и ребенка - важный элемент планирования времени. Марина Сибирзина объясняет, как она сохранила баланс со своей семьей: "Мой муж и я поделили "свободные вечера". Каждую неделю, когда мы можем выбирать, поработать попозже или увидится с нашими друзьями, в то время как другой забирает ребенка из яслей и готовит обед и ужин. Мои родители помогают мне в заботе о моей дочери (дошкольнице), так что она получает, как-бы "смесь" из дней со мной, с бабушкой и дедушкой и яслями каждую неделю. Мой брат помогает с доставкой старшего ребенка в школу и иногда сидит с маленькой дочкой".

Создание гибкого, выполнимого расписания, которое включает компромиссы, и свободное время для всех может помочь в планировании времени для семей. Если Вы не управляете вашим собственным временем, то вряд ли сможете управлять чем-то еще. Сконцентрируйтесь сначала на себе. Если другим понравятся результаты, они могут предложить свои советы.

ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ И ПОТЕРЯ ВЕСА
У любого успешного диетолога есть некоторые секреты успеха. Один из этих успехов - планирование. Планирование еды и закусок позволит Вам контролировать прием пищи за день и за неделю.

Знание Ваших социальных и рабочих событий может также помочь, при планировании диеты. Если Вы знаете, что Вас зовут на ужин в пятницу, например, вы можете есть менее калорийную пишу в течение недели.

Вдобавок, когда у Вас проблемы, вы можете чувствовать усталость и стресс. Иногда люди едят, чтобы подавить стресс. Недостаток времени создает широкий спектр эмоций (от злости до отчаянья, депрессии и беспомощности). Спросите себя, едите ли Вы когда испытываете неприятные ощущения. Все эти эмоции потенциально могут вызвать переедание.

ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ, ЕСЛИ У ВАС ПОЯВИЛОСЬ СВОБОДНОЕ ВРЕМЯ
Может быть, Вы получите удовольствие, если проведете время, вдыхая аромат розы? Если свободное время это то, что раньше было Вам недоступно, может быть, это время для мечтаний. Наиболее осуществимо, Ваше новое хобби, учеба, праздник, или даже новая карьера. Планирование времени может быть путем к вашим мечтам. Планирование целей и их осуществление могут приводить к потрясающим ощущениям от личных достижений, что может улучшить ваше самочувствие и самоуважение.

2. ВРЕМЯ ПРИНАДЛЕЖИТ ВАМ, А НЕ ВЫ ВРЕМЕНИ

Этот текст служит цели оптимизации вашей деятельности.
Но не увлекайтесь оптимизацией -- делайте дело.

Следствие: Традиционная учеба (стационар, 5 лет) -- это опасная вещь. Нужно иметь очень веские основания (конкретную цель), чтобы потратить столь огромный кусок времени на неизвестный результат. К тому же принцип 50-50 (теория-практика) неприменим при учебе, там все с точностью наоборот, что (на мой взгляд) свидетельствует об ущербности текущих методов обучения.

1. Необходимость времени (причины)

Определение: Эффективный тайм менеджмент?
Мы будем понимать под "Эффективный тайм менеджмент" способ, при котором в вашей жизни выполняется следующее условие.
1. Вы довольны результатами (продвижением к цели);
2. Вы совершенно свободны от срочных и неинтересных дел.
Идеал недостижим, но чем вы более довольны и боле свободны -- тем лучше тайм менеджмент.
Следствие: Если у вас нет цели - вам не нужно время
ПРИМЕНЯТЬ ТАЙМ МЕНЕДЖМЕНТ БЕЗ ЦЕЛИ - ЗАПРЕЩЕНОM
Совет: Не укоряйте себя за бездействие! Зачастую лучше ничего не делать, чем делать что-то не то.

Как выработать цель?

Как бы не повернулась судьба, единственная цель, которая вас достойна -- изменить мир. Все остальные цели - либо эгоистичны (тогда вы просто еще не разобрались в себе и ВАМ РАНО ДУМАТЬ О ЦЕЛИ), либо сводятся к "изменить мир".
Следствие: ВАША ЦЕЛЬ формулируется так: Я решил (за период своей жизни /другого нет/) изменить мир, чтобы в нем было больше (перечисление любимых дел и чувств, но не вещей) /вещи -- главные враги времени/.


2. Принятие времени (аксиомы)

Фраза "время-деньги" не очень верна. Время - многограннее денег.
Время -- это все, что дано нам в этой жизни. Время и жизнь почти синонимы.
Время -- можно инвестировать. Ничто другое нельзя инвестировать без времени. (см. *инвестиции )
Человек нуждался и нуждается в универсальной Валюте, для оценки пути, который он выбирает ежесекундно. Исторически сложилось, что это деньги. Но время -- натуральный и намного более универсальное мерило. (см. *учет во времени ). Поэтому бизнес естественнее строить на временных ресурсах, а не на денежных. (см. *бизнес и время ).


3. Существование над временем (концепции)

Занимайтесь только любимыми делами. Если вы не можете позволить себе это -- этот текст не для вас.
Обоснования:
1. Ничего нельзя хорошо делать, если вам это не нравится
2. Возможность делать неинтересные вещи, приводит к дилемме выбора, которую, на мой взгляд, объективно решить нельзя.

Совет: ДЕЛАТЬ НЕИНТЕРЕСНЫЕ ДЕЛА ЗАПРЕЩЕНО

КАК ВЫБРАТЬ НУЖНЫЕ ДЕЛА

1. Нужные дела интересны
2. Нужные дела не нужно делать срочно
3. Нужные дела работают на перспективу
(ВНИМАНИЕ: ЛЮБЫЕ ДРУГИЕ ДЕЛА ВЫНУЖДЕНЫ И НЕНУЖНЫ)

/Переходя на высшую ступень тайм-менеджмента/
Выбросите ЧАСЫ И ЕЖЕДНЕВНИК - ОНИ ВАМ НЕ НУЖНЫ
Обоснование:
1. Человек обладает памятью и чувством времени. Обе этих способности -- уникальны и совершенно необходимы. Поэтому избавившись от ЧАСОВ и ЕЖЕДНЕВНИКА, ВЫ БУДЕТЕ ТРЕНИРОВАТЬ ПАМЯТЬ
2. Выбрасывая часы, помните, время -- это ваша собственность, оно принадлежит вам, а не вы ему.
Совет не для начинающих!
Если у вас не было часов и ежедневника, ВАМ сначала нужно ПРИОБРЕСТИ и то и другое, понять зачем они нужны. А лишь потом -- выбросить. Я думаю, что неэффективно избегать вещей, с которыми не знаком.

Не пытайтесь переубедить людей. Их убеждения - это их личное счастье.
Что делать? Выскажите им собственное мнение, согласитесь с теми пунктами, которые признаете и не согласитесь с теми, какие не признаете. Закончите разговор. Будьте при этом абсолютно открыты и честны. При этом у ваших собеседников не возникнет вопросов.

Любите людей и себя в первую очередь

1. Любовь к другим позволит вам любить себя и не упасть в эгоизм. К тому же предохранит от конфликтов. Никто не может забрать и дать вам столько времени как другие люди.
2. Любовь к себе позволит вам сохранить собственное время от посягательств.
Следствие: Будьте честным перед собой и другими.

4. Производство времени (основные приемы)

СТРУКТУРИРУЙТЕ ВРЕМЯ

A. ВСЕ НЕЛЬЗЯ УСПЕТЬ - ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ЧУВСТВА ВИНЫ
Вы не сможете одолеть время, если будете считать, что вы перед ним в долгу.
Отчитываться перед кем-нибудь в использовании своего времени -- вредно. Ведь время -- это то, что действительно твое. Тот кто-то может требовать от вас лишь конкретный результат. Но если ваша работа находится где-то на месте и принимать звонки клиентов, то пропущенные звонки -- тот негативный результат за который вы легко можете быть в ответе.

B. ДОВЕДИТЕ ДО АВТОМАТИЗМА ТО, ЧТО МОЖНО ДОВЕСТИ ДО АВТОМАТИЗМА Это позволит вам и вашему разуму не замечать эти дела.

C. ЗАНИМАЙТЕСЬ ТОЛЬКО ОДНИМ ДЕЛОМ В КАЖДЫЙ МОМЕНТ...
+ ОГРАНИЧЬТЕ ЧИСЛО ДЕЛ, ВИСЯЩИХ РЯДОМ (удаляйте вещи)
+ ДЕЛАЙТЕ "ЦЕЛЬ" (помните зачем)
+ ДОВЕРЯЙТЕ СВОЕЙ ИНТУИЦИИ. Она знает больше вас (баланс разум-чувста)

Следствие 1: Идеальный рабочий стол - пустой; Идеальный почтовый ящик - пустой;
Следствие 2: Особенно опасны "висящие" важные дела. Дело отбирает времени примерно 10% от своей важности. Взвалите на себя 10 важных дел и вы вообще не сможете работать.
Следствие 3: Намного проще и эффективнее сказать человеку, что вы займетесь этим делом после того, как пройдет время и он (заинтересованный) НАПОМНИТ ВАМ САМ ОБ ЭТОМ. В этом случае ваш мозг отдыхает и наслаждается жизнью. Лучше помнить, что-то полезное, чем те дела, о которых помнить необязательно. Кстати, подтверждается концепцией про приятные дела. Ему будет приятно напомнить вам, а вам обычно не приятно это помнить самому.
Следствие 4: Создавайте завершенность (каждое завершенное дело растворяется в пространстве и не надоедает).
Следствие 5: Не смешивайте несколько дел вместе. Дела -- они хороши по отдельности. Фраза: "Я займусь вашим делом, после того, как сделаю дело другое" - должна уйти из вашего лексикона. Вам ведь совершенно неизвестно будет ли доделано когда-нибудь это другое дело и уж точно - эти дела нисколько не связаны.

D. СПЕШИТЕ МЕДЛЕННО. Поскольку любой цейтнот - неэффективен.
ВСЕГДА ДЕРЖИТЕ 33% ВРЕМЕНИ СВОБОДНЫМ (ПОТОМ 50%)
Обоснование :Невозможно структурировать время, когда оно все занято. Вам нужен простор для маневра.

5. Сохранение времени (предостережения)

Избавляйтесь от вещей. Вещи отбирают время. Есть, несомненно, полезные вещи, но они полезны и вредны одновременно. Чувствуйте баланс, когда вещи становятся вредными -- избавляйтесь от них.
Кроме того, будет интересно знать, что 90% вещей -- бесполезны по своей природе.
Мои наблюдения: Автомобиль взятый с собой отбирает у меня времени на 5 гр в день, приносит выигрыша по времени в зависимости от обстоятельств от --20 (пробки), до +40 (перевозки техники, загородные поездки).
Мобильник отбирает 1 гр. и приносит времени на 4 гр.
Palm отбирает времени на 4 гр и приносит лишь 1 гр, я не ношу Palm. Суммы относительны, к тому же у меня его как-то украли, что тоже привело к неким временным потерям (на бесполезные волнения и на восстановление информации, смену паролей)

Следствие. Если вы любите свое время вы должны избегать:
1. Чтения толстых книг (особенно нелюбимых). В любом случае книги должны читаться запоем /выполнение любимого дела/ или не читается вовсе.
2. Длительных переговоров с участием большого количества людей. /Совершенно очевидно, что половина из присутствующих просто теряет свое время/.

Совет. Умейте остановиться и идти назад, не старайтесь оказаться правым.
1. У многих и у себя я замечал предубеждение против того, чтобы 5 метров пройти в обратном направлении, признать свои ошибки и прочее. Избавляйтесь от этого, любые предубеждения можно забыть.
2. Умейте признавать свои ошибки. Тогда то, что вы натворили -- сбережет ваше время, а не потратит его.

E. НЕ ВВЯЗЫВАЙТЕСЬ В ДОЛГИЕ ДЕЛА (любите простоту), БЫСТРО (--любите время--) ВЫПУТЫВАЙТЕСЬ ИЗ НЕПЕРЕСПЕКТИВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ (--любите себя--) И ПРИ ЭТОМ ДЕРЖИТЕ СВОЕ СЛОВО (--любите людей--)

Следствие 1: Не разбрасывайтесь своим словом.
Следствие 2: Не занимайтесь сложными делами -- либо упростите, либо забудьте.

F. НЕ РАБОТАЙТЕ С ТЕМИ, КТО РАБОТАЕТ ХУЖЕ ВАС. Ничего не забирает так много времени, как нестыковки с безалаберными помощниками.

Следствие: Людям нужно платить высокие зарплаты, ведь специалисты вашего уровня стоят много

G. ДЕЛА НУЖНО

1. Забыть
(если забыть нельзя)
2. Сделать сразу и правильно
(если сделать нельзя или неинтересно)
3. Отдать делать другому

Следствия:
1. Забыть -- самый эффективный метод. Тут нужна привычка, но большинство дел абсолютно бесполезны.
2. Помните каждое "сделанное" дело тоже отбирает время (на поддержку, на консультации на выражение чувств благодарности). /примечание -- искренние положительные эмоции других людей меж тем сохраняют время/.
3. Отдав делать другому, выделите МНОГО ВРЕМЕНИ НА КОНТРОЛЬ, но при этом оставьте его (время) в запасе.

ПостСледствие: ОЧЕНЬ ВАЖНОЕ. ДЕЛАЙТЕ ДЕЛА ПРАВИЛЬНО (правильно -- это так, чтобы в результате в сумме вы получили выигрыш во времени, а не проигрыш), неправильно сделанное дело отбирает в 10-20 раз больше времени потом. ДЕЛАТЬ ДЕЛА НЕПРАВИЛЬНО - ЗАПРЕЩЕНО

ПостПостСледствие:
ПРАВИЛЬНО (со сбережением времени) сделанные дела укрепляют ВАШУ ВЕРУ ВО ВЛАСТЬ НАД ВРЕМЕНЕМ. Это очень полезно.

Совет: Оставьте немного времени на контроль правильности.

Особо вредные вещи: самолюбование, эгоистичность, предвзятость, обижаться на и обижать людей, роскошь, эйфория.

Ваш имидж должен генерировать время, а не пожирать его. Следите за этим.
Если у вас возникла эйфория - значит ВЫ ЧТО-ТО ДЕЛАЕТЕ СЛИШКОМ БЫСТРО, притормозите. Сохраняйте баланс между рассудком и чувствами. Не давайте ни тому ни другому одержать Верх.

6. Внедрение (методики)

Примечания:
1. Не пытайтесь излишне форсировать события, сразу ничего не происходит (лучше забраться по ступенькам, чем карабкаться на голую стену).
2. Философию необходимо осознать в целом и внедрять медленно и равномерно (телега на двух колесах /убеждениях/ если и поедет, то криво)
3. Не бойтесь экспериментировать (нет другого истинного опыта, кроме собственного)
4. Там где вам нужно время, а не искусство - придерживайтесь непротиворечивой технологии (не спорьте сами с собой)
5. НЕ ОБОЛЬЩАЙТЕСЬ РЕЗУЛЬТАТАМИ

Приложения (излишнее)

*Время натуральнее денег.

Почему время более естественное мерило успеха, чем деньги?
Изначально при рождении вам дано лишь время. И целью вашей жизни (на физ. уровне), может быть лишь одна единственная вещь -- эффективно использовать отмерянное вам время. Под эффективностью - вы можете понимать то, что хотите.

*Негативная окраска денег

Деньги - это некая "фиктивная" вещь, которая придумана, а не существовала изначально. Время - данная нам сущность. Нет ничего плохого в деньгах, но также, как каждая "фиктивная" (ненатуральная) вещь, деньги имеют свои ограничения. И люди, которые видят эти ограничения, сталкиваются с ними будут осуждать тех, кто избрал мерилом деньги. Было бы нецелесообразно записывать этих людей во враги. Выберите другой ориентир - время.

*Пересчет денег во время

Вам хватит 1000 долларов на пару дней? Значит эта сумма может сберечь для вас это время. Вы можете нанять домохозяйку и это тоже сбережет ваше время. К сожалению деньги не существуют сами по себе. Если вы планируете не только тратить, но и эффективно использовать их (вкладывать) -- они уже не только дают, но и забирают у вас время.

3. Чтобы время работало на нас

Секрет состоит в эффективном управлении временем. Это позволит вам:

достигать лучших результатов
улучшить качество вашей работы
ускорить выполнение задач
уменьшить подверженность стрессам
делать меньше ошибок
уменьшить количество кризисов и завалов на работе
увеличить свою зарплату
начать получать удовлетворение от работы
заметно улучшить качество вашей жизни в нерабочее время.

Помните: то, что мы делаем в течение 86400 секунд каждый день, показывает насколько мы успешны!

Для начала предлагаем проанализировать то, как вы используете свое время – это первый шаг для улучшения ваших способностей к управлению временем.

Исследования показали, что менеджеры постоянно меняют объекты своего внимания и поэтому на каждое дело тратят в день не более 10 минут.

Выполнить анализ поможет следующий тест.

Ответьте да\нет на предложенные ниже вопросы:

1. Я не делаю бумажную работу как только сталкиваюсь с ней (оставляю ее на потом)

2. Я сталкиваюсь с большим количеством проблем и кризисов из-за плохого планирования

3. Иногда мне приходится гоняться за другими для того, чтобы некоторые вещи были сделаны

4. Я имею смутное представление о том каковы мои приоритеты

5. Каждый день я трачу более чем тридцать минут на поиски, каких-либо вещей

6. Мои встречи продолжаются дольше, чем это необходимо

7. Я подвергаюсь влиянию других в том, как проводить свободное время

8. Я начинаю дел больше, чем заканчиваю

9. Я всегда занят, но не всегда продуктивен

10. Я беру на себя выполнение многих дел, которые могут быть делегированы.

Если вы ответили «да» более чем на 5 вопросов, то научиться управлять временем вам просто необходимо.

Если вы всерьез решили этим заниматься, то вернитесь к этому тесту через месяц и сравните результаты.

Достичь у спехов в планировании и рациональном использовании своего рабочего времени можно, преодолев несколько этапов. Предлагаем вам последовать некоторым рекомендациям этой статьи и пройти упомянутые этапы.

Рабочее расписание

Составьте примерное расписание своего дня. Включайте в него все: телефонные звонки, перерывы на кофе, разговоры с коллегами, встречи, перекуры, почта. Делайте пометки – запланированы или нет ваши действия и степень их важности. Составьте это расписание сейчас и через месяц, после начала внедрения принципов эффективного управления временем вы увидите улучшения.

Согласитесь, что большинство из нас именно так проводит свой день.

Проанализируйте свое расписание с помощью ответов на следующие вопросы:


Каков процент ваших действий запланирован?
Существует ли реальная структура вашего дня?
Длились ли запланированные дела дольше, чем вы ожидали?
Почему вы тратите так много времени на дела с низкой степенью важности?
Как часто вы прерываете свою работу?
В какое время суток вы наиболее продуктивны?
Действительно ли вы продуктивны или просто заняты?
Что вы можете сделать, чтобы лучше контролировать свое время?
Какой процент своего времени вы действительно можете планировать?

Оцените свою эффективность по десятибалльной шкале.
После составления расписания многие люди бывают шокированы как много своего времени они тратят впустую – люди, с которыми мы постоянно говорим по телефону, коллеги, которые постоянно отвлекают наше внимание, документы, которые постоянно лежат не на своих местах, встречи, которые продолжаются дольше, чем необходимо. Наш день так и напичкан всевозможными времяпрепровождениями (не важными), которые отвлекают нас от основной работы.

Основные 10 причин, по которым люди тратят рабочее время впустую:

Потеря вещей
Встречи
Телефон
Перерывы
Проволочки, откладывая на потом
Рутинная бумажная работа
Кризисы, проблемы
Неделегирование полномочий
Взыскания
Искажение информации, фактов.

Давайте рассмотрим эти причины подробнее.

Потеря вещей

Сколько времени вы обычно тратите на то, чтобы найти что-нибудь на своем столе? Даже если это всего тридцать секунд, каждые 5 минут на перекладывание стопки бумаг, просмотр ее, поиск нужного телефона, поиск пропавшего или находящегося не на своем месте документа. В сумме за неделю это составляет 4 часа – времени, которое можно было бы потратить с пользой. А как часто нам приходится делать что-либо второй раз из-за того, что оригинал потерян?

Встречи

Как много времени вы тратите на встречи каждую неделю? Сколько времени вы теряете из-за того, что встречи начинаются позже или сильно затягиваются? Как часто вам приходится сидеть на долгих встречах, а вас в них касается лишь 5 минут.

Телефон

Сколько раз в день звонит телефон? Каков процент звонков незапланирован? Какова средняя длина каждого звонка? Какой процент этих звонков действительно важен? Затягиваете ли вы телефонные разговоры дольше, чем это необходимо? Как часто вы ловите себя на том, что перезваниваете опять потому, что забыли обсудить что-либо во время первого звонка?

Перерывы

Как часто в течение дня вас прерывают коллеги? Столь ли необходимы эти прерывания? Негативно ли влияет это на вашу работу?

Откладывание на потом

Сколько заданий вы получили за последние несколько недель? Какие причины были придуманы для оттягивания выполнения задания? Чем все заканчивается в конечном итоге?

Рутинная бумажная работа

Сколько бесполезной почты вы получаете? Вы можете передать кому-нибудь эту обязанность или вы получаете от этого удовольствие? Как часто вы занимаетесь просмотром газет, журналов, брошюр, когда должна быть сделана более важная работа?

Кризисы

Не получается ли так, что ваш день состоит из проблем и кризисов, которые следуют один за другим? Действительно ли это проблемы? Если бы вы были более проактивны, быть может вы миновали бы некоторые из них?

Неделегирование полномочий

Как часто на предложение помочь вы отвечаете «Оставь мне, я сделаю это потом» и эта работа остается у вас на столе?

Взыскания

Вы уверены, что делаете все на 100% правильно, если 95% всего еще предстоит сделать? Вы уделяете внимание одному проекту и это значит, что важные пункты другого проекта выполнены не будут?

Искажение информации

Как часто в середине задания вы понимаете, что информацию, с которой вы работаете, необходимо перепроверять?

Подумайте, сколько времени вы тратите на все это в течение недели?

Меняем свои привычки

Мы сделали важный шаг вперед – определили причины, мешающие нам эффективно работать. Теперь нам необходимо либо устранить эти причины, либо изменить свои привычки.

Некоторые из этих причин неотъемлемая часть нашего стиля работы. День за днем, неделя за неделей мы тратим время впустую и даже не замечаем сколько!!!!!!!

Но только потому, что вы прочитали статью и захотели работать более эффективно вы не сможете изменить свои привычки. Ведь для того, чтобы научиться виртуозно играть на музыкальном инструменте недостаточно лишь прочитать об этом книгу и выйти на сцену.

Психологи считают, что человек сможет изменить свой стиль работы приблизительно за 21 день.

Для этого, во-первых, вы должны сделать усилие и проводить встречи в том временном графике, в котором они были запланированы, и если они затягиваются, вы должны встать и дать знак, что встреча закончена. Конечно же, по началу это будет тяжело, но на четвертый раз будет легче. Конечно же, время от времени вы будете возвращаться к старым привычкам, но настойчивость принесет свои результаты. Решайте менять свои привычки сейчас – не откладывайте в долгий ящик. Сейчас лучшее время для этого.

4 шага в процессе изменения своих привычек

Этот процесс применим для устранения любой из причин, по которым мы тратим сое время впустую.

Если одна из главных причин – откладывание дел в долгий ящик, то обычно мы говорим: я сейчас слишком занят для этого, мне нужно получить больше информации, я сделаю это завтра.

Мы можем сегодня решить какую-нибудь проблему, которую обычно откладываем на потом. Тогда завтра у нас будет на одно дело меньше. Вы увидите как на вашем столе уменьшается стопка нерешенных дел. Это станет привычкой и теперь, сталкиваясь с проблемой, вы будете сразу же ее решать.

Итак, шаги:

1. Напишите сверху на странице причину: откладывание дел на потом

2. Напишите список проблем, с которыми вы сталкиваетесь по этой причине:

Постоянное чувство вины по поводу незаконченной работы
Увеличивается уровень стрессовых ситуаций
Репутация среди коллег как ненадежного сотрудника

3. Видение того, что будет, если причину потери времени устранить.

4. Прежде всего, перестать говорить себе: я сделаю это завтра.

Стоит вообще перестать думать о таких вещах. Нужно просто начать делать, просто делать, решать проблемы. И вы увидите, как улучшится ваша репутация среди коллег. Вы увидите, что разбираться с корреспонденцией стало легче, стало намного проще писать важные отчеты.

Как много незавершенной работы все еще находится на вашем столе? Самым лучшим ответом будет: все сделано. Укрепляйте привычки к новому стилю работы. Укрепляйте и расширяйте наработанное.

Что же необходимо для изменения привычек:

1. Перестать извинять себя: «Мне для этого нужно больше информации»

2. Перестать рассредоточивать свое внимание на просмотр журналов и прессы

3. Понять необходимость большего количества времени для планирования вашего дня

4. Вам необходимо научиться разбивать большие проекты на более мелкие задачи

5. Заканчивать не слишком приятные дела прежде, прежде чем переходить к приятным.

Эти четыре шага применимы для всех 10 причин.

Выделите в вашем ежедневнике страницу для каждой из причин, опишите там процесс устранения привычки шаг за шагом. Каждый день в течение недели выделяйте себе несколько минут для просмотра этих шагов, если необходимо – вносите изменения.



Скачать документ

Похожие документы:

  1. Тайм-менеджмент для системных администраторов

    Документ
    ... , в принципе, может стать системой напоминания. Я храню ... своим временем и своей жизнью), Signet, - классика тайм-менедж­мента. ... занимаясь долгосрочным планированиемили бюджетом, и ... 192.168,1.110 (85 ... искусство продуктивности безстресса», Вильяме, 2007.
  2. Текст взят с психологического сайта http www myword ru (2)

    Книга
    ... времениили вы слушаете довольно хаотичную, путаную лекцию, результатом вашей работы может стать ... 2. Снятие стресса, прекрасный отдых ... менеджмент» (Германия), на тему рационального планированиявремени в жизни ... науку искусства. 2. Изучайте искусство науки ...
  3. Работу снова имеет смысл искать через кадровые агентства

    Документ
    ... ровно и безстрессов. Но ... времени! Сегодня тренинги по тайм-менеджменту ... жизниили любимому хобби, нежели переживать из-за не сданного вовремя отчета. 7 Стать ... стратегическому планированию ... полпути между искусством и жизнью. Это разговор ... 107–110 мужчин ...
  4. Психология xxi столетия том 1

    Документ
    ... 110 ... без традиционного тайм-менеджмента ... тайм-менеджмента по перспективному планированию, составлению жизненных целей и планов, навыков анализа временных потерь и времен­ных ... времени заказчика и клиента. Искусство ... илижизни ... статье ... стресс, если этот стресс ...
  5. Психология xxi столетия том 1 (1)

    Документ
    ... 110 ... без традиционного тайм-менеджмента ... тайм-менеджмента по перспективному планированию, составлению жизненных целей и планов, навыков анализа временных потерь и времен­ных ... времени заказчика и клиента. Искусство ... илижизни ... статье ... стресс, если этот стресс ...

Другие похожие документы..